當(dāng)今圖書出版全流程數(shù)字化管理探索

戰(zhàn)琦

摘 要：當(dāng)今，人們?yōu)榱俗非蟾?、更快、更精?xì)的生產(chǎn)效益而提出了數(shù)字化管理。數(shù)字化理念從提出到全面推進(jìn)建設(shè)，再到企業(yè)實(shí)踐應(yīng)用，都是邊摸索邊實(shí)踐，縱使途中荊棘叢生，始終沒有停止前行的步伐。近年來，數(shù)字化管理逐步完善，在各行各業(yè)中都得到了相應(yīng)實(shí)踐證明，那么作為出版行業(yè)我們也更應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，要借助數(shù)字化管理提升出版業(yè)的發(fā)展轉(zhuǎn)型速度，本文將探索當(dāng)今圖書出版全流程如何實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。

關(guān)鍵詞：出版;數(shù)字化管理;管理

中圖分類號(hào)：G230 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-5079 （2020） 16-00-02

當(dāng)今，采用圖書出版全流程數(shù)字化管理，既是傳統(tǒng)出版業(yè)務(wù)管理的需要，也是傳統(tǒng)出版轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)。適合的，才是最好的，才是行之有效的，如何做到真正意義上的圖書數(shù)字化管理全流程，不僅僅是軟件技術(shù)上的突破，更重要的是需要出版社要有數(shù)字化管理的精、準(zhǔn)、細(xì)的需求思維。

一、出版全流程數(shù)字化管理現(xiàn)狀

從20世紀(jì)90年代末起，不少出版社和出版集團(tuán)就已逐步開始了對(duì)出版全流程數(shù)字一體化管理進(jìn)行探索，應(yīng)運(yùn)而生了如北京云因、江蘇云想、北京平章等類似的，或功能接近的與出版社業(yè)務(wù)相關(guān)的ERP系統(tǒng)。這些系統(tǒng)各具自己的特點(diǎn)，有的是綜合出版業(yè)務(wù)，形成整體系統(tǒng)設(shè)計(jì)運(yùn)行;有的按功能區(qū)分，獨(dú)立成系統(tǒng)。

二、圖書出版管理系統(tǒng)應(yīng)具備哪些功能

（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)圖書出版的管理流程功能

（1） 編務(wù)流程模塊。圖書出版的編務(wù)工作主要涉及選題申報(bào)、發(fā)稿、合同管理、申領(lǐng)書號(hào)和CIP、成書信息上傳、樣書送交等方面的工作。ERP編務(wù)流程模塊應(yīng)該具備如下功能：在申報(bào)選題時(shí)，編輯將信息按系統(tǒng)提示進(jìn)行規(guī)范填寫和申報(bào)，各層級(jí)的批復(fù)信息需在系統(tǒng)上顯示;在選題上報(bào)、發(fā)稿申領(lǐng)書號(hào)和圖書在版編目（CIP）數(shù)據(jù)、上傳成書信息的時(shí)候，ERP系統(tǒng)應(yīng)能將圖書信息自動(dòng)導(dǎo)入國家新聞出版署相關(guān)管理系統(tǒng)，做到系統(tǒng)無縫對(duì)接，同時(shí)能定時(shí)或?qū)崟r(shí)讀取批復(fù)信息，并能自動(dòng)從國家系統(tǒng)導(dǎo)入本社ERP系統(tǒng);該系統(tǒng)還應(yīng)具備統(tǒng)計(jì)、分析、日志管理等功能。

