企業(yè)檔案管理工作面臨的問題與措施

顏雪

摘要：妥善完成企業(yè)檔案滾來工作，積極的在企業(yè)實際運行的過程中提供服務，是檔案管理人員實際工作的過程中，應當承擔起來的一項重要責任，企業(yè)檔案管理人員實際工作的過程中，應當詳細分析新形勢之下檔案管理的新模式，更為主動的在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營領域中提供服務，從而也就可以在我國社會經(jīng)濟發(fā)展進程向前推進的過程中，做出一定貢獻。

關鍵詞：企業(yè)檔案;管理工作;面臨問題;完善策略

信息化時代的到來為企業(yè)檔案管理工作提供了更好的契機，實施檔案信息化管理已經(jīng)成為重要的管理手段。這不僅需要企業(yè)完善自身的管理制度，更需要檔案管理人員不斷提升自身素質(zhì)，完善檔案管理制度，充分發(fā)揮檔案管理的作用，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理工作的地位與作用

企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)內(nèi)部關系中所處的地位固然與企業(yè)領導的重視程度有關，但企業(yè)領導對檔案工作的重視程度又往往來自于企業(yè)檔案和檔案管理工作對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、科技等活動的作用與貢獻。由此可見，企業(yè)檔案管理工作的地位與作用是息息相關的。原機械工業(yè)部部長何光遠曾在《切實加強檔案工作，為振興機械工業(yè)服務》一文中，辯證地、言簡意賅地提出“有為才能有位”的觀點，這是對企業(yè)檔案管理工作地位與作用關系最精辟的闡述。“為”即作為、作用，“位”即地位。很顯然，有作為才能有地位，有地位則能有更大的作為。反之，沒有作為，地位何在？即使暫時有地位，也不可能長久。兩者之間，相互依存，相互制約，缺一不可。道家老子曾說過“將欲取之，必先予之”，企業(yè)檔案管理工作要想在企業(yè)內(nèi)部得到應有的地位，必須首先對企業(yè)做出應有的貢獻。特別是在國家全面實現(xiàn)網(wǎng)絡化、信息化的新形勢下，如果還想“守株待兔”，就只能落得“坐以待斃”的后果。

二、企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）人員流動頻繁導致檔案經(jīng)常處于動態(tài)變化中

在計劃經(jīng)濟體制之下，機構(gòu)繁復以及人員閑置等問題在各個企業(yè)當中都有所體現(xiàn)，在改革工作進行的過程中，閑置的工作人員經(jīng)常會被大量裁員，而后在空閑的崗位上引進更多專業(yè)技術人才，這實際上是一個人員頻繁流動的過程。但是在我國社會主義市場經(jīng)濟體制逐漸完善起來的背景之下，人員的流動除去是會為企業(yè)提供一定發(fā)展動力之外，也是市場經(jīng)濟發(fā)展過程中不可避免的一個趨勢。首先和人員流動速度進行相互比較，培訓的效率其實是非常低的，因此也就會讓檔案管理人員培訓難度不斷提升。其次，很多崗位職責都需要檔案管理人員承擔，從而檔案管理人員實際工作的過程中，就難以將全部的精力都集中在歸檔這一項工作上，在此背景下想要對檔案管理工作的效率及水平做出保證，自然是一件十分困難的事情。

（二）企業(yè)檔案管理隨意性強

因為企業(yè)當中各種檔案資料的歸檔及保管統(tǒng)一性不強，導致一些本來應當保存的資料沒有被保存，因為歸檔范圍不是十分清晰，保存的期限也不是十分明確，大批量沒有任何保存價值或者是沒有長久保存價值的資料會被長期保管，讓檔案管理經(jīng)營成本大幅提升。檔案管理的規(guī)范性不是很強，存在隨意修改等問題，越到基層當中這一問題就會顯得約為嚴重，甚至還有隨意抽取檔案資料這一問題，檔案鑒定及銷毀工作的隨意性比較強，這一問題的形成原因是，單位不是十分重視這一問題，也沒有制度的限制，因此在這一項工作進行的過程中，自然也就會手袋人為這一因素的影響。

