基于內(nèi)部控制的高校合同管理優(yōu)化對(duì)策探討

摘要：經(jīng)濟(jì)合同規(guī)范管理是高校規(guī)范管理、依法治校的重要內(nèi)容，在高校內(nèi)部控制建設(shè)中重要性凸顯。本文基于內(nèi)部控制視角，歸納合同管理在準(zhǔn)備、訂立、執(zhí)行、后續(xù)等階段的存在問(wèn)題，探討在合同管理意識(shí)、合同控制、履行監(jiān)督、信息系統(tǒng)等管理方面的一系列優(yōu)化措施對(duì)策。從而有利于高校防范合同風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)教學(xué)、科研等各項(xiàng)事業(yè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校;內(nèi)部控制;合同管理

一、引言

高校作為公益性事業(yè)單位，為更好地履行教學(xué)、科研和社會(huì)服務(wù)等職能，需要廣泛參與社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，高校的重要經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、業(yè)務(wù)往來(lái)包括政府采購(gòu)、工程建設(shè)、合作辦學(xué)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、大型學(xué)術(shù)會(huì)議、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等，高校參與各類(lèi)活動(dòng)都會(huì)涉及合同，合同是高校各類(lèi)活動(dòng)中明確雙方權(quán)利義務(wù)的主要載體。隨著高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的拓展，合同管理也成為高校管理的重要內(nèi)容，加強(qiáng)高校經(jīng)濟(jì)合同管理變得尤為迫切和必要，需要從內(nèi)控的角度來(lái)規(guī)范合同管理，防范風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)學(xué)校經(jīng)濟(jì)權(quán)益，保障學(xué)校教學(xué)科研事業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展。

二、高校合同管理存在的問(wèn)題

目前高校在制訂制度、執(zhí)行和監(jiān)督管理等方面規(guī)范了合同管理，但在實(shí)際工作中尚存信息共享不足、進(jìn)度控制困難、執(zhí)行缺乏監(jiān)督、登記管理缺失等問(wèn)題，隨著高校日益發(fā)展壯大，合同的數(shù)量、類(lèi)別日益增多，使得合同管理和風(fēng)險(xiǎn)控制難度加大，僅靠以往人工管理的方式難以有效滿足高校合同管理需求。在不同合同管理階段存在以下一些具體問(wèn)題。

（一）合同準(zhǔn)備階段

首先，未充分了解擬簽約對(duì)方的主體資格、資質(zhì)信用、生產(chǎn)能力等狀況，未充分掌握擬簽約對(duì)方的經(jīng)營(yíng)范圍、履約能力等，將資質(zhì)或能力不符的主體確定為準(zhǔn)合同對(duì)象。

其次，未明確合同訂立的范圍和條件，對(duì)應(yīng)當(dāng)訂立合同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)未訂立合同，或違規(guī)簽訂擔(dān)保等合同，導(dǎo)致高校經(jīng)濟(jì)利益受損。

最后，合同談判前準(zhǔn)備不充分，談判人員勝任能力不夠，做出不當(dāng)讓步或泄露談判策略，導(dǎo)致學(xué)校在談判中處于不利地位。

（二）合同訂立階段

首先，未統(tǒng)一規(guī)范合同范本的制定、更新、使用等管理?？赡苁沟貌糠趾贤谋緝?nèi)容缺乏完整性，條款缺乏合法性或存在欺詐，缺項(xiàng)漏項(xiàng)，對(duì)關(guān)鍵條款不做規(guī)定或約定簡(jiǎn)單，加大了合同審核難度，降低審核工作效率，增加了后續(xù)合同簽訂、合同履行的難度。

其次，人為拆分重大金額合同，故意規(guī)避合同管理的相關(guān)規(guī)定。

再次，合同審核人員能力欠缺，不能準(zhǔn)確識(shí)別合同文本的不當(dāng)內(nèi)容和條款，使得合同存在風(fēng)險(xiǎn)隱患。

最后，未經(jīng)授權(quán)或超越權(quán)限簽署合同，容易誘發(fā)舞弊行為。

（三）合同執(zhí)行階段

首先，合同歸口管理部門(mén)管理職責(zé)有待進(jìn)一步明確。校長(zhǎng)辦公室作為高校合同的歸口管理部門(mén)，在實(shí)際業(yè)務(wù)中，僅參與合同形式審核、登記備案及合同專(zhuān)用章及學(xué)校公章的審核與用印工作，尚未實(shí)現(xiàn)對(duì)合同實(shí)施統(tǒng)一指導(dǎo)及全過(guò)程監(jiān)督管理，合同管理職能分散至各合同執(zhí)行部門(mén)，不利于合同傳遞、登記、統(tǒng)計(jì)分析以及合同風(fēng)險(xiǎn)的總體把控。

其次，合同執(zhí)行部門(mén)合同管理范圍有待明確。合同執(zhí)行部門(mén)只片面重視合同簽訂審批管理，而疏于對(duì)合同履約的監(jiān)督監(jiān)控，可能會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的合同糾紛隱患，導(dǎo)致高校的合法權(quán)益得不到保護(hù)。

