企業(yè)檔案年度歸檔工作研究

石磬

摘要：企業(yè)檔案年度歸檔工作是企業(yè)各項檔案管理工作的基礎(chǔ)，只有首先做好了年度歸檔工作，才能做好檔案管理后續(xù)的檔案統(tǒng)計、檔案電子化、檔案宣傳、檔案安全、檔案利用、檔案編研、檔案處置、檔案科研成果等一系列工作。本文針對企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)性工作——檔案年度歸檔工作，從歸檔過程中提煉出關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行研究總結(jié)，為企業(yè)做好檔案年度歸檔工作提供些許經(jīng)驗與思路。

關(guān)鍵詞：歸檔通知;統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn);周報制度;訂立檔號

一、制定歸檔范圍? 印發(fā)歸檔通知

企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，凡屬于企業(yè)檔案歸檔范圍的文件材料均應(yīng)歸檔，任何個人不得將應(yīng)歸檔的文件材料據(jù)為已有或拒絕歸檔。為了做好企業(yè)年度檔案歸檔工作，企業(yè)檔案部門首先需要制定企業(yè)各部門文件材料的歸檔范圍及保管期限，并且印發(fā)歸檔通知，以通知形式正式告知企業(yè)各個部門啟動年度歸檔工作。

歸檔工作開始之前，首先應(yīng)當(dāng)根據(jù)各個部門的職能劃分，制定本企業(yè)的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，使得各個部門的不同文件，均可對照該表判斷出是否在歸檔范圍之內(nèi)，并可通過對照獲知不同文件的不同保管期限。

企業(yè)的年度歸檔工作，所歸檔的文件范圍及保管期限劃分，按照《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》執(zhí)行。需要注意的是，隨著企業(yè)的發(fā)展與變革，企業(yè)各個部門的職能會發(fā)生變化，會不斷有新的部門形成，還會有部門合并或分裂。每年的歸檔工作，都需要將這些變化考慮在其中，要按照企業(yè)的實際情況及時調(diào)整《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》。

為了明確歸檔責(zé)任，提升歸檔工作質(zhì)效，企業(yè)在起草歸檔通知時，需要明確以下內(nèi)容：按照“誰形成、誰負(fù)責(zé)”的原則，企業(yè)各部門負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成與積累，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對本部門歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé);文件形成人應(yīng)負(fù)責(zé)積累、整理文件，并對歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé);各部門兼職檔案員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理各文件形成人應(yīng)歸檔的文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)，并按時向企業(yè)檔案部門移交歸檔文件。

企業(yè)的年度歸檔通知還需要將歸檔工作相關(guān)文件逐一作為附件與歸檔通知同步印發(fā)。可作為附件印發(fā)的文件為：

1.企業(yè)各部門兼職檔案員名單

2.企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表

3.歸檔文件清單（填寫模版）

4.各部門必歸文件清單及數(shù)量一覽表

5.歸檔年度具有歸檔責(zé)任的各部門名單

二、加強人員培訓(xùn)? 統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)年度歸檔工作面向企業(yè)各部門收集歸檔文件，因此，各部門歸檔文件的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。企業(yè)可以通過培訓(xùn)，將歸檔文件的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)宣貫給各部門兼職檔案員，并要求兼職檔案員按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)移交歸檔文件。對企業(yè)檔案部門保證歸檔文件質(zhì)量、提升歸檔工作效率行之有效的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)有以下五個方面：

（一）整理文件材料時，要按照文件自然形成規(guī)律，保持相互間的有機聯(lián)系及完整性，確保文件的周期閉環(huán)性;兩個以上部門聯(lián)合辦理的文件材料由主辦部門歸檔。

（二）歸檔文件材料必須是原件，因工作需要確需留存的，在不違反保密制度的前提下，主辦部門或經(jīng)辦人可保留復(fù)印件。為保證歸檔文件的完整性，如原件確實缺失，應(yīng)使用復(fù)印件并在加蓋部門公章以代替原件，并在歸檔文件清單上由文件形成人注明原件缺失原因。

（三）文件形成人在積累和整理各類文件時，應(yīng)對照本人公文處理系統(tǒng)中所有已辦公文、本人電腦儲存文件等逐一核對，避免遺漏。多人承辦的文件，由承辦該文件的牽頭人進行積累和整理。各類公文歸檔時均應(yīng)包括：公文審批單、正文、附件。

