事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決方案

武春華

摘要：隨著我國經(jīng)濟實力的增強，我國科技水平得到了提升。在這一背景下，隨著事業(yè)單位的規(guī)模、數(shù)量增加，對于檔案管理工作有了新的需求。事業(yè)單位檔案管理信息化是檔案管理的主要發(fā)展方向，能夠有效的滿足事業(yè)單位進一步發(fā)展的需要。但是，在對于事業(yè)單位檔案管理信息化建設的過程中出現(xiàn)了一些問題，事業(yè)單位必須要及時的解決出現(xiàn)的問題，使事業(yè)單位檔案管理信息化建設更加順利的開展。本篇文章簡要介紹了事業(yè)單位檔案管理信息化作用，分析了事業(yè)單位檔案管理信息化建設中存在的問題，并提出了解決方案，希望能夠為事業(yè)單位的檔案管理信息化建設工作提供支持。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設;問題;解決方案

我國現(xiàn)代化趨勢越發(fā)明顯，檔案管理工作也隨著時代的發(fā)展而出現(xiàn)了一些變化，只有對于管理模式進行創(chuàng)新，才能減少在檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。我國事業(yè)單位檔案管理工作想要更加高效、優(yōu)質(zhì)的進行，需要相關(guān)人員合理的運用信息化技術(shù)來開展一系列的工作，使檔案數(shù)據(jù)更加精準。運用信息化技術(shù)來進行檔案管理，主要是指使用計算機、網(wǎng)絡技術(shù)等對于檔案進行搜集、儲存、篩選等，提升檔案管理的效率，使檔案管理工作更加高效的開展。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化作用

（一）能夠使事業(yè)單位檔案管理工作更加高效的問題

加大力度進行事業(yè)單位檔案管理信息化建設，能夠用較短的時間對于檔案資料進行整體，使檔案管理工作更加高效的開展。根據(jù)人們的分析發(fā)現(xiàn)，隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，網(wǎng)絡的應用得到普及，在進行現(xiàn)實工作時，也需要有網(wǎng)絡技術(shù)作為支持，其能夠提高檔案管理工作的規(guī)范性，使其更加高效的進行。和傳統(tǒng)的檔案管理模式進行比較，這一模式縮短了工作人員進行工作的時間，降低了工作人員的工作負擔[1]。

（二）能夠使檔案整理水平得到提升

在進行檔案管理工作時，需要有準確的檔案數(shù)據(jù)作為支持，開展檔案管理信息化建設工作，能夠搜集到更加精準的信息，確保檔案的真實性，使檔案管理能夠更加順利的進行。特別是在對于事業(yè)單位的方案進行管理時，必須要保障其是公正、客觀、如實記載的，非常的嚴謹，只有如此才能夠確保所整理的檔案不存在問題。

（三）能夠運用多樣化的方式來對于檔案進行存儲

在傳統(tǒng)模式下，對于檔案進行存儲需要將紙質(zhì)檔案放置到檔案室中，如果檔案材料出現(xiàn)泄漏或者丟失，會對于事業(yè)單位造成一定的影響。隨著科技水平的提升，現(xiàn)代檔案管理可以運用多樣化的方式進行保存，能夠使用先進的現(xiàn)代化技術(shù)將電子檔案進行保存、加密、備份，能夠有效的降低檔案丟失的概率，為事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展提供支持[2]。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）沒有認識到檔案管理信息化建設的重要性

部分事業(yè)單位檔案管理工作人員并沒有認識到檔案管理信息化建設的重要性，對于檔案管理信息化建設存在著一定的誤解。從通俗的角度來進行分析，檔案管理信息化建設是指將計算機技術(shù)運用到檔案管理之中，這也是檔案管理信息化建設的主要目的。除此之外，領(lǐng)導人員也沒有認識到檔案管理信息化建設的重要性，認為工作人員只要能夠完成檔案管理信息化建設，就沒有任何問題，沒有站在工作人員的角度換位思考，幫助工作人員降低工作負擔。

