新時(shí)代軍隊(duì)院校教學(xué)檔案信息化管理策略研究

趙敏莉　吳晨

摘要：針對(duì)新時(shí)代軍隊(duì)院校教學(xué)檔案管理策略進(jìn)行研究，分析軍隊(duì)院校教學(xué)檔案工作新態(tài)勢(shì)，探尋軍隊(duì)院校教學(xué)檔案管理存在的主要問(wèn)題，提出軍隊(duì)院校教學(xué)檔案信息化管理的具體措施，以期提升教學(xué)檔案建設(shè)整體水平，更好地為軍校的人才培養(yǎng)和教學(xué)科研服務(wù)。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；教學(xué)檔案；信息化；管理策略

教學(xué)檔案工作是軍隊(duì)院校信息資源建設(shè)的重要組成部分，是教學(xué)科研工作的歷史記錄。隨著新時(shí)代國(guó)防和軍隊(duì)現(xiàn)代化建設(shè)的推進(jìn)，軍校的教學(xué)理念、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法以及人才培養(yǎng)模式等都發(fā)生了重大變化，對(duì)教學(xué)檔案的數(shù)量?jī)?nèi)容、形式載體和信息結(jié)構(gòu)等也提出了新的要求，教學(xué)檔案建設(shè)面臨一些新情況。

1新時(shí)代軍隊(duì)院校教學(xué)檔案工作新態(tài)勢(shì)

隨著軍隊(duì)院校調(diào)整改革優(yōu)化合并，一些軍隊(duì)院校形成了“一校多區(qū)”的辦學(xué)格局，伴隨著“交叉授課”等新模式的形成，使得教學(xué)檔案管理工作呈現(xiàn)復(fù)雜化、多元化，對(duì)教學(xué)檔案管理在時(shí)間跨度的延續(xù)性上也提出了更高的要求。

教學(xué)檔案形成周期縮短，總量翻倍增長(zhǎng)。隨著短訓(xùn)輪訓(xùn)的班次增加與教學(xué)周期縮短，直接導(dǎo)致教學(xué)檔案數(shù)量出現(xiàn)翻倍增長(zhǎng)，對(duì)以有限的人力去完成數(shù)量規(guī)模翻倍增長(zhǎng)的教學(xué)檔案工作而言，挑戰(zhàn)巨大。

教學(xué)檔案內(nèi)容來(lái)源復(fù)雜，給收集渠道帶來(lái)了新瓶頸。新時(shí)代軍事教育以崗位任職需求為牽引，其最顯著特點(diǎn)是培訓(xùn)的組織形式、內(nèi)容、方法、時(shí)間更加靈活，更加突出案例式、研討式、互動(dòng)式和實(shí)踐性教學(xué)環(huán)節(jié)。因此，院校改革后的教學(xué)檔案內(nèi)容更加豐富，檔案收集對(duì)象的范圍也更加廣泛，由此大大增加了收集工作難度。

教學(xué)檔案載體形式多樣，對(duì)管理手段提出了新需求。隨著信息技術(shù)的升級(jí)發(fā)展，越來(lái)越多的高科技教學(xué)手段被廣泛應(yīng)用。網(wǎng)絡(luò)化、電子化檔案迅速增多。這些檔案不僅大大改變了館藏檔案的結(jié)構(gòu)，也使得館藏檔案形式和內(nèi)容更加豐富，對(duì)教學(xué)檔案的收集方法和管理手段提出了新要求。

2軍隊(duì)院校教學(xué)檔案信息化管理的必要性

2.1教學(xué)檔案信息化管理是我軍同步存史的重要手段

新形勢(shì)下，我軍正在進(jìn)行的國(guó)防和軍隊(duì)改革是一場(chǎng)前所未有的軍事革命，力量重組、結(jié)構(gòu)重塑、其力度、廣度、深度空前，特別是軍隊(duì)院校（包括科研機(jī)構(gòu)和訓(xùn)練機(jī)構(gòu)）面臨著歸屬關(guān)系轉(zhuǎn)隸、學(xué)科專(zhuān)業(yè)調(diào)整、職能任務(wù)轉(zhuǎn)型、校區(qū)地點(diǎn)遷移、院校名稱(chēng)變更等工作，勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)學(xué)歷與學(xué)位的認(rèn)證認(rèn)可、標(biāo)志與歷史的變化改寫(xiě)和榮譽(yù)與傳統(tǒng)的弘揚(yáng)傳承等諸多問(wèn)題，一些重要教學(xué)檔案如果保管不善，極易造成史料流失或損毀。

2.2教學(xué)檔案信息化管理是開(kāi)展教學(xué)評(píng)價(jià)的重要支撐

教學(xué)檔案記錄著院校的教學(xué)研究與改革，對(duì)于開(kāi)展教學(xué)評(píng)價(jià)工作具有重要的意義。教學(xué)檔案為全面總結(jié)和研究院校的教育和教學(xué)規(guī)律提供了豐富而詳實(shí)的原始資料。多年的教學(xué)檔案的積累能夠反映出院校教學(xué)工作的發(fā)展歷程，記錄著每一位教員智慧的結(jié)晶，反映出教學(xué)工作方面的成敗得失，從而促進(jìn)院?？茖W(xué)準(zhǔn)確的教學(xué)評(píng)價(jià)并建立有效的改進(jìn)措施。

