淺談如何做好機(jī)關(guān)文書檔案管理工作

王志英

摘要：檔案是機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。而文書檔案是一個(gè)機(jī)關(guān)單位在運(yùn)行過程中所產(chǎn)生的，它記錄著一個(gè)機(jī)關(guān)單位所從事的各類管理活動(dòng)情況，如反映黨群管理、人事管理、司法行政管理等活動(dòng)的檔案。本文闡述了文書檔案工作的重要性，從文書規(guī)范管理、健全管理制度、提高人員素質(zhì)、重視平時(shí)積累和抓好細(xì)節(jié)管理等方面對(duì)做好文書檔案管理工作進(jìn)行了淺談。

關(guān)鍵詞：文書檔案;檔案管理

一、做好文書檔案管理工作的重要性

文書檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。所以，要充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性。特別是在新時(shí)代，管好用好文書檔案，對(duì)司法行政工作發(fā)展起著重要的作用。

（一）文書檔案具有憑證作用。文書檔案是歷史的真憑實(shí)據(jù)，具有一定的法律效用，這一點(diǎn)它不同于其他文獻(xiàn)。文書檔案之所以具有憑證作用，是由其形成的特點(diǎn)和本身的特點(diǎn)所決定的。因?yàn)槲臅鴻n案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了其記錄歷史情況的客觀性。所以，文書檔案是令人信服的歷史證據(jù)。司法行政文書檔案是司法行政工作歷史原貌的真實(shí)反映，其涉及人事、法律宣傳、人民調(diào)解、黨建、法律援助、公證等各項(xiàng)工作及活動(dòng)情況，包含司法行政工作活動(dòng)的原始記錄，各種規(guī)章制度的管理文件，以及上級(jí)部門對(duì)司法行政各項(xiàng)工作的規(guī)范要求和批復(fù)文件，為司法行政日常管理工作提供必要的依據(jù)。同時(shí)，從文書檔案自身的物質(zhì)體態(tài)上看，它保留了司法工作的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了各種法律宣傳活動(dòng)的聲音、形象等，這些都反映了文書檔案是確鑿的真憑實(shí)據(jù)。

（二）文書檔案具有參考作用。文書檔案是國家檔案的重要組成部分，作為一種歷史記錄，不僅具備憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。在司法行政工作中文書檔案的重要作用也突顯出來，如編寫司法史志、制度匯編、制作活動(dòng)展板都離不開司法行政文書檔案的查閱，甚至是某些重要決策的也提供了重要參考依據(jù)。這是因?yàn)槲臅鴻n案不僅真實(shí)地記錄和反映了人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的深度，而且，也反映了實(shí)踐活動(dòng)的廣度。

二、當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題

（一）對(duì)文書管理工作不夠重視，收集不完整。文書檔案工作不易體現(xiàn)其成績，因此各機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)不大愿意投入更多和關(guān)注，“重工作、輕檔案”的比較突出，僅要求保管好文件，需要時(shí)可以提供參考即可。這些想法造成各科室也不重視文書檔案工作，在收集文件資料時(shí)往往不太配合和協(xié)作，一些科室覺得自己留檔方便工作，致使文書檔案的收集難以完整，進(jìn)而影響到文書檔案管理工作的開展。 ?

（二）文書檔案管理人員專業(yè)能力偏低。目前，各機(jī)關(guān)單位雖然有了穩(wěn)定而發(fā)展的檔案人員，但文書檔案管理隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入信息化時(shí)代以來，熟悉檔案內(nèi)容，能熟練操作檔案管理軟件的人員缺乏。而有些還是兼職檔案員，缺少專業(yè)的檔案管理知識(shí)，嚴(yán)重影響到司法行政文書檔案管理水平的提高。