第三，合同履行過(guò)程中，合同執(zhí)行部門(mén)未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告對(duì)方有顯失公平等欺詐行為，或市場(chǎng)變化等的客觀因素，未能立即采取相應(yīng)措施將合同損失降到最低。

第四，未建立有效合同糾紛處理機(jī)制，可能導(dǎo)致糾紛發(fā)生時(shí)高校的合法權(quán)益得不到保護(hù)，造成經(jīng)濟(jì)損失。

最后，未建立合同管理信息系統(tǒng)，使得高校合同監(jiān)督執(zhí)行較為困難，難以動(dòng)態(tài)準(zhǔn)確地掌握合同管理的簽訂、執(zhí)行及付款情況，對(duì)于合同違約、合同欺詐等行為只能進(jìn)行事后管理，無(wú)法事前控制。

（四）合同后續(xù)階段

首先，未建立合同管理臺(tái)賬，未定期對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)和歸檔，沒(méi)有記錄合同簽訂、履行、付款等狀態(tài)，無(wú)法及時(shí)掌握和了解合同履約情況。

其次，未建立合同文本科學(xué)分類(lèi)和統(tǒng)一編號(hào)制度，合同歸口管理部門(mén)及合同執(zhí)行部門(mén)分別對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)，不利于對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一識(shí)別及管理，合同及相關(guān)資料未能及時(shí)歸檔和保管不善，甚至發(fā)生丟失，給高校帶來(lái)潛在的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和法律糾紛隱患。

再次，對(duì)于合同簽訂中的合同保密條款制定尚未明確規(guī)定，可能導(dǎo)致合同保密管理工作無(wú)據(jù)可依，影響合同保密管理的規(guī)范性及有效性。

最后，尚未開(kāi)展合同履行情況后評(píng)估工作，缺乏科學(xué)合理的合同后評(píng)估機(jī)制，可能影響高校合同管理工作的持續(xù)優(yōu)化，存在合同風(fēng)險(xiǎn)隱患。

三、高校合同管理的優(yōu)化對(duì)策

（一）強(qiáng)化合同管理的法律、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

首先，積極開(kāi)展經(jīng)濟(jì)合同法和相關(guān)法律知識(shí)的教育培訓(xùn)，提高合同管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和責(zé)任意識(shí)，進(jìn)行合同調(diào)查時(shí)能做出恰當(dāng)?shù)呐袛?，確保簽約對(duì)方具備合同履約能力。

其次，明確合同訂立的范圍和條件，嚴(yán)禁簽訂擔(dān)保、借貸和投資合同。

最后，明確合同訂立原則，組織有談判經(jīng)驗(yàn)豐富的專(zhuān)業(yè)人員參與合同談判，影響重大、涉及專(zhuān)業(yè)技術(shù)的合同，應(yīng)組織相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c談判，決策記錄妥善保管。

（二）嚴(yán)格合同控制，建立合同范本庫(kù)

首先，建立較為完備的合同范本庫(kù)，進(jìn)一步將風(fēng)險(xiǎn)管控工作前移，以加強(qiáng)合同范本管理工作，提升合同審核效率，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。例如：對(duì)于經(jīng)常發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，如建設(shè)工程總包合同、儀器設(shè)備采購(gòu)合同、科技項(xiàng)目合同等，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及高校的實(shí)際管理要求，制定相應(yīng)的分類(lèi)合同范本。

其次，嚴(yán)格合同控制，防止化整為零等方式故意規(guī)避招標(biāo)的做法。

再次，提高審核人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，制定審核流程，明確審核人員的職責(zé)，建立審核工作底稿，實(shí)施合同責(zé)任追究制度。

最后，強(qiáng)化合同簽署授權(quán)機(jī)制，合同授權(quán)可按一年一授權(quán)辦理。重大合同應(yīng)由高校法定代表人簽署，一般合同由各部門(mén)負(fù)責(zé)人代表高校簽署。

（三）建立合同履行監(jiān)督制度，加強(qiáng)合同執(zhí)行控制

首先，制定合同履行監(jiān)督制度，增加合同歸口管理部門(mén)的統(tǒng)一指導(dǎo)及全過(guò)程監(jiān)督管理職能，使其對(duì)合同履行進(jìn)度、付款、變更、解除等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效監(jiān)督，對(duì)合同執(zhí)行情況開(kāi)展評(píng)價(jià)。

其次，明確合同執(zhí)行部門(mén)的合同管理范圍，具體包括合同的前期指導(dǎo)、論證、內(nèi)容的全面審查及履行過(guò)程的監(jiān)督檢查等，不定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，主要關(guān)注是否按照合同規(guī)定執(zhí)行以及合同執(zhí)行進(jìn)度，必要時(shí)出具整改意見(jiàn);在合同履行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)可能導(dǎo)致高校經(jīng)濟(jì)利益受損的情況，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取相應(yīng)有效措施，辦理合同補(bǔ)充、變更或解除事宜，將損失降至最小。

