電子檔案單套制管理探討

李易

摘要：隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，無紙辦公的廣泛普及，單套制檔案管理模式已經(jīng)成為檔案管理改革的必然趨勢。單套制檔案管理方式避免了多套制檔案管理弊端，降低了檔案運(yùn)行的成本，減少了檔案管理的復(fù)雜性，提高了數(shù)字檔案的應(yīng)用效率。當(dāng)前還要根據(jù)實際檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)的現(xiàn)實情況，分析單套制檔案管理存在的問題，著力構(gòu)建科學(xué)化的單套制檔案管理工作體系。

關(guān)鍵詞：單套制;檔案管理;優(yōu)化措施

單套制檔案管理是基于現(xiàn)代電子信息技術(shù)系統(tǒng)而生成的電子文件歸檔管理方式，單套制檔案管理不再對紙質(zhì)檔案媒介進(jìn)行管理。單套制檔案管理以數(shù)字檔案為形態(tài)，它將OA系統(tǒng)的電子文件直接歸檔，有效的解決了檔案管理的技術(shù)限制，將檔案管理納入到電子檔案生成的全過程，單套制檔案管理消除了人工管理操作的各種限制，保證了檔案管理工作的安全性與穩(wěn)定性。

一、電子檔案單套制管理的必要條件

1.檔案管理被高度重視

目前，我國很多基層企事業(yè)單位仍采用多套制檔案管理工作方式，紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理并行，檔案管理的方式方法較陳舊，檔案存儲介質(zhì)的可靠性低，檔案存在著較大的湮沒風(fēng)險。施行檔案單套制管理必須高度的重視檔案管理工作，認(rèn)識到檔案管理單套制的重要意義。一些已經(jīng)形成高度重視檔案管理氛圍，具有良好的檔案管理與服務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)體系，檔案管理責(zé)任分工明確，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平較高，且形成了規(guī)范化檔案操作機(jī)制的單位更容易有效推廣單套制檔案管理方式。特別是在國家“十三五”規(guī)劃中大力提供單套制檔案管理的背景下，一些已經(jīng)實現(xiàn)檔案管理信息化，正在面向大數(shù)據(jù)與云存儲檔案改革的單位率先開始了單套制檔案管理。

2.電子文檔大量產(chǎn)生

電子文檔大量產(chǎn)生，無紙化辦公發(fā)展到一定程度，電子檔案信息的潛在價值亟待挖掘的單位更注重采用單套制檔案管理的工作方式。隨著電子政務(wù)的快速發(fā)展，基層企事業(yè)單位的分支機(jī)構(gòu)日漸增多，業(yè)務(wù)工作的信息化水平不斷提高，行業(yè)數(shù)據(jù)信息交換匯總的頻率不斷加快，迫切的要求解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的弊端。在檔案管理設(shè)備高度信息化，檔案管理人員的工作壓力較大，智能化檔案管理方式日漸普及背景下，單套制檔案管理更好的具備現(xiàn)實的使用需求。單套制檔案管理已經(jīng)成為信息化程度較高單位的必然選擇，也是發(fā)揮檔案實用價值的基本途徑。

3.信息技術(shù)不斷提升

單套制檔案管理的技術(shù)瓶頸已經(jīng)基本解決，特別是云存儲技術(shù)的快速發(fā)展，有效破除了海量檔案信息無法存儲的弊端。加上一些單位的檔案管理信息化水平日漸提高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案基本完成電子化，檔案運(yùn)轉(zhuǎn)標(biāo)準(zhǔn)日漸完善的情況下，單套制檔案管理的流轉(zhuǎn)、備份、程式轉(zhuǎn)換都已經(jīng)運(yùn)轉(zhuǎn)的較為規(guī)范。不少企事業(yè)單位已經(jīng)具備了完善的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)實現(xiàn)了較好的銜接，這些都為檔案管理的單套制奠定了基礎(chǔ)。而且檔案管理中的信息加密、身份認(rèn)證、防火墻技術(shù)都得到了快速發(fā)展，這說明檔案單套制管理的技術(shù)條件已經(jīng)基本成熟。

二、電子檔案單套制管理的主要問題

1.理論與實踐脫節(jié)

單套制檔案管理方式提高了檔案的運(yùn)用的效率，降低了檔案管理的成本，解決了檔案管理人員的日常工作事項。研究、普及、推廣單套制檔案管理方式成為當(dāng)前及今后一個時期的主要任務(wù)。但是單套制檔案管理的管理體制、工作流程、電子文檔的安全性方面仍然存在著一些問題。有不少單位還未能形成全員參與的檔案管理工作氛圍，檔案管理技術(shù)與工作流程還有待于優(yōu)化。加上國內(nèi)相關(guān)的理論研究與實踐方法還有待于完善，一些技術(shù)手段的本土化水平較低，這使得單套制檔案管理模式在運(yùn)行中還存在一些現(xiàn)實的困難，檔案安全性與共享性低。

