信息時代高校電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理的思考要素探索

譚暢

摘 要：在高校日常管理過程中，檔案管理是非常重要的內(nèi)容之一?？茖W的檔案管理工作，既能夠為高校教學管理工作提供詳實的數(shù)據(jù)資源，同時也能夠明確高校發(fā)展的方向和目標。在信息時代，高校檔案管理的信息化進程不斷加快，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存將成為常態(tài)。整體提升高校檔案管理的整體成效，應該明確現(xiàn)階段的檔案管理特點，繼而運用科學的檔案管理思路和方法。

關鍵詞：信息時代;電子檔案;紙質(zhì)檔案;并存管理

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：2096-3866（2020）11-0-02

在信息時代，高校在檔案管理的過程中，積極利用信息技術(shù)手段，積極創(chuàng)新檔案管理方式，依托于電子檔案的形式來整體提升檔案管理的成效與質(zhì)量，這不僅提升了檔案管理的效率，同時也整體優(yōu)化了檔案的利用率?，F(xiàn)階段，高校檔案管理工作呈現(xiàn)出了全新的特點，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。在檔案管理信息化的進程中，絕不能因為有電子檔案的存在而忽視了紙質(zhì)檔案的重要性，應該充分整合它們各自的優(yōu)勢，以此來不斷提升檔案管理工作的整體質(zhì)量。

一、信息時代高校電子檔案的特點

檔案管理是高校各項管理中的基礎內(nèi)容，在信息時代背景下，高校檔案的數(shù)字化、電子化、信息化進程不斷加快，電子檔案成為檔案管理中的重要形式，電子檔案是高校檔案管理中的重要介質(zhì)，相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，高校電子檔案具有非常鮮明的特點。

（一）電子檔案的優(yōu)點

電子檔案是高校檔案管理中的重要介質(zhì)，相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案具有非常鮮明的優(yōu)勢。第一，檔案內(nèi)容多元化。紙質(zhì)檔案可作為平面化的文字材料等而存在，電子檔案的介質(zhì)或者形式是更加多元化的。紙質(zhì)檔案只能記載一些靜態(tài)的資料，而電子檔案則不同，影像資料、視頻記錄、圖片信息等等動態(tài)信息，都可以作為電子檔案保存下來，這本身也豐富了檔案的內(nèi)容，而這些是紙質(zhì)檔案無法做到的。第二，信息傳輸高效化。在傳輸以及利用的過程中，電子檔案同樣具有突出的優(yōu)勢。電子檔案打破了紙質(zhì)檔案有形、場所固定的限制，人們依托于互聯(lián)網(wǎng)以及移動互聯(lián)網(wǎng)平臺，就可以在不同的時間、不同的地點，通過復制、下載、移動網(wǎng)盤、遠程傳遞等方式，實現(xiàn)電子檔案的快速傳遞以及高效共享。第三，極大的便捷性。紙質(zhì)檔案一般存儲在高校檔案資料庫，當需要利用時可以隨時進行查詢和調(diào)閱，當然，這其中是需要大量的人力資源的。電子檔案則免去了工作人員立卷、歸檔、整理等復雜程序，大大節(jié)省了人力、物力資源，提高了檔案管理的效率，并且需要利用信息時，即可以方便快速地查找。第四，經(jīng)濟環(huán)保性。電子檔案可以有效地節(jié)約紙張，與紙質(zhì)檔案相比較而言，電子檔案可以多次重復地被傳遞和使用，而不必消耗物力資源，極大地節(jié)省了打印需要的紙張，為環(huán)境保護做出了貢獻;并且電子檔案節(jié)省了文件的存儲空間，大大提高了空間的利用率。

