試論基層檔案人員做好檔案管理工作的重要性

羅海芳

摘 要： 一個單位是否能夠規(guī)范開展檔案管理工作，會對單位管理水平及業(yè)績高低產(chǎn)生一定影響。因此進行基層單位檔案管理的人員，應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并根據(jù)有關(guān)規(guī)范開展檔案管理工作，在探索的道路上對檔案管理思路進行不斷改進和創(chuàng)新，通過這樣的方式，可促進基層檔案管理工作進一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 基層檔案人員;檔案管理;管理意識

【中圖分類號】R197.32? ? ?【文獻標(biāo)識碼】A? ? ?【文章編號】1674-3733（2020）19-0298-01

因為檔案管理工作具有一定封閉性，加上檔案管理方法落后，這將會限制檔案管理人員的工作視野、思路及思維。為有效開展基層檔案管理工作，檔案人員應(yīng)轉(zhuǎn)變自身思想觀念，并有效開拓創(chuàng)新精神，以此形成濃厚的檔案管理工作氛圍。檔案人員在開展相關(guān)工作時，應(yīng)認(rèn)真總結(jié)良好的檔案管理工作經(jīng)驗，掌握檔案管理的規(guī)律和特點，通過新觀念、新思路來應(yīng)對新問題和新情況。

1 加強服務(wù)意識及水平，提升領(lǐng)導(dǎo)重視程度

無論是什么單位開展哪一項工作，都應(yīng)獲得領(lǐng)導(dǎo)重視，從而才能夠順利開展相應(yīng)工作，對于檔案管理工作來說也是這樣的。領(lǐng)導(dǎo)是否全面認(rèn)識到了檔案工作重要性和價值，能夠決定其對于檔案管理工作的態(tài)度，也將在一定程度上影響檔案管理工作的開展效果。在單位的議事日程中納入檔案管理工作相關(guān)內(nèi)容，可使檔案管理更加規(guī)范。目前一些單位領(lǐng)導(dǎo)沒有充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，主要是因為其不具備檔案管理意識，覺得檔案管理工作對單位發(fā)展沒有任何作用。針對這一問題，非常有必要加強檔案管理工作宣傳，加強領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作的認(rèn)知，檔案管理相關(guān)文件以及材料應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)審批，使領(lǐng)導(dǎo)深刻了解這些工作，特別是一些密切聯(lián)系著單位的材料，可通過這樣的方式啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)，并落實在實踐中[1]。基層檔案人員應(yīng)經(jīng)常將檔案管理工作具體情況匯報給領(lǐng)導(dǎo)，提出做好檔案管理工作對于單位發(fā)展的益處，使領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作加以重視。領(lǐng)導(dǎo)是否滿意基層檔案人員的工作，將能決定其對于檔案工作的重視程度。從而基層檔案人員應(yīng)該熱愛本職工作，做好每一項工作，落實每一項職責(zé)，留給領(lǐng)導(dǎo)一個良好印象。

2 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

檔案管理在不斷深入改革使其出現(xiàn)了很多急需解決的問題，比如檔案數(shù)量逐漸增加，這將提升其管理和使用的難度;此外管理方法落后，會對檔案質(zhì)量造成直接影響，而開展檔案現(xiàn)代化管理，才可以對出現(xiàn)的問題進行解決。

2.1 加強管理意識

檔案管理工作具有較強專業(yè)性要求，其要求檔案管理人員具備良好的工作責(zé)任感、職業(yè)道德、工作態(tài)度以及工作精神，并且可熟練掌握和運用檔案管理理論知識以及相關(guān)技術(shù)，特別是應(yīng)掌握現(xiàn)代化技術(shù)手段以及科學(xué)管理方法等檔案管理基本技能。從而檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識，并開拓自身視野，完善知識結(jié)構(gòu)，最終提升綜合素質(zhì)，做好檔案管理工作。

2.2 提升綜合素質(zhì)合理使用現(xiàn)代化技術(shù)

