街道辦事處檔案管理存在的問題及對策

張淑娟

摘要：街道辦事處作為區(qū)政府的派出機(jī)構(gòu)，為城市的建設(shè)和發(fā)展發(fā)揮了歷史性積極作用。隨著城市經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，街道辦事處檔案的作用更加重要，街道檔案管理工作也存在一些亟待解決的問題，筆者以基層街道辦事處為例，分析了街道辦事處的現(xiàn)狀，并提出了解決檔案管理中問題的措施，以期給相關(guān)街道辦事處工作起到一定借鑒作用。

關(guān)鍵詞：街道辦事處;檔案管理;問題;對策

隨著城市經(jīng)濟(jì)飛速的發(fā)展，城市化進(jìn)程日益推進(jìn)，街道辦事處承擔(dān)著服務(wù)于社區(qū)居民的責(zé)任，需要為人們提供更多更好的服務(wù)，檔案管理工作尤為重要。下面筆者就街道辦事處檔案管理中的問題及對策進(jìn)行闡述。

一、街道辦事處檔案管理工作的重要性

（一）加強(qiáng)檔案管理，為街道居民提供公共服務(wù)

街道辦事處對于維護(hù)社會的穩(wěn)定起到積極的作用。街道辦事處檔案管理工作中有著許多關(guān)系著基層民生的內(nèi)容，像是失業(yè)保險、下崗職工基本生活保障、居民最低生活保障、再就業(yè)等內(nèi)容，可以起到為基層居民排憂解難的作用。而且通過開展街道檔案工作，真正做到化解矛盾糾紛，提供基層公共服務(wù)的目的。檔案管理是對街道辦事處工作的一種有效記錄，可以體現(xiàn)出街道的工作情況，推動街道工作實(shí)現(xiàn)制度化和規(guī)范化，促進(jìn)街道文明建設(shè)。由于街道辦事處檔案管理要涉及多方面的工作內(nèi)容，為了保證工作的質(zhì)量，需要得到全體的街道辦事處干部以及全體職工的支持。

（二）檔案管理是行使政府管理權(quán)力的重要環(huán)節(jié)

對于街道建設(shè)而言，檔案管理是其中的基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，做好檔案管理工作，促進(jìn)基層組織建設(shè)，同時提升街道文明。街道辦事處在日常的運(yùn)行、發(fā)展和建設(shè)過程中，會形成許多的檔案內(nèi)容，這些檔案資料會集中反映出街道的工作和管理情況，做好檔案信息的管理和維護(hù)是保證基層居民利益的重要依據(jù)。建設(shè)街道辦事處工作檔案，將社會糾紛、矛盾化解、社會保障、社區(qū)活動、精神文明建設(shè)等工作內(nèi)容，建成專門的檔案，通過對工作內(nèi)容的總結(jié)，不斷完善和優(yōu)化工作的流程，提升工作效率。

（三）提升人們檔案管理意識

信息時代下，檔案已經(jīng)成為一種信息資源，將其收集并加以利用，可以充分發(fā)揮檔案的價值。街道辦事處檔案管理將街道日常的工作內(nèi)容收集整理成檔，做到有針對性地管理。例如，將與街道居民相關(guān)的內(nèi)容，編制民生檔案，一方面做到針對性的管理，另一方面也讓人們看到檔案管理的必要性，提升人們檔案管理的意識。

二、目前我國街道辦事處檔案管理存在的主要問題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的建設(shè)難以滿足街道辦事處的需求

科技的發(fā)展日新月異，也給我們的日常生活與工作帶來了巨大的改變，尤其針對檔案管理這一項(xiàng)關(guān)鍵工作，街道辦事處檔案管理者必須從理念層面進(jìn)行思維的轉(zhuǎn)變，重視檔案管理模式的更新。可是由于目前很多街道辦事處管理人員的教育程度不高，年齡較大，難以跟上時代的潮流，思維被傳統(tǒng)模式束縛，很難在真正意義上領(lǐng)悟到先進(jìn)技術(shù)對于檔案管理工作的深刻影響，因此直接導(dǎo)致街道辦事處檔案管理工作內(nèi)部的資金投入不足，甚至很多管理者選擇將這有限的資金投入到其他工作領(lǐng)域中，完全忽略了實(shí)時革新給街道辦事處檔案管理工作帶來的優(yōu)勢。如今很多街道辦事處的檔案管理室以及內(nèi)部的設(shè)施設(shè)備尚未達(dá)到相關(guān)要求，使用的極其年代久遠(yuǎn)，客觀上不能滿足街道辦事處整體機(jī)構(gòu)對于信息的需求。

