信息偶遇視角下我國檔案局（館）網(wǎng)站研究

潘夢(mèng)雅

摘要：信息偶遇是用戶被動(dòng)地取得信息的一種信息行為，檔案局（館）網(wǎng)站中的信息偶遇無疑為那些不熟悉、不了解卻對(duì)檔案信息感興趣，關(guān)注檔案事業(yè)發(fā)展的用戶群體提供了一個(gè)便捷獲取檔案信息的途徑。文章基于信息偶遇的視角，從信息偶遇用戶和網(wǎng)站中利于用戶發(fā)生信息偶遇的環(huán)境兩個(gè)主體著手，選取并分析我國31個(gè)省級(jí)行政區(qū)劃的檔案局（館）網(wǎng)站，對(duì)網(wǎng)站的檔案信息資源建設(shè)及內(nèi)容定位、用戶界面及信息組織、用戶分類及智能化服務(wù)、相關(guān)互動(dòng)交流等方面提出操作性強(qiáng)的建議，力求提升用戶對(duì)檔案局（館）網(wǎng)站的使用率，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)與用戶的互利共贏。

關(guān)鍵詞：信息偶遇；檔案網(wǎng)站；檔案局（館）網(wǎng)站；信息服務(wù)

分類號(hào)：G273.5

Research on Chinese Website of Archives（Bureau）from the Perspective of Information Encountering

Pan Mengya

（School of Management of Jilin University， Changchun， Jilin， 130022）

Abstract：Information encountering is an information behavior that a user passively obtains information. The information encountering in the archives website is undoubtedly an easy access to get archival information for users who are not familiar with， are not aware of but are interested in archival information， and those who care about the development of the archives business. This article is based on the occasion of information encountering， considering the occasional information users and the websites environment of the information encountering. The author selects and analyzes Chinas 31 provincial administrative divisions of the archives websites， putting forward strong operational suggestions from the sites file information resources construction and content localization， user interface and information organization， personalization and intelligent services， related interactions and other aspects， so as to promote the dissemination and utilization of file information， and achieve the mutual benefit of the file business and users.

Keywords：Information Encountering； Archives Website； Archives Bureau Website； Information Service

自20世紀(jì)90年代起，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日臻成熟并進(jìn)入千家萬戶，我國檔案局（館）網(wǎng)站也應(yīng)運(yùn)而生并日趨完善，成為社會(huì)公眾獲取檔案信息的一個(gè)重要而便捷的平臺(tái)。據(jù)統(tǒng)計(jì)：截至2019年6月，我國網(wǎng)民規(guī)模達(dá)8.54億，較2018年底增長2598萬，互聯(lián)網(wǎng)普及率達(dá)61.2%。其中，手機(jī)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)8.47億，較2018年底增長2984萬，網(wǎng)民使用手機(jī)上網(wǎng)的比例達(dá)99.1%[1]。但在我國網(wǎng)民數(shù)量持續(xù)增長及“流量社會(huì)”[2]的雙重浪潮下，用戶主動(dòng)搜索信息的行為卻有所減少[3]，在網(wǎng)絡(luò)瀏覽中，用戶被動(dòng)地獲得推送信息，偶遇感興趣的信息并加以查看，直接利用或分享偶遇信息的行為已然成為用戶獲取和利用信息的重要方式。

文章從信息偶遇的視角出發(fā)，調(diào)查了我國除港、澳、臺(tái)地區(qū)以外的31個(gè)省級(jí)行政區(qū)域的官方檔案信息網(wǎng)站現(xiàn)狀，針對(duì)網(wǎng)站建設(shè)中存在的不足之處，參照國外先進(jìn)做法和國內(nèi)優(yōu)秀案例，提出可行性對(duì)策，希望盡可能地提升用戶在檔案局（館）網(wǎng)站中發(fā)生信息偶遇的概率，提升檔案信息的利用率，滿足用戶的信息需求，實(shí)現(xiàn)用戶和檔案事業(yè)的互利共贏。

