數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理體制的影響及相應(yīng)對策

王清濤

【摘 ?要】隨著社會的發(fā)展，科技的進(jìn)步，檔案管理體制也在不知不覺中發(fā)生著變化。為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，解決檔案工作中不斷出現(xiàn)的新問題、新挑戰(zhàn)，更好地推動檔案管理工作的有序開展，數(shù)字檔案館建設(shè)就顯得尤為重要。數(shù)字檔案館實(shí)現(xiàn)了檔案館館藏檔案的信息化、數(shù)字化，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，給檔案管理體制帶來了翻天覆地的變化，極大的提高了檔案工作的效率，有效的增強(qiáng)了對檔案的保護(hù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理體制質(zhì)的飛躍。本文主要分析數(shù)字檔案館的建設(shè)對于檔案管理體制整體的影響，并且提出相應(yīng)的對策。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案館;檔案管理體制;影響;對策

引言：

當(dāng)今檔案的信息管理模式逐漸走向互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代化，結(jié)合數(shù)字信息技術(shù)確實(shí)是檔案館的建設(shè)工作發(fā)展趨勢。做好數(shù)字檔案館的建設(shè)發(fā)展工作，促進(jìn)檔案管理工作的高效性發(fā)展，建設(shè)出符合時(shí)代要求的檔案管理服務(wù)。面對這樣的發(fā)展背景，對于檔案管理體制來說，也應(yīng)全面做好數(shù)字信息化管理，這是提高檔案管理工作有效性的手段之一，這也是促進(jìn)檔案轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要舉措之一。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)清楚數(shù)字化檔案管理對管理體制的影響，找到相應(yīng)對策。

一、數(shù)字檔案館的概念闡述

提到數(shù)字檔案館，可能很多人不清楚數(shù)字檔案館的具體概念。數(shù)字檔案館主要是能將檔案資源管理進(jìn)行信息化、數(shù)字化處理，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)擴(kuò)大服務(wù)范圍，實(shí)現(xiàn)信息資源共享化，在信息搜索檢索的時(shí)候也更方便，具更有針對性。數(shù)字檔案館的建設(shè)主要在儲存和利用檔案資源的時(shí)候，通過檔案資源管理庫形成數(shù)據(jù)中心，使用和查詢起來比較方便。數(shù)據(jù)中心是一種檔案內(nèi)容的管理系統(tǒng)，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)儲存查詢技術(shù)，主要以電子文件、電子檔案的形式存在。

數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)的檔案館相比較，數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)中心更為龐大，發(fā)揮的作用功能更多，能有序處理各個(gè)環(huán)節(jié)的問題，形成綜合性一體性的檔案管理模式。在管理的方式上，采用信息化管理方式，極大程度上減少了物力、人力資源的投入，也提高了整體的管理效率。從全程優(yōu)化管理來說，進(jìn)行檔案資源管理的時(shí)候，提高各種檔案資源管理的有效性、真實(shí)性、完整性，為用戶提供更準(zhǔn)確的信息服務(wù)，這是一種現(xiàn)代化檔案館建設(shè)的必然趨勢。

二、數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理體制的影響

（一）實(shí)現(xiàn)檔案管理多功能性

數(shù)字檔案館的建設(shè)對于目前的檔案管理體制相對來說影響比較明顯，數(shù)字檔案館建設(shè)是一種從傳統(tǒng)檔案館建設(shè)基礎(chǔ)之上進(jìn)行現(xiàn)代模式改革的方式，數(shù)字檔案館建設(shè)能夠促進(jìn)檔案管理的功能多樣化。數(shù)字檔案館的建設(shè)工作能有效解決傳統(tǒng)檔案館建設(shè)存在的位置分布不合理，信息查閱不方便等問題。在傳統(tǒng)的檔案模式基礎(chǔ)之上，做好信息化建設(shè)，做好轉(zhuǎn)型與發(fā)展，為檔案工作人員和查閱者提供便捷性。

相對來說，數(shù)字檔案館受時(shí)間、空間限制更少，沒有檔案館那樣固定的上下班時(shí)間要求，甚至節(jié)假日、下班以后也能夠及時(shí)把需要的信息反饋給需求者，需求者可以直接通過互聯(lián)網(wǎng)查閱到自己需要的信息。

數(shù)字檔案館建設(shè)使得檔案資源分布空間不合理的問題也得到有效解決。利用數(shù)字檔案館進(jìn)行查檔，能夠極大程度上減少檔案工作人員查找檔案的檢索時(shí)間。工作人員不用進(jìn)出庫房，不用翻閱目錄，就能準(zhǔn)確的查出所需檔案信息，提高了工作效率。，

同時(shí)，數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)現(xiàn)了文字檔案、照片檔案、視頻檔案等各類介質(zhì)檔案的有機(jī)融合，這也有利于當(dāng)今的檔案管理朝著多元化，精細(xì)化的管理方向去發(fā)展。