2.3教學(xué)檔案信息化管理是信息化時(shí)代的必然要求

隨著軍隊(duì)院校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，對(duì)信息的需求量越來(lái)越多，大量檔案需要傳遞，而科技的進(jìn)步給教學(xué)檔案整體發(fā)展提供了更廣闊的空間，教學(xué)檔案歸檔速度加快，時(shí)效性加強(qiáng)，檢索功能得到極大提升。教學(xué)檔案不再只是滿(mǎn)足單純查閱需求，而成為決策參考、戰(zhàn)略指南、橫向聯(lián)系和合作窗口、教育與科研參考，且擔(dān)負(fù)著傳播軍事文化的重任。

3 教學(xué)檔案信息化管理的具體舉措

3.1分析歸檔制約因素，加速軍隊(duì)院校教學(xué)檔案信息化建設(shè)

隨著新時(shí)代國(guó)防和軍隊(duì)建設(shè)工作推進(jìn)，軍校教學(xué)檔案歸檔工作面臨著收集范圍廣泛、收集周期縮短等一些新的制約因素。為此，首先要應(yīng)加強(qiáng)規(guī)劃和指導(dǎo)，構(gòu)建管理制度。當(dāng)前教學(xué)檔案管理的重點(diǎn)工作就是信息化建設(shè)。院校要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的規(guī)劃和指導(dǎo)，要以促進(jìn)、完善信息化和提升檔案管理水平為總目標(biāo)，堅(jiān)持紙質(zhì)文本和和電子文本并存原則，大力支持院校檔案信息化建設(shè)。堅(jiān)持技術(shù)和管理并重的原則，加強(qiáng)管理制度建設(shè)。根據(jù)軍隊(duì)院校自身檔案管理信息化建設(shè)的程度，建立科學(xué)適用的文件歸檔、保管和利用管理系統(tǒng)。其次以信息化為牽引，帶動(dòng)和促進(jìn)教學(xué)檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)。信息化的基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)化，而標(biāo)準(zhǔn)化又離不開(kāi)基礎(chǔ)工作的規(guī)范化，只有規(guī)范化的東西，才能上升為標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)結(jié)合教學(xué)檔案形成特點(diǎn)，進(jìn)一步完善教學(xué)檔案法規(guī)，使人員職責(zé)、檔案收集范圍、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、整理要求、安全管理制度、電子與聲像檔案管理規(guī)定、數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)管理制度等更具有適應(yīng)性、針對(duì)性和可操作性。最后加強(qiáng)資金投入，加強(qiáng)硬件保障。實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)轉(zhuǎn)型的資金投入需求非常大，只有擁有強(qiáng)大的資金做后備力量才能真正建設(shè)起來(lái)。檔案信息化是檔案工作的重要組成部分，是為提高效率服務(wù)的，在設(shè)備配備和建設(shè)方面必須在充分準(zhǔn)備的情況下加大資金投入，確保質(zhì)量和建設(shè)效率。

3.2 分析載體變化形式，完善教學(xué)檔案數(shù)字化管理手段

通過(guò)分析教學(xué)檔案與教學(xué)活動(dòng)的關(guān)系，認(rèn)清軍隊(duì)院校教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性。伴隨調(diào)整改革，教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中所形成的教學(xué)檔案材料更加多種多樣，有紙張、照片、光盤(pán)、磁帶、手稿、簿冊(cè)和圖紙等。在內(nèi)容上，教學(xué)檔案來(lái)源于教學(xué)準(zhǔn)備、教學(xué)實(shí)施、教學(xué)評(píng)估和教學(xué)總結(jié)中形成的文件;在管理上，教學(xué)檔案來(lái)源于上級(jí)部門(mén)和院校頒發(fā)的有關(guān)教學(xué)管理方面的指示、規(guī)定、辦法等文件；在對(duì)象上，教學(xué)檔案來(lái)源于自編教材、講義、教案等以及學(xué)員的優(yōu)秀論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。加強(qiáng)數(shù)字化的教學(xué)檔案建設(shè)必然推動(dòng)軍隊(duì)院校教學(xué)工作信息化建設(shè)的進(jìn)程。數(shù)字化后的教學(xué)檔案可以從資料的形成、收集、管理和查詢(xún)等方面做到有據(jù)可循，因此，加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案的形成特點(diǎn)和管理規(guī)律的研究，構(gòu)建科學(xué)系統(tǒng)的數(shù)字化教學(xué)檔案體系，是準(zhǔn)確評(píng)估教學(xué)活動(dòng)的基礎(chǔ)。

3.3創(chuàng)新服務(wù)理念形式，全方位建立教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系

分析軍隊(duì)院校教學(xué)檔案利用者的類(lèi)型、需求，開(kāi)展個(gè)性化服務(wù)，創(chuàng)新教學(xué)檔案利用模式。如通過(guò)宣傳檔案作用、介紹檔案內(nèi)容，提高教員、學(xué)員使用檔案意識(shí)。首先，創(chuàng)新軍隊(duì)院校教學(xué)檔案服務(wù)模式，研究多樣化的服務(wù)途徑，以提高教學(xué)檔案服務(wù)教學(xué)工作的效能，從查閱式服務(wù)轉(zhuǎn)向咨詢(xún)式服務(wù)，從等待服務(wù)轉(zhuǎn)向超前服務(wù)，從檢索工具式服務(wù)轉(zhuǎn)向編研成果式服務(wù)，通過(guò)教學(xué)成果展等加強(qiáng)檔案宣傳。其次，優(yōu)化軍隊(duì)院校教學(xué)檔案軟件平臺(tái)，開(kāi)發(fā)多功能、智能化的檔案檢索工具，合理利用現(xiàn)有檔案信息資源，既是穩(wěn)步提高教學(xué)管理的要求，也是教學(xué)檔案工作本身的要求。

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