（2） 出版流程模塊。隨著圖書出版數(shù)字化轉(zhuǎn)型的升級(jí)，ERP系統(tǒng)的出版模塊不僅要有紙質(zhì)圖書出版流程模塊，還應(yīng)融合數(shù)字化出版的內(nèi)容。ERP出版流程模塊應(yīng)具備如下功能：該模塊能與排版制作公司、紙張公司、印刷公司等與出版社相關(guān)協(xié)作單位的信息系統(tǒng)對(duì)接，如圖書出版時(shí)，ERP系統(tǒng)可根據(jù)接收到的印制信息，自動(dòng)篩選出版模塊內(nèi)符合出版相關(guān)要求的紙張公司和印刷公司，并將核算好的紙張和相關(guān)印制信息提供給符合要求的公司進(jìn)行招標(biāo)，中標(biāo)信息應(yīng)由ERP系統(tǒng)自動(dòng)通知中標(biāo)單位和排版制作公司，制作公司收到相關(guān)信息后，可在圖書版權(quán)頁錄入相關(guān)信息，并將制作的原文件和印刷文件導(dǎo)入系統(tǒng)保存，中標(biāo)的印刷公司即從自己的系統(tǒng)客戶端下載文件進(jìn)行印刷;數(shù)字出版部門能在該系統(tǒng)同時(shí)下載圖書內(nèi)容電子檔，進(jìn)行出版物數(shù)字化存儲(chǔ)與利用，這樣不僅能整合現(xiàn)有圖書出版信息資源，更要為數(shù)字出版提供二次加工做好儲(chǔ)備。

（3） 營銷流程模塊。圖書營銷流程應(yīng)涉及社內(nèi)管理和外部管理。社內(nèi)管理主要指內(nèi)部流程和基礎(chǔ)信息管理，包括銷售方式、合作渠道、定價(jià)、銷售收入、收入分配等方面的管理;外部管理主要指對(duì)外的宣傳、數(shù)據(jù)對(duì)接、銷售等方面的管理。ERP營銷流程模塊應(yīng)具備如下功能：營銷模塊的內(nèi)部管理主要涉及銷售人員折扣管理和對(duì)經(jīng)銷商的折扣、欠款額度管理，故系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)預(yù)錄入折扣、欠款額度信息對(duì)業(yè)務(wù)員和經(jīng)銷商進(jìn)行限制，低于相應(yīng)折扣或超出欠款金額，倉儲(chǔ)部門須在得到相應(yīng)的授權(quán)后，才能接收相關(guān)的發(fā)書信息;圖書的倉儲(chǔ)情況和貨運(yùn)情況等相關(guān)信息，相關(guān)人員能在系統(tǒng)實(shí)時(shí)查詢。營銷模塊的外部管理主要涉及的是對(duì)外營銷方面，系統(tǒng)應(yīng)能自動(dòng)鏈接相關(guān)平臺(tái)，并可按要求導(dǎo)入相關(guān)信息用于經(jīng)銷商的相關(guān)采購平臺(tái)、出版社網(wǎng)站等用于營銷。

（4） 財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理模塊。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理應(yīng)涵蓋費(fèi)用管理、數(shù)據(jù)分析、賬目管理、權(quán)限管理、報(bào)銷業(yè)務(wù)管理等流程管理，故ERP財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理模塊應(yīng)具備如下功能：所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)流程要能在系統(tǒng)里體現(xiàn);要有獨(dú)有的安全協(xié)議;出版社各部門能獨(dú)立查詢本部門財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)功能;訂單數(shù)據(jù)自動(dòng)分拆整合功能（對(duì)外以出版社一個(gè)窗口與外單位結(jié)算，對(duì)內(nèi)根據(jù)圖書歸屬部門，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)計(jì)算到不同部門）;財(cái)務(wù)部門能輕松統(tǒng)計(jì)不同時(shí)段圖書的庫存、銷售、結(jié)算數(shù)據(jù)。

（5） 項(xiàng)目管理模塊。21世紀(jì)以來，國家加大了對(duì)公益性出版項(xiàng)目的投入，先后啟動(dòng)了國家出版基金、民文資金、國家古籍出版項(xiàng)目、文化產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目庫等出版項(xiàng)目資金支持。為此，項(xiàng)目管理也納入了出版管理流程，故ERP項(xiàng)目管理模塊應(yīng)具備以下功能：應(yīng)建立項(xiàng)目庫，儲(chǔ)備單位所有擬申請項(xiàng)目，并根據(jù)不同主題予以分類;對(duì)已獲得資金資助的重點(diǎn)項(xiàng)目分類實(shí)時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目監(jiān)管，包括項(xiàng)目進(jìn)展和資金使用等的監(jiān)管;完成項(xiàng)目的結(jié)項(xiàng)流程（與編、印、發(fā)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)鏈接）;能與國家相關(guān)項(xiàng)目管理系統(tǒng)對(duì)接。

