淺議人事檔案管理信息化建設

趙春琪 杜勝禾

摘要：當前企業(yè)事業(yè)單位經(jīng)營管理下面臨的市場競爭壓力較大，人才作為市場競爭力的重要組成，采用先進的技術手段進行信息化建設，能夠提高人事檔案管理效率與信息價值的挖掘。下面文章就對人事檔案管理問題與信息化建設策略展開探討。

關鍵詞：人事檔案;檔案管理;信息化;檔案信息

人事檔案是對勞動者身份、學歷、資歷、主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等各方面的情況的記錄，是人力資源管理中形成的材料，是人員就業(yè)、晉升的重要參考。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)的迅猛發(fā)展，信息化是社會發(fā)展的必然要求，在這樣的背景下，人事檔案管理必然面臨信息化。

一、人事檔案管理信息化建設的重要意義

第一，人事檔案管理信息化建設工作的開展使得檔案管理變得更加科學化和高效化，檔案信息的收集、分析、歸檔和利用都在計算機上完成，大大減輕了檔案管理人員的工作強度，提高了他們的工作效率，這是新時期企業(yè)人事檔案管理工作的必然要求，檔案利用狀況不佳的情況也會得到改善，能夠讓企業(yè)管理決策更加有的放矢。第二，傳統(tǒng)人事檔案管理方式是以紙質為載體，檔案資料遭到損壞的情況屢見不鮮，很多重要的檔案信息丟失，企業(yè)人事管理工作也將缺少可靠依據(jù)。通過加強信息化建設，顯著增強了檔案保管的安全性，避免了重要信息的遺失，使得檔案的利用率相對更高，企業(yè)人事管理也將朝著現(xiàn)代化、智能化的方向大幅邁進。第三，伴隨著企業(yè)的發(fā)展會生成海量的信息，只有利用信息技術，加強信息化建設，才能實時動態(tài)的將信息予以收集和整理，從而充分展現(xiàn)了人事檔案信息化管理的效力。第四，采用信息化管理模式開展人事檔案管理工作對于檔案信息的每一次修改都能做到有跡可循，檔案信息的準確性和安全性都能得到良好保證，而運用網(wǎng)絡平臺還能達成與員工之間的有效溝通，了解員工的真實需求，構建了和諧的勞務關系，增強了員工對企業(yè)的歸屬感，企業(yè)的凝聚力更強，其發(fā)展勢頭將會一片大好。

二、人事檔案管理存在的問題分析

首先是信息化建設問題。人事檔案的人、財、物投入不夠充分，嚴重阻礙了人事檔案信息化的發(fā)展。一方面，領導不夠重視，人事檔案的信息管理系統(tǒng)得不到采用，計算機技術的優(yōu)勢無法在人事檔案管理中得到運用。另一方面，人事檔案管理者的綜合素質不高，只會在計算機上簡單的輸入姓名、目錄，其他的工作程序只會手工操作，這些都阻礙了信息化的實現(xiàn)。加之，相關工作人員尚未掌握網(wǎng)絡安全風險的具體知識，在工作中可能加大人事檔案信息泄露的風險。其次是體制機制問題。國有企業(yè)人事檔案內(nèi)容的形成者比較廣泛，該歸入人事檔案的材料收集不齊全的情況較普遍。同時，相關的人事檔案管理法并未進行定期完善和修正，一些法律法規(guī)難以符合目前的管理現(xiàn)狀，缺乏針對性、科學性和具體性，難以發(fā)揮指導和說明的作用。

三、人事檔案管理信息化建設的有效對策

（一）健全制度，統(tǒng)一業(yè)務和數(shù)據(jù)標準

目前我國的人事檔案管理方式各地都不一樣，缺乏統(tǒng)一的標準，因此，我們要從統(tǒng)一標準，創(chuàng)新人事檔案信息化管理的理念，建立科學的信息化管理系統(tǒng)，完善動態(tài)的人事檔案管理制度。首先，應制定檔案信息化管理的業(yè)務標準和數(shù)據(jù)采集標準，明確檔案管理人員崗位職責和要求;其次，應加強信息化檢索的理念引導，引導人事檔案管理工作逐步朝數(shù)字化、現(xiàn)代化、質量化方向發(fā)展;再次，實行動態(tài)的檔案管理制度，人是在不斷變動的，履歷也需要不斷更新，只有及時更新信息才能充分發(fā)揮人事檔案的作用。

