淺談如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平

胡娟

摘要：事業(yè)單位是我國經(jīng)濟和社會發(fā)展中不可或缺的組成部分，其工作內(nèi)容涉及到多個領(lǐng)域，在眾多的工作內(nèi)容中，人力資源檔案管理占據(jù)著非常重要的地位。且隨著知識經(jīng)濟時代的發(fā)展，人逐漸成為各行各業(yè)發(fā)展的核心，也正是因為如此，人力資源檔案的管理水平直接影響到事業(yè)單位的發(fā)展。因此，本文將探討如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平，希望能夠?qū)κ聵I(yè)單位人力資源檔案管理工作的進步提供建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人力資源檔案管理;管理水平;提升

隨著管理理念以及技術(shù)水平的進步，人力資源檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)要隨之改善和進步。近些年，受到市場經(jīng)濟體制改革的影響人才流動越來越傾向于“雙向選擇”，部分單位人員流動性較大，事業(yè)單位傳統(tǒng)意義上對人才的“禁錮”也逐漸被打破?；诖?，怎樣將人力資源檔案管理與時代發(fā)展的步調(diào)保持一致并發(fā)揮其應(yīng)有的效用，已經(jīng)成為事業(yè)單位發(fā)展過程中的首要任務(wù)。

一、事業(yè)單位人力資源檔案管理現(xiàn)狀

事業(yè)單位人力資源檔案具有明顯的多樣性特點，其不僅包括員工的學(xué)歷認證材料、履歷、獎懲記錄、工作業(yè)績等，還包括員工應(yīng)有的各種福利待遇資料、保險繳納資料等，且載體較為多元化，包括紙張形式、數(shù)字化形式等。但是在對這些檔案資料進行管理的過程中，由于其多樣性較強且載體多元化，導(dǎo)致管理過程中出現(xiàn)了一定的問題，如：由于部分檔案管理制度存在漏洞，導(dǎo)致員工的檔案資料存在不完整的現(xiàn)象;信息化手段使用效果較差;部分人力資源檔案管理者的綜臺能力偏低，管理水平低下。

二、事業(yè)單位人力資源檔案管理水平提升的意義

事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的提升對事業(yè)單位人力資源管理工作的進步有著重要的促進性作用，且對整個事業(yè)單位的發(fā)展來說有著重要的意義。人力資源檔案管理工作不僅僅是對員工的各種資料進行管理并保證其絕對真實，同時也是為了更好地挖掘員工潛在的價值和能力，人力資源管理部門需要根據(jù)檔案所記錄的情況對員工的工作進行合理調(diào)配，將人才的利用率達到最優(yōu)，并將人才中價值較大的潛力股調(diào)動到合適的崗位中，基于員工更好的發(fā)展空間，同時也為事業(yè)單位的發(fā)展打好堅實的人力基礎(chǔ)。此外，事業(yè)單位的發(fā)展依靠的是人才的能力，事業(yè)單位競爭力的提升也是通過人才發(fā)揮自身的優(yōu)勢來實現(xiàn)，因此，對人力資源檔案進行有效管理，能夠做到人盡其才、物盡其用，同時也能夠為內(nèi)部各項考核制度、獎懲制度、激勵制度的建立提供參考和依據(jù)。從整體角度來看，人力資源檔案管理工作對事業(yè)單位各項發(fā)展有著舉足輕重的作用。

三、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的幾點建議

基于上述內(nèi)容可知，事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的高低直接關(guān)系到事業(yè)單位的發(fā)展情況、人才的發(fā)展情況等，因此，需要采取適當(dāng)?shù)拇胧﹣硖嵘聵I(yè)單位人力資源檔案管理水平。

（一）保證人力資源檔案內(nèi)容的完整性

保證人力資源檔案內(nèi)容的完整性是非常重要的。在實際情況中，人力資源檔案管理必須要包括檔案建立過程、檔案內(nèi)容補充過程以及檔案內(nèi)容更新等，將每一個檔案可能變更的環(huán)節(jié)都囊括到其中，形成一個完整的鏈條，保證檔案的完整性。如：人力資源檔案管理部門在員工入職穩(wěn)定后開始收集完整的資料建立檔案，各項活動記錄如期裝訂存檔，崗位變動及時登記統(tǒng)計反映出來等等。