1相關(guān)研究現(xiàn)狀

以“信息偶遇”為主題，在中國知網(wǎng)中跨庫檢索得到232條結(jié)果，經(jīng)人工篩選，得到有效檢索結(jié)果149條，時(shí)間跨度為2000年4月至2020年6月。由此可見，學(xué)者們對(duì)信息偶遇的研究仍待豐富。在我國，潘曙光[4]最先對(duì)信息偶遇進(jìn)行研究，田梅、張軍亮[5]等人研究了偶遇的信息行為，田梅[6]、郭海霞[7]、等人研究了網(wǎng)絡(luò)瀏覽中的信息偶遇。一些學(xué)者針對(duì)信息偶遇主體的信息行為及特點(diǎn)進(jìn)行研究，如楊偉娜[8]針對(duì)系統(tǒng)開發(fā)人員進(jìn)行研究，田立忠、俞碧飏[9]針對(duì)科研人員進(jìn)行研究。但專門針對(duì)檔案網(wǎng)站中信息偶遇的研究還未開展過。

以“檔案網(wǎng)站”為主題在中國知網(wǎng)中跨庫檢索，得到806條有效檢索結(jié)果，時(shí)間跨度為2000年2月至2020年6月，這說明檔案網(wǎng)站的研究已得到眾多學(xué)者的關(guān)注。同時(shí)，已有研究涉及檔案網(wǎng)站的安全（如梁惠卿[10]、趙釗[11]）、網(wǎng)站信息的版權(quán)（如袁也[12]、黃南鳳[13]）、檔案編研（如胡康林[14]、吳建華[15]）方面工作，涉及企業(yè)檔案網(wǎng)站（如方燕平[16]、姚佳[17]）、高校檔案網(wǎng)站（如龍麗旭[18]、羅寶勇[19]）、城建檔案網(wǎng)站（如李弘彧[20]）等多個(gè)主體。誠然，學(xué)者們對(duì)我國檔案網(wǎng)站的研究已取得豐碩的學(xué)術(shù)成果，但我國檔案網(wǎng)站的建設(shè)是動(dòng)態(tài)發(fā)展著的，并非一成不變，因而依然存在很大研究空間。

一是網(wǎng)站整體外觀設(shè)計(jì)不夠簡(jiǎn)約，干擾用戶拾取信息。簡(jiǎn)約并不是“簡(jiǎn)單”，它擁有一定的邏輯，能將信息分組、歸納以突出整體內(nèi)容[24]。簡(jiǎn)約的整體設(shè)計(jì)有利于用戶對(duì)網(wǎng)站信息的感知，促進(jìn)信息偶遇的發(fā)生；然而多數(shù)檔案局（館）網(wǎng)站不夠簡(jiǎn)約美觀，圖文的搭配也不夠合理，有些懸浮信息甚至遮擋了主界面，如陜西檔案信息網(wǎng)二級(jí)頁面圖片過大，文字字號(hào)較小，上海市檔案信息網(wǎng)的三級(jí)頁面中部分字體顏色和背景色相似度高，易造成視覺疲勞。

二是缺乏內(nèi)容集成的信息整合模塊，網(wǎng)站內(nèi)信息層次感低。多數(shù)樣本網(wǎng)站將信息簡(jiǎn)單地堆積在界面上，一級(jí)界面類目過多，頁面冗余無序、層次感低，如黑龍江檔案網(wǎng)在首頁陳列了大量具體政務(wù)信息欄目，陜西檔案信息網(wǎng)則用了更多的界面介紹政務(wù)信息。此外，網(wǎng)站信息的分類沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，如“政策法規(guī)”在江西檔案信息網(wǎng)中屬于一級(jí)類目“檔案工作”下的二級(jí)類目，在甘肅檔案信息網(wǎng)中則屬于一級(jí)類目下的“法律法規(guī)”一欄；而人們的認(rèn)知習(xí)慣又因人而異，這給用戶在網(wǎng)站中的信息偶遇也帶來了一定的挑戰(zhàn)。

