電力工程資料管理過程研究

張科　胡耀龍

摘要：近年來，在社會(huì)進(jìn)步過程中，電力工程資料是做好電力工程項(xiàng)目的一個(gè)重要部分，能真實(shí)地記錄電力工程項(xiàng)目的開展情況。在進(jìn)行電力工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)、建設(shè)、驗(yàn)收過程中涉及的各種表格的填寫，只有在正確的階段，填寫正確的表格，整個(gè)工程才能正確有序地開展。電力工程資料管理涉及四個(gè)階段和內(nèi)容，本文將對每個(gè)階段涉及的表格及填寫需要進(jìn)行分類和功能描述。

關(guān)鍵詞：電力工程;資料管理;過程研究

隨著電力體制改革的深入，使得其對電力工程檔案信息管理要求明顯提高。而電力工程檔案作為工程項(xiàng)目必不可少的組成部分，不僅涉及到企業(yè)在發(fā)展過程中所獲得的工程建設(shè)成果，還全面記錄企業(yè)發(fā)展的整個(gè)過程。因而，企業(yè)有必要加強(qiáng)對工程檔案資料的管理。以此能夠更好地保障經(jīng)濟(jì)效益和工程建設(shè)質(zhì)量。

一、電力工程檔案資料管理過程中存在的問題

電力工程檔案資料管理工作過程中主要存在著以下幾個(gè)方面的問題：（1）檔案資料歸檔不及時(shí)。在實(shí)際項(xiàng)目建設(shè)過程中，檔案人員沒有及時(shí)地對檔案資料進(jìn)行歸檔，這促使工程檔案管理工作不能有效地開展。同時(shí)，電力工程所涉及到的資料比較多，很多問題的疏忽都會(huì)促使檔案資料丟失。尤其是一些有關(guān)于電力工程細(xì)節(jié)性的資料，更加容易丟失。（2）歸檔信息與實(shí)際不符。由于設(shè)計(jì)單位對設(shè)備產(chǎn)品的信息不夠了解，或者廠家沒有提供系統(tǒng)性的資料，這也會(huì)影響檔案資料記錄的正確性。（3）忽視電力工程檔案工作的開展。大多數(shù)工程項(xiàng)目建設(shè)單位重視項(xiàng)目工程建設(shè)，忽視了對檔案資料的管理。甚至?xí)J(rèn)為檔案主管部門進(jìn)行檔案資料搜集與管理工作即可，這種認(rèn)識(shí)不到位的情況直接導(dǎo)致工程檔案資料管理工作難以開展。（4）檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不高。就目前而言，大多數(shù)電力工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力參差不齊，不能開展熟練地檔案管理工作。

二、電力工程資料管理過程優(yōu)化

（一）建設(shè)實(shí)施階段

本階段包括工程的安全管理、質(zhì)量管理、項(xiàng)目管理、進(jìn)度管理、造價(jià)管理、技術(shù)管理。工程分包發(fā)包前填寫項(xiàng)目施工分包預(yù)審表、工程開工前或施工過程中監(jiān)理項(xiàng)目部組織參建各方進(jìn)行安全交底時(shí)可使用通用交底記錄表進(jìn)行記錄。承包單位在工程開工前還應(yīng)填寫試驗(yàn)/供貨單位資質(zhì)報(bào)審表讓業(yè)主項(xiàng)目部對試驗(yàn)/供貨單位資質(zhì)進(jìn)行審查、建設(shè)過程中通過監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理工程師通知單、工程聯(lián)系單與其他單位就工程問題及時(shí)匯報(bào)與溝通、可用通用報(bào)審表報(bào)審專門報(bào)審表中未包含的其他工作報(bào)審。工程進(jìn)行中按要求填寫月度工作計(jì)劃及跟蹤表、進(jìn)度計(jì)劃/進(jìn)度調(diào)整上報(bào)表、工程進(jìn)度/物資到貨管控表、進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表進(jìn)行進(jìn)度管控。若出現(xiàn)質(zhì)量問題、安全隱患或緊急事件總監(jiān)理工程師可簽發(fā)工程暫停令，待停工因素消除并具備復(fù)工條件后可填寫工程復(fù)工申請表。工程項(xiàng)目進(jìn)行中按周期開展工地例會(huì)，會(huì)議議題根據(jù)實(shí)際情況確定并填寫工地例會(huì)記錄表、若有三個(gè)及以上施工單位在建設(shè)工地施工、建設(shè)工地施工人員總數(shù)超過100人且項(xiàng)目工期超過180天時(shí)，業(yè)主項(xiàng)目部可填報(bào)成立工程安全生產(chǎn)管理委員會(huì)申請表、業(yè)主項(xiàng)目部安全管理工程師每周現(xiàn)場查驗(yàn)時(shí)應(yīng)填寫工程安全管控表、當(dāng)上級(jí)發(fā)起安全轉(zhuǎn)型工作時(shí)，用安全專項(xiàng)工作落實(shí)記錄表記錄業(yè)主的落實(shí)情況。工程質(zhì)量管控包括電氣安裝、線路施工和土建。業(yè)主項(xiàng)目部質(zhì)量管理工程師每周現(xiàn)場檢驗(yàn)時(shí)填寫工程質(zhì)量管控表。業(yè)主項(xiàng)目部對工程中間（階段）及啟動(dòng)預(yù)驗(yàn)收時(shí)，發(fā)現(xiàn)缺陷應(yīng)填寫工程中間（階段）驗(yàn)收質(zhì)量缺陷監(jiān)控表對缺陷進(jìn)行跟蹤監(jiān)控。監(jiān)理工程師向承包單位提出項(xiàng)目整改時(shí)填寫監(jiān)理工程師通知單，承包單位在期限內(nèi)完成整改并填寫監(jiān)理工程師通知回復(fù)單加以佐證材料報(bào)監(jiān)理項(xiàng)目部審查。

