火電項目檔案信息化管理分析

董慶利

【摘 要】檔案管理是組織生產(chǎn)與建設(shè)的基礎(chǔ)資料，當(dāng)前，在國有企業(yè)管理制度改革背景下，信息技術(shù)被廣泛地應(yīng)用于企業(yè)管理中。作為企業(yè)重要的管理內(nèi)容，推動火電項目檔案信息化管理十分重要。本文首先探討了火電項目檔案信息化管理的優(yōu)勢，在此基礎(chǔ)上提出了檔案信息化管理的策略。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息技術(shù);火電項目

引言

在火電工程建設(shè)以及管理活動中產(chǎn)生的各種圖紙、數(shù)據(jù)、照片等資料是火電項目檔案，火電項目檔案數(shù)量眾多、內(nèi)容復(fù)雜，對檔案管理工作提出了更高的要求。在互聯(lián)網(wǎng)時代下，火電項目檔案管理思路與方法也應(yīng)該與時俱進，引入信息化的管理方式?；痣婍椖繖n案信息化管理可以為今后同類別的檔案管理工作提供參考，以提高檔案管理水平。

1.火電項目檔案信息化管理的優(yōu)勢

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，火電項目檔案信息化管理具有明顯的優(yōu)勢，具體包括以下兩份昂面。

一方面，火電項目檔案管理信息化可以提高檔案管理的經(jīng)濟性?；痣婍椖繖n案信息化管理改變了以往以紙質(zhì)載體檔案為管理對象的方式，而是將檔案信息保存于計算機、數(shù)據(jù)庫內(nèi)，很大程度上節(jié)約了保管紙質(zhì)檔案的空間。同時，在查找檔案時，管理人員通過現(xiàn)代信息技術(shù)可以快速搜索到需要查找的檔案內(nèi)容，而且還可以根據(jù)實際工作需要考慮是否需要打印，這樣就極大地節(jié)約了管理人員查找檔案的時間，也減少了紙張浪費，節(jié)約了人力與物力，檔案管理的整體成本大大下降，提高了檔案管理的經(jīng)濟性。

另一方面，火電項目檔案管理信息化提高了安全性與辦公效率。將火電項目紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案儲存在計算機數(shù)據(jù)庫內(nèi)，這樣可以有效地避免紙質(zhì)檔案污損問題，而且檔案信息也不容易發(fā)生丟失的情況[1]。同時，檔案管理信息化使檔案的儲存、查找、借閱等更為便捷，如需借閱檔案只需要借助計算機完成電子審批流程即可，無需要多個部門跑腿，不需要浪費時間和精力，很大程度上提高了辦公效率。

2.火電項目檔案信息化管理策略

2.1加強火電項目檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)

良好、安全的管理信息系統(tǒng)是實現(xiàn)火電項目檔案信息化管理的前提，信息技術(shù)部門應(yīng)該積極與檔案管理部門進行溝通，主動地了解檔案信息化管理的需求以及各項工作的流程，例如借閱檔案的流程等，然后綜合這些信息去進一步設(shè)計與優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)。對于現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，可以將系統(tǒng)功能進行優(yōu)化和合理調(diào)整，比如可以分為數(shù)據(jù)加工、系統(tǒng)維護、用戶權(quán)限、檔案信息查找、其他五大模塊，其中的數(shù)據(jù)加工主要是包括電子檔案錄入、審核、更改等;系統(tǒng)維護包括火電項目電子檔案的再次審核、信息系統(tǒng)漏洞檢測等;用戶權(quán)限主要是系統(tǒng)管理員分配本部門、其他部門人員登入系統(tǒng)、查找檔案資料的權(quán)限，系統(tǒng)管理員可以根據(jù)實際工作需要去調(diào)整所分配的權(quán)限，各人員只能在權(quán)限允許范圍內(nèi)利用檔案管理信息系統(tǒng)開展工作;檔案信息查找模塊中檔案管理人員可以根據(jù)檔案的標(biāo)題、內(nèi)容、日期對電子檔案進行查找，并提供下載、打印等服務(wù);其他模塊包括常見問題指導(dǎo)、系統(tǒng)維護公告等。將該系統(tǒng)用于火電項目信息化管理中可以使檔案管理人員實時對項目檔案進行管理，可以根據(jù)項目進度及時更新檔案信息，這對后續(xù)的火電項目建設(shè)也有著重要的指導(dǎo)作用。