（二）檔案管理工作人員信息化素養(yǎng)比較低

因為事業(yè)單位檔案管理工作的任務量比較大，檔案管理工作人員將大部分的時間和精力都用于檔案管理這一工作之中，對于信息化技術(shù)的認識比較少，沒有足夠的能力運用信息化技術(shù)開展檔案管理工作。這就導致檔案管理工作人員的信息化水平比較低。從某種角度來說，嚴重阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設[3]。

（三）網(wǎng)絡安全方面存在問題

各個事業(yè)單位的檔案具有一定的保密性，在對于檔案管理進行信息化建設時，需要通過互聯(lián)網(wǎng)平臺來開展相關(guān)工作，這很可能導致信息出現(xiàn)泄露。并且還有可能會被病毒以及黑客所威脅，這都不利于檔案管理信息化建設的順利開展。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設解決方案

（一）組織工作人員進行培訓，提升其信息化水平

對于檔案管理人員而言，不僅要具備較高的思想道德水平和職業(yè)操守，還需要具備較高的專業(yè)素養(yǎng)。事業(yè)單位的類型不同，所進行的管理方式也存在著一定的差異，對于事業(yè)單位檔案管理工作人員的要求也存在著一定的區(qū)別。為此，事業(yè)單位應該根據(jù)自身的需求，對于檔案管理工作人員進行培訓，提升其技術(shù)水平，使檔案管理工作更加高效的開展，為事業(yè)單位的發(fā)展提供支持。

（二）構(gòu)建檔案管理安全屏障

各個事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設時，應該構(gòu)建安全屏障來對于檔案進行保護，避免由于使用互聯(lián)網(wǎng)平臺而導致檔案信息丟失。事業(yè)單位的領(lǐng)導層應該認識到網(wǎng)絡安全的重要性，關(guān)注屏障的構(gòu)建，使檔案處在安全的狀態(tài)下，為工作人員高效的進行檔案管理工作提供支持。

（三）加大力度開展檔案管理信息化建設

加大力度開展檔案管理信息化建設，能夠使相關(guān)工作人員更加高效的對于檔案進行搜集、匯總，并且提升檔案信息的準確度。為此，檔案信息化建設是較為關(guān)鍵的，檔案管理工作人員必須要加大力度開展檔案管理信息化建設，使檔案管理工作人員的信息化能力有所提升[4]。

（四）對于檔案管理信息化建設工作進行監(jiān)督

完善的監(jiān)督制度能夠使事業(yè)單位檔案管理信息化建設規(guī)劃在法律允許的范圍下得到落實，提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設效率。并且，開展監(jiān)督工作，能夠使檔案管理工作人員處在被監(jiān)督狀態(tài)下，更加積極主動的投入到工作之中，發(fā)散思維進行創(chuàng)新，提高自己，有效的保障了檔案資料的安全。事業(yè)單位要合理的運用內(nèi)部和外部監(jiān)督，將兩者進行補充、合作，及時的發(fā)展事業(yè)單位檔案管理信息化建設過程中存在的失誤，及時的作出調(diào)整，這能夠較為有效的構(gòu)建一個專業(yè)化的檔案管理信息化系統(tǒng)，為事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展提供支持。

四、總結(jié)

根據(jù)上文來進行分析，信息技術(shù)水平的提升能夠為檔案管理信息化建設提供有利條件，但是在進行檔案管理信息化建設時很可能會出現(xiàn)一些問題，導致檔案管理工作達不到預期目標，在這一情況下，檔案管理工作人員應該對于出現(xiàn)的問題進行分析，有針對性的制定解決方案，使檔案管理信息化建設更加順利的進行，為事業(yè)單位的工作提供支持。

參考文獻：

[1]張偉城. 大數(shù)據(jù)時代下機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理面臨的困境及出路探索[J]. 蘭臺內(nèi)外，2020（28）

[2]李倩. 淺探事業(yè)單位財務信息化建設存在的問題及對策[J]. 財經(jīng)界，2020（26）

[3]徐媛娟. 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化研究[J]. 蘭臺內(nèi)外，2020（29）

[4]楊婧. 關(guān)于事業(yè)單位財務智能化體系建設的思考[J]. 中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計，2020（09）

作者單位：山東省肥城市生態(tài)林業(yè)發(fā)展中心