（二）擴大資料收集范圍以豐富信息化檔案管理內(nèi)容

相較于紙質檔案管理，信息化的人事檔案管理優(yōu)勢較為突出。例如，無需較大空間便可完好保存音頻資料和視頻資料，使得人事檔案管理在內(nèi)容上不斷豐富。因此，新環(huán)境下單位或企業(yè)人事檔案信息化建設需投入大量人力、物力，系統(tǒng)掃描傳統(tǒng)紙質檔案完成相關錄入工作，確保對紙質檔案和電子檔案的共同儲存。此外，還需錄入人事檔案中相關人員的著作內(nèi)容、形體特征、科研蒸鍋等資料，建立一份相對全面生動的人事檔案，做好后期人才儲備工作。

（三）高效應用人事檔案

職工的人事檔案如果長期處于人檔分離的狀態(tài)不僅有人事檔案實體的安全隱患，還不利于人事檔案材料的完善，使人事檔案不能發(fā)揮國企人力資源管理中的憑證作用。第一，及時收集人事信息并整理;第二，及時更新信息數(shù)據(jù)并匯總。在收集信息過程中，管理人員要將其依據(jù)一定的標準進行分類，如可以依據(jù)姓氏或號碼進行分類，也可以依據(jù)人員所處的崗位進行分類，并據(jù)此建設電子檔案，主要內(nèi)容有人員的學歷情況、崗位情況、獎懲情況等，需要使用檔案材料時可以一起調(diào)出，得到人員的系統(tǒng)性評價。保證國有企業(yè)干部培訓定期化和定量化，培訓內(nèi)容應以溝通、管理和思維創(chuàng)新為主。個人認為溝通在企業(yè)管理中起著決定性的作用，一個好的領導應具備良好的談話技巧，善于溝通，調(diào)動員工的積極性。

（四）加強人才隊伍建設，加大培訓力度

第一，加強檔案管理領導隊伍建設，以做好團隊的整體引導，同時通過引進或培養(yǎng)的方法培養(yǎng)一批懂檔案管理、懂信息化建設的管理團隊。第二，加大培訓力度，對檔案管理人員定期開展業(yè)務培訓和技能培訓，推行持證上崗，用專業(yè)的業(yè)務人員和業(yè)務素質保證人事檔案信息化工作的開展;第三，引進專業(yè)的系統(tǒng)管理人員。人事檔案管理系統(tǒng)是非常專業(yè)的軟硬件系統(tǒng)，其不僅要有普通軟件的統(tǒng)計、分析功能，還必須有極強的保密功能，因此必須要配置專業(yè)的系統(tǒng)管理人員進行管理，專業(yè)進行信息化研發(fā)、進行安全管理、網(wǎng)絡維護。

（五）注重檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設

檔案信息數(shù)據(jù)庫的構建需要有局域網(wǎng)作為基礎，網(wǎng)絡服務部門可以根據(jù)企業(yè)實際需求提供輔助軟件，還要設置人事檔案信息管理系統(tǒng)的訪問權限，安排專業(yè)負責管理事宜。管理員和安全員要共同管理該系統(tǒng)，彼此之間相互監(jiān)督，管理日志由網(wǎng)絡工程師管理，其他人員不能隨意修改。此舉給人事檔案管理工作帶來了諸多的好處，能及時提供干部信息，進行干部工資管理，構建了較為完善的信息數(shù)據(jù)庫，大大提高了干部人事工作及人事檔案管理工作的效率，為企業(yè)人事決策提供了重要的參考。

四、結語

綜上所述，人事檔案管理是社會必不可少的一個重要環(huán)節(jié)，必須隨著社會大環(huán)境的變化而不斷創(chuàng)新改革，盡可能地將網(wǎng)絡信息化與人事檔案管理做到完美融合，不斷提升人事檔案管理的信息化水平，確保信息的安全性和真實性，增強人事檔案管理的綜合水平。

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