淺談新時(shí)期行政辦公事務(wù)管理改進(jìn)的重要意義

張雅鑫 田美子

摘要：行政辦公事務(wù)管理是企業(yè)日常管理的重要工作，面對(duì)日益激烈的市場(chǎng)環(huán)境企業(yè)如何做好行政事務(wù)管理工作成為當(dāng)前的一大難題，針對(duì)這種情況企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際情況改善行政辦公事務(wù)管理的不足，從而保證企業(yè)內(nèi)部管理的合理化、現(xiàn)代化發(fā)展。基于此，文章對(duì)企業(yè)行政辦公事務(wù)管理存在問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的改進(jìn)策略。

關(guān)鍵詞：行政辦公;辦公事務(wù);辦公管理;行政管理

改革開(kāi)放之后，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的浪潮中，一些傳統(tǒng)的國(guó)有企業(yè)在與民營(yíng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)中逐漸呈現(xiàn)劣勢(shì)，通過(guò)重組合并的形式成為集體或者其他企業(yè)，甚至還有一些國(guó)有企業(yè)申請(qǐng)破產(chǎn)。企業(yè)的行政管理是生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深化中，企業(yè)應(yīng)該依靠科學(xué)完善的行政管理機(jī)構(gòu)，來(lái)把握市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)，不斷提高企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，才能在未來(lái)不斷變化的市場(chǎng)環(huán)境下求得生存的空間。

一、新時(shí)期行政辦公事務(wù)管理改進(jìn)的重要意義

一般來(lái)講，行政管理有三種功能，其分別是服務(wù)、管理與協(xié)調(diào)。對(duì)于我國(guó)的企業(yè)來(lái)說(shuō)，其在經(jīng)濟(jì)功能上，不僅僅要具備一般企業(yè)所具有的營(yíng)利功能，也要因?yàn)槠髽I(yè)的出資方和主辦方等所具有的特殊性質(zhì)而需要具備著一定的社會(huì)功能。企業(yè)一方面需要像一般企業(yè)一樣不斷為社會(huì)生產(chǎn)和提供產(chǎn)品或者服務(wù)，從而創(chuàng)造其自身所應(yīng)當(dāng)具有的國(guó)有經(jīng)濟(jì)價(jià)值;另一方面，企業(yè)的特殊性質(zhì)決定了企業(yè)必須在政府的領(lǐng)導(dǎo)下為維護(hù)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序、提高國(guó)民生活水平、穩(wěn)定社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境做出貢獻(xiàn)。通過(guò)論述，我們可以明確企業(yè)所具有的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，而正是由于企業(yè)所具有的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，才決定了企業(yè)必須進(jìn)行行政管理的改革，從而不斷改進(jìn)企業(yè)行政管理中的各方面不足，提升企業(yè)行政管理的效率，這對(duì)于提升企業(yè)在國(guó)有經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的貢獻(xiàn)、推動(dòng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展、提高國(guó)民經(jīng)濟(jì)質(zhì)量和水平都有著重要意義。因此，企業(yè)的行政管理改革勢(shì)在必行。

二、企業(yè)行政事務(wù)管理現(xiàn)狀

（一）企業(yè)行政管理效率不高

目前企業(yè)都是在一些能源、金融或者工程領(lǐng)域，這樣的企業(yè)規(guī)模都比較龐大。有些企業(yè)的分支機(jī)構(gòu)遍布全球，形成一個(gè)龐大而復(fù)雜的生產(chǎn)和銷售網(wǎng)絡(luò)。這樣的企業(yè)也就需要一個(gè)十分龐大的行政管理機(jī)構(gòu)，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)容的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。由于行政管理機(jī)構(gòu)的龐大，機(jī)構(gòu)內(nèi)的部門(mén)也比較復(fù)雜，因此而造成行政管理的效率不高，人員機(jī)構(gòu)臃腫的現(xiàn)象。企業(yè)的行政管理效率不高，直接導(dǎo)致了企業(yè)管理者行使職權(quán)時(shí)無(wú)法有效地傳達(dá)到每個(gè)部門(mén)、每個(gè)人員。同時(shí)，基層員工的基礎(chǔ)訴求也不會(huì)及時(shí)有效地得到解決。企業(yè)的管理層和最基層的職工之間的信息不流暢，對(duì)于企業(yè)的管理者來(lái)說(shuō)，無(wú)法準(zhǔn)確地了解自身企業(yè)存在的問(wèn)題，同時(shí)在掌握市場(chǎng)變化時(shí)無(wú)法及時(shí)地轉(zhuǎn)變管理思路，造成了企業(yè)內(nèi)部的溝通受阻，影響日常決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。另一方面，企業(yè)的基層職員的基本權(quán)利得不到有效的保障，很容易對(duì)企業(yè)喪失信心，嚴(yán)重的會(huì)造成人才資源的流失，同時(shí)也會(huì)影響企業(yè)在行業(yè)中的聲譽(yù)。