（二）充分發(fā)揮檔案管理的特色

傳統(tǒng)的檔案管理模式往往以保管資料為主要工作，這也使得檔案管理存在一定的局限性。當(dāng)今的數(shù)字檔案館建設(shè)，對于檔案管理工作來說，能極大程度上發(fā)揮檔案管理的特色作用。這樣的方式不僅能有效地保證檔案資料的安全性，還能將檔案資料進(jìn)行開發(fā)利用。將資料實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)共享，通過數(shù)字化檔案館的建設(shè)，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用，使得工作人員在最短的時(shí)間內(nèi)查閱到自己所需要的資料，充分發(fā)揮檔案管理的特色。

特別是一部分行政管理人員在查閱檔案的時(shí)候，往往傳統(tǒng)的檔案管理模式會走特別多流程，而且需要很長時(shí)間審閱，對于信息的把控性相對較差，容易影響檔案管理的效率和創(chuàng)新。采用數(shù)字化的管理模式，相對來說可以打破傳統(tǒng)的檔案對于檔案利用的限制，能夠使得檔案資料管理的功能性體現(xiàn)出來，為檔案的二次利用開發(fā)提供便捷性。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)的相應(yīng)對策分析

（一）加強(qiáng)檔案管理服務(wù)建設(shè)

數(shù)字檔案館建設(shè)工作比較復(fù)雜，在實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化的同時(shí)，也需要加強(qiáng)檔案館的服務(wù)建設(shè)。檔案資料的管理是一項(xiàng)服務(wù)類的工作，為了滿足用戶對于檔案的各方面需求，需要做好檔案資料的合理開發(fā)利用，因此需要重視檔案網(wǎng)站平臺的建設(shè)，做好服務(wù)建設(shè)工作，主動記錄用戶的瀏覽偏好，能具有針對性的把相應(yīng)檔案資料推送給用戶為用戶提供了高效便捷的服務(wù)，提高用戶的滿意度。檔案資料的管理可以利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)平臺，比如常見的微博、微信、百度等等。做好檔案服務(wù)建設(shè)，才能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案資源的開發(fā)利用，解決用戶各類檔案問題，更好的傳播檔案資料，做好檔案的整體信息化管理工作。

（二）提高檔案安全管理意識

數(shù)字檔案館建設(shè)相對來說更偏向于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)化，在使用網(wǎng)絡(luò)的同時(shí)，一定要注重網(wǎng)絡(luò)安全性方面的問題。因此在數(shù)字檔案館建設(shè)的時(shí)候，就應(yīng)該注重安全性方面建設(shè)。數(shù)字檔案館采用的是電子文本，如果在使用的時(shí)候，出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問題容易造成巨大的損失，甚至還會威脅個(gè)人和社會的利益。數(shù)字化檔案館建設(shè)模式，相對來說能通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)傳遞更多檔案資料的信息，在管理的時(shí)候，不能忽略檔案的安全性管理工作，一定要做到安全存放資料。同時(shí)也需要按照檔案安全性級別設(shè)定對應(yīng)的安全技術(shù)，保障檔案的安全使用，不會受到其他惡意軟件技術(shù)的攻擊。

（三）提高檔案工作人員的管理意識與專業(yè)水平

數(shù)字檔案館是結(jié)合當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展提出來的先進(jìn)管理技術(shù)，在進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)的時(shí)候，非常重要的一點(diǎn)內(nèi)容是提高檔案工作人員的管理意識以及管理水平，建設(shè)出一支專業(yè)的檔案人才隊(duì)伍，加強(qiáng)檔案工作人員的日常培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)，讓他們掌握基本的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)使用方法，為數(shù)字檔案館建設(shè)打好基礎(chǔ)。檔案工作人員在學(xué)習(xí)數(shù)字檔案館基本的運(yùn)營維護(hù)的同時(shí)，也需要做好檔案管理體制的革新和完善。數(shù)字化建設(shè)是一種信息集成的過程，需要有專業(yè)的檔案人才，先進(jìn)的技術(shù)，一定要做好檔案專業(yè)人才的儲備工作。

四、結(jié)束語

總的來說，伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對于檔案管理工作來說，也開始走向信息化，建設(shè)數(shù)字檔案館是檔案管理工作走向信息化的一個(gè)必然趨勢。在建設(shè)的過程中，對于各方面要求較高，需要清楚數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問題，能夠找到對應(yīng)的解決措施，提高檔案管理的有效性，做好資源的合理開發(fā)利用。數(shù)字檔案館的建設(shè)從傳統(tǒng)的檔案管理模式上打破了空間和時(shí)間的局限性，數(shù)字化發(fā)展也符合時(shí)代發(fā)展的相關(guān)要求，為更多檔案資料使用者提供個(gè)性化服務(wù)，具有現(xiàn)實(shí)的改革意義。

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