秘書、文書、檔案基本任務與網(wǎng)絡化管理

程秋平 王輝

【摘要】任何一種事物的產生都有其獨特的運行規(guī)律，檔案形成也不例外。從文件產生到歸檔利用就像是一個生命運行體，公文歸檔程序包括收集、整理、分類、鑒定、保管、利用、檢索、編研、統(tǒng)計及電子文檔管理。這一過程貫穿秘書、文書、檔案工作范圍與工作職責。本文通過分析研究，認為這三者管理上實行前端、中端和末端管理模式。

【關鍵詞】秘書學;文書學;檔案學;前端;中端;末端

眾所周知，檔案并不是一門完全獨立的學科，楊霞在2017年發(fā)表的《1980年代以來文書學理論研究述評》中說到，檔案工作是文書工作的自然延續(xù)，同時也在文章的結尾中提到當前側重于社會職業(yè)的需求，大專院校在考慮課程設置時，在教學過程中又將文書學與秘書學合并成文秘專業(yè)。因此秘書、文書、檔案三者的聯(lián)系與區(qū)別，成為學術者研究的熱點。從中國知網(wǎng)統(tǒng)計數(shù)據(jù)來看，三門學科研究文獻，分別是秘書學856篇、文書學217篇、檔案學3313篇。經過分析比對，學術熱點要集中在中文詞源、定義及三者之間相互關系的研討。

一、基于“三學科構成要素”建構各自獨立學科

（一）秘書學。在古代對“秘書”一詞的解釋是指宮廷里的秘密收藏圖文書，是被隱藏起來的物體。任何一種事物最初的產生都由人特意去完成。依照我國的文化傳統(tǒng)慢慢演變成了一種職業(yè)，如今秘書從最初物體已經演變成管理物體的機構和人員。對秘書學的研究，一是工作內容，二是活動規(guī)律，三是服務對象。到目前為止，學者們對秘書學科概念體系還沒有一個比較系統(tǒng)完整的定論。只是對秘書機構設置、秘書制度完善以及秘書工作職責范圍找出規(guī)律。為秘書工作提供實質性的參考。同時《秘書學科的性質、對象與結構》中也指出，秘書學是一門新學科又是交叉與應用性學科，同時也是一門辯證性學科。秘書學的特點是政治色彩性、實踐性與應用性強。美國勞工部職業(yè)劃分將秘書分為五大類：一般秘書、執(zhí)行秘書、法律秘書、醫(yī)療秘書、其他專業(yè)秘書?！吨腥A人民共和國職業(yè)分類大典》中，秘書人員屬于第三大類的第二細類，明確指出秘書職業(yè)人員屬于行政管理人員類。另外從大學秘書專業(yè)課程設置和服務對象證明，培養(yǎng)方向是行政管理人員，課程設有大學寫作、文學概論、語言學概論、現(xiàn)代漢語、中國古代文學、古代漢語、中國現(xiàn)當代文學、外國文學等。秘書實際工作與服務對象主要機構高層管理人員，他們主要協(xié)助自己的上司參與政務、管理日常事務以及上司的后勤保障工作。例如，下面送來一份請示報告，要求解決問題。 秘書要事先摸底征詢有關方面的意見和建議，并提供與請示相關的資料，及對如何辦理提出的建議和幾個解決的方案，從而供領導者決斷時參考選擇。如每年上司參加各類活動，要撰寫文字材料，上司的講話稿、會議材料、調研報告及出臺的各類政策性文件等等文字性資料。

（二）文書學。文書最早出現(xiàn)在西漢，主要是詔書、文告、圖書、典籍為主，之后逐步演變出兩種形式的文書：公務文書、私人文書。近代文書學創(chuàng)始于30年代，重點研究公務文書寫作、文書工作流程、文書工作職責等問題?！拔臅卑臅愋?、文書行為、文書關系、公文寫作、公文處理程序、文件管理等方面。1956年，有學者提出文書學由兩部分組成：“一部分是研究過去和現(xiàn)在文件以及文書處理的發(fā)展，另一部分是研究過去和現(xiàn)在文書處理的原則和方法?！?955年編寫的《文書處理學講義》一書。該書內容側重于公務文書概述、機關文書處理、文書立卷等三方面內容。直至今日，文書學也一直作為檔案學科分支學科來研究，造成的原因主要是根據(jù)文書知識體系建構考慮，文件與文件工作程序，檔案與檔案管理程序等知識銜接，以及利于檔案專業(yè)建設與學科發(fā)展的需求。文書概念、文書學科理論知識體系建構、文書學科地位方面都存在相互交織、相互包含。

