大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作

吳國臣

摘要：大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，在此時代背景下，各行各業(yè)都面臨著對龐大而復(fù)雜的數(shù)據(jù)進行有效管理的巨大挑戰(zhàn)，越來越認(rèn)識到對自身產(chǎn)生和擁有的大數(shù)據(jù)進行有效管理的重要性和迫切性，檔案管理工作也不例外。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案管理工作;功能作用

軍隊檔案管理是以保存部隊檔案并提供檔案資料為其他各項工作的一項重要工作，其直接面對著對元數(shù)據(jù)的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用等任務(wù)。然而面對當(dāng)今各類信息、數(shù)據(jù)的大爆炸，傳統(tǒng)檔案管理的方式方法已明顯感覺有些吃力。為了較好的利用這龐大的數(shù)據(jù)為我部隊建設(shè)所用，我們引進當(dāng)前時代的一個新名詞——大數(shù)據(jù)，用新的理念、方法和手段不斷改進、革新檔案管理工作。

一、大數(shù)據(jù)對檔案管理工作的影響

哈佛大學(xué)社會學(xué)教授加里金說：“這是一場革命，龐大的數(shù)據(jù)資源使得各個領(lǐng)域開始了量化進程，無論學(xué)術(shù)界、商界還是政府，所有領(lǐng)域都將開始這種進程”。大數(shù)據(jù)技術(shù)能實現(xiàn)所有數(shù)據(jù)的融合，減弱了對“因果關(guān)系”的要求，取而代之的是數(shù)據(jù)間的相關(guān)關(guān)系，給人們的生活、工作乃至思維都產(chǎn)生了巨大變革?？梢?，大數(shù)據(jù)時代的到來，對整個世界都已經(jīng)產(chǎn)生了巨大影響，具體到軍隊檔案管理領(lǐng)域，大數(shù)據(jù)的功能作用以及其對檔案管理工作的影響則主要表現(xiàn)在以下幾點：

一是分析判斷能力強，方便了電子文件的鑒定和索引。大數(shù)據(jù)時代，電子文件以指數(shù)級的速度增長，給電子文件的管理帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，雖然我們知道浩瀚的電子文件中蘊藏著巨大的“金礦”，但我們逐漸發(fā)現(xiàn)想要從這些電子文件中“淘金”比紙質(zhì)文件還困難。面對著巨量的電子文件，逐一閱讀每一份電子文件的原文恐怕實在是無能為力。而大數(shù)據(jù)技術(shù)的強大功能作用為上述問題的解決提供了有效的幫助。在普通的硬件上安裝大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)器，就能收集數(shù)據(jù)形成的龐大的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)軟件可以為機器生成的海量數(shù)據(jù)建立索引，將其整理成可以搜索的鏈接，這正是檔案工作迫切需要的技術(shù)。除此之外大數(shù)據(jù)技術(shù)還能完成數(shù)據(jù)的分類、數(shù)據(jù)的挖掘，從而使檔案管理擁有應(yīng)對越來越復(fù)雜的數(shù)據(jù)的分析能力。

二是處理技術(shù)手段高，解決了非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理難題。大數(shù)據(jù)類型繁多，包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，至2012年末，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)占有比例達(dá)到整個數(shù)據(jù)量的75%以上。面對著快速增長的非結(jié)構(gòu)化文件，檔案工作者在進行電子文件管理時困難重重，現(xiàn)在基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)庫，如SQL已經(jīng)既可以做關(guān)系數(shù)據(jù)，也可以做空間數(shù)據(jù)、圖像、數(shù)據(jù)流等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，而且基于對象的存儲架構(gòu)可以在一個系統(tǒng)中管理十億級別的文件數(shù)量，還不會像傳統(tǒng)存儲一樣遭遇元數(shù)據(jù)管理的困擾，大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案工作者管理非結(jié)構(gòu)化電子文件的問題提供了解決之道。

三是數(shù)據(jù)存儲容量大，避免了海量信息和數(shù)據(jù)的丟失。近年以來，在檔案數(shù)據(jù)庫的使用過程中，常常會碰到無法向數(shù)據(jù)庫中增加新的檔案數(shù)據(jù)的情況。要想安全地存儲巨量的檔案數(shù)據(jù)，不可能一味的蓋大樓、蓋機房，這就要求我們必須優(yōu)化存儲、提高效率和節(jié)約成本，其實比起其他諸如電信行業(yè)、通信行業(yè)、電子商務(wù)等行業(yè)面臨的數(shù)據(jù)存儲空間問題，其實檔案行業(yè)的存儲空間問題只是小巫見大巫，大數(shù)據(jù)在計算機領(lǐng)域已經(jīng)具有相當(dāng)?shù)某墒於?，這也說明大數(shù)據(jù)技術(shù)對于解決存儲海量數(shù)據(jù)問題的有用性，這些公司使用大數(shù)據(jù)的經(jīng)驗對檔案行業(yè)解決數(shù)據(jù)的存儲問題具有高度的借鑒意義。

