新形勢下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化分析

萬敏

摘要：檔案管理是人事合理調(diào)動的基礎(chǔ)所在，其是機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要組成部分，要實現(xiàn)管理的規(guī)范化與標準化，必須要結(jié)合機關(guān)事業(yè)單位的實際情況，構(gòu)建現(xiàn)代化的管理模式，優(yōu)化檔案管理隊伍，及時解決檔案管理中存在的問題和不足，提高檔案管理質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;主要問題;規(guī)范化

在如今的事業(yè)單位檔案管理工作當中，我們必須要積極推行規(guī)范化建設(shè)，提升檔案管理的規(guī)范化水平，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，從而使檔案管理工作的作用與價值得到更好的發(fā)揮，促進未來的社會治理，推動社會的進一步建設(shè)、發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的必要性

事業(yè)單位主要是指在文化、科技、教育以及醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域，為群眾提供服務(wù)的組織，其在社會的建設(shè)、發(fā)展與治理中，占據(jù)著不可或缺的地位。事業(yè)單位的檔案管理，則主要是指事業(yè)單位圍繞自身的職能履行情況、行政管理情況、人事管理情況等，進行信息收集、整理、編撰、保管與挖掘、利用。在事業(yè)單位的所有工作任務(wù)體系當中，檔案管理是非常重要的一項內(nèi)容，其雖然沒有直接參與服務(wù)群眾、社會治理的職能履行，但是卻詳細記錄了事業(yè)單位的職能履行情況、群眾服務(wù)情況、社會建設(shè)情況，能夠為未來社會治理的不斷改進、完善提供依據(jù)。

二、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理人員缺乏相應(yīng)的工作認知

事業(yè)單位檔案管理工作雖然有所發(fā)展，但在很長的時間里，檔案管理工作都得不到足夠的重視。以往工作中，為了推動事業(yè)單位的整體發(fā)展，通常會選擇將主要精力集中在單位的各項業(yè)務(wù)上，檔案管理僅僅是這些業(yè)務(wù)的附屬品，并沒有投入太多人力、物力和財力。這一狀況使得很多檔案管理人員缺乏相應(yīng)的工作認知，保持著傳統(tǒng)的檔案管理思維，習慣于傳統(tǒng)的檔案管理模式，對《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)沒有形成準確的認識。由于領(lǐng)導對這一工作缺乏重視，以至于許多檔案管理人員產(chǎn)生了這項工作可有可無的想法，工作積極性低。

（二）檔案管理模式與管理機制過于傳統(tǒng)

對當前事業(yè)單位而言，檔案管理已經(jīng)屬于非常重要的工作內(nèi)容，但在基礎(chǔ)的檔案管理模式與機制上，很多都保持著傳統(tǒng)的內(nèi)容。如在一些日常人事、業(yè)務(wù)的檔案信息處理上，依舊會選擇傳統(tǒng)的登記造冊。這一處理方法雖然也能夠完成基礎(chǔ)的檔案管理工作，但與當前檔案管理的標準化、規(guī)范化理念出現(xiàn)了很多沖突，而且整體的效率非常低，無法滿足檔案利用需求。同時，許多事業(yè)單位雖然已經(jīng)設(shè)立了獨立的檔案管理部門，對它的職能特征并不明確，許多時候都會出現(xiàn)與其他部門的工作混合的狀況，相應(yīng)的檔案信息管理也缺乏科學完善的監(jiān)督管理機制，在管理的各項標準和質(zhì)量要求上都容易出現(xiàn)問題。

（三）檔案管理設(shè)備過于陳舊

由于檔案管理在很長時間里都沒有得到相應(yīng)的重視，因而無論是基礎(chǔ)的設(shè)施，還是相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備，都很難得到足夠的經(jīng)費支持。設(shè)備維護的次數(shù)也非常少，許多設(shè)備因缺乏有效的維護，嚴重損壞，不能使用。此外，一些事業(yè)單位的檔案管理設(shè)備配置不齊全，僅僅能夠完成基礎(chǔ)的檔案歸檔，給新時期其他檔案管理工作的開展形成了不小的阻礙。對于新時期的檔案管理工作而言，各項儀器設(shè)備屬于必備的工作條件，如若得不到及時的更新，必然會影響工作效率。