三是網(wǎng)頁功能不健全，缺乏如字號(hào)調(diào)節(jié)、網(wǎng)站導(dǎo)航，以及針對(duì)盲人和老人設(shè)置的無障礙瀏覽等功能。樣本中僅17個(gè)網(wǎng)站設(shè)有導(dǎo)航功能，占比約54.84%；3個(gè)檔案局（館）網(wǎng)站設(shè)置了無障礙瀏覽功能，占比約9.68%；沒有網(wǎng)站在首頁設(shè)置字號(hào)調(diào)節(jié)功能。老人、小孩及有視力問題的人對(duì)字號(hào)調(diào)節(jié)功能和無障礙瀏覽功能的依賴性較強(qiáng)，相應(yīng)功能的匱乏，顯然未充分考慮這些特殊群體的需求，似乎在一定程度上將這類用戶在網(wǎng)站中發(fā)生信息偶遇的情況排除在外。

（3）與用戶及相關(guān)網(wǎng)站的交互不足

檔案局（館）網(wǎng)站與用戶的良好交互能引導(dǎo)用戶探尋和了解檔案信息，與相關(guān)網(wǎng)站的交互則能擴(kuò)大信息偶遇范圍，但我國檔案局（館）網(wǎng)站在這兩方面有所欠缺。

一方面，各省檔案局（館）多于2017年注冊(cè)并開通微信公眾號(hào)，微信公眾號(hào)及微博檔案信息的內(nèi)容雖不及檔案網(wǎng)站豐富，但其使用及反饋交流的便捷性遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于檔案網(wǎng)站。尤其對(duì)手機(jī)用戶來說，微信的使用頻率較高，但僅有17個(gè)檔案局（館）網(wǎng)站顯示了本機(jī)構(gòu)微信公眾號(hào)的二維碼（見表1）。

其次，大多數(shù)檔案局（館）網(wǎng)站與公眾互動(dòng)的效果差強(qiáng)人意。檔案局（館）網(wǎng)站與用戶的互動(dòng)內(nèi)容可分為網(wǎng)絡(luò)調(diào)查和用戶的咨詢建議，但網(wǎng)站上的“網(wǎng)上調(diào)查”欄目或更新不及時(shí)，或內(nèi)容缺乏實(shí)質(zhì)意義（如圖3），或流于形式（如圖4），抑或回復(fù)內(nèi)容不實(shí)用等。

最后，檔案局（館）網(wǎng)站與相關(guān)網(wǎng)站交互度低，將用戶發(fā)生信息偶遇的范圍限制在本站內(nèi)，這主要體現(xiàn)在“友情鏈接”欄目上。多數(shù)網(wǎng)站存在鏈接無效（如天津檔案網(wǎng)中對(duì)和平區(qū)檔案館的鏈接）、排列無規(guī)則（如青海檔案網(wǎng)）、列舉不全（如新疆檔案信息網(wǎng)、瓊蘭閣）等問題。此外，檔案局（館）與圖書館、博物館的館藏內(nèi)容聯(lián)系緊密，相關(guān)鏈接有助于用戶深入、清晰地了解事物全貌，但事實(shí)上，僅9.68%的樣本網(wǎng)站鏈接了本行政區(qū)的圖書館網(wǎng)站，6.45%鏈接了本行政區(qū)的博物館網(wǎng)站。

4信息偶遇視角下優(yōu)化我國檔案局（館）網(wǎng)站的建議

本部分將對(duì)信息偶遇視角下我國檔案局（館）網(wǎng)站中存在的問題，結(jié)合先進(jìn)網(wǎng)站案例，提出針對(duì)性建議。

4.1豐富數(shù)字資源，調(diào)整自身定位

有信息，才能偶遇，豐富多樣的檔案數(shù)字信息資源是用戶在網(wǎng)站發(fā)生信息偶遇的要素之一。因此，我國檔案局（館）網(wǎng)站應(yīng)立足本館館藏資源，加快館藏檔案數(shù)字化，盡力縮小網(wǎng)站資源與館藏實(shí)體資源的差距，及時(shí)更新網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫內(nèi)容；豐富目錄型（包括全宗目錄型和文件目錄型）檔案信息資源的同時(shí)，建立全文數(shù)據(jù)庫；豐富大事記、組織沿革、檔案編研等檔案信息資源，滿足用戶多樣的利用需求。

