淺析提升高校行政管理工作效率的有效途徑

摘要：高校行政管理水平是高校生存和發(fā)展的重要保證，隨著高校改革的深入，傳統(tǒng)的行政管理理念、管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，提升高校行政管理工作效率是高校必須面臨的重要課題。高校必須從強(qiáng)化以人為本的管理理念和服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，創(chuàng)新和完善管理機(jī)制等方面提升行政管理工作效率。

關(guān)鍵詞：高校;行政管理;工作效率

高校行政管理是指高校為了實(shí)現(xiàn)教育工作目標(biāo)，通過(guò)設(shè)置行政管理機(jī)構(gòu)，發(fā)揮組織、協(xié)調(diào)、管理等職能，綜合配置教學(xué)、人力、財(cái)力等有形或無(wú)形資源，從而保障學(xué)校教學(xué)、科研等工作順利進(jìn)行的一項(xiàng)輔助性活動(dòng)。高校行政管理部門(mén)承擔(dān)著參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督辦落實(shí)等工作，是學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中承上啟下、溝通內(nèi)外的樞紐，“它和教學(xué)、科研共同組成了高等教育發(fā)展的基石，是推動(dòng)高等教育發(fā)展的重要力量?！彪S著高校辦學(xué)水平的提高和辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，行政管理部門(mén)的作用越來(lái)越突出。提高高校行政管理水平和行政管理工作效率，既是時(shí)代發(fā)展的要求，也是高校生存和發(fā)展的重要保證，對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展具有十分重要的意義。

一、高校行政管理工作的特點(diǎn)

高校行政管理工作，既有一般行政管理工作的共性，如執(zhí)行性、協(xié)調(diào)性等，同時(shí)也有其特殊性，主要表現(xiàn)在它的服務(wù)性、瑣碎性和專(zhuān)業(yè)性上。

（一）服務(wù)性

高校行政管理工作與教學(xué)、科研工作密不可分，為師生服務(wù)是其重要的職能特點(diǎn)，既要做好對(duì)內(nèi)服務(wù)于校領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生，也要做好對(duì)外溝通聯(lián)絡(luò)的工作。目前高校采取的是黨委領(lǐng)導(dǎo)下的校長(zhǎng)負(fù)責(zé)制，黨委處于學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)核心地位，對(duì)學(xué)校的各項(xiàng)重大事務(wù)擁有決策權(quán)。由于學(xué)校事務(wù)的繁雜多樣，黨委主要負(fù)責(zé)把握大的發(fā)展方向，而具體的執(zhí)行則主要依靠行政管理部門(mén)。為教師和學(xué)生解決各類(lèi)問(wèn)題，提供服務(wù)保障是高校行政管理人員的一項(xiàng)重要職責(zé)。從工作安排、教師培訓(xùn)到后勤服務(wù)等，行政管理人員必須事無(wú)巨細(xì)，有針對(duì)性的解決師生的問(wèn)題，從而使他們專(zhuān)心教學(xué)科研，沒(méi)有后顧之憂(yōu)。此外，行政管理部門(mén)還要負(fù)責(zé)與其它高校的溝通交流，做好各種來(lái)訪(fǎng)接待工作。所以說(shuō)，服務(wù)性是高校行政管理工作的一個(gè)重要特點(diǎn)，行政管理人員必須有強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)和良好的服務(wù)心態(tài)，以實(shí)際行動(dòng)做好服務(wù)工作。

（二）瑣碎性

高校行政管理工作繁雜瑣碎，工作內(nèi)容多樣，涉及制度制定與監(jiān)督、物資、對(duì)外聯(lián)絡(luò)、安全、檔案、財(cái)務(wù)、黨務(wù)等方方面面的工作，除此之外，行政管理人員還要完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交代的各項(xiàng)工作任務(wù)。每項(xiàng)工作都關(guān)系到學(xué)校的正常運(yùn)行，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)，都可能對(duì)學(xué)校的發(fā)展造成一定的影響。這些龐雜的工作任務(wù)需要行政管理人員具有高度的耐心和責(zé)任心，認(rèn)真對(duì)待每項(xiàng)工作，按照輕重緩急的原則合理安排每天的工作。同時(shí)，行政管理人員還必須具備隨機(jī)應(yīng)變的能力，面對(duì)各種突發(fā)事件能迅速做出回應(yīng)，高效解決問(wèn)題。