（三）檔案學?！皺n案學”概念首先出現(xiàn)在19世紀初葉的德國。首次出現(xiàn)“檔案學”名稱的是德國檔案學家約瑟夫·奧格。之后，1806年出版的《檔案館學和登記室學》、1834年出版的《檔案學、古文書學、歷史》也使用了“檔案學”這一名詞。1885年朗格魯《關于檔案館的科學》的文章，首次提出了檔案學應是一門獨立科學的見解。1956年，《國務院關于加強國家檔案工作的決定》提出：“對檔案學及其他輔助科目，應該加強研究工作，以提高科學水平?！敝朴喌臍v次哲學、社會科學發(fā)展規(guī)劃和科學技術發(fā)展規(guī)劃以及國民經濟和社會發(fā)展規(guī)劃中，都列入檔案科學技術研究方面的內容，建立具有中國特色的檔案學。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第二章“檔案機構及其職責”、第三章“檔案的管理”、第四章“檔案的利用和公布”，確立檔案工作原則、管理方法、服務對象。檔案業(yè)務工作包括檔案的收集、整理、歸檔、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和提供利用等工作，通常稱為九個環(huán)節(jié)。前七個環(huán)節(jié)為基礎工作，后兩個環(huán)節(jié)為編研利用工作。

通過文書學、檔案學、秘書學的研究對象之間關系的梳理發(fā)現(xiàn)，它們三者是同一事物不同運動階段的表現(xiàn)形式，文書工作與秘書工作相互交叉與緊密聯(lián)系，文書學與檔案學是分支關系。

二、基于“秘書、文書、檔案運動現(xiàn)象”構建范圍

任何事物的存在都會有它運行軌跡，秘書、文書、檔案也不例外。秘書工作職責范圍對象是領導者、主事者身邊的綜合輔助者和公務服務者，是以輔助決策、綜合協(xié)調、溝通信息、辦文、辦會、辦事的操作與管理者。工作具體內容，如起草文件（一稿、二稿）、講話稿、演講稿、匯報材料、會議資料等，都是由秘書人員擔任。1996年出臺的《國家行政機關公文處理辦法》。如：第三條公文處理是文件辦理、收集、整理、歸檔、分類等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。其中整理、分類、歸檔既是文書處理的最后程序， 也是檔案管理的最初程序。再如第四十四條中規(guī)定，公文是由文秘部門或由專人統(tǒng)一管理，明確了秘書工作是屬于法定業(yè)務。由此可見秘書工作與檔案工作在內容上既有相互融合的部分，又有各自獨立部分，它們之間屬于前端與末端關系。

文書學作為一門獨立學科，內容又同其他學科有交叉。文書工作的內容，既涉及秘書學更會涉及檔案學。各機關單位科室由秘書科、文書科、機要科、督查科、檔案科等組成。文書工作一樣是機關工作的一項具體業(yè)務。從理論與實際操作工作來看，他們之間存在“包含說”。文書工作性質包含文件收發(fā)、登記、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦及文件的簽發(fā)、繕印、校對和蓋印和會議資料、匯報材料、電話的記錄等。文件的平時收集、分類、借閱、編目、歸檔又是檔案工作的內容。因此兩者之間是中端與末端的關系，由此可見，文書工作既包含秘書工作，又包含檔案工作，他們之間是包含與被包含關系。

三、基于“秘書、文書、檔案職能”構建格式管理

關于文書學、檔案學、秘書學的關系問題討論非?；钴S，目前尚無專家學者給出明確定論，但是多種觀點思想碰撞，認為三者之間是并列學科，也有認為三者具有相互滲透、相互交叉的密切關系。對于檔案學的研究對象來說，筆者認為從其產生到最終歸屬，整個運動過程是貫穿秘書、文書、檔案的運動規(guī)律中。如何做好這階段的管理工作，才能更好發(fā)揮系統(tǒng)性價值呢。一是要確定管理手段，二是誰來管什么，三是如何管及為什么管的問題。特別是“誰來管”，就是指管理的機構和人員，即秘書、文書、檔案員;“管什么”就是工作中產生的所有與本單位有關的資料;“如何管”就是指管理的方法、手段;“為什么管”就是管理意義和服務對象。我們只是將“四管理”稱為網(wǎng)格管理，如何責任到人管理到位呢？首先區(qū)分機構，其次劃清階段，再次落實管理方式，最后責任到人的分格管理模式。才能將秘書積累、文書收集整理、檔案分類歸檔工作進行有機組合。在網(wǎng)格式管理模式下實現(xiàn)檔案前端、中端、終端的管理。

【參考文獻】

[1]楊霞.1980年代以來文書學理論研究述評[J].檔案學通訊，2017（04）.

[2]吳寶康，丁永奎.檔案學[J].檔案學通訊，1991（5）.

[3]張清明.文書學研究中的一個重要課題——文書工作的范圍問題[J].武漢大學學報（社會科學版），1985（3）.