（6） 辦公系統(tǒng)管理模塊。出版社辦公系統(tǒng)管理模塊應(yīng)具備人力資源管理、檔案管理、勞資管理、物資管理、車輛管理、考勤管理等常規(guī)辦公管理功能。

（二）圖書編輯數(shù)字化及數(shù)字資源管理功能

（1） 能在系統(tǒng)里直接對(duì)書稿內(nèi)容進(jìn)行排版、編輯、校對(duì)等再加工工作，是其對(duì)書稿的編輯環(huán)節(jié)完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。該系統(tǒng)編輯完成的數(shù)字內(nèi)容，可根據(jù)印刷要求直接用于紙質(zhì)圖書的出版，同時(shí)其電子文件能進(jìn)行各種格式的轉(zhuǎn)換，可直接用于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、APP、微信公眾號(hào)等多渠道數(shù)字資源的發(fā)布。

（2） 能具備圖書數(shù)字資源的管理功能，即出版社圖書核心資源數(shù)據(jù)庫的功能。能對(duì)圖書掃描的圖片文件（TIF格式）、圖書的文本的XML文件、壓縮后的圖書PDF文件以及其他原始圖書格式、視頻文件、音頻文件、期刊、圖片等資源進(jìn)行存儲(chǔ)并實(shí)現(xiàn)格式轉(zhuǎn)換;能全文檢索數(shù)字資源并可碎片化這些資源進(jìn)行再加工利用。

三、市面上出版數(shù)字化流程ERP系統(tǒng)存在的不足

對(duì)國內(nèi)出版社使用ERP系統(tǒng)的情況進(jìn)行了一些調(diào)研，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有系統(tǒng)在使用中存在不同的短板，主要問題如下：

（1） 眾多ERP系統(tǒng)更多的僅僅是簡單的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)輔助管理，使用的一些信息系統(tǒng)或軟件只是解決某一部門、某一具體業(yè)務(wù)的管理問題。縱觀國內(nèi)出版社信息化管理常用的云因、科迪通、云想等系統(tǒng)，凸顯出來的各功能模塊設(shè)置分散，各環(huán)節(jié)的信息關(guān)聯(lián)性弱，不同環(huán)節(jié)之間存在信息重復(fù)錄入。

（2） 在目前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代仍局限在局域網(wǎng)內(nèi)使用，出版管理缺乏整體性。以移動(dòng)APP為例：隨著技術(shù)的發(fā)展，移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，借助于移動(dòng)終端來處理工作事宜，已經(jīng)成為智能管理的需要。但目前市面上都沒有一款完全實(shí)現(xiàn)真正意義上出版管理全流程的APP，無法在手機(jī)、iPad等移動(dòng)端實(shí)現(xiàn)完整的數(shù)字化出版管理流程。

（3） 目前市面已有的系統(tǒng)絕大部分不是按照特定某個(gè)出版社的特有的工作環(huán)境、業(yè)務(wù)流程、管理制度來操作，尤其是由出版集團(tuán)各個(gè)出版社共享的ERP系統(tǒng)，由于各圖書出版社自身的內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)不同、出版物分類側(cè)重點(diǎn)不同、銷售渠道和分配方式等有個(gè)體差異，導(dǎo)致流程不適應(yīng)、數(shù)據(jù)不統(tǒng)一、管理不一致。