三、新時(shí)期做好文書檔案管理工作的對(duì)策和措施

（一）加強(qiáng)文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高。文書檔案人員的專業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理水平的一個(gè)重要因素。因此，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)，讓他們參加各種檔案培訓(xùn)學(xué)習(xí)，特別是電子檔案管理方面，不斷增加和豐富自己的知識(shí)，學(xué)習(xí)新技術(shù)，學(xué)習(xí)檔案管理的新方法，更新觀念，使專業(yè)知識(shí)得到提高和更新，改變知識(shí)老化和知識(shí)面較窄的狀況尤為必要，這樣才能與時(shí)俱進(jìn)地搞好文書檔案管理工作。

（二）文書規(guī)范管理是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。公文的種類、格式、處理程序是否規(guī)范直接影響到檔案的管理，尤其在辦公自動(dòng)化迅速發(fā)展的今天，這種關(guān)系顯得更為密切。許多文件歸檔工作，需提前在文件形成時(shí)來做。因此文書工作的處理程序上要注意與檔案管理緊密銜接，做到把文書工作與檔案管理有機(jī)地聯(lián)系起來。比如平時(shí)對(duì)文件的鑒定、分類以及歸檔編號(hào)等，在文件形成之初就已經(jīng)確定并做登記，且檔案管理的相關(guān)工作都已經(jīng)完成。這樣不僅減少了工作環(huán)節(jié)，避免了重復(fù)勞動(dòng)，降低了差錯(cuò)，同時(shí)也保證了文書和檔案的統(tǒng)一及協(xié)調(diào)，提高了辦公效率。 ?

（三）進(jìn)一步完善文書檔案管理制度。檔案制度的健全與否關(guān)系著文書檔案管理工作的發(fā)展，健全的檔案管理制度是開展文書檔案管理工作的準(zhǔn)則和保證。既要根據(jù)形勢(shì)發(fā)展的需要，對(duì)已經(jīng)過時(shí)的制度規(guī)范進(jìn)行修訂，又要盡快制定補(bǔ)充原來欠缺的檔案管理制度。

（四）做好文書檔案管理的平時(shí)積累工作和細(xì)節(jié)工作。平時(shí)積累是做好文書檔案管理工作的有效途徑。檔案材料的收集工作是文書檔案管理中的重點(diǎn)，是整個(gè)文檔整理中最重要的第一環(huán)節(jié)。所以注重平時(shí)的收集整理，這對(duì)歸檔工作起到事半功倍的效果。另一方面做好細(xì)節(jié)工作，主要從定制度、詳記錄、分好類、備好案、存好檔、易查閱這幾方面入手，只要從這幾方面把好細(xì)節(jié)關(guān)，才能將文書檔案管理工作做好，從而保證文書檔案工作的順利進(jìn)行。

（五）加快推進(jìn)文書檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快文書檔案管理的現(xiàn)代化、信息化進(jìn)程。將計(jì)算機(jī)技術(shù)充分運(yùn)用到檔案信息資源的處置、保存和管理活動(dòng)中，提高檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化水平。要從以下三個(gè)方面進(jìn)行工作：1、要重視各類紙質(zhì)檔案數(shù)字化和信息數(shù)據(jù)的建庫工作，確保數(shù)字檔案格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、安全可靠、長期管用，為開發(fā)利用檔案信息資源打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ);2、要在檔案資料收集、整理、錄入過程中逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，提高自動(dòng)化水平;3、要加快司法行政信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，將各類檔案信息納入其中，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸，提高檔案管理的信息化水平，為司法行政工作提供更加便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、

綜上所述，文書檔案管理工作是衡量機(jī)關(guān)單位管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)和重要組成部分，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性，在機(jī)關(guān)單位管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。因此需要提高司法行政文書檔案管理工作的地位，切實(shí)做好文書工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接，從根本上切實(shí)提高文書檔案的利用率，以符合文書檔案管理工作實(shí)際情況的運(yùn)行，采用科學(xué)管理的工作方法，才能順應(yīng)新時(shí)期文書檔案管理發(fā)展的需要，促進(jìn)司法行政工作又快又好地發(fā)展。