房地產(chǎn)檔案信息管理工作的特點及安全性思考

梁少慧

[摘 要] 隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，信息技術(shù)大力發(fā)展也為各行各業(yè)的管理模式和辦公模式帶來了新的變化，房地產(chǎn)檔案信息管理技術(shù)也不例外。盡管信息技術(shù)為檔案信息管理帶來了更強的便捷性，但是因此產(chǎn)生的一系列安全性問題也同樣不容忽視。因此文章將從房地產(chǎn)檔案管理工作的特點出發(fā)，結(jié)合當前存在的一些問題，提出增強安全性的一些對策，旨在拋磚引玉，引出更多更具價值的思考。

[關(guān)鍵詞] 房地產(chǎn)；檔案信息管理；特點安全性

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在我國社會快速發(fā)展的時代背景下，房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展也同樣如火如荼。而房地產(chǎn)若想獲得長足穩(wěn)定的發(fā)展，除了必須建立相應(yīng)的工作制度，檔案信息管理工作同樣也不能忽視。房地產(chǎn)檔案和國家、集體和個人房屋的所有權(quán)息息相關(guān)，而如今檔案管理手段也已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)為數(shù)字化信息存儲方式。這也為維護房地產(chǎn)檔案管理安全性，提出了新的挑戰(zhàn)。

一、房地產(chǎn)檔案管理工作特點

房地產(chǎn)檔案在法律中占有和房產(chǎn)證同等分量的地位，能夠確定房屋產(chǎn)權(quán)，同時也是被法律承認的，是法律在處理房屋產(chǎn)權(quán)糾紛的重要依據(jù)。而隨著房地產(chǎn)行業(yè)的蓬勃發(fā)展，房產(chǎn)交易次數(shù)的增多，也同時帶來了更多的糾紛，這就讓房地產(chǎn)檔案的法律性不容忽視[1]。

城市中的房地產(chǎn)行業(yè)往往是發(fā)展較快的，為了落實更加科學(xué)的管理方式，通常情況下，房產(chǎn)管理部門都會劃分區(qū)域進行管理，在地區(qū)成立房產(chǎn)檔案的部門，這也無形增加了房地產(chǎn)檔案管理的壟斷性。若相關(guān)的基礎(chǔ)性工作有所欠缺，則極有可能使房地產(chǎn)正常秩序走向混亂。信息技術(shù)剛好能彌補此管理缺陷，房地產(chǎn)檔案能夠作為有據(jù)可查的文件，記載和房地產(chǎn)項目相關(guān)的重要信息，這些信息資源具有很強的社會性，作為房地產(chǎn)行業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的良好參考。

房地產(chǎn)資料即使建立了相關(guān)檔案，也不意味著房屋產(chǎn)權(quán)永恒不變。而在實際生活中，無論是房屋的買賣，還是產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)讓，都是極為常見的現(xiàn)象。這種引起變換房屋產(chǎn)權(quán)人的法律行為，都會相應(yīng)使房地產(chǎn)檔案資料變動，因此房地產(chǎn)檔案的可變性很明顯。傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理工作，往往由于在收集、整理檔案工作方面，需要投入極大的人力物力，而人工帶來的誤差也往往較大，因此效果也并不見得特別完美。為了及時充分對這些檔案信息進行有效利用，互聯(lián)網(wǎng)時代的房地產(chǎn)檔案會結(jié)合先進的科學(xué)信息技術(shù)，對檔案信息數(shù)據(jù)化。因此，傳統(tǒng)檔案管理到了今天，更多是著眼于檔案信息本身[2]。實際工作中，管理人員也往往操作電腦就可以完成傳統(tǒng)復(fù)雜的檔案收集整理歸檔工作，極大提升了辦事效率，也減少了檔案管理中的誤差，增強了安全性。

房地產(chǎn)檔案信息管理相較傳統(tǒng)工作方式，也更加多元化。房地產(chǎn)檔案網(wǎng)站不只是管理信息的平臺，同時也是一個可供信息瀏覽、交流的平臺。無論是房屋建筑的面積、立體效果圖，還是平面圖等信息，都可以進行整理，并公布在管理平臺上。如果有人有需要，就可以調(diào)出相關(guān)信息進行查閱，房地產(chǎn)檔案管理人員同樣也可以在平臺上實時回復(fù)用戶的問題，提升房地產(chǎn)檔案管理的服務(wù)性。

二、房地產(chǎn)檔案信息化管理的安全隱患

（一）信息技術(shù)本身的安全隱患

房地產(chǎn)檔案信息管理的信息化，需要借助計算機的力量。而計算機在安全方面也并非固若金湯，很容易受到病毒的影響。網(wǎng)絡(luò)空間是公共空間，因此很容易在電子信息傳輸中，遭到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害，無論是對信息的盜取還是篡改，都會對檔案信息產(chǎn)生不可估量的損害。如果用戶的相關(guān)信息丟失，很容易產(chǎn)生各種法律糾紛，引起不必要的麻煩[3]。

（二）保存期間安全隱患

電子檔案一般都需要長期存儲，這就容易出現(xiàn)各種意外情況，也容易對檔案本身的安全性產(chǎn)生一定程度的影響。無論是使用壽命還是人為因素，都會威脅檔案信息的安全性，因此要對信息的存儲問題引起足夠重視。