三、實現(xiàn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化發(fā)展的有效途徑

（一）構(gòu)建完善的檔案管理體系，明確管理職責

在信息化時代，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化與標準化，首先，需要構(gòu)建完善的現(xiàn)代化檔案管理體系，明確負責檔案管理工作人員的職責。在具體工作中，要保證各項檔案管理工作都是嚴格地按照單位所建立的制度體系實施的，降低違法違規(guī)管理檔案現(xiàn)象發(fā)生的概率。其次，針對不同類型的檔案需做好分級、分類管理，這樣在后期的檔案調(diào)用過程中，也能夠快速的對應(yīng)查找到所需要的檔案。在機關(guān)事業(yè)單位日常管理工作中，還應(yīng)當將檔案管理劃分為一項重要的管理工作內(nèi)容，結(jié)合單位發(fā)展的實際情況，制定詳細的管理工作計劃，成為專業(yè)化的小組管理團隊，依照檔案類型、重要程度等，有針對性地推進各項檔案管理事宜，逐步推動檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。

（二）落實檔案管理方式的改革升級

在新形勢下，為了更好地解決檔案管理工作中存在的缺點和不足，我國政府部門經(jīng)常會對各地機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理數(shù)據(jù)及其他各項信息不定期地進行治理和調(diào)查，在這樣的背景下，如果依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，可能會增加管理人員的工作量和壓力。因此，做好檔案管理方式的改革升級就顯得極為重要了，在改革升級檔案管理方式，重點在于借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，構(gòu)建檔案管理信息共享平臺，借助該平臺實現(xiàn)對檔案分門別類的管理，這樣即便是上級政府部門要臨時檢查機關(guān)事業(yè)單位檔案管理情況和效果，也能夠快速地從電腦上調(diào)用這些檔案，減輕工作人員的壓力和工作量，提高管理效率。同時，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理還可以實現(xiàn)管理的多樣化，如其可以將文字、圖片、影像等集中到一起實施檔案管理，豐富了檔案的內(nèi)容，使得檔案信息內(nèi)容更加的豐富翔實。當然，要落實機關(guān)事業(yè)單位檔案管理方式的改革升級，還需要有充足的設(shè)備作為保障，做好檔案管理設(shè)備維護工作，如使用各類信息設(shè)備時要避免計算機被病毒入侵，及時地查殺病毒，做好重要檔案文件的備份工作，妥善保管重要檔案，保證檔案管理的安全性，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標準化。

（三）做好檔案案卷的精細化管理

對于機關(guān)事業(yè)單位來說，部分單位的成立時間比較久，因此，經(jīng)常會有一些陳舊、沒有使用價值的檔案，如部分早期紙質(zhì)檔案的制作比較粗糙、簡陋，在當前要做好這些檔案的管理與整理工作，難度之大可想而知。因此，在當前的機關(guān)事業(yè)單位中要實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標準化，還需做好檔案管理的精細化管理，針對一些制作簡單、缺乏價值的檔案可以及時地將其剔除，避免大量資源被占用。而針對一些有價值的紙質(zhì)檔案，則需要及時的實現(xiàn)檔案的電子化管理，保證單位檔案的全面性，不斷對檔案信息管理系統(tǒng)進行完善和補充。

四、結(jié)束語

綜上所述，針對現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作過程中存在的檔案管理模式與實際發(fā)展不行適應(yīng)、相關(guān)管理制度不健全以及工作人員的意識觀念傳統(tǒng)等問題，通過完善管理模式改進工作方式，加強員工的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)，從而實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化管理。

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