（二）構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)體系

在電力企業(yè)中，檔案資料管理工作作為基礎(chǔ)性的一項(xiàng)工作，不僅能夠保證工程順利進(jìn)行，同時(shí)還在推動(dòng)企業(yè)發(fā)展上具有重要作用。為了能夠進(jìn)一步加強(qiáng)工程竣工文件的管理，確保工程在竣工后能夠完整的將相關(guān)竣工文件進(jìn)行移交和驗(yàn)收。這就需要檔案室嚴(yán)格要求各個(gè)參建單位按照具體的文件規(guī)定對相關(guān)表格進(jìn)行規(guī)范。特別是施工過程中所形成的文件，要加強(qiáng)與各個(gè)單位時(shí)之間的工作聯(lián)系。并對電力工程項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤。在此過程中，相關(guān)工作人員需對各個(gè)單位在工程檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)，如檔案資料收集、整理、歸檔等進(jìn)行全面監(jiān)督和指導(dǎo)。

（三）不斷提升檔案資料管理人員的業(yè)務(wù)能力

檔案資料管理屬于一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，具有較強(qiáng)的專業(yè)性。它除了需要檔案人員完整的文件資料，還需要檔案管理人員能熟練地對文件資料進(jìn)行科學(xué)性的分類與整理。這便提高了對檔案管理人員的工作要求，檔案人員需要詳細(xì)了解并熟悉電力工程建設(shè)與生產(chǎn)相關(guān)的流程，還需要不斷地學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)一些與此相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，提升自身的檔案管理工作能力。其次，檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力會(huì)對檔案管理工作的質(zhì)量造成較大的影響。而電力工程檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平參差不齊，這阻礙了檔案資料管理工作的有效開展?；诖耍瑔挝恍枰M織檔案人員培訓(xùn)，尤其需要提升檔案人員的電腦操作能力，促使其能熟練地應(yīng)用現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)行檔案管理工作。

（四）完善并履行檔案管理規(guī)章制度

電力工程項(xiàng)目公司的管理方針中也需要加入檔案資料管理的內(nèi)容，在工程開始之前，需要結(jié)合電力企業(yè)檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，參照項(xiàng)目管理的相關(guān)文件，編制相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并將檔案法律法規(guī)整理出來。在實(shí)際工作過程中，需要考慮到電力工程項(xiàng)目實(shí)施的情況，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行檔案形成、歸檔以及移交檔案等各個(gè)方面的工作。在制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的過程中，需要將檔案移交的范圍、時(shí)間以及相應(yīng)的內(nèi)容都明確表示出來，在檔案管理時(shí)，按照相應(yīng)要求開展檔案資料管理工作。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案資源管理是電力企業(yè)管理工作中必不可少的環(huán)節(jié)，在推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展上具有重要意義。因而需要企業(yè)對此予以足夠的重視。針對當(dāng)前電力工程檔案資料管理中所存在的問題，必須要結(jié)合實(shí)際情況，采取積極有效的措施。通過本文對現(xiàn)階段電力工程檔案資料管理中存在的問題進(jìn)行深入分析后，企業(yè)在問題解決中需注重多個(gè)方面，即重視電力工程檔案資料的有效管理、提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平、完善檔案管理制度等。通過這些方式，在提高企業(yè)檔案資源質(zhì)量的同時(shí)，還極大地保證電力工程作業(yè)開展的有序性，進(jìn)而滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。電力工程單位需要重視檔案資料管理工作開展，通過建立完善的檔案資料管理體系、完善并履行檔案管理規(guī)章制度、不斷提升檔案資料管理人員的業(yè)務(wù)能力，最終促使電力工程單位檔案資料管理水平提升。

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