應(yīng)對(duì)高校辦公室繁雜事務(wù)的建議

摘要：筆者在高校辦公室已工作了五個(gè)年頭，深知辦公室工作的繁雜性。高校辦公室事務(wù)繁雜，主要體現(xiàn)在工作交際、工作內(nèi)容和服務(wù)對(duì)象的繁雜，做好辦公室工作，要從思想上高度重視，學(xué)做工作日志，學(xué)會(huì)總結(jié)反思，并在學(xué)校管理制度中有一定的容錯(cuò)糾錯(cuò)保障機(jī)制。

關(guān)鍵字：辦公室 日志 總結(jié) 反思 容錯(cuò)糾錯(cuò)

一、高校辦公室工作職責(zé)概述

高校辦公室是學(xué)校黨委和行政的綜合辦事機(jī)構(gòu)。其主要職能是圍繞學(xué)校中心工作，積極發(fā)揮學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子的參謀助手、學(xué)校的信息樞紐、部門的綜合協(xié)調(diào)、工作的督促落實(shí)等作用，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)基層，服務(wù)師生，做好組織協(xié)調(diào)、督促檢查、公文處理、信息溝通、信訪接待、機(jī)要保密、對(duì)外聯(lián)絡(luò)、重要活動(dòng)組織、綜合管理服務(wù)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。學(xué)校辦公室是一個(gè)綜合科室，不像業(yè)務(wù)科室那樣工作性質(zhì)和工作的對(duì)象相對(duì)明確，辦公室工作涉及學(xué)校管理的方方面面，工作職責(zé)具有多樣性，工作事務(wù)具有繁雜性。

二、辦公室事務(wù)繁雜性的具體表現(xiàn)

根據(jù)筆者近幾年在高職院校辦公室工作的經(jīng)歷，總結(jié)了辦公室事務(wù)的繁雜性的具體表現(xiàn)，主要有工作交際的繁雜性、工作內(nèi)容的繁雜性、服務(wù)對(duì)象的繁雜性。

1.工作交際的繁雜性。高校辦公室工作事務(wù)繁忙、瑣碎、涉及面廣，尤其作為學(xué)校工作的窗口，時(shí)時(shí)刻刻都在與校內(nèi)校外不同的人因?yàn)楦鞣N不同的工作在打交道。在校內(nèi)，辦公室作為學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)處室、教職工和學(xué)生的服務(wù)機(jī)構(gòu)，與不同的對(duì)象交際，應(yīng)了解不同交際對(duì)象的特點(diǎn)，更好地做好服務(wù)工作。面對(duì)校外來訪來電，更是要時(shí)刻注意自己在交際中的言行舉止，為樹立學(xué)校良好形象做出努力。

2.工作內(nèi)容的繁雜性。筆者所在的高職院校黨委辦公室和院長辦公室合二為一，一組工作人員擔(dān)負(fù)黨委和行政辦公室所有工作事務(wù)。所謂工作內(nèi)容的繁雜性一是體現(xiàn)在整個(gè)辦公室職責(zé)范圍內(nèi)工作內(nèi)容的繁雜性，二是體現(xiàn)在每個(gè)科室內(nèi)部工作內(nèi)容的繁雜性，三是在每個(gè)工作崗位上工作內(nèi)容的繁雜性。以學(xué)校文件收發(fā)為例，看似單一的文件收發(fā)工作，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，2020年一年的收文量有三千余件，把三千余件文件理清楚辦明白也是需要花費(fèi)不少精力和心血的。

3.服務(wù)對(duì)象的繁雜性。辦公室是上傳下達(dá)的核心樞紐，不僅要為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，還有為全體教職工和學(xué)生服務(wù)。服務(wù)對(duì)象多且服務(wù)面廣，任何方面出現(xiàn)工作疏漏都有可能造成不良的后果，甚至影響學(xué)校發(fā)展前景。這就需要辦公室全體人員在工作中注意分析服務(wù)對(duì)象的特點(diǎn)，找到合適的工作方式方法，盡可能地為廣大師生提供滿意的服務(wù)。

三、應(yīng)對(duì)辦公室繁雜事務(wù)的意見

1.思想上高度重視。辦公室工作事務(wù)的繁雜性，容易給人造成“每天沒閑著，每天也沒干什么大事”的錯(cuò)覺，久而久之，在這種錯(cuò)覺的影響下，容易忽視或者降低工作標(biāo)準(zhǔn)，從而影響工作質(zhì)量。因此，在平時(shí)的工作中，辦公室工作人員一定要從思想上重視自己的本職工作，堅(jiān)定保質(zhì)保量完成工作任務(wù)的信念，即使是在繁雜的事務(wù)中、在小事中，也要做到工作標(biāo)準(zhǔn)不降低、工作力度不減弱，展現(xiàn)辦公室良好工作形象和工作作風(fēng)。

2.學(xué)做工作日志。俗話說得好“好記性不如爛筆頭”，這話尤其適用在辦公室秘書工作中，如何才能在緊張繁雜的辦公事務(wù)中做到面面俱到、密而不漏，僅憑個(gè)人記憶是很難做到的，不借助外物的幫助，難免出現(xiàn)百密一疏的情況。所以，要學(xué)會(huì)做工作日志，工作日志的作用就是幫助我們記住將要開展的工作，以及為我們已經(jīng)干過的工作留下痕跡，也為我們今后總結(jié)反思工作留下過程性資料。

3.學(xué)會(huì)總結(jié)反思。有時(shí)候辦公室工作容易給人造成“每天工作忙不停”卻沒有成就感、收獲感的錯(cuò)覺就是因?yàn)槲覀儧]有及時(shí)地對(duì)我們做過工作進(jìn)行總結(jié)反思?？偨Y(jié)反思過去已經(jīng)干過的工作，從我們留下的工作痕跡中發(fā)現(xiàn)自己工作中的閃光點(diǎn)、找出工作中的不足，從中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后更好地開展工作提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富。

4.建立容錯(cuò)糾錯(cuò)機(jī)制?！叭蒎e(cuò)糾錯(cuò)機(jī)制”是在2016年政府工作報(bào)告中出現(xiàn)的，意在給改革創(chuàng)新者撐腰鼓勁，讓廣大干部愿干事、敢干事、能干成事。筆者認(rèn)為容錯(cuò)糾錯(cuò)機(jī)制同樣適用在辦公室工作中，辦公室工作人員每天進(jìn)行著大量繁雜的事務(wù)，難免會(huì)在工作中出現(xiàn)失誤，如果沒有容錯(cuò)糾錯(cuò)，干多干少一樣，干與不干一個(gè)樣，干好干壞一個(gè)樣，工作積極性就會(huì)嚴(yán)重受挫，甚至?xí)霈F(xiàn)為避免犯錯(cuò)誤直接不干的現(xiàn)象。因此，給愿干事、想干事的人一些容錯(cuò)糾錯(cuò)機(jī)會(huì)必要且必需。

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山東服裝職業(yè)學(xué)院 劉田田