探究檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

摘 要：我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化、科技不斷的發(fā)展，城市規(guī)模不斷擴(kuò)大，人口數(shù)量不斷增加。社會(huì)的科技不斷發(fā)展，給我們生活、學(xué)習(xí)、工作都帶來(lái)了非常多的便利，但是城市的規(guī)模擴(kuò)大和人口的增加都使得檔案管理的難度不斷增大，人工進(jìn)行檔案管理已經(jīng)無(wú)法滿足數(shù)量龐大的檔案管理需求，信息化管理檔案成為了未來(lái)的檔案管理的主流趨勢(shì)，本文對(duì)檔案館信息化發(fā)展進(jìn)行了分析，根據(jù)現(xiàn)狀分析信息化管理的必然性和局限性，并提出一些建議，望與業(yè)內(nèi)同仁交流學(xué)習(xí)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；專業(yè)設(shè)備；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

人類的各項(xiàng)領(lǐng)域發(fā)展都離不開(kāi)檔案，各個(gè)單位組織都需要做檔案記錄保存的工作，這是為未來(lái)進(jìn)行調(diào)查、研究的信息憑證，在人事領(lǐng)域、科學(xué)領(lǐng)域和歷史領(lǐng)域上都有舉足輕重的地位。檔案工作的效率與質(zhì)量就顯得非常的重要。時(shí)代、科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的人工檔案處理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了當(dāng)今社會(huì)數(shù)量龐大、內(nèi)容復(fù)雜的檔案處理需求，全球都在信息化發(fā)展，信息處理技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域不斷深入，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)能滿足當(dāng)今社會(huì)數(shù)量龐大、內(nèi)容復(fù)雜的檔案處理需求，未來(lái)檔案信息化處理必然成為檔案處理的主流方式與發(fā)展方向。

1 檔案管理的信息化概念

檔案管理的信息化就是指檔案信息不再以紙張為載體，檔案信息內(nèi)容轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)信息，這就需要引用的現(xiàn)代的信息技術(shù)，比如說(shuō)文本數(shù)據(jù)化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、網(wǎng)盤技術(shù)等，這些技術(shù)將檔案信息轉(zhuǎn)化保存為計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)信息，利用計(jì)算進(jìn)行保存、處理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案共享，這便于檔案信息的管理、分類、保存、配置并能高效的實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程檔案共享，這是傳統(tǒng)檔案管理的一次革新，并不是說(shuō)紙質(zhì)檔案就將會(huì)被淘汰，計(jì)算機(jī)檔案信息管理成為檔案保存、管理、分享一個(gè)新渠道，互存互利，也能不斷提高檔案保存的安全性，提升檔案共享的便利性，也能減少檔案管理的人力支出，并提高管理的工作效率，更好的為廣大人民群眾服務(wù)，這也是時(shí)代、科技發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2 檔案管理信息化發(fā)展的必然性

（一）檔案管理信息化具有軟硬件基礎(chǔ)

檔案管理需要硬件為計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等，這些硬件設(shè)施在各行各業(yè)都較為普及，檔案部門也具備的這些硬件。檔案工作人員的文化水平有很大的提高，對(duì)于電腦操作有了深入的了解，office word、excel等辦公軟件的熟練運(yùn)用。軟件方面，目前各個(gè)單位已經(jīng)配有了相應(yīng)的檔案管理軟件，這為檔案的收集、錄入、保管、分享等都提供了很大的方便。在此基礎(chǔ)上，檔案管理向信息化發(fā)展就有了充足的且完善的條件。

（二）檔案管理信息化是保管保護(hù)傳統(tǒng)檔案的必然要求

我國(guó)各單位已經(jīng)逐漸進(jìn)入人員的更替階段，而老一輩的檔案保存工作人員的檔案記錄、保存方式的弊端也逐漸顯現(xiàn)出來(lái)，紙質(zhì)檔案的老化損壞，檔案分類保存方法不科學(xué)都使得檔案的原件破壞嚴(yán)重，檔案丟失率增加，年久檔案查詢不便。檔案信息化改革能更好的保存、備份檔案信息，延長(zhǎng)檔案的保存壽命，降低檔案丟失率，查詢方便。