二、 檔案管理運用大數(shù)據(jù)的策略

既然大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，而且其功能作用對部隊檔案管理工作有著較為深遠(yuǎn)的影響，運用得當(dāng)，大數(shù)據(jù)將給我軍檔案管理工作帶來前所未有的成功，那么如何將大數(shù)據(jù)的理念較好地運用到檔案管理工作中來呢？

（一）建立檔案資源管理中心

大數(shù)據(jù)技術(shù)支持龐大數(shù)據(jù)的存儲和處理，使檔案資源的統(tǒng)一管理成為可能。為了維護檔案的安全及對檔案資源的綜合掌控，檔案需要備份，目前檔案館采用的是檔案的電子備份，檔案部門是否可以在全軍范圍內(nèi)建立一個區(qū)域或者檔案備份中心，并且各部隊檔案部門能夠做到資源共享呢？只要通過嚴(yán)密驗證和科學(xué)規(guī)劃，這一措施是完全可行的。若全軍的檔案數(shù)據(jù)資源能集中起來，那么利用大數(shù)據(jù)進行檔案資源的管理、開發(fā)和利用將指日可待。

（二）培養(yǎng)大數(shù)據(jù)分析的專業(yè)人才

外界企業(yè)通過尋求和專門的大數(shù)據(jù)開發(fā)公司合作，較好的運用了大數(shù)據(jù)技術(shù)。而檔案管理牽扯到部隊保密工作，若想引入大數(shù)據(jù)，又要有效防止信息數(shù)據(jù)的泄露，就必須加緊健全信息化檔案管理人才隊伍，花大力氣培養(yǎng)大數(shù)據(jù)分析的部隊專業(yè)技術(shù)人才，方能有效避免擁有大量數(shù)據(jù)卻不懂?dāng)?shù)據(jù)分析的尷尬。

（三）開發(fā)大數(shù)據(jù)分析工具

部隊檔案管理區(qū)別于地方，存在特殊性和敏感性。這就要求我們必須結(jié)合部隊實際及檔案建設(shè)的特點，開發(fā)出一套符合我們自己的大數(shù)據(jù)分析工具。

三、 檔案管理運用大數(shù)據(jù)應(yīng)注意的事項

盡管大數(shù)據(jù)能給檔案管理工作帶來諸多好處，但是這也不能掩蓋大數(shù)據(jù)背后存在的風(fēng)險和隱患。一是失泄密問題。檔案信息資源的開發(fā)和利用會涉及到檔案信息的泄密、檔案信息的丟失和篡改等問題，如果這些數(shù)據(jù)信息被敵特分子竊取，將給我們國家安全造成強烈的影響。二是預(yù)測分析錯誤問題。畢竟，大數(shù)據(jù)的核心思想就是用規(guī)模劇增來改變現(xiàn)狀，其打破我們傳統(tǒng)思維模式，將重點關(guān)注在“相關(guān)關(guān)系”上，所有預(yù)測分析都會有失誤的時候，運用大數(shù)據(jù)預(yù)測來判斷和懲罰官兵的潛在行為，這是對公平公正以及自由意志的一種褻瀆，同時也輕視了決策過程中深思熟慮的重要性。三是濫用職權(quán)的工具。如果我們冒險把部隊事故案件的防范交到數(shù)據(jù)手中，這實際上是一種濫用。應(yīng)用得當(dāng)，大數(shù)據(jù)會是我們合理決策過程中的有力武器;倘若運用不當(dāng)，它就可能會變成部分人員濫用職權(quán)的工具，輕則傷害官兵的利益，重則損害官兵的人身安全，所冒的風(fēng)險比想象中要大很多。

大數(shù)據(jù)時代的來臨，對檔案管理工作來說既是機遇也是挑戰(zhàn)，檔案工作者需要努力抓住這個機遇，同時也要嚴(yán)肅對待風(fēng)險與挑戰(zhàn)，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展和完善，大數(shù)據(jù)必有廣闊的應(yīng)用前景，檔案管理在大數(shù)據(jù)時代將獲得巨大的突破，檔案信息資源中蘊藏著的巨大知識寶藏將會真正得以開發(fā)和利用。

參考文獻(xiàn)：

[1][英]維克托·邁爾-舍恩伯格，肯尼思·庫克耶.大數(shù)據(jù)時代[M].浙江人民出版社，2013.

[責(zé)任編輯：劉展]