（二）管理制度不夠完善

就目前而言，導(dǎo)致我國(guó)辦公室行政事務(wù)管理工作質(zhì)量與效率不佳的主要因素，是其自身的管理制度不夠完善。在新時(shí)代背景下，我國(guó)部分政府機(jī)構(gòu)的發(fā)展與運(yùn)行出現(xiàn)了一些問(wèn)題，比如，在工作過(guò)程中秩序混亂、各個(gè)部門(mén)崗位職責(zé)劃分不清等現(xiàn)象的出現(xiàn)，都是由于管理制度不夠完善所導(dǎo)致。同時(shí)由于管理制度的缺失，使得相關(guān)工作人員在工作過(guò)程中，出現(xiàn)自由散漫的工作心態(tài)，從而嚴(yán)重影響了辦公室行政事務(wù)管理的正常運(yùn)行與開(kāi)展，進(jìn)而使得行政事務(wù)管理工作的效率與質(zhì)量無(wú)法得到有效提升。

（三）管理人員素質(zhì)不足

行政管理工作人員對(duì)于自身定位不準(zhǔn)，服務(wù)意識(shí)不夠，工作方法簡(jiǎn)單而缺乏科學(xué)合理性，大局意識(shí)欠缺，故步自封，不能吸收相關(guān)的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，用以往習(xí)慣的方法開(kāi)展相關(guān)工作，沒(méi)有盡到行政管理工作人員應(yīng)有的責(zé)任，部分行政管理人員沒(méi)有在如何協(xié)調(diào)企業(yè)各部門(mén)之間的配合、疏通對(duì)外聯(lián)系渠道等方面工作上下足功夫。

三、企業(yè)行政事務(wù)管理的改革策略

（一）調(diào)整行政管理機(jī)構(gòu)并提高工作效率

企業(yè)的行政管理機(jī)構(gòu)復(fù)雜，人員眾多，如果要從根本上解決工作效率問(wèn)題，就要建立科學(xué)完善的行政管理機(jī)構(gòu)，調(diào)整部門(mén)之間的協(xié)作關(guān)系。首先，要加強(qiáng)對(duì)市場(chǎng)部門(mén)的建設(shè)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)掌握了市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)，就相當(dāng)于掌握了最佳的商機(jī)，市場(chǎng)的第一手消息是企業(yè)實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)的根本因素，因此，要通過(guò)專業(yè)的人員組建對(duì)應(yīng)的市場(chǎng)部門(mén)，主動(dòng)去市場(chǎng)中尋找商機(jī)。另外，還要正確處理與政府主管部門(mén)的關(guān)系，積極在企業(yè)內(nèi)部推進(jìn)相關(guān)的政策，配合政府發(fā)揮出企業(yè)的宏觀調(diào)控的作用。其次，對(duì)于行政管理的其他部門(mén)，要進(jìn)行完善的調(diào)整，使各個(gè)部門(mén)之間的工作有序銜接，杜絕推諉扯皮的現(xiàn)象。完善的行政管理機(jī)構(gòu)，可以使企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)化的運(yùn)轉(zhuǎn)，市場(chǎng)和企業(yè)內(nèi)部的信息通暢、準(zhǔn)確，同時(shí)，也有助于企業(yè)建立中短期的計(jì)劃，提高企業(yè)決策的科學(xué)性，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的整體效益。