2.法律法規(guī)的問題

電子文件具有重要的證據(jù)價值，法律效力問題也是檔案管理的重要問題。雖然有關(guān)電子檔案管理的法規(guī)日漸完善，國家大力在法規(guī)與政策文件中倡導(dǎo)采用單套制的檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)方式。但是電子文檔仍未能取得與紙質(zhì)檔案同等的法律效力，一些單位不得不回到多套制檔案管理的運(yùn)轉(zhuǎn)模式當(dāng)中。當(dāng)前，保證單套制檔案管理運(yùn)行的法規(guī)不完善，相關(guān)法規(guī)的效力發(fā)揮與普及工作還有待加強(qiáng)，這樣才能提高單套制檔案管理工作的效力，解決檔案管理工作的現(xiàn)實問題。

3.軟件系統(tǒng)的問題

當(dāng)前電子檔案管理還缺乏專業(yè)的管理軟件，檔案管理辦公系統(tǒng)的專業(yè)性較低，電子檔案單套制管理仍是熱門的話題。在各自為政的情況下，很多單位的檔案管理單套制軟件的隨意性較大，檔案的格式、標(biāo)準(zhǔn)、存儲方式五花八門，不少檔案管理軟件的安全性較低，電子檔案的歸檔范圍、運(yùn)轉(zhuǎn)方式、文件質(zhì)量、后臺控制與安全系統(tǒng)均不一致，由于數(shù)據(jù)信息的共享較為困難，因此難以發(fā)揮檔案的實用價值，電子檔案的安全性與管理科學(xué)性較低，嚴(yán)重的影響檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的質(zhì)量。

三、電子檔案單套制管理的優(yōu)化措施

1.加強(qiáng)制度建設(shè)工作

首先，完善基于單套制檔案管理需要的檔案管理細(xì)則，確定檔案管理的具體范圍，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)信息收集標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息的鑒定工作，明確檔案管理的主要內(nèi)容。進(jìn)一步擴(kuò)大電子檔案管理的范圍，及時縮短檔案管理的保管期限，為單套制檔案管理提供有力的制度支撐，進(jìn)一步強(qiáng)化單套制檔案管理的方式，達(dá)到高質(zhì)量的開展電子檔案單套制管理的目標(biāo)。探討將電子檔案管理系統(tǒng)納入到數(shù)字辦公系統(tǒng)的方式，強(qiáng)調(diào)實現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)的同步管理，保證兩個系統(tǒng)的無疑銜接，進(jìn)一步運(yùn)用制度標(biāo)準(zhǔn)保證信息來源真實，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)賽事，檔案安全可靠。加強(qiáng)數(shù)字簽名、電子印章、管理日志的制度建設(shè)工作。定期對檔案的數(shù)量、指標(biāo)進(jìn)行審查，全面加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)控工作，保證檔案得到長期有效利用。

2.優(yōu)化人才隊伍配置

單套制檔案管理模式極大的解放了檔案管理人員的天賦，要求檔案管理人員必須熟悉信息化的檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)方式，能夠運(yùn)用創(chuàng)新性的技術(shù)手段不斷優(yōu)化檔案管理體系，創(chuàng)新應(yīng)用可靠的檔案管理方式，從而達(dá)到發(fā)揮單套制檔案管理優(yōu)勢的目標(biāo)。為此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)工作，大力提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，積極的組織開展檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)工作。圍繞著單套制檔案管理的需要擬定人才配置計劃，著力進(jìn)行針對性和層次性的專業(yè)技能培訓(xùn)工作。同時建立內(nèi)外相聯(lián)的檔案管理人才配置機(jī)制，發(fā)揮專業(yè)技術(shù)機(jī)構(gòu)對檔案管理人才的技術(shù)指導(dǎo)作用，運(yùn)用講座、論壇、課題研究的方式不斷突破單套制檔案管理的技術(shù)瓶頸，引導(dǎo)檔案管理人員系統(tǒng)的學(xué)習(xí)新的工作方法，達(dá)到全面提高單套制檔案管理水平目標(biāo)。

3.完善檔案運(yùn)轉(zhuǎn)體系

為了保證單套制檔案管理方式得到有效推廣實施，還要從技術(shù)上、制度上、人員上不斷進(jìn)行優(yōu)化配置。首先，進(jìn)一步保證檔案的可用性，采用開放性的語言描述檔案封裝，運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化的格式實現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)換，防止檔案管理格式失效的問題。進(jìn)一步解決檔案管理設(shè)備老化和易受黑客攻擊的問題，引導(dǎo)先進(jìn)的檔案管理安全技術(shù)手段，強(qiáng)調(diào)基于專業(yè)的團(tuán)隊開發(fā)更高水平的單套制檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)。進(jìn)一步研究解決檔案丟失問題的預(yù)案，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息的甄別工作，提高檔案鑒定能力，加大力度建設(shè)各部門配合的工作機(jī)制，實現(xiàn)辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的實質(zhì)融合，從而提高在檔案管理溝通的效率，達(dá)到高質(zhì)量的提升檔案管理專業(yè)性與綜科學(xué)性目標(biāo)。

結(jié)論：單套制檔案管理模式是檔案管理的主要發(fā)展趨勢，目前情況下還要總結(jié)運(yùn)轉(zhuǎn)檔案管理單套制的基本辦法，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息管理的靈活性，依托專業(yè)技術(shù)人員全面開展好具體的單套制檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

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