（二）電子檔案的劣勢

任何事物都具有兩面性，電子檔案也不例外，它也會存在一定的不足之處。第一，系統(tǒng)依賴性較強。電子檔案具有較強的系統(tǒng)依賴性，只有在系統(tǒng)內(nèi)部才能夠識別出來。電子檔案則存儲在計算機系統(tǒng)內(nèi)部，依托于數(shù)據(jù)庫的形式而存在，一旦脫離了數(shù)據(jù)庫，那么電子檔案將失去賴以存在的基礎，也無法被人們識別出來。因此，在電子檔案的管理過程中，應該有效保護它的完整性以及安全性。第二，安全性較低。電子檔案的安全性明顯低于紙質(zhì)檔案。在電子檔案的管理過程中，由于它是可以復制、粘貼、下載以及傳輸?shù)?，在這個環(huán)節(jié)中極容易滋生不安全行為，繼而出現(xiàn)數(shù)據(jù)失竊、丟失，或者被人惡意篡改。因此，在電子檔案的管理過程中，有必要強化安全管理工作。相較之下，紙質(zhì)檔案雖然管理難度比較大，但安全性能相對比較高。第三，電子檔案存在一定的不穩(wěn)定性。電子檔案在使用的過程中，如果遇到計算機故障或者計算機病毒入侵，而當下沒有保存好信息，那么檔案信息就可能遭到丟失和損壞，嚴重的會造成無法挽回的后果。

二、信息時代高校電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理的思考

在信息時代，高校在檔案管理的過程中，逐步實現(xiàn)了信息化進程，也積極推動了電子檔案的發(fā)展。但要從紙質(zhì)檔案完全過渡到電子檔案是一個相對漫長的過程，現(xiàn)階段普遍是電子檔案同紙質(zhì)檔案并存的局面。為了整體做好檔案管理工作，不斷優(yōu)化檔案管理成效，有必要結(jié)合這種特點，積極采用科學的檔案管理方式，使檔案管理效益最大化。

（一）積極推進檔案管理電子化進程

在信息時代，高校在檔案管理的過程中，完全可以借助于信息系統(tǒng)等來實現(xiàn)檔案管理的電子化和信息化。實踐證明，檔案管理信息化是必然的發(fā)展趨勢。在現(xiàn)階段，雖然高校檔案中包含著電子檔案和紙質(zhì)檔案等多重性的內(nèi)容，但為了整體優(yōu)化檔案管理的成效，不斷提升檔案資源的利用率，應該積極注重將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。相較之下，電子檔案的整體管理效率更高，無需投入大量的人力資源，也無需設置專門性的檔案管理室，僅僅需要一臺電腦，就可以將所有的檔案包含其中。同時，在檔案調(diào)閱利用以及傳輸共享的過程中，也可以借助于信息平臺來實現(xiàn)信息的高效快速傳輸，這些都能夠在很大程度上優(yōu)化檔案資源的利用率。為此，高校應當思考以下幾點。第一，建立全校性的檔案管理部門，并努力提高計算機技術(shù)人員活力，增強服務能力，提高團體凝聚力。第二，發(fā)揮檔案管理部門投資資金的使用效益，降低檔案管理的成本?？茖W管理投資資金，努力做到不分散、不浪費。第三，提高檔案的標準化和規(guī)范化水平，充分發(fā)揮檔案管理硬件的功能，規(guī)范檔案業(yè)務，建立健全檔案標準，并努力推進檔案規(guī)范化的實施。第四，抓好數(shù)據(jù)庫的建設，循序漸進地提高數(shù)據(jù)庫的完整性和自動化效率，進而提高數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的整體水平和綜合素質(zhì)。努力推進檔案管理電子化進程，大勢所趨，任重道遠。

（二）充分強化對紙質(zhì)檔案的管理工作

在信息時代，電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展是時代的產(chǎn)物，是高校創(chuàng)新檔案管理方式的直接體現(xiàn)。但不可否認的是，紙質(zhì)檔案仍是非常重要的內(nèi)容，占據(jù)著非常重要的位置。從某種程度上來講，紙質(zhì)檔案不是電子檔案可以完全取代的，畢竟這其中涉及到的一些簽名、印章、手印、字跡等是非常重要的材料。因此，在電子檔案同紙質(zhì)檔案并存的過程中，不斷強化和提升檔案管理工作的整體質(zhì)量，有必要充分注重紙質(zhì)檔案。高?？梢运伎既缦聨c。第一，如今，現(xiàn)代檔案學不僅發(fā)展成為一門獨立的科學，而且已經(jīng)建設成包括檔案管理學、檔案編撰學、檔案保護學等若干分支學科構(gòu)成的科學體系，高?？梢约訌妼n案管理人員的現(xiàn)代管理學的理論指導，學習其下分科的大量研究成果，努力改善紙質(zhì)檔案的收集、編撰、保管、傳遞等工作。第二，現(xiàn)代物理學、化學、氣象學、光學等現(xiàn)代科學的發(fā)展，為妥善保管直至檔案提供了一系列的客觀條件，可以充分利用這些條件，調(diào)節(jié)檔案管理室的環(huán)境，適當延長紙質(zhì)檔案的使用壽命。第三，在實踐過程中，應該加強紙質(zhì)檔案的分類，將可以錄入信息系統(tǒng)的，及時進行整理錄入，而那些無法錄入的，可以通過掃描、拍攝等方式來留存好電子介質(zhì)，并充分做好紙質(zhì)檔案的管理工作。第四，計算機編目和檢索的功能，使得紙質(zhì)檔案的整理和查找更加方便快捷。高?？衫糜嬎銠C的該項功能，提高紙質(zhì)檔案的管理效率和利用率。