考慮到火電項目檔案管理信息系統(tǒng)是依靠大數(shù)據(jù)等技術(shù)成立數(shù)據(jù)庫的，信息系統(tǒng)有可能遭受外部攻擊出現(xiàn)檔案信息泄露的情況，因此需要重點加強檔案管理信息系統(tǒng)安全建設(shè)，利用防火墻、網(wǎng)絡(luò)密鑰等加密技術(shù)提高電子檔案信息的安全性，保證檔案信息不被泄露[2]。

2.2提高檔案管理人員服務(wù)意識

當(dāng)前，火電廠改革對檔案管理工作也造成了不小的影響，火電項目檔案的數(shù)量會降低，檔案管理工作也容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視，為了提高領(lǐng)導(dǎo)以及各部門人員對檔案管理工作的重視程度，提高配合度，檔案管理人員就需要重視宣傳工作，利用部門文娛活動、宣傳手冊、宣傳圖等方式進行宣傳。檔案管理人員還應(yīng)該做好檔案信息課題研究工作，向領(lǐng)導(dǎo)、其他部門人員論述火電項目檔案信息化管理的優(yōu)勢及對企業(yè)的價值，提高創(chuàng)新與服務(wù)意識。

新時期檔案管理人員還應(yīng)該積極關(guān)注國家檔案工作的最新進展與要求，就火電項目檔案工作改革以及信息化管理積極與同行探討，利用網(wǎng)絡(luò)論壇等渠道交流與學(xué)習(xí)經(jīng)驗，在檔案信息化管理中能夠根據(jù)火電項目檔案管理需要以及企業(yè)實際情況采用合適的管理方式，更好地提供檔案管理、借閱、查詢等服務(wù)，在實踐過程中不斷發(fā)現(xiàn)與解決問題。

2.3提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

當(dāng)前，火電項目檔案管理人員還是比較習(xí)慣傳統(tǒng)檔案管理方式，因自身信息素養(yǎng)不高，所以對火電項目檔案信息化管理容易有不適應(yīng)的情況。針對這一情況，需要重視對檔案管理人員的培訓(xùn)，尤其是信息意識與信息技術(shù)方面的培訓(xùn)，可以邀請信息技術(shù)人員對檔案管理人員進行培訓(xùn)，有條件的還可以邀請經(jīng)驗豐富、檔案信息化管理這一方面的專家前來指導(dǎo)，提高信息管理人員的信息技術(shù)水平。在培訓(xùn)過程中，要求檔案管理人員撰寫學(xué)習(xí)報告，培訓(xùn)結(jié)束后進行考核，使檔案管理人員可以認真學(xué)習(xí)。同時，在培訓(xùn)中也應(yīng)該重視信息系統(tǒng)安全技術(shù)的講解，增強檔案管理人員安全意識，在檔案信息化管理過程中可以嚴格按照有關(guān)規(guī)定操作，防止病毒入侵系統(tǒng)以及信息泄露，提高檔案信息化管理的安全性與質(zhì)量。

3.結(jié)語

火電項目檔案信息化管理是檔案管理工作改革以及時代所趨，檔案管理人員應(yīng)該與時俱進，創(chuàng)新檔案管理思路，提高自身服務(wù)意識與創(chuàng)新意識，加強學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)能力。單位也應(yīng)該加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，加強火電項目檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，使管理人員可以借助系統(tǒng)根據(jù)項目進度及時更新檔案信息，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，使火電項目檔案信息化管理可以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，提高檔案管理水平。

參考文獻：

[1]李晶，董志乾，張聰. 660MW火電項目檔案信息化建設(shè)實踐[J]. 熱電技術(shù)，2020（3）：28-29.

[2]曾皓. 工程項目檔案信息化建設(shè)的措施與保障分析[J]. 信息記錄材料，2019，020（001）：36-37.