人事檔案管理信息化建設(shè)的主要路徑

劉濟(jì)敏

【摘要】隨著科技的發(fā)展、信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，整個(gè)社會(huì)越來(lái)越重視信息資源。信息技術(shù)在人事檔案管理方面的應(yīng)用，從根本上打破了傳統(tǒng)的人事檔案信息管理方式，讓人事檔案信息管理不再?gòu)?fù)雜，更加科學(xué)有序，推進(jìn)了人事信息檔案管理的改革。本文主要針對(duì)人事檔案信息管理特點(diǎn)，闡明信息化建設(shè)的重要性，研究人事檔案管理信息化建設(shè)的主要路徑。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;信息化建設(shè);路徑

當(dāng)今，全球已經(jīng)處于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各個(gè)國(guó)家都在加速實(shí)現(xiàn)信息化，搶占信息資源。信息化社會(huì)的發(fā)展在一定程度上刺激了國(guó)家經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)，信息資源已經(jīng)成為當(dāng)前最重要并且不可或缺的資源。這種資源的價(jià)值在慢慢體現(xiàn)，數(shù)據(jù)信息已經(jīng)滲透到各個(gè)行業(yè)之中，各行各業(yè)已經(jīng)在加速信息化建設(shè)的腳步。行業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)從實(shí)體轉(zhuǎn)到信息層面上，信息的價(jià)值也越來(lái)越受到企業(yè)的關(guān)注。而記錄個(gè)人信息的人事檔案管理也在尋求新的發(fā)展方向，對(duì)人事檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)刻不容緩，所以研究人事檔案管理信息化建設(shè)的路徑是非常有必要的。本文主要闡述了人事檔案管理存在的三個(gè)重要問(wèn)題：一是地方管理的差異問(wèn)題;二是從業(yè)人員素質(zhì)有待提高問(wèn)題;三是檔案利用率低的問(wèn)題。通過(guò)以下幾種方式可逐步實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)：第一種方式是投入資金引進(jìn)信息化的技術(shù)設(shè)備;第二種方式是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息數(shù)據(jù)化;第三種方式是提升檔案信息管理水平;第四種方式是確保信息的安全;第五種方式是加大對(duì)檔案信息管理人員的培訓(xùn)力度。

一、加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

對(duì)于任何一個(gè)國(guó)家來(lái)說(shuō)，人事檔案管理的重要性都是不言而喻的。它是一個(gè)國(guó)家根據(jù)法律法規(guī)所履行的社會(huì)管理職能，對(duì)于社會(huì)人才流動(dòng)情況具有重大意義。我國(guó)公民的人事檔案一般都是由相關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行保管的，如果當(dāng)事人需要可以直接通過(guò)管理部門(mén)調(diào)出。從另一個(gè)層面來(lái)說(shuō)，人事檔案管理不僅是公民個(gè)人信息的保管，同時(shí)也是社會(huì)人力資源的整合。無(wú)論是國(guó)家，還是企業(yè)，最為重要的就是人才，好的人才會(huì)推動(dòng)國(guó)家的發(fā)展，尤其是優(yōu)秀的科研人才，會(huì)促使國(guó)家發(fā)展到另一個(gè)高度上，這也是為什么人事檔案管理如此重要的原因。人事檔案管理可以在一定程度上幫助企業(yè)發(fā)展，幫助企業(yè)引進(jìn)合適的人才，提升企業(yè)的工作效率。目前我國(guó)人事檔案的管理還存在一些問(wèn)題。

二、人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）不同地方的人事檔案管理存在差異。各個(gè)地方都有人事檔案管理單位，當(dāng)?shù)厝说男畔⒁话銜?huì)保存在當(dāng)?shù)?。由于我?guó)各地區(qū)之間存在一定的差異性，不同地區(qū)的人事信息檔案管理方式不同，所以會(huì)出現(xiàn)人事檔案找不到的情況。而且各個(gè)地方還沒(méi)有能夠做到人事信息的互通，導(dǎo)致有一些人事檔案在傳遞過(guò)程中出現(xiàn)磨損，還需要再次核對(duì)完善相關(guān)信息，這大大阻礙了人事檔案管理信息化進(jìn)程。

（二）相關(guān)從業(yè)人員不具備專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。從表面來(lái)看，人事檔案信息管理并不是一個(gè)復(fù)雜的工作，但絕沒(méi)有想象中的那么簡(jiǎn)單，外行人根本不知道如何快速有效地進(jìn)行檔案管理，只有專(zhuān)業(yè)的人才會(huì)容易地做到。由于人事檔案信息管理工作的薪資水平相對(duì)低一些，所以很多人根本不愿意從事這項(xiàng)工作，為了引進(jìn)更多人才，企業(yè)招聘根本就不重視人事檔案管理專(zhuān)業(yè)方面的從業(yè)人員，而更多是有人愿意干就可以，這就導(dǎo)致了人事檔案管理工作不夠?qū)I(yè)，最終帶來(lái)很多后續(xù)問(wèn)題。