檔案中包括大量指示以及豐富的信息，形成一種多樣的信息資源。然而整理檔案工作較為復(fù)雜，產(chǎn)生較多重復(fù)勞動，并且勞動強度較大。這時使用計算機來整理檔案，能夠達到事半功倍的效果，向社會提供更好的服務(wù)。過去檔案材料形成在文件起草、刪減、修改，定稿打印、整理、傳閱及歸檔主要是手工抄寫。目前在檔案管理中應(yīng)用電子計算機技術(shù)，能夠通過計算機系統(tǒng)完成以上工作，以此有效銜接自動化辦公和文件形成、轉(zhuǎn)換等環(huán)節(jié)，檔案管理人員應(yīng)有效掌握和使用現(xiàn)代化技術(shù)手段以及科學(xué)的操作管理技術(shù)。在信息社會，檔案管理工作應(yīng)實現(xiàn)信息化和數(shù)字化，這也是檔案人員的工作方向[2]。

2.3 提升檔案管理人員安全和法制意識

在檔案管理工作中安全是非常重要的內(nèi)容，也是管理工作的重點。在信息時代，各行各業(yè)開始應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，這能夠為檔案管理工作提供充足動力，可以此提升檔案管理的信息化水平，保證檔案信息向社會各界提供相應(yīng)服務(wù)。（1）檔案管理人員應(yīng)該加強自身安全防范意識，并建立健全安全監(jiān)察和監(jiān)督機制，以此確保檔案內(nèi)容完整性和真實性。（2）定期安排網(wǎng)絡(luò)維護人員來殺毒和檢查，保證殺毒軟件及時更新升級，防止網(wǎng)絡(luò)病毒入侵。（3）將檔案信息維護及備份工作做好，防止病毒侵害檔案，確保儲存檔案的安全性。檔案管理人員應(yīng)該遵循法制政策，學(xué)習(xí)法律法規(guī)文件，樹立良好的依法治檔管理觀念，并提升自身工作責(zé)任感，禁止作出違犯檔案法的行為。

3 創(chuàng)新檔案管理模式

在信息化時代，人才市場有著越來越激烈的競爭。在這樣情況下，檔案管理人員應(yīng)該使用合理的手段創(chuàng)新檔案管理模式：（1）構(gòu)建檔案的目標(biāo)管理機制，基于此制定激勵機制，使檔案管理工作聯(lián)系人員薪酬，從而使工作人員積極參與到管理工作中;（2）運用現(xiàn)代化管理方法，使網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)結(jié)合檔案管理模式，完善檔案管理的信息系統(tǒng)，由此共享信息資源[3]。（3）檔案管理人員應(yīng)自主學(xué)習(xí)管理知識以及技術(shù)。有關(guān)部門應(yīng)定期對其進行培訓(xùn)，將檔案人員技能水平和專業(yè)素養(yǎng)提高，通過先進管理經(jīng)驗與模式，可熟練使用計算機信息技術(shù)，提升檔案管理能力，在人力資源方面保障檔案管理工作的開展。（4）在檔案管理中應(yīng)用和發(fā)展現(xiàn)代信息技術(shù)，檔案管理人員應(yīng)該總結(jié)經(jīng)驗，探索符合時代發(fā)展的理論與方法，并提升檔案管理水平。

4 完善檔案管理工作制度

基層檔案管理工作屬于動態(tài)過程，應(yīng)不斷收集信息，并補充檔案，檔案管理主要包括檔案材料的檢查、鑒別、轉(zhuǎn)遞、移交、登記、分類及借閱等，使其工作程序比較繁重，從而管理人員應(yīng)該完善制定規(guī)章制度，并落實在工作實踐中，確保人事檔案內(nèi)容具有真實性、完整性和連續(xù)性，防止出現(xiàn)棄檔、有檔無人、檔案管理混亂等情況。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格落實管理工作制度，保證工作開展有章可循，以此提升檔案管理理念。此外，檔案管理人員應(yīng)對檔案保密以及公共服務(wù)之間的關(guān)系進行良好處理，防止出現(xiàn)管理漏洞。

結(jié)束語：在單位管理中檔案管理工作是其重要組成部分，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案工作，準(zhǔn)確認(rèn)識到檔案管理工作重要性。檔案人員可通過各種資源的利用實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，提升自身綜合素質(zhì)，以此做好檔案管理工作。

參考文獻

[1] 董鵬昊.試論基層檔案人員做好檔案管理工作的重要性[J].魅力中國，2018，（12）：77.

[2] 常成良.關(guān)于基層檔案管理工作的研究[J].卷宗，2019，9（33）：21.

[3] 耿哲.基層檔案管理員如何做好文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，（12）：103，105.