檔案局（館）網(wǎng)站是一個(gè)機(jī)構(gòu)乃至一個(gè)地區(qū)的映射，它的建立固然是為了宣傳，但同時(shí)也是為了更好地服務(wù)用戶。因此，我國檔案局（館）網(wǎng)站應(yīng)調(diào)整自身定位，改善網(wǎng)站信息內(nèi)容向政務(wù)宣傳傾斜的局面，充實(shí)更多貼近用戶的檔案信息資源，如設(shè)立館藏專題，展示館藏特色資源。盡量凸顯本區(qū)域風(fēng)土人情、文化特色以及歷史底蘊(yùn)，以增強(qiáng)用戶的歸屬感和地域認(rèn)同感，使用戶在瀏覽相應(yīng)專題時(shí)能收獲更多的檔案信息，進(jìn)一步提升用戶發(fā)生信息偶遇的潛在概率。

4.2提升用戶界面友好度，優(yōu)化網(wǎng)站信息組織

良好的用戶界面能讓人眼前一亮，有層次的信息組織能減輕用戶的記憶負(fù)擔(dān)，加速用戶對(duì)信息的拾取和感知，促進(jìn)信息偶遇的發(fā)生。因此，我國檔案局（館）網(wǎng)站在用戶界面的設(shè)計(jì)上應(yīng)盡量簡(jiǎn)約，充分利用頁面布局空間，減少特殊裝飾物及字體特效的設(shè)置，完善網(wǎng)站的信息導(dǎo)航及無障礙瀏覽功能，如澳大利亞國家檔案網(wǎng)在主頁頁眉、頁腳處設(shè)有導(dǎo)航欄目，且一直跟隨用戶瀏覽的腳步，便于用戶實(shí)現(xiàn)跳躍式瀏覽[25]。

明晰的信息組織搭配完善的導(dǎo)航功能，能讓用戶短時(shí)、高效地對(duì)網(wǎng)站內(nèi)的檔案信息進(jìn)行整體感知，并根據(jù)自身需求探索網(wǎng)站內(nèi)的檔案信息。因此，應(yīng)盡量采用主題法或分類法組織站內(nèi)信息，不做過于細(xì)致的分類，減輕相似檔案信息的冗余度，如遼寧省檔案局網(wǎng)站界面簡(jiǎn)單大氣，色彩鮮明而不凌亂，僅用“新聞發(fā)布室”一個(gè)欄目就概括了“工作要聞”“省內(nèi)動(dòng)態(tài)”“公告通知”等一系列政務(wù)類檔案信息。此外，網(wǎng)站還應(yīng)設(shè)置合適的字體字號(hào)，將老人、小孩、有視力問題的特殊人群平等納入網(wǎng)站用戶的類別，保障網(wǎng)站上檔案信息的平等共享，擴(kuò)大信息偶遇的用戶范圍。