（三）人事檔案利用率低。從人事檔案本身層面來(lái)說(shuō)，人事檔案信息并不會(huì)頻繁使用，大多數(shù)時(shí)候處于被動(dòng)使用狀態(tài)。重點(diǎn)是人事檔案信息屬于個(gè)人隱私范疇之內(nèi)的，所以就不太容易進(jìn)行信息挖掘和利用，只是將人事檔案放在相關(guān)部門(mén)進(jìn)行管理即可，一旦用到的時(shí)候，直接去調(diào)出來(lái)即可。因此，檔案的利用率也就越來(lái)越低，長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案也就沒(méi)有什么利用價(jià)值了，這種方式只能導(dǎo)致檔案管理水平逐漸落后，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)更加困難。

三、人事檔案管理信息化建設(shè)的主要路徑

人事檔案管理如果不進(jìn)行改革，那么這些人事信息將會(huì)逐漸沒(méi)有任何用處，這也是為什么要進(jìn)行信息化建設(shè)的理由。如今，人事檔案管理應(yīng)該朝向信息化方向發(fā)展，在人事檔案管理信息化進(jìn)程中，應(yīng)該多多探索人事檔案信息的特點(diǎn)，有什么信息是值得反復(fù)利用的，有哪些信息是不常用的，不常用的信息如何進(jìn)行管理，常用的信息應(yīng)該怎樣管理，抓住重點(diǎn)內(nèi)容，推進(jìn)人事檔案管理的信息化建設(shè)。

（一）加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備。人事檔案管理的信息化建設(shè)并不容易，不僅需要大量的資金，還需要完善的技術(shù)支持，二者缺一不可。人事檔案管理部門(mén)需要想各種方式擴(kuò)充資金，或者和企業(yè)進(jìn)行合作，讓企業(yè)提供一定的資金支持，通過(guò)各種渠道募集資金也可以。凡是能夠用到人事檔案信息的企業(yè)都可以進(jìn)行交談，說(shuō)服企業(yè)注入資金用于信息化建設(shè)。在資金籌集完成之后，準(zhǔn)確計(jì)算人事檔案信息建設(shè)所需要的花費(fèi)，將所有準(zhǔn)備工作做好，建設(shè)信息化辦公場(chǎng)地，然后安裝專(zhuān)業(yè)的信息技術(shù)設(shè)備，營(yíng)造一個(gè)良好的信息化工作氛圍。除此之外，人事檔案管理部門(mén)還要注意信息化設(shè)備的更新、人事檔案的備份以及如何優(yōu)化人事檔案信息，盡可能建立一個(gè)比較完善的信息管理系統(tǒng)。

（二）將人事檔案信息資源數(shù)據(jù)化。傳統(tǒng)的人事檔案信息管理工作步驟比較多一些，一般情況下，人事檔案信息都是使用紙質(zhì)材料所記錄的，但也有一些人事檔案是利用電子文檔進(jìn)行保存的。人事檔案管理的信息化主要是將以往的信息資源進(jìn)行整合，保障人事信息的完整，避免紙質(zhì)破損、信息丟失的情況發(fā)生。在人事檔案信息整合完成之后，挖掘出更加精準(zhǔn)的信息，利用計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)將信息錄入，規(guī)范存儲(chǔ)方式，將一些比較難處理的信息內(nèi)容進(jìn)行轉(zhuǎn)化。比如大量的文字可以轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)，有些圖片內(nèi)容同樣可以轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)，最終將人事檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理，為信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）提升信息化檔案管理系統(tǒng)水平。對(duì)于信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，最重要的是信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，當(dāng)然人事檔案管理同樣需要建立一個(gè)自己的信息系統(tǒng)。建立信息化管理系統(tǒng)主要有以下兩大優(yōu)勢(shì)：第一大優(yōu)勢(shì)是幫助人們迅速準(zhǔn)確查找到相關(guān)信息;第二大優(yōu)點(diǎn)是信息不會(huì)雜亂，可以將新加入的信息快速整合到一起。建設(shè)信息化管理系統(tǒng)需要將一些基礎(chǔ)性配置準(zhǔn)備好，其中包含信息化硬件設(shè)施，還有相關(guān)的軟件設(shè)施，讓操作方式更加簡(jiǎn)單，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息電子化。將人事檔案按照不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)，類(lèi)似信息實(shí)現(xiàn)模式整合，極大提升了工作人員的工作效率，既節(jié)省了人力資源，又避免了人工整理可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤。針對(duì)那些紙質(zhì)版的人事檔案，要盡快錄入到計(jì)算機(jī)中，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子文件進(jìn)行儲(chǔ)存，通過(guò)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)以下功能，如信息的儲(chǔ)存功能、信息的調(diào)取功能、信息的查閱功能等。需要強(qiáng)調(diào)的是，當(dāng)今時(shí)代，紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存絕不是唯一的方式，盡量降低人力資源的消耗，對(duì)于保密信息尤其要進(jìn)行加密處理，也就是說(shuō)普通人并不能夠調(diào)取人事檔案材料。例如，某些特殊職業(yè)的人事信息，警察、醫(yī)生等等。根據(jù)信息檔案的隱私程度，設(shè)置不同的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，對(duì)于一些需要公開(kāi)的信息，可以直接實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享。