（三）難以確認真實性

傳統(tǒng)檔案信息都是紙質(zhì)存儲信息，而往往在紙質(zhì)的檔案上會出現(xiàn)各種標志，無論是公司公章還是相關(guān)人員的簽字，都會在一定程度上增加檔案的防偽性。但是信息化管理檔案，會讓電子信息的可復(fù)制性變得非常強，也增加了信息被篡改盜取的安全隱患，讓檔案的防偽工作更加困難。因此安全性問題也同樣需要檔案管理人員引起足夠重視，并有針對性采取適當措施，保障電子檔案的安全性[4]。

三、優(yōu)化房地產(chǎn)檔案信息管理工作安全性的對策

（一）增強工作人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案數(shù)據(jù)化不斷增強的時代背景下，檔案管理工作相較于傳統(tǒng)，也有了很大的改變。這也對新時期從事檔案管理工作的相關(guān)人員，提出了新的工作挑戰(zhàn)。無論是在檔案的收集階段，還是整理、歸檔階段，工作人員都需要保持很強的學(xué)習能力，學(xué)習最新的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，盡快掌握計算機的操作技巧，熟悉現(xiàn)代化設(shè)備的操作要領(lǐng)，從而全面提升檔案數(shù)據(jù)管理的效率與質(zhì)量。為了讓檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)得到提升，相關(guān)本門和科室，也需要對基層工作者，展開針對性強的培訓(xùn)工作，無論是理論知識和操作技能，都應(yīng)當有針對性進行開展。樹立人才意識，發(fā)揮人才榜樣力量，進而全面提升工作團隊的綜合素質(zhì)，提升檔案管理的辦事效率和安全性[5]。

（二）建立檔案數(shù)據(jù)庫

房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫的建立，可以全面提升檔案管理工作的高效性和安全性，讓工作人員能夠更加快捷為用戶查詢到有價值的信息，因此數(shù)據(jù)庫的建立時不我待。首先需要一個擁有強大功能的計算機系統(tǒng)，能夠收錄各種信息，包括房地產(chǎn)開發(fā)情況、銷售情況和拆遷情況等等。信息不只應(yīng)當保證第一時間錄入，同時也應(yīng)當及時對資料庫進行更新，從而加強信息的時效性。通過這些信息，檔案管理人員可以擺脫被動傳統(tǒng)的工作方式，一方面可以加強對用戶的服務(wù)性，同時也可以在做決策時更具備參考價值。這就要求在進行具體工作時，一定要著眼于檔案信息的可讀性，要方便用戶閱讀和理解。同時對于一些相對重要的檔案，要加強數(shù)據(jù)化工作，或者長期存儲，或者直接轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)化。這樣一方面可以極大增強檔案信息的共享性，同時也能更好保護檔案的安全性。

（三）完善檔案管理制度

對于參與到檔案管理工作的工作人員，需要明確檔案管理的權(quán)責，一旦出現(xiàn)任何錯誤，需要對相應(yīng)的后果負責人。管理部門也需要反復(fù)核查電子檔案，防止出現(xiàn)不同程度的差錯。另外對于電子檔案應(yīng)當盡量積累，對于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人審查過的重要檔案，存儲同時也要加強備份工作，避免出現(xiàn)用時找不到的現(xiàn)象。檔案地檢查制度也同樣需要落實完善，一旦電子檔案入庫，就要進行科學(xué)仔細的檢查，檢查重點包含檔案內(nèi)容的準確性，和紙質(zhì)檔案是否相同，以及電子檔案安全性是否達標，尤其是電子檔案是否攜帶來源不明的計算機病毒，要仔細檢查[6]。保存方面，工作人員要重新將電子檔案設(shè)置成可讀狀態(tài)，防止他人對檔案信息惡意篡改。另外要注意電子和紙質(zhì)檔案雙向存儲，增強檔案保存的可靠性。因此在實際工作中，工作人員也要同時存儲一份紙質(zhì)版的檔案，方便關(guān)鍵時刻查詢相關(guān)信息。

四、結(jié)語

房地產(chǎn)檔案信息管理對于房地產(chǎn)行業(yè)正常發(fā)展十分重要，因此相關(guān)部門和人員一定要提高認識程度，明確互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，房地產(chǎn)檔案信息管理工作的特征。要針對工作人員定期展開相關(guān)培訓(xùn)，并做好完善相關(guān)制度，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫等工作，從而加強檔案信息的安全性，更好為用戶服務(wù)。

參考文獻：

[1]王云慶，高一弘.論加強房地產(chǎn)檔案信息管理的對策[J].中國房地產(chǎn)：學(xué)術(shù)版，2014（3）：77-80.

[2]武則宇.房地產(chǎn)檔案信息管理工作的特點及安全性思考[J].科技信息，2013（18）：435.

[3]孫軍，姬廣鵬.房產(chǎn)登記檔案查詢制度在法治社會中的承載—從“房妹”“房叔”“房姐，到“限制以人查房”的思考[J].檔案學(xué)通訊，2013（3）：61-64.

[4]李敏嘉.淺議我國當前的房地產(chǎn)檔案管理[J].城建檔案，2013（6）：58-59.

[5]邊廷珍.論房產(chǎn)檔案的科學(xué)化管理[J].城市建筑，2013（10）：278.

[6]陳明.市場經(jīng)濟條件下房地產(chǎn)檔案工作的發(fā)展與隱憂[J].城建檔案，2003（2）：24-26.