再次，應(yīng)建立合同糾紛處理的有效機(jī)制，規(guī)范糾紛處理程序。糾紛發(fā)生時(shí)，及時(shí)采取有效措施積極協(xié)商解決，并按合同約定追究違約方的責(zé)任。

最后，建立合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同全過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理，促進(jìn)合同數(shù)據(jù)在合同管理部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)的信息共享;同時(shí)，合同管理信息化可提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度，使得相關(guān)部門(mén)能夠精確掌握合同付款情況，降低了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，從整體上使得高校合同管理工作質(zhì)量和效率取得突破性進(jìn)展與實(shí)質(zhì)性的提升。

（四）運(yùn)用信息化手段，完善合同管理

首先，合同歸口管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)合同登記管理，建立統(tǒng)一的合同管理臺(tái)賬。歸口管理部門(mén)建立總的合同臺(tái)賬，執(zhí)行部門(mén)負(fù)責(zé)建立分賬，以實(shí)現(xiàn)校內(nèi)合同信息共享。合同總臺(tái)賬是全校合同簽訂、履行情況一覽表，以便高校全面掌握校內(nèi)合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)妥善處理。同時(shí)，充分利用信息化手段，對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)和歸檔，詳細(xì)記錄合同的訂立、履行和變更情況，實(shí)現(xiàn)合同的全過(guò)程精細(xì)化管理。

其次，制定統(tǒng)一合同編號(hào)規(guī)則。合同歸口管理部門(mén)應(yīng)制定合同編號(hào)的指導(dǎo)性文件，規(guī)范合同科學(xué)分類(lèi)和統(tǒng)一編號(hào)規(guī)則，以加強(qiáng)合同的標(biāo)準(zhǔn)化管理，所有的已簽訂合同都應(yīng)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)并連續(xù)編號(hào)，未經(jīng)合同歸口管理部門(mén)統(tǒng)一編號(hào)的合同，印章管理部門(mén)不得用印。再次，增加合同保密管理相關(guān)規(guī)定，對(duì)合同模板中保密條款進(jìn)行重新審核，保證涉密合同的信息安全管理合規(guī)性及有效性，降低合同涉密信息外泄風(fēng)險(xiǎn)。

最后，建立合同后評(píng)估制度，合同歸口管理部門(mén)應(yīng)每年年底組織各執(zhí)行部門(mén)對(duì)學(xué)校全年合同簽訂的數(shù)量、金額、類(lèi)型、合同審查周期、合同履行進(jìn)度等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，對(duì)合同管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)分析，形成評(píng)價(jià)報(bào)告，提交至高校領(lǐng)導(dǎo)閱示。對(duì)評(píng)價(jià)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，合同歸口管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)執(zhí)行部門(mén)及時(shí)加以改進(jìn)，并監(jiān)督、跟蹤整改效果。

（五）建立合同管理信息系統(tǒng)，優(yōu)化合同管理

建立合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)合同管理模塊的對(duì)接，優(yōu)化合同管理工作，合同信息管理系統(tǒng)可包括合同錄入、合同查詢(xún)、合同跟蹤、數(shù)據(jù)輸出等功能模塊。

首先，推進(jìn)合同信息管理，建立合同分類(lèi)管理，為合同范本的管理提供基礎(chǔ)的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)高校各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)能夠及時(shí)快速定位其適用的合同類(lèi)型。

其次，推進(jìn)合同信息管理，建立合同范本庫(kù)，健全合同范本的新建、審核、發(fā)布、查看等機(jī)制，實(shí)現(xiàn)減少合同起草與審核過(guò)程的流程冗余與未來(lái)可能存在的合同糾紛。

第三，推進(jìn)合同信息管理，實(shí)現(xiàn)合同定稿打印并生成二維碼防偽標(biāo)識(shí)功能，規(guī)避合同簽訂過(guò)程中的合同篡改風(fēng)險(xiǎn)和歸口管理風(fēng)險(xiǎn)。

第四，推進(jìn)合同信息管理，合同簽訂后，依據(jù)合同編號(hào)，登記合同信息，合同管理部門(mén)人員之間實(shí)現(xiàn)合同信息的共享與傳遞，也為合同的履行監(jiān)督提供工具。

第五，推進(jìn)合同信息管理，建立合同履行功能，可以及時(shí)更新合同履行進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同履行的過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控與評(píng)價(jià)。

第六，推進(jìn)合同信息管理，建立合同檔案功能，可隨時(shí)查看合同臺(tái)賬，對(duì)合同收付款狀況進(jìn)行靈活、整體把控，為管理合同、輔助分析決策提供強(qiáng)大的技術(shù)支撐。

最后，通過(guò)合同信息管理的精細(xì)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校合同“統(tǒng)一授權(quán)，歸口管理，分工負(fù)責(zé)”的規(guī)范化合同管理體系，通過(guò)明確工作程序和管理權(quán)限，結(jié)合目前采用的OA信息化工具，逐步實(shí)現(xiàn)合同的全壽命周期管理，提高合同管理的效率與效果。

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作者簡(jiǎn)介：

陳詩(shī)嵐，廣東海洋大學(xué)。