新形勢(shì)下國(guó)有企業(yè)技術(shù)資料檔案管理工作探討

柳芃燁

摘要：現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)水平和經(jīng)濟(jì)水平的提升使得我國(guó)的企業(yè)檔案管理工作必須要隨著時(shí)代的進(jìn)步而進(jìn)行本質(zhì)上的改革創(chuàng)新。促使企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行能夠在辦公自動(dòng)化的情況下，將電子文件的管理和紙質(zhì)文件的歸檔同時(shí)進(jìn)行，建立起一種科學(xué)的信息管理體系，從而有效實(shí)現(xiàn)雙軌制的工作方式，促進(jìn)我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)性和合理性。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)就需要建立適合的制度，對(duì)相關(guān)的人才進(jìn)行技術(shù)性的培養(yǎng)，從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);企業(yè);檔案管理工作;途徑

一、 檔案管理工作的重要意義

在新時(shí)期下檔案的管理工作也發(fā)生了重要的變化，檔案在單位的發(fā)展過(guò)程中的作用越來(lái)越明顯。因此，必須要做好檔案的管理工作，使檔案資料能夠更好的為單位的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。檔案資料是對(duì)單位歷史的真實(shí)記錄，從檔案資料中單位的決策者可以充分了解單位的發(fā)展變化情況，從而能夠制定出相應(yīng)的對(duì)策措施，以促進(jìn)單位的各項(xiàng)事務(wù)的發(fā)展。同時(shí)，完善、規(guī)范的檔案資料可以為單位的決策者提供重要的依據(jù)，為單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃發(fā)展創(chuàng)造條件，對(duì)提高單位的競(jìng)爭(zhēng)力有重要的作用。在新的歷史條件下，更要更新檔案的管理形式，充分發(fā)揮檔案管理的功能與效應(yīng)，使檔案管理為單位的發(fā)展提供有利的證據(jù)，因此，作為一名檔案管理工作人員也要更新管理理念，采用多樣化的檔案管理手段，充分發(fā)揮檔案管理的作用，為提升單位的整體形象服務(wù)。

二、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

（一） 一些規(guī)模較小的企業(yè)沒(méi)有專門(mén)的檔案管理部門(mén)

對(duì)于一些小企業(yè)來(lái)說(shuō)，一般都不怎么重視在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的檔案資料保存。甚至有的小企業(yè)認(rèn)為檔案資料可有可無(wú)。這一方面是由于管理人員的管理思想淡薄，管理理念松懈。另一方面是由于這些小企業(yè)的信息化程度不高，規(guī)模不大，還有就是資金有限設(shè)備不完善。在小規(guī)模企業(yè)中，對(duì)管理工作的投入力度有限，不能夠通過(guò)現(xiàn)代化的方式來(lái)進(jìn)行管理，只能通過(guò)“手工+電腦”或“手工+人力”，但是在信息化高度發(fā)達(dá)的今天，僅僅依靠手工很難全面的完成檔案資源管理。而一些有專業(yè)的管理部門(mén)的小企業(yè)更是少之又少，導(dǎo)致它們?cè)诒４?、整理檔案等方面也很難達(dá)到要求。

（二）管理辦法不合理，管理體系不規(guī)范

檔案管理的制度化、規(guī)范化是檔案管理工作的基礎(chǔ)。在目前的企業(yè)檔案管理來(lái)看，我國(guó)的檔案管理工作還處于相對(duì)落后的狀態(tài)，主要還是依靠手工的傳統(tǒng)方法來(lái)完成檔案管理。在工作中，檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確、不完整也是較為常見(jiàn)的現(xiàn)象。此外，檔案管理體系也存在問(wèn)題，管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，綜合素質(zhì)不是很高，在管理制度方面，缺乏完整的規(guī)章制度，缺乏制度保障，使管理人員無(wú)法完全遵從其制度。這樣不僅浪費(fèi)了大量的人力物力，也大大降低了工作效率。

三、我國(guó)企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)存的問(wèn)題解析

（一） 很多企業(yè)不重視檔案管理工作

有很多企業(yè)在實(shí)際發(fā)展的過(guò)程中，只是注重對(duì)自身經(jīng)濟(jì)效益的提升，而忽略了檔案管理工作的重要意義。檔案管理工作是對(duì)一個(gè)企業(yè)發(fā)展歷程的記錄和總結(jié)，一個(gè)優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)者會(huì)根據(jù)之前的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)進(jìn)行企業(yè)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，將一些雷區(qū)有效地避免開(kāi)。但是大部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為發(fā)展的眼光應(yīng)該是向前的，這樣使得經(jīng)濟(jì)利益和眼前利益作為重要關(guān)注點(diǎn)，就造成了對(duì)企業(yè)檔案管理工作的忽視。一旦企業(yè)在前進(jìn)的過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，無(wú)法在第一時(shí)間啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，會(huì)帶來(lái)較大的經(jīng)濟(jì)損失。