各類會議紀(jì)要由起草人或會議承辦人積累和整理，按照每次會議召開的時間先后順序排列。會議紀(jì)要所有相關(guān)文件均需按照一件文件積累和整理，包括：會議預(yù)通知、會議通知、各項議題、會議紀(jì)要、表決票、會議決議等。各項議題均應(yīng)包括：議題審批單、簽報、議題材料等，按會議紀(jì)要中的順序排列。

文件形成人的各份合同、協(xié)議、備忘錄、收文、發(fā)文、簽報、簽到表、所屬單位的線下來件、線下向上級單位的上報件等，如果是關(guān)于同一件工作，應(yīng)當(dāng)將其歸為一件文件。歸檔文件按保管期限為永久、30年、10年進行分類，每類文件均按照時間先后順序排列和移交。

（四）文件形成人對各類歸檔文件進行積累和整理時，應(yīng)同時整理與紙質(zhì)文件內(nèi)容、格式、相關(guān)說明及描述完全一致的電子版文件（可以掃描），且二者排序應(yīng)一致。

“件號”按照文件產(chǎn)生時間順序從1開始排列?！柏?zé)任者”填寫部門全稱?！拔奶枴碧顚懞贤?、收文號、發(fā)文號、簽報號?！邦}名”要將文件名稱填寫完整、準(zhǔn)確?！绊摂?shù)”按文件實際頁數(shù)填寫，正反面文件算2頁?！叭掌凇睘槲募暮灠l(fā)日期或簽收日期?！皞渥ⅰ碧顚懱厥馇闆r的原因，并由文件形成人簽字。

由合同、協(xié)議、收文等多個子文件所構(gòu)成的文件，應(yīng)將其所屬各文件逐一分行列明，并按文件形成時間排序。為保證歸檔文件的環(huán)保和妥善保存，歸檔文件宜采用彩色、正反面打印，使用回形針和長尾夾（不使用訂書針）。

（五）歸檔文件整理完成后，移交手續(xù)必須完備。檔案移交前可聯(lián)系檔案部門進行初審，初審?fù)ㄟ^后再找部門負(fù)責(zé)人在歸檔文件清單上簽字。檔案人員須檢查各部門歸檔文件清單是否填寫完整、正確;對照移交目錄逐一檢查、清點、核對各類文件及其電子版本;核對各部門公文清單是否齊全無遺漏。確認(rèn)無誤后移交雙方履行簽字手續(xù)。

三、建立周報制度? 跟蹤歸檔進度

為保證在年度歸檔工作中企業(yè)各部門迅速落實歸檔工作、按時完成、不拖沓，企業(yè)年度歸檔工作可以建立“檔案歸檔周報制”，定期跟蹤企業(yè)各部門的歸檔進度。

建立周報制度，可以由檔案部門牽頭成立“檔案歸檔微信工作群”，各部門兼職檔案員每周在群里填報檔案歸檔進度情況，積極討論和解決歸檔過程中遇到的困難和問題。

檔案部門及時匯總檔案歸檔周報情況，在檔案工作群內(nèi)定期公布，并抄送企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以進一步在歸檔過程中及時向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報歸檔進度，并借助領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威不斷推動企業(yè)年度歸檔工作的保質(zhì)、保量、按時完成。

四、根據(jù)企業(yè)實際? 訂立歸檔檔號

歸檔檔號的訂立，大致分為三種：

第一種：全宗號——案卷目錄號——案卷號——件、頁（張）號

第二種：全宗號——類別號——案卷號——件、頁（張）號

第三種：類別號——項目號——案卷號——件、頁（張?zhí)枺?/p>

企業(yè)可以根據(jù)自身的實際情況，選擇適合自身的歸檔檔號。筆者認(rèn)為，企業(yè)的歸檔檔號可以訂立的更為詳細(xì)一些，具體如下：

全宗號——年度——保管期限——類別號（可按部門分類）——職能號（可按各部門不同職能分類）——案卷號（件號）——頁（張?zhí)枺?/p>

企業(yè)的年度歸檔工作牽涉面廣、綜合反映企業(yè)各項工作進展情況和企業(yè)各方面工作的發(fā)展變化，企業(yè)檔案部門應(yīng)積極調(diào)動好各部門主要負(fù)責(zé)人、兼職檔案員、部門其他文件形成人的工作積極性，共同以對企業(yè)負(fù)責(zé)、對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真開展年度歸檔工作;并利用年度歸檔契機，系統(tǒng)梳理企業(yè)各部門歸檔文件，為企業(yè)檔案事業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展打好基礎(chǔ)，為企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展保駕護航、添瓦增磚！