推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化措施

朱春梅

摘要：檔案管理事關(guān)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事調(diào)動(dòng)，其對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位是否能夠有效發(fā)揮職能效用有著較大的影響，當(dāng)前各行各業(yè)的檔案管理早已實(shí)現(xiàn)了信息化管理，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)亦是如此。在信息化背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作該如何實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化呢？本文將對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)分析和論述。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;工作;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作中一個(gè)不可缺少的組成部分，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于這項(xiàng)工作一直都比較關(guān)注，然而因?yàn)闄n案數(shù)量和管理時(shí)間的不斷增加，讓很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在管理實(shí)踐中都產(chǎn)生了很多的問(wèn)題，例如，沒(méi)有合理的認(rèn)識(shí)、管理方式單一等，這些都給檔案管理工作的效率和效果帶去了消極的影響。要想提升檔案管理的質(zhì)量，就需要明確工作中存在的問(wèn)題，進(jìn)而采取有效的措施，提升管理水平，讓檔案管理可以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，促進(jìn)檔案的利用，充分發(fā)揮出檔案的作用。

一、檔案規(guī)范化管理的實(shí)際意義

以往的管理辦法是將重要的紙質(zhì)檔案資料整理，如果工作人員將這些資料任意擺放在檔案室，將導(dǎo)致檔案管理的雜亂無(wú)章。機(jī)關(guān)單位的員工具有流動(dòng)性，若要求他們自行保管檔案材料，在員工任免工作時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)檔案找不到的現(xiàn)象，影響機(jī)關(guān)單位的工作延續(xù)性。檔案對(duì)機(jī)關(guān)單位造成的損失是不可估量的，將工作的原始資料——檔案，將其妥善保管是機(jī)關(guān)單位在管理過(guò)程中十分簡(jiǎn)單并且基礎(chǔ)的工作。除此之外，對(duì)于機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)檔案管理是很關(guān)鍵的一個(gè)方面。隨著社會(huì)逐步發(fā)展，我國(guó)對(duì)于社會(huì)信用體系方面逐漸開(kāi)始重視，因此機(jī)關(guān)單位中的檔案管理工作為了滿足社會(huì)的需要，應(yīng)不斷發(fā)展和完善。從多方方面多角度入手建立完美的信用制度，應(yīng)用到檔案管理中來(lái)。

二、推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的措施

（一）加強(qiáng)對(duì)文件檔案管理人員的培訓(xùn)，提高專業(yè)素質(zhì)

文檔文件管理負(fù)責(zé)人對(duì)于文檔文件管理工作具有絕對(duì)的決定權(quán)。它的質(zhì)量和能力直接決定工作的狀態(tài)和結(jié)果。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，許多以前的雇員不再能夠做他們目前的工作，并且文件信息管理不熟悉。目前，由于各種原因，相關(guān)的單位不能直接辭退他們。當(dāng)前，文件檔案管理的現(xiàn)代化課程的培訓(xùn)有待加強(qiáng)。因此，有必要提高他們的專業(yè)素質(zhì)。這里提到的培訓(xùn)可以分為兩個(gè)部分。第一部分是理論知識(shí)培訓(xùn)，第二部分是專業(yè)技能和實(shí)踐培訓(xùn)。理論知識(shí)是實(shí)際操作的重要基礎(chǔ)和前提?？梢詮拇髮W(xué)聘請(qǐng)專業(yè)教師在機(jī)構(gòu)內(nèi)進(jìn)行專門培訓(xùn)，也可以找到為員工提供專門培訓(xùn)的專門機(jī)構(gòu)。借助專業(yè)技能和動(dòng)手培訓(xùn)課程，可以要求員工觀察并學(xué)習(xí)具有豐富經(jīng)驗(yàn)和完整系統(tǒng)的大型公司?？傊?，培訓(xùn)內(nèi)容必須多樣化，培訓(xùn)方法不能簡(jiǎn)化，使得員工綜合能力得到提升。