（二）街道辦事處檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)不足且流動性高

由于街道辦事處所要接觸管理的事物相當(dāng)雜亂且繁瑣，大多數(shù)工作項(xiàng)目也具有強(qiáng)烈的時效性，因此很多時候辦事處會出現(xiàn)工作量太大，員工數(shù)量不夠的現(xiàn)象。為了臨時解決這些問題，街道辦事處管理者往往選擇招聘一些兼職人員來填補(bǔ)空缺。再加上街道辦事處工作人員的流動性高，直接導(dǎo)致街道辦事處工作人員的專業(yè)素質(zhì)難以提升，高頻率的人員變動直接影響其他人員的工作效率，同時也會擾亂檔案管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)工作，從而導(dǎo)致街道辦事處檔案管理工作人員的培訓(xùn)課程達(dá)不到理想的效果。如果這些問題得不到足夠的重視與解決，那么長久下去就會造成檔案管理工作內(nèi)部員工的工作積極性差，專業(yè)技能跟不上辦事處的運(yùn)轉(zhuǎn)速度，進(jìn)而導(dǎo)致整個辦事處的工作效率下降。

（三）街道辦事處檔案的收集整理工作不全面

目前，很多街道辦事處檔案管理工作的源頭即檔案資料的收集整理不全面。就現(xiàn)在的工作模式來說，街道辦事處都是采用各個部門負(fù)責(zé)整理自己部門的材料，相互之間并不進(jìn)行實(shí)時交流與溝通，因而會存在很多重復(fù)整理的文件。并且，當(dāng)其他部門的工作人員前來所索要相關(guān)文件時，本部門的人因害怕重要文件泄密，往往選擇放棄文件信息的共享。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的主要原因還是因?yàn)榻值擂k事處管理者的管理理念尚未改變，管理模式依然停留在過去，再加上檔案管理工作人員流動性高，工作經(jīng)驗(yàn)不足，不能深刻意識到檔案科學(xué)有效管理的現(xiàn)實(shí)意義，只是單純地進(jìn)行傳統(tǒng)的機(jī)械化的資料收集與整理。

三、街道辦事處檔案管理工作的對策

（一）經(jīng)費(fèi)方面加大投入

街道辦事處應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，提升經(jīng)費(fèi)方面的投入，將硬件環(huán)境建設(shè)納入經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，保證檔案管理工作有著經(jīng)費(fèi)的支持。比如，檔案室建設(shè)方面，應(yīng)該選擇專用的檔案柜，還應(yīng)該有著防火、防潮、防蟲的相關(guān)措施;硬件投入方面可以逐年增加，提升檔案管理的效率;制度建設(shè)方面，不斷完善制度，對于檔案的收集、整理、借閱、交接等給出明確的制度要求。通過追加經(jīng)費(fèi)投入，為檔案管理工作的開展提供更加便利的條件，才能不斷地優(yōu)化檔案管理的方法，保證檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。

（二）重視檔案的收集和利用

檔案資料作為信息資源的一種，有著一定的利用價值。街道日常工作中，形成的各種檔案均有著使用價值，需要我們將其發(fā)揮出來，為街道建設(shè)服務(wù)。因此，街道辦事處應(yīng)該注重檔案的收集和整理，首先做到檔案信息的完整，不斷豐富檔案資料的內(nèi)容。其次，細(xì)化檔案管理，做好檔案的分類。最后，加強(qiáng)檔案資料的分析和利用，檔案資料是對以往工作的一種總結(jié)，加強(qiáng)分析和利用檔案信息，才能發(fā)揮其價值。

（三）加強(qiáng)人員培訓(xùn)

為了保證檔案管理人員有著穩(wěn)定的隊(duì)伍，較高的業(yè)務(wù)水平，需要通過培訓(xùn)的方式，提升其綜合素質(zhì)。首先，人才選用方面。對檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，多個方面考核檔案管理人員，包括人員素質(zhì)、責(zé)任心、業(yè)務(wù)水平等，選擇合適的人才進(jìn)行檔案管理工作。其次，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)方面、職業(yè)道德方面的培訓(xùn)，可以通過集中培訓(xùn)的方式，培訓(xùn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能以及責(zé)任心，提升其綜合素質(zhì)。最后，恰當(dāng)?shù)募?。加?qiáng)檔案管理人員的考核，對于表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員，給予恰當(dāng)?shù)募?，鼓勵其更好地工?對于考核情況不佳，則給予適當(dāng)?shù)膽土P。

四、結(jié)語

綜合所述，隨著社會的進(jìn)步與經(jīng)濟(jì)的增長，提高街道辦事處檔案工作效率與質(zhì)量已經(jīng)成為當(dāng)今社會前行的必然路線。利用強(qiáng)大的專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)，提高檔案管理質(zhì)量，加強(qiáng)街道辦事處整體工作效率，對實(shí)現(xiàn)我國檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展有著巨大的作用。因此，街道辦事處應(yīng)該理清目前社會發(fā)展局勢，充分利用高新信息技術(shù)和其他相關(guān)技術(shù)，完善街道辦事處檔案管理的客觀工作條件，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

參考文獻(xiàn)：

[1]龔小惠.街道辦事處檔案管理存在的問題及對策[J].明日風(fēng)尚，2017（11）：119.

[2]馬秀娟.街道辦事處檔案管理存在的問題及對策解析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）：102.

作者單位：山東省濱州市濱城區(qū)彭李街道辦事處