三、完善企業(yè)檔案管理策略

（一）創(chuàng)新檔案管理體制

明確相關的責任人，避免出現(xiàn)責任推諉的現(xiàn)象，在企業(yè)檔案管理過程中，需要不斷完善檔案管理制度，最重要的是對傳統(tǒng)的檔案管理體制進行改革，利用信息化技術構(gòu)建一體化的圖書檔案信息一體化的檔案管理中心;并采用互聯(lián)網(wǎng)技術，對各類資源進行信息化存儲，這樣既便于信息共享，使利用者可以更加便捷地查閱利用所需的資料信息;同時還可以提升工作效率，促進企業(yè)各項業(yè)務的發(fā)展。

（二）創(chuàng)新檔案管理技術和手段

在信息化不斷發(fā)展的今天，各企業(yè)己經(jīng)逐步實現(xiàn)了檔案信息化管理，可以在很大程度上打破時間和空間的限制，企業(yè)員工只要在電腦前就可以隨時查找到所需要的檔案信息。這不僅可以方便企業(yè)員工共享信息，查找數(shù)據(jù)，還可以使檔案信息更新速度加快，促進企業(yè)內(nèi)部信息的傳遞和共享。更重要的是利用網(wǎng)絡信息的流通，打造良好的工作環(huán)境，實現(xiàn)企業(yè)的良性發(fā)展。

（三）提升檔案服務機制

提升檔案管理服務機制，就是對服務機制進行創(chuàng)新，采取的措施就是對檔案內(nèi)容進行明確的分類，便于企業(yè)不同層次的人員查找和利用信息資源。還可以為領導者提供更加準確的信息和決策參考，促進企業(yè)的健康發(fā)展。

（四）提升企業(yè)檔案服務質(zhì)量

企業(yè)開展檔案管理的過程中，最重要的環(huán)節(jié)就是對檔案信息進行分析，并著重提升檔案信息的分析水平，以此來達到提升用戶滿意度及應用效果的目的。首先，提升對企業(yè)檔案信息的分析質(zhì)量，從而更好地服務員工和管理者;其次，企業(yè)檔案管理工作需要開發(fā)更多的智能化功能;第三，利用互聯(lián)網(wǎng)技術對企業(yè)檔案管理工作進行優(yōu)化，不斷創(chuàng)新檔案信息歸檔功能，完善檔案管理模式;第四，建立完善的企業(yè)檔案開放中心，進一步提升檔案信息的利用效率，促進現(xiàn)代企業(yè)檔案管理快速進步;最后，為了提升檔案服務的總體質(zhì)量，要對電子檔案歸檔分類的程序進行優(yōu)化，保證電子檔案的科學性、有效性和真實性。在實施檔案管理的各環(huán)節(jié)中，需要各部門之間的緊密配合、有效溝通，使檔案資料信息在形成、歸檔、分類及查詢等環(huán)節(jié)實現(xiàn)有效的銜接。新時代企業(yè)要不斷創(chuàng)新檔案管理服務模式，利用信息技術進行數(shù)據(jù)共享，用戶在查找資料信息時，首先需要登錄檔案信息查詢系統(tǒng)，根據(jù)查詢條件進行檢索，如果需要在線請求幫助，則需要聯(lián)系在線客服，從而更好地解決實際問題。通過這種方式為用戶提供更好的解決方案，提升企業(yè)檔案信息服務的質(zhì)量和企業(yè)的工作效率。

四、結(jié)束語

在新時代企業(yè)檔案管理工作的前途是光明的，道路是曲折的。企業(yè)檔案工作者必須發(fā)揚百折不撓、奮勇前進的精神迎接挑戰(zhàn)，用我們自己的作為向社會、向企業(yè)展示檔案的地位、檔案工作的作用以及檔案工作者的風采，力爭在企業(yè)中贏得應有的地位，保證企業(yè)檔案工作實行科學、合理、規(guī)范、有效的管理，促進企業(yè)檔案管理工作的持續(xù)健康發(fā)展。

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