（二）完善行政事務(wù)管理相關(guān)制度

無(wú)論是政府還是企業(yè)管理過(guò)程中，制度始終是提升行政事務(wù)管理工作質(zhì)量與效率的重要工作內(nèi)容。因此，為了有效保證行政事務(wù)管理工作的質(zhì)量與效率，通過(guò)積極合理的手段在辦公室行政事務(wù)管理的過(guò)程中構(gòu)建完善的規(guī)章制度，就顯得十分必要。同時(shí)，在構(gòu)建規(guī)章制度時(shí)，要根據(jù)行政事務(wù)管理工作的實(shí)際情況，制定符合政府或者企業(yè)自身發(fā)展?fàn)顩r的規(guī)章制度。然后還要在制度中將行政事務(wù)管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任進(jìn)行明確劃分，通過(guò)將責(zé)任落實(shí)到部門(mén)、落實(shí)到個(gè)人，從而更好地將部門(mén)與個(gè)人在行政事務(wù)管理過(guò)程中的責(zé)任與權(quán)力進(jìn)行明確。最后要針對(duì)目前各部門(mén)所存在的問(wèn)題進(jìn)行全面系統(tǒng)考慮，從而有針對(duì)性地制定行政事務(wù)管理制度。要做到既明確行政事務(wù)管理人員工作責(zé)任與權(quán)力，又要維護(hù)相關(guān)管理人員所具有的合法權(quán)益，并與行政事務(wù)管理工作人員的實(shí)際工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，更好地促進(jìn)行政事務(wù)管理制度的構(gòu)建與完善，提升辦公室行政事務(wù)管理質(zhì)量與效率。

（三）提高管理工作人員素質(zhì)

行政管理人員素質(zhì)高低直接影響企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，因此要高度重視企業(yè)行政管理工作人員隊(duì)伍的建設(shè)，通過(guò)開(kāi)展各種交流培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有行政管理人員的培訓(xùn)，增加兄弟企業(yè)之間的人才交流學(xué)習(xí)，加快高素質(zhì)行政管理人才的引進(jìn)，使行政管理人員學(xué)習(xí)掌握適宜企業(yè)發(fā)展的新知識(shí)、新思想，快速增強(qiáng)企業(yè)行政管理人員綜合素質(zhì)。

（四）確保行政事務(wù)管理定位的精準(zhǔn)性

在行政事務(wù)管理工作中，會(huì)出現(xiàn)對(duì)相關(guān)工作沒(méi)有全局的把握，從而出現(xiàn)定位不準(zhǔn)確的問(wèn)題，導(dǎo)致行政管理人員的工作內(nèi)容雜亂無(wú)章，對(duì)自身的職責(zé)沒(méi)有清晰的概念，辦公效率低下，這就影響了行政管理工作的順利開(kāi)展，難以滿足當(dāng)下社會(huì)對(duì)行政事務(wù)管理工作的要求。所以行政管理人員要時(shí)刻謹(jǐn)記自身的工作責(zé)任，建立積極的思想體系，將原本松懈和不思進(jìn)取的工作態(tài)度轉(zhuǎn)變，充分做好自己工作的基礎(chǔ)部分，認(rèn)真分析工作中每個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的相關(guān)問(wèn)題，基于實(shí)際情況出發(fā)，進(jìn)行可行的重改。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，加強(qiáng)對(duì)行政事務(wù)管理工作的重視程度與實(shí)施力度，對(duì)保障政府或者企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展與正常運(yùn)行有著重要促進(jìn)作用與現(xiàn)實(shí)意義。而且隨著中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代，行政事務(wù)管理工作所面臨的挑戰(zhàn)與困難也日益增多。因此，有效構(gòu)建完善的行政事務(wù)管理制度，提升相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)信息化技術(shù)在行政事務(wù)管理工作中的應(yīng)用，明確其自身定位，可以在滿足社會(huì)新的需求的同時(shí)，不斷推動(dòng)政府或者企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展與穩(wěn)定運(yùn)行

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