（三）積極采用新穎高效的信息技術(shù)手段

在信息時代，面對電子檔案以及紙質(zhì)檔案并存的現(xiàn)狀，為充分做好檔案管理工作，有必要積極創(chuàng)新管理方式，不斷采用新型的檔案管理技術(shù)，以此來全面提升檔案管理的整體成效。比如，在檔案管理過程中，可以充分利用計算機檢索系統(tǒng)，幫助人們快速進行檔案資料的檢索和利用;檔案存儲的縮微技術(shù)，將紙質(zhì)檔案制成縮微復制品，也使得紙質(zhì)版檔案的存儲、傳遞和使用變得更加便捷、經(jīng)濟和快速。再比如，在構(gòu)建電子檔案和紙質(zhì)檔案并存管理的過程中，應該積極采用科學的安全管理技術(shù)，不斷提升檔案管理的整體成效。高校檔案管理人員也可以利用科學的安全防火墻技術(shù)、安全過濾技術(shù)等，及時篩選系統(tǒng)中的不安全行為或者其他非法訪問等，保護電子檔案的安全。另外，最近風靡的CAD軟件，也可提高電子圖紙的共享性、繼承性和重用性，運用專業(yè)技術(shù)減少電子檔案管理過程中不必要的重復工作，極大提高了工作效率。目前的CAD技術(shù)，在使用方面依舊有很大的不足，存在有一些問題，相關科學技術(shù)人員仍在對其進行不斷的發(fā)展和探索，但是未來的CAD技術(shù)在經(jīng)過不斷的完善之后，必將克服其問題和不足，以全新的面貌為高校的電子檔案管理提供更多更便捷的服務，減輕檔案管理人員工作分擔，提高檔案管理工作的效率。

（四）不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

無論是在電子檔案的管理過程中，還是在紙質(zhì)檔案的管理過程中，管理主體都是人。只有不斷提升管理人員的綜合素養(yǎng)以及業(yè)務能力，落實科學全面的教育培訓機制，才能更好地提升檔案管理成效。因此，高校圖書館應該著重加大培訓力度，引導廣大檔案管理人員具備扎實的技術(shù)應用能力和較高的思想政治素養(yǎng)。第一，檔案管理是一項非常嚴肅、具有一定機密性的工作，因此，管理人員必須具備較高的政治素養(yǎng)，對檔案內(nèi)容守口如瓶，并且管理人員需要具備較強的事業(yè)心和奉獻精神。第二，檔案管理人員要擁有一定的專業(yè)綜合文化知識和熟練的專業(yè)能力，能夠綜合運用不同的檔案管理技術(shù)，綜合性提升檔案管理的整體水平。高校應當不斷提升檔案管理人員的管理意識，促使他們在工作實踐中認真做到紙質(zhì)檔案的管理，不斷推動電子檔案的發(fā)展和應用。第三，檔案管理人員要具有一定的協(xié)調(diào)能力，積極做好與其他各部門的交流協(xié)調(diào)工作，以達到各部門的協(xié)調(diào)統(tǒng)一;認真學習檔案管理的新的理論知識，不斷掌握并熟練應用新技能，拓展知識面，適應與時俱進的管理工作，積極采用現(xiàn)代化的管理手段和技術(shù)，為高校提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務。

三、結(jié)語

在信息時代高校檔案管理中，電子檔案和紙質(zhì)檔案是并存的，整體優(yōu)化檔案管理工作的成效與質(zhì)量，切實提升檔案管理的整體水平，應該充分整合二者的優(yōu)勢，既做好電子檔案的管理，同時充分利用好紙質(zhì)檔案，提高各種檔案的管理效率和利用率。

參考文獻：

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