探析如何進一步推進檔案管理工作的規(guī)范化

陳琛

摘 要：檔案是各項工作發(fā)展情況的真實記錄，隨著經(jīng)濟的進步和社會的發(fā)展，檔案管理發(fā)揮了越來越重要的作用，各個單位對檔案管理工作的規(guī)范性也越來越看重。為了更加滿足新時代的要求，檔案管理工作就必須更加規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化。本文作者結合自己的實際工作經(jīng)驗，分析了檔案管理工作中的困境以后，提出了可行性的檔案管理的建議。

關鍵詞：檔案;規(guī)范性;現(xiàn)代化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 16-0-01

一、引言

檔案管理工作的規(guī)范化是實現(xiàn)黨政事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的重要一環(huán)，管理檔案工作既要做好硬件設施的建設，同時做好軟件工作的規(guī)范，如何實現(xiàn)檔案工作規(guī)范管理，首先從檔案的源頭環(huán)節(jié)把關，即做好公文處理工作是實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的重要基礎。本文從四大方面探析如何進一步推進檔案管理工作的規(guī)范化。

二、檔案管理工作的重要性

（1） 檔案是一種真實性憑證。檔案具有法律上的一個效力，記載著工作的歷程。檔案的類型很多，涵蓋紙質(zhì)版檔案、電子版文件以及視頻和影音等文件。其具有客觀性、公正性的特點，正因為它是一種真實性的憑證，才能一直被保留下來。

（2） 檔案是具有重要參考性的資料。檔案由于是真實事件的反映，一般具有不可復制的特點，例如音頻、視頻以及簽字的文件，因此檔案是具有歷史參考價值的。比如煤礦行業(yè)中一些關于安全質(zhì)量問題的文件，具有非常重要的參考性意義，后期被用來作為員工培訓的頻率非常的高，也可以為后期的相關政策的制定提供非常詳細的依據(jù)。

（3） 有利于保守秘密。很多單位技術秘密、薪酬秘密或者是其他涉密的事項均會存在一定的檔案，如果檔案管理工作不完善，就會導致涉密文件的缺失，甚至會導致涉密文件的丟失，造成工作上的秘密泄露，尤其是涉及財務、采購價格以及薪酬等方面的秘密泄露，會給各項工作的開展帶來不可估量的損失。

三、檔案管理工作目前存在的問題以及原因

我國的檔案管理工作雖然存在已久，各單位在工作開展中也對檔案管理工作付諸了很多的精力，力求將檔案管理工作做的規(guī)范化和科學化。然而現(xiàn)階段，很多單位的檔案管理開展的并不到位，存在很多問題。

（1） 檔案不完整。很多檔案保留不完整，存在著嚴重的缺失的現(xiàn)象，部分原因可能是遺留下來的原始檔案不完善，另一部分原因是檔案管理的過程中存在丟失的現(xiàn)象，導致檔案資料提供的可參考性不強。

（2） 檔案管理混亂。很多單位的檔案在存檔的過程中分類不清晰，沒有檔案索引，雜亂無章，顯得異?；靵y，導致了查找檔案需要耗費很多的時間和精力。同時還存在著檔案保管不善，導致很多珍貴的影音文件的損壞，或者是紙質(zhì)版文件污染毀壞，導致文件無法正常使用。

（3） 檔案管理不規(guī)范。對于一些對檔案管理比較看重的單位來說，雖然有一定的規(guī)章制度，但是規(guī)定的檔案存檔和使用流程過于復雜，或者是并不科學合理，導致很多人產(chǎn)生了排斥心理，不利于工作效率的提高。

四、檔案管理不規(guī)范的原因分析

（1） 對檔案管理的重視程度還不夠。檔案管理工作和其他的工作存在明顯的不同，最大的差異就是檔案管理工作的效益性并不明顯，時效性也比較長，因此很多單位對檔案管理工作的重視程度不夠，甚至很多單位沒有設置指定的檔案存檔的地方。

（2） 檔案管理專業(yè)度遠遠不夠。檔案管理工作的規(guī)范開展對從業(yè)人員具有一定的專業(yè)要求，然而很多單位并沒有相關的人才，甚至沒有專業(yè)的檔案管理人員，一般都是部門的內(nèi)勤員工在擔任，這些人也沒有接受過專業(yè)的檔案管理培訓，不具有專業(yè)的檔案管理水平。

（3） 檔案管理規(guī)范性制度不全。由于單位對檔案管理工作的忽視，導致檔案管理的相關規(guī)范性文件缺失或者說并不完善，包含操作流程、文件分類以及對涉密文件的管理等等，由于檔案管理制度的缺失或者是形式化，導致單位的檔案管理工作無據(jù)可依。

五、進一步推進檔案管理工作的規(guī)范化的建議

（1） 提高對檔案管理工作的重視程度。各單位要加強對檔案管理工作的重視，要將檔案管理工作當作重點工作來抓。通過上級領導的重視，帶動基層的工作人員，形成合力，共同推進單位檔案管理工作的開展。

（2） 提高檔案管理人員的專業(yè)能力。單位最好設置專業(yè)的檔案管理員，實行檔案的統(tǒng)一規(guī)劃和管理，如果單位無法實現(xiàn)專人專管的檔案管理方案，可以提高所有檔案參與人員的能力，以培訓學習等方式組織檔案涉及人員進行集體學習，對學習的效果進行監(jiān)督反饋，并將檔案管理的水平納入考核之中。

（3） 制定規(guī)范化檔案管理制度。為了讓檔案管理工作有據(jù)可依，單位應該針對檔案管理方面的工作細節(jié)制定相應的規(guī)范性文件，包含但不限于檔案分類方法、檔案歸檔流程、涉密檔案的保密處理以及作廢檔案的銷毀處理等方面。制度下發(fā)以后，定期地對各部門的檔案整理情況進行監(jiān)督審核，保證檔案管理工作嚴格按照規(guī)章制度開展，不打折扣。

六、結束語

綜上所述，進一步強化檔案管理工作的規(guī)范性、科學性是時代的要求，也是各項工作穩(wěn)步推進的有效保障。因此，各單位要加強對檔案管理工作的重視，進一步細化檔案管理的流程，為其配備專業(yè)的工作人員，努力讓檔案管理工作發(fā)揮出更大的效應。

參考文獻：

[1]厲丹.加強對黨員的思想教育做好人事檔案整理工作[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2010（12）.