（二）健全檔案管理相關(guān)制度

在對人力資源檔案進行管理的過程中，需要有健全的檔案管理制度來作為保障。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要不斷完善和健全人力資源檔案管理相關(guān)制度，堅持科學(xué)合理的原則、以人為本的原則、嚴謹認真的原則，對制度內(nèi)容進行適當(dāng)?shù)母母?。如：對于檔案的銷毀制度中，可以適當(dāng)增加這樣的制度條款一一對離職超過兩年和面試未錄取人員超過半年的資料進行集中銷毀，需先經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準審定，完備審批手續(xù)后，進行嚴格保密銷毀，并派專人監(jiān)銷，同時對數(shù)據(jù)庫中相應(yīng)的資料信息進行刪除，更新。

（三）檔案管理方式多元化

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位各項管理工作也逐漸開始實現(xiàn)信息化?；谛畔⒒膬?yōu)勢，管理人員可以適當(dāng)打破傳統(tǒng)的管理模式，可以從分類管理角度來看，針對不同的檔案類型，可以采取不同的管理方式。如：針對數(shù)據(jù)型的檔案，諸如各項憑證、物料盤點表格等，由于紙質(zhì)憑證較多，數(shù)量較大，且各項數(shù)據(jù)很難規(guī)范統(tǒng)計，因此，可以將其轉(zhuǎn)化為電子文檔，然后將紙質(zhì)憑證分類歸檔。針對信息型的檔案，諸如調(diào)查報告、重要事件記錄等，可將其紙質(zhì)文檔掃描成數(shù)字圖片或生成電子文字，并可將其作為知識資源進行管理。針對知識型檔案，諸如中長期規(guī)劃、部門工作總結(jié)、科研報告等，由于這些內(nèi)容是知識資源管理的主要內(nèi)容，因此，需要極重視紙質(zhì)材料與電子文檔的安全存儲，并進行加密處理。

（四）提高管理人員的綜合水平

為了讓管理人員能夠更好地掌握信息技術(shù)實現(xiàn)高效化的檔案管理，應(yīng)當(dāng)要通過多種方式來提高管理人員的綜合水平和能力。第一，培訓(xùn)。培訓(xùn)的內(nèi)容主要包括計算機操作能力、大數(shù)據(jù)理解能力、數(shù)據(jù)安全保護能力、職業(yè)道德等，相關(guān)部門需要定期展開培訓(xùn)講座，邀請專家來進行能力培訓(xùn)，全面提升管理人員的綜合管理能力。此外，也可以派遣管理人員外出進修，去到先進的單位去學(xué)習(xí)，并將所學(xué)知識和技能應(yīng)用于本單位的檔案管理工作中。第二，考核。單位需要定期對管理人員的綜合能力進行考核，特別是其計算機操作能力、檔案管理要點技能等，為檔案管理水平的提升奠定良好基礎(chǔ)。如：以“6S”管理為基礎(chǔ)的考核，該管理體系包括整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全等6個項目，能夠?qū)n案管理劃分為戰(zhàn)略業(yè)務(wù)單元，將管理工作從多元化管理轉(zhuǎn)到各自專業(yè)化管理上，這樣，能夠方便對管理人員進行專項考核。

四、結(jié)束語

總之，在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，人力資源檔案管理水平直接影響到事業(yè)單位的發(fā)展水平。因此，面對人力資源檔案管理的多樣化特點，單位應(yīng)當(dāng)要從多個角度來提升檔案管理的綜合水平，包括檔案的真實性方面、制度建設(shè)方面、信息化水平方面以及管理人員綜合能力方面等，通過適當(dāng)?shù)拇胧﹣硖嵘芾硭健?/p>

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