（二）落實(shí)檔案管理方式的改革開(kāi)級(jí)

改革升級(jí)檔案管理方式的重點(diǎn)在于借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，構(gòu)建檔案管理信息共享平臺(tái)，借助該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案分門別類的管理，這樣即便是上級(jí)政府部門要臨時(shí)檢查機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理情況和效果，也能夠快速地從電腦上調(diào)用這些檔案，減輕工作人員的壓力和工作量，提高管理效率。同時(shí)，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理還可以實(shí)現(xiàn)管理的多樣化，如其可以將文字、圖片、影像等集中到一起實(shí)施檔案管理，豐富了檔案的內(nèi)容，使得檔案信息內(nèi)容更加的豐富翔實(shí)。當(dāng)然，要落實(shí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理方式的改革升級(jí)，還需要有充足的設(shè)備作為保障，做好檔案管理設(shè)備維護(hù)工作，如使用各類信息設(shè)備時(shí)要避免計(jì)算機(jī)被病毒入侵，及時(shí)地查殺病毒，做好重要檔案文件的備份工作，妥善保管重要檔案，保證檔案管理的安全性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）全面落實(shí)責(zé)任制，構(gòu)建追溯機(jī)制

檔案管理和其他事務(wù)存在差異，其是一種更加長(zhǎng)效的管理工作，這就需要檔案管理人員能夠具備較強(qiáng)的責(zé)任心以及較高的職業(yè)道德。要想在制度層面上確保提升檔案管理的效率和質(zhì)量，就需要全面落實(shí)責(zé)任制，將責(zé)任都落實(shí)到管理者身上，構(gòu)建追溯機(jī)制。即檔案管理工作并不會(huì)由于人員方面的變動(dòng)而產(chǎn)生責(zé)任中斷的問(wèn)題，不管是檔案最初作業(yè)人員還是負(fù)責(zé)管理具體事務(wù)的檔案管理人員，他們的責(zé)任是一直伴隨他們的職業(yè)生涯的，所以，要是在工作中出現(xiàn)問(wèn)題，那么就能夠直接追溯到直接關(guān)系人，追究其責(zé)任。通過(guò)采取這種措施，可以讓相關(guān)人員都認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的重要性，能夠提升自己的責(zé)任感，嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)范對(duì)檔案進(jìn)行管理。

（四）重視安全問(wèn)題，增強(qiáng)檔案系統(tǒng)防護(hù)

一是，加強(qiáng)檔案硬件儲(chǔ)存設(shè)備的安全防護(hù)。加強(qiáng)儲(chǔ)存設(shè)備存放地點(diǎn)的安全防護(hù)，強(qiáng)化日常安全管理，做好防火、防盜、防潮工作。定期對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行檢查，確定其儲(chǔ)存性能是否完備，所儲(chǔ)存的信息是否完整，發(fā)現(xiàn)存在儲(chǔ)存設(shè)備性能不佳的，及時(shí)更換儲(chǔ)存設(shè)備，確保檔案信息不受影響。二是，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)。所采用的檔案管理系統(tǒng)必須具備安全防護(hù)功能，對(duì)系統(tǒng)中的操作均須在后臺(tái)進(jìn)行記錄，做到任何操作均有跡可尋。對(duì)系統(tǒng)訪問(wèn)進(jìn)行限制，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，設(shè)定相應(yīng)權(quán)限，用戶只有在自身的權(quán)限范圍內(nèi)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有限的查看、錄入或更改。安裝必要的網(wǎng)絡(luò)安全軟件和殺毒軟件，防范系統(tǒng)入侵風(fēng)險(xiǎn)。定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全排查，爭(zhēng)取將安全隱患消除在信息安全問(wèn)題發(fā)生以前。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作中一個(gè)重要組成部分，對(duì)單位的發(fā)展具有重要的輔助作用，要想全面發(fā)揮出檔案的價(jià)值，提升檔案管理工作質(zhì)量，就需要采取有效的措施，讓管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。

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