（三）檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存空間消耗大、整理與保存維護(hù)工作量大，不便于查找和共享。而檔案管理信息化在這幾方面有明顯的優(yōu)勢(shì)。數(shù)字信息技術(shù)可以優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)，節(jié)約出可觀的檔存空間，一個(gè)硬盤就可以收納整個(gè)單位組織的所有檔案，現(xiàn)在城市發(fā)展寸土寸金，信息化節(jié)約的辦公空間可以節(jié)約很多的場(chǎng)地支出。數(shù)字檔案可以同時(shí)準(zhǔn)備幾個(gè)備份，這對(duì)于保存檔案有著非常的優(yōu)勢(shì)，能降低檔案損壞丟失的概率。信息化檔案管理可以大大的降低工作人員的工作量，維護(hù)工作也變的簡(jiǎn)單、便捷。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，使得各相關(guān)部門或單位在調(diào)動(dòng)、查閱檔案時(shí)，更加簡(jiǎn)單快速。

3 推動(dòng)檔案管理信息化的措施

（一）增強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)

這要從心理素質(zhì)和思想素質(zhì)入手，提高工作人員的責(zé)任心，立足本職工作，加強(qiáng)工作人員學(xué)習(xí)新技術(shù)的自我提升意識(shí)，提高專業(yè)能力，可以邀請(qǐng)檔案分類、管理專業(yè)人員、計(jì)算機(jī)技術(shù)專業(yè)人員來(lái)給工作人員上課，提高業(yè)務(wù)能力，增加知識(shí)儲(chǔ)備。

（二）配備統(tǒng)一、專業(yè)的軟硬件設(shè)備

現(xiàn)在一些單位內(nèi)部各自為政，使用的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、設(shè)備、軟件五花八門。這也導(dǎo)致很多檔案數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)不兼容。這就需要統(tǒng)一配置設(shè)備，利用這些設(shè)備可實(shí)現(xiàn)字符識(shí)別，自動(dòng)編目、自動(dòng)化、檢索、自動(dòng)全文存儲(chǔ)和自動(dòng)上載，計(jì)算機(jī)輔助立卷，檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，統(tǒng)一設(shè)備的類型與型號(hào)，統(tǒng)一計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備與系統(tǒng)軟件，就能為檔案管理信息化改革提供保障。

（三）進(jìn)一步規(guī)范管理機(jī)制，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)

在檔案信息化管理改革中，具備的了軟硬件基礎(chǔ)后，就需要制定統(tǒng)一的管理機(jī)制和管理標(biāo)準(zhǔn)。在信息化檔案結(jié)構(gòu)中，存在一定的邏輯關(guān)系，這些邏輯關(guān)系是維系數(shù)據(jù)與程序、數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)庫(kù)之間聯(lián)系。這需要統(tǒng)一制定邏輯標(biāo)準(zhǔn)，才能統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，這才能保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性和完整性，因此，規(guī)范的制定管理機(jī)制和統(tǒng)一制定管理標(biāo)準(zhǔn)就成檔案信息化管理中為必不可少的條件。這樣進(jìn)行信息化檔案信息處理能為未來(lái)其信息內(nèi)容利用、服務(wù)提供很大的方便。否則就會(huì)造成一些不良后果，如果說(shuō)單位的檔案部門不進(jìn)行規(guī)范的制度制定，沒(méi)有按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)處理檔案數(shù)據(jù)，反而各自為政，自成體系，各搞一套，那么單位之間的檔案信息就通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，那么資源共享就更不可能實(shí)現(xiàn)。

4 結(jié)語(yǔ)

時(shí)代、技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化發(fā)展是未來(lái)的必然趨勢(shì)，這也就要求檔案管理人員需要與時(shí)俱進(jìn)，提高自身的素質(zhì)和技能。這不僅需要責(zé)任心也需要技術(shù)支持，我們檔案管理隊(duì)伍，也要提高自身的網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)技能。在享受的網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算技術(shù)帶來(lái)便利的同時(shí)，也做好檔案安全維護(hù)工作，保證檔案信息不會(huì)被惡意修改、盜取。掌握必要計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)是必須的，這才能確保管整理檔案的各項(xiàng)操作與活動(dòng)能完整的記錄下來(lái)，不斷提高檔案數(shù)字信息的安全性能。

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作者簡(jiǎn)介

高照麗（1963-），女，四川成都，成都建筑工程集團(tuán)總公司，館員。