4.3進(jìn)行用戶分類，提供定制服務(wù)，實(shí)現(xiàn)智能化推送

進(jìn)行用戶分類能使用戶直接查看與自身類別相關(guān)的各類檔案信息，大大增加信息偶遇的發(fā)生概率。美國國家檔案與文件署將用戶分為：公民檔案員、聯(lián)邦政府雇員、系譜研究員和國會(huì)議員。鑒于此，我國檔案網(wǎng)站可以簡(jiǎn)單將用戶劃分為：普通用戶、國家機(jī)關(guān)工作人員、科研人員三類（其中普通用戶可依職業(yè)再次進(jìn)行詳細(xì)劃分）。網(wǎng)站可以根據(jù)不同類別用戶的信息需求提供定制服務(wù)，進(jìn)行智能化推送，使?jié)撛诘男畔⑴加鲎優(yōu)楝F(xiàn)實(shí)，如青海檔案網(wǎng)設(shè)有RSS訂閱服務(wù)，用戶可以在不打開網(wǎng)頁的情況下，使用RSS閱讀器瀏覽網(wǎng)站中訂閱的最新資訊[26]。此外，網(wǎng)站可以發(fā)放電子問卷，或借助相關(guān)技術(shù)手段了解用戶的信息需求，主動(dòng)向用戶推送相關(guān)檔案信息。對(duì)于在網(wǎng)站閑逛而無特定信息需求用戶，檔案網(wǎng)站還可以根據(jù)歷史事件、本地風(fēng)土人情推出“歷史上的今天”“今日XX（地名）”欄目，吸引其注意力，盡可能擴(kuò)大偶遇范圍。

4.4暢通交流反饋渠道，實(shí)現(xiàn)與相關(guān)網(wǎng)站的良好交互

良好的互動(dòng)交流能激發(fā)用戶深入探尋相關(guān)信息的興趣，有利于用戶評(píng)估和處理所獲信息，且在互動(dòng)過程中也可能會(huì)發(fā)生新的信息偶遇。在與用戶的交流方面，檔案局（館）網(wǎng)站可建立在線即時(shí)交流對(duì)話框，及時(shí)為用戶答疑解惑，引導(dǎo)用戶的信息行為；也可完善網(wǎng)站上微信公眾號(hào)和新浪微博的相關(guān)信息，加快手機(jī)APP的開發(fā)，為手機(jī)用戶提供便捷、暢通的交流與反饋渠道。同時(shí)，可在“問卷調(diào)查”版塊征集用戶的使用意見、信息需求傾向、個(gè)人偏好等信息，全方位了解用戶，以便在交流時(shí)向用戶提供具體、全面的解答，保證交流的有效性，有條件時(shí)還可向用戶附加與其咨詢主題相似度高的檔案信息，以提升用戶偶遇信息的可能性。此外，在與相關(guān)網(wǎng)站的交互方面，檔案局（館）網(wǎng)站應(yīng)盡可能與相關(guān)網(wǎng)站建立友情鏈接，形成站群，加快資源共享，為網(wǎng)站吸引額外的用戶，同時(shí)做好對(duì)檔案網(wǎng)站的維護(hù)，保證鏈接的可用性，盡可能地?cái)U(kuò)大用戶發(fā)生信息偶遇的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境范圍。

5結(jié)論

隨著信息化浪潮的涌來，檔案網(wǎng)站建設(shè)與用戶服務(wù)手段勢(shì)必會(huì)越來越成熟，加之碎片化閱讀方式的蔓延，越來越多的用戶將更頻繁地訪問檔案網(wǎng)站。在網(wǎng)站中創(chuàng)造良好的信息偶遇環(huán)境，能夠提升用戶的好感度和用戶對(duì)本機(jī)構(gòu)檔案網(wǎng)站的使用率，加速檔案信息的傳播、利用，進(jìn)而提升本機(jī)構(gòu)的社會(huì)影響力，同時(shí)也能夠打造更具生命張力、更具人文情懷、更富服務(wù)理念的檔案信息網(wǎng)站，為那些不熟悉、不了解卻對(duì)檔案信息感興趣、關(guān)注檔案事業(yè)的用戶群體提供一個(gè)便捷獲取檔案信息的途徑。值得注意的是，我國檔案網(wǎng)站眾多，筆者僅針對(duì)檔案局（館）網(wǎng)站中存在的普遍性問題進(jìn)行研究，無法照顧到個(gè)別網(wǎng)站的特殊性，且檔案網(wǎng)站的建設(shè)是動(dòng)態(tài)變化和發(fā)展著的，筆者對(duì)部分網(wǎng)站用戶界面的舉例可能會(huì)隨著時(shí)間的變化而有所偏差，故本次研究仍帶有一定的局限性。

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