（三）專(zhuān)業(yè)性

高校行政管理工作涉及的范圍較廣，對(duì)行政人員的專(zhuān)業(yè)性要求較高。首先，行政管理人員要了解學(xué)校的教學(xué)科研、人員聘用、機(jī)構(gòu)設(shè)置等情況，發(fā)揮組織、協(xié)調(diào)的作用，為學(xué)校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)創(chuàng)造必要的條件和基礎(chǔ)。其次，行政管理人員必須有長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，既要為學(xué)校的各項(xiàng)工作制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，也要有近期的目標(biāo)和安排，對(duì)于各項(xiàng)工作進(jìn)度能做到心中有數(shù)，有條不紊。再次，行政管理人員必須合理分配和使用各種經(jīng)費(fèi)，合理配置學(xué)校的各種資源。對(duì)于國(guó)家每年下?lián)艿慕?jīng)費(fèi)和學(xué)校的各種資源，如何使它們發(fā)揮最大化的效用，保障教學(xué)、科研工作的順利開(kāi)展以及全體師生的基本生活需要是行政管理人員必須考慮的事情。最后，行政管理人員還要承擔(dān)一定的監(jiān)督和評(píng)價(jià)工作，如教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)督、科研成果的鑒別、科研器材的選用、教材的管理等等，這些都需要行政管理人員具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，才能保證工作的順利進(jìn)行。

二、影響高校行政管理工作效率的主要因素

高校行政管理工作在學(xué)校整體工作中處于基礎(chǔ)地位，行政管理水平是衡量高校整體水平的一個(gè)關(guān)鍵因素之一。隨著高校改革的深化，高校行政管理水平有了一定的提高，但社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展也對(duì)高等教育提出了更為嚴(yán)格的要求，高校行政管理工作仍然存在諸多亟需解決的問(wèn)題。

（一）管理理念落后

當(dāng)前高校的管理理念帶有明顯的“韋伯范式”特征，“管制行政化”是這種理念的核心?！霸摾砟钫J(rèn)為， 行政人員在整個(gè)學(xué)校系統(tǒng)中是真正的支配者和管理者”，“高校管理部門(mén)及其行政工作人員仍然熱衷于傳統(tǒng)剛性管理框架， 以崗位職責(zé)權(quán)力實(shí)施單向性的縱向控制”，這種管理理念忽視了管理的服務(wù)性，使得教師和其它組織缺少話(huà)語(yǔ)權(quán)，處于被支配的地位，這種絕對(duì)的管理權(quán)力極易導(dǎo)致官僚主義的作風(fēng)。此外，嚴(yán)格的等級(jí)管理使得行政管理人員只能按照上級(jí)意志辦事，無(wú)法在工作中發(fā)揮自身的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性。在日常工作中循規(guī)蹈矩的按照流程辦事，在工作方法上缺乏創(chuàng)新思維，不能積極主動(dòng)的適應(yīng)形勢(shì)的變化，從而直接影響了自身工作效率的提高。

（二）人才隊(duì)伍建設(shè)滯后

高校行政管理隊(duì)伍是高校行政工作中最重要的因素，行政管理水平的高低直接取決于行政管理人員素質(zhì)的高低。然而，由于高校的特殊性，對(duì)行政管理工作的偏見(jiàn)長(zhǎng)期存在，這主要表現(xiàn)在：一是認(rèn)為行政管理工作沒(méi)有前途，缺少上升空間，一些高學(xué)歷的人員不愿從事管理工作，他們更傾向于教學(xué)、科研工作;二是認(rèn)為行政管理工作工資待遇低，工作內(nèi)容瑣碎，這就導(dǎo)致了人才隊(duì)伍的不穩(wěn)定，人員流動(dòng)性大;三是高校對(duì)于行政管理人員的培養(yǎng)、提升缺乏系統(tǒng)的方案，從而導(dǎo)致管理隊(duì)伍整體的業(yè)務(wù)素質(zhì)得不到提高，也使得“管理者缺乏職業(yè)歸屬感和自豪感， 大大挫傷了管理人員主動(dòng)開(kāi)展教育管理研究的積極性和勇于創(chuàng)新的精神， 使得管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)型管理層次上?！?/p>

（三）管理機(jī)制不完善

目前高校的行政管理工作一般采用的是科層管理結(jié)構(gòu)，即?！簝杉?jí)管理層次或?！骸等?jí)管理層次。各個(gè)部門(mén)的工作內(nèi)容明確，每個(gè)成員的崗位職責(zé)清晰，所有組織和成員都在一個(gè)固定的系統(tǒng)之內(nèi)，學(xué)校的行政工作由上而下，逐級(jí)落實(shí)。但是，這種管理機(jī)制存在不可避免的缺點(diǎn)，“這種機(jī)制在管理實(shí)踐中更多的傾向于剛性管理，而置柔性管理于一邊……使人變得墨守成規(guī)，使人變得不思進(jìn)取，成了一個(gè)機(jī)械的文件執(zhí)行者，成了文件的奴隸?！痹诠ぷ鞣绞缴?，高校行政管理部門(mén)已經(jīng)形成了固定的工作模式和工作流程，行政管理人員每天忙于各種文件、會(huì)議和上級(jí)交代的任務(wù)，很少能真正發(fā)揮自身的管理職能。一些基層行政管理人員經(jīng)常處于高強(qiáng)度超負(fù)荷的工作中，甚至節(jié)假日都在加班工作，無(wú)法從事務(wù)性工作及學(xué)術(shù)性工作中解脫出來(lái)。