四、出版數(shù)字化全流程系統(tǒng)個(gè)性化設(shè)計(jì)的必要性

為便于集團(tuán)化管理，當(dāng)前很多出版社使用的ERP系統(tǒng)，要么是集團(tuán)統(tǒng)一定制的系統(tǒng)，要么是購買的現(xiàn)有的成熟系統(tǒng)，使用這些系統(tǒng)優(yōu)勢在于便于集團(tuán)統(tǒng)一管理，或者購買成熟軟件比新開發(fā)軟件價(jià)格便宜。但由于各個(gè)出版社自身出版特色及本身管理和流程上的差異，最終是使用者不得不根據(jù)軟件已固有的程序調(diào)整自身的原有流程，是人將就軟件，而不是軟件去貼合使用者的需求。

由此可見，如果經(jīng)濟(jì)條件允許，出版ERP系統(tǒng)最好量身定制，即使是集團(tuán)定制，也應(yīng)該在系統(tǒng)設(shè)計(jì)上考慮各出版社自身需要，在上報(bào)集團(tuán)對(duì)接口徑設(shè)計(jì)一致的基礎(chǔ)上，對(duì)各出版社子管理系統(tǒng)根據(jù)各社具體情況進(jìn)行貼合的專有設(shè)計(jì)。

五、定制出版數(shù)字化全流程系統(tǒng)應(yīng)注意的問題

（1） 重視需求調(diào)研：不同出版社，由于管理方式和管理層級(jí)有設(shè)置的差異，圖書出版內(nèi)容專業(yè)性也不同，其內(nèi)部出版流程也會(huì)存在一定差異，故需求調(diào)研的準(zhǔn)確性、服務(wù)性、便捷性將直接關(guān)系著該系統(tǒng)是否能被使用者接受，是否能切實(shí)提高工作效率，它是一個(gè)系統(tǒng)開發(fā)的核心。

（2） 關(guān)注歷史數(shù)據(jù)導(dǎo)入：無論是圖書出版編、印、發(fā)數(shù)據(jù)，還是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，能否將出版社這些歷史數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、無遺漏導(dǎo)入定制系統(tǒng)，是該系統(tǒng)能否進(jìn)行各模塊全流程運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。

（3） 權(quán)限設(shè)置要精準(zhǔn)，保證數(shù)據(jù)安全：各個(gè)層級(jí)、各個(gè)部門到每一個(gè)人，一定要進(jìn)行權(quán)限的精準(zhǔn)設(shè)置，這種設(shè)置，既保障了個(gè)人、部門工作的私密和數(shù)據(jù)安全，也便于各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理、監(jiān)督。

（4） 注重?cái)?shù)據(jù)精準(zhǔn)對(duì)接：數(shù)據(jù)對(duì)接包括與國家新聞出版署相關(guān)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接，如選題、書號(hào)申領(lǐng)、CIP數(shù)據(jù)對(duì)接;與上級(jí)主管部門管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接;社內(nèi)編務(wù)、財(cái)務(wù)、出版、發(fā)行、辦公等模塊的數(shù)據(jù)對(duì)接;與協(xié)作單位如排版印制、新華書店、館配等的數(shù)據(jù)對(duì)接。

（5） 注重操作簡便、人性化：使用者對(duì)該系統(tǒng)沒有抵觸情緒，簡便的操作、人性化的界面、高度智能化、準(zhǔn)確的操作性、高效的工作效率，是該系統(tǒng)是否成功的衡量標(biāo)準(zhǔn)。

（6） 重視圖書內(nèi)容資源文件格式是否兼容或能無損轉(zhuǎn)換：內(nèi)容資源不同，如文種、圖片、樂譜等的不同，會(huì)存在不同的文件格式，在定制系統(tǒng)時(shí)一定要注意是否具備這些文件格式在不受損的情況下進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、碎片化提取等功能。

六、結(jié)語

當(dāng)今，出版社要在激烈的市場競爭中走在出版的前列，求高速的發(fā)展，利用信息化管理軟件提升自己的管理水平，是提高工作效率，增強(qiáng)競爭力必不可少的管理模式。只有基于精準(zhǔn)的出版流程需求調(diào)研，個(gè)性化的定制服務(wù)軟件，才能科學(xué)有效地實(shí)現(xiàn)圖書出版全流程數(shù)字化管理，才能真正切實(shí)做到互聯(lián)網(wǎng)+無紙化辦公。

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