（二） 企業(yè)檔案管理工作的制度不完善

由于企業(yè)檔案管理工作的枯燥性，使其很容易被忽視，這樣對(duì)于其工作步驟的控制往往也會(huì)出錯(cuò)。一般來(lái)說(shuō)，大部分企業(yè)并沒(méi)有建立一套完善的企業(yè)管理工作制度，對(duì)于檔案的收集、整理、保管、外借、保密等工作的落實(shí)缺乏一定的系統(tǒng)性和科學(xué)性。有的甚至?xí)谫Y料整理的過(guò)程中造成檔案的丟失，也有很多工作人員由于自身工作的失誤，對(duì)于檔案的收集不全面，這些現(xiàn)象的發(fā)生都表明了我國(guó)大部分企業(yè)的檔案管理工作制度并不完善，是一個(gè)亟待解決的嚴(yán)重問(wèn)題。

四、新形勢(shì)下完善企業(yè)檔案管理工作的措施

（一） 加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮出在檔案管理工作中的重要性，就需要從以下幾個(gè)方面入手：1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要重新全面認(rèn)識(shí)檔案管理工作的作用，特別是在新形勢(shì)下企業(yè)面臨重組和改革問(wèn)題時(shí)，企業(yè)檔案管理人員的重組和改革時(shí)，其人員的配置和機(jī)構(gòu)的設(shè)置對(duì)將來(lái)檔案管理工作有著十分重要的作用，使其能夠充分發(fā)揮其職能。2.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要起到先鋒模范作用，引導(dǎo)相關(guān)檔案管理人員轉(zhuǎn)變思想觀念，不論是管理能力還是責(zé)任意識(shí)要有很大的提升，保證企業(yè)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，能夠不斷推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作，幫助開(kāi)展企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作。

（二）完善檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中人們的思想觀念比較落后，把檔案管理看成是一項(xiàng)可有可無(wú)的工作，也沒(méi)有專門(mén)的檔案管理人員，即使有檔案管理員也是兼職的，致使檔案管理工作不規(guī)范，同時(shí)，檔案管理的規(guī)章制度也不健全，不能發(fā)揮檔案管理的應(yīng)有作用。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理工作越來(lái)越受到重視，并且檔案管理在單位的各項(xiàng)事務(wù)中的作用也越來(lái)越明顯。因此，人們逐漸意識(shí)到了檔案管理工作的重要性。另外，為了規(guī)范檔案管理，各單位也制定了完善的檔案管理規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循有制度可依。檔案管理規(guī)章制度在制定時(shí)要根據(jù)本單位的實(shí)際情況進(jìn)行，從檔案的人員分配、檔案工作的主要內(nèi)容、對(duì)檔案工作的具有要求、檔案管理的軟硬件設(shè)施等方面進(jìn)行管理，使檔案管理工作的制度能夠滿足社會(huì)形勢(shì)的需求。

（三） 將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理工作相融合，保證檔案管理體系建設(shè)

我們進(jìn)入信息化時(shí)代，將檔案管理工作和現(xiàn)代信息技術(shù)相融合，能夠有助于企業(yè)檔案管理體系建設(shè)。這就需要不斷更新傳統(tǒng)檔案管理的工作觀念，實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)的管理方案，對(duì)傳統(tǒng)不適應(yīng)的手段和方法要進(jìn)行不斷的完善和改革。這就需要不斷深層次開(kāi)發(fā)現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作中的應(yīng)用，檔案管理和利用的價(jià)值能夠得以不斷提升，也在一定程度上完善了檔案管理的評(píng)估體系，能夠更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，促進(jìn)企業(yè)獲得更高的經(jīng)濟(jì)效益。

（四）提高檔案管理人員的專業(yè)化水平

在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中對(duì)檔案管理人員的要求也不是很高，甚至有些單位的檔案管理人員都是兼職的，因而造成檔案的管理水平也不是很高，檔案管理工作不規(guī)范，不標(biāo)準(zhǔn)。而在信息化的檔案管理形式下，對(duì)檔案管理人員的要求比較高，不僅要求檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、規(guī)范化，也要求檔案管理人員具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，能夠適應(yīng)新形勢(shì)下的信息化發(fā)展的要求，能夠利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案資料進(jìn)行信息化的管理。

五、 結(jié)語(yǔ)

在新形勢(shì)下隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各單位要探索檔案管理的信息化之路，推進(jìn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程，以規(guī)范檔案的管理工作。在新形勢(shì)下檔案管理是事關(guān)單位的發(fā)展和進(jìn)步的大事，通過(guò)對(duì)檔案資料的規(guī)范化管理，以保證檔案的真實(shí)性與完整性，提升檔案的利用率，為更好的做好各單位的人員管理和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

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