（四）確保所有人事檔案的安全性。在數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，傳播速度最快的就是各種各樣的信息，人們?cè)谙硎苄畔⒐蚕韼?lái)的益處時(shí)，也不能忽略信息的泄露，信息安全正在面臨很大的挑戰(zhàn)。由于一些人事檔案信息一旦泄露，可能會(huì)發(fā)生一些意想不到的事情。例如，一些軍人檔案信息的泄露，可能會(huì)威脅到人身安全，所以信息安全一定要得到足夠的重視。因此，在人事檔案信息化建設(shè)時(shí)，要注意信息的保密性，設(shè)置信息共享范圍，某些信息只能在固定多少公里的范圍之內(nèi)才能夠看到。如果信息發(fā)生泄露情況，能夠及時(shí)采取相關(guān)措施，避免保密信息全網(wǎng)傳播。與此同時(shí)，人事檔案管理人員要提升自身的專(zhuān)業(yè)能力，嚴(yán)格遵守工作制度，提高信息安全警惕性，不能因?yàn)樽陨硎韬鰧?dǎo)致某些信息的泄露。同時(shí)，還需要注意數(shù)據(jù)的更新，及時(shí)上傳相關(guān)人員的最新信息，建立一個(gè)完善的信息安全保障系統(tǒng)，對(duì)于需要進(jìn)行備份的檔案信息也不能含糊，認(rèn)真對(duì)待每一份檔案信息。

（五）加大對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度。人事檔案管理工作可以被劃分到服務(wù)性工作種類(lèi)之中，從服務(wù)人員的角度來(lái)說(shuō)，人事檔案管理工作人員需要提升自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，提高自身的職業(yè)素養(yǎng)。因此，從業(yè)人員需要定期參加相關(guān)的職業(yè)技能培訓(xùn)，多學(xué)習(xí)了解檔案管理方面的知識(shí)，掌握相關(guān)技能，提升自身的綜合能力。比如在實(shí)際的工作中，需要以下幾種類(lèi)型人才：第一種類(lèi)型是負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)方面的人才;第二種類(lèi)型是網(wǎng)絡(luò)管理方面的人才;第三種類(lèi)型是設(shè)計(jì)方面的人才;第四種類(lèi)型是數(shù)據(jù)分析方面的人才。因?yàn)椴煌?lèi)型的人才掌握的技術(shù)是有差別的，不僅需要懂得各種不同的信息存儲(chǔ)技術(shù)，還需要懂得網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，更需要懂得多媒體技術(shù)。不同類(lèi)型人才之間應(yīng)該經(jīng)常進(jìn)行技術(shù)層面的交流，及時(shí)分享信息建設(shè)的難點(diǎn)及處理這些難點(diǎn)的方法，才能夠從根本上完善人事檔案的信息化建設(shè)工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

在全球推進(jìn)信息化建設(shè)的今天，各行業(yè)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才顯得尤為重要。而對(duì)于人才信息整合的人事檔案管理來(lái)說(shuō)，信息化建設(shè)勢(shì)在必行。將各種各樣的人才檔案信息整合到一起，建立一個(gè)完善的人事檔案信息管理系統(tǒng)是推進(jìn)信息化進(jìn)程的一部分。國(guó)家不僅要關(guān)注人事檔案信息化建設(shè)的方式，還要意識(shí)到其重要性。通過(guò)各種不同的信息化建設(shè)路徑實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)據(jù)化，使人事檔案管理不受時(shí)間和空間的限制，才能保證數(shù)據(jù)安全、實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

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