三、提升高校行政管理工作效率的有效途徑

針對(duì)上述問(wèn)題，必須采取行之有效的措施，提升高校行政管理工作效率，提高行政管理工作質(zhì)量，才能促進(jìn)高等學(xué)校教育事業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。

（一）強(qiáng)化以人為本的管理理念和服務(wù)意識(shí)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的行政管理工作方式發(fā)生了深刻變化，高校行政管理理念也受到了劇烈沖擊。高校行政管理要強(qiáng)化“以人為本”的管理理念，以教師、學(xué)生為主體，行政人員要提高服務(wù)意識(shí)，摒棄官僚主義作風(fēng)，為師生提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部要積極關(guān)注行政人員在工作中遇到的困難，及時(shí)解決問(wèn)題，引導(dǎo)他們主動(dòng)改革傳統(tǒng)的管理方式，主動(dòng)掌握現(xiàn)代管理技能，將信息技術(shù)充分運(yùn)用在自己的工作中，提高自身的工作效率。此外，要構(gòu)建爭(zhēng)當(dāng)先進(jìn)、爭(zhēng)創(chuàng)優(yōu)秀的公平競(jìng)爭(zhēng)體系，激發(fā)行政管理人員的學(xué)習(xí)熱情和創(chuàng)新思維，從而更好的完成瑣碎的日常工作。

（二）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

要建設(shè)一支高水平的行政管理工作隊(duì)伍，首先必須完善和落實(shí)行政管理人員相關(guān)政策待遇，保證行政管理隊(duì)伍的穩(wěn)定，如在職稱(chēng)評(píng)定、住房分配上制定相應(yīng)的政策，解決他們的后顧之憂(yōu)。其次，要加強(qiáng)行政管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高行政管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。高?？梢罁?jù)自身情況建立行政管理人員培訓(xùn)體系，定期開(kāi)展崗位培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)水平。最后，要完善行政管理人員的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，使得管理人員有進(jìn)修和提高的空間，鼓勵(lì)行政管理人員進(jìn)行學(xué)歷教育深造，引導(dǎo)其樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的觀念，提升自身的管理層次。

（三）創(chuàng)新和完善管理機(jī)制

創(chuàng)新和完善行政管理機(jī)制是提高高校行政管理執(zhí)行力的基礎(chǔ)，也是提高行政管理工作效率的重要途徑之一。首先，要建立扁平化的管理模式，精簡(jiǎn)職能部門(mén)?？茖庸芾砟Ｊ较氯菀壮霈F(xiàn)權(quán)責(zé)不清、部門(mén)職能重疊等問(wèn)題，影響行政管理工作效率。扁平化管理則是通過(guò)減少管理層次，將權(quán)力適當(dāng)下移和分散，避免管得過(guò)死的問(wèn)題，使各個(gè)部門(mén)有自身創(chuàng)造和發(fā)揮的空間。其次，要合理設(shè)置分配考核制度。學(xué)校的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)對(duì)自己所分管單位的行政管理人員有全面的了解，按照個(gè)人的特長(zhǎng)，科學(xué)、人性化的分配工作，組建起高效的行政管理隊(duì)伍。針對(duì)不同崗位工作職責(zé)的差異性，要制定針對(duì)性的考核評(píng)價(jià)指標(biāo)，考核過(guò)程要規(guī)范、公平。最后，要建立健全監(jiān)督、激勵(lì)機(jī)制。通過(guò)量化標(biāo)準(zhǔn)，明確崗位責(zé)任，建立規(guī)章制度，使行政管理人員依章行使職權(quán)。鼓勵(lì)教職工和學(xué)生共同參與對(duì)行政管理部門(mén)的監(jiān)督，定期對(duì)行政管理人員的工作進(jìn)行動(dòng)態(tài)的、全面的評(píng)估，不斷調(diào)整和創(chuàng)新工作方法，提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平。同時(shí)，要采取有效的激勵(lì)手段，創(chuàng)新激勵(lì)方式，不斷激發(fā)行政管理人員的工作積極性。

四、結(jié)語(yǔ)

高校行政管理工作在學(xué)校的整體工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，提升高校行政管理工作效率是高校必須面臨的重要課題，它對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作的開(kāi)展具有十分重要的意義。隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的行政管理理念、管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流。高等教育改革使得高校行政管理工作面臨著新問(wèn)題、新挑戰(zhàn)，高校必須從管理理念、人才隊(duì)伍建設(shè)、管理機(jī)制等方面入手，進(jìn)行有針對(duì)性的改革，促進(jìn)高校行政管理工作效率的提高，從而使高校適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求。

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作者簡(jiǎn)介：

屈榮（1988.12—），女，河南，漢族，碩士研究生，四川大學(xué)馬克思主義學(xué)院，610207，馬克思主義中國(guó)化。