淺談檔案管理工作的創(chuàng)新

吳相楠

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，各個行業(yè)的管理工作發(fā)生變化，檔案管理工作的優(yōu)化提出了更高要求。就檔案管理而言，傳統(tǒng)的管理體系已經(jīng)無法滿足多樣化要求，檔案內(nèi)容的增加、檔案信息的建設(shè)、檔案精細化查閱需求都離不開規(guī)范化體系的保障。所以處于信息化時代，檔案管理人員需要樹立創(chuàng)新理念，主動引入先進的管理思想，明確檔案管理的具體規(guī)則，并在現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用下建設(shè)檔案管理規(guī)范化體系。時代在發(fā)展，新的科技不斷涌現(xiàn)，給我們的檔案管理工作也帶來了創(chuàng)新的來源。我們工作創(chuàng)新的目標在于有效利用更多有價值的檔案信息資源，提供高質(zhì)量、高水平的服務(wù)，實現(xiàn)檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。一個單位的檔案承載著單位發(fā)展的歷史軌跡，是對單位發(fā)展過程的真實記錄，檔案以其所載信息的原始性、真實性、技術(shù)成果的可重復(fù)性及可考查性等使其具有更高的利用價值。因此，在新時期，通過對單位檔案管理工作創(chuàng)新的加強，來實現(xiàn)檔案管理的信息化，為單位發(fā)展創(chuàng)造新的機遇與空間是十分有必要的。

1.思想意識上的創(chuàng)新

很多時候變革之所以不能發(fā)生，是因為人們?nèi)狈ψ兏锏囊庾R，缺乏創(chuàng)新的動力。作為檔案管理人員，首先要從主觀意識上做一位現(xiàn)代人，對新生事物不抵制、不反感，而應(yīng)該懷著一種熱情去擁抱這些新的事物。世界每時每刻都在發(fā)生著變化，變化的產(chǎn)生離不開創(chuàng)新的人。因此，我們不能止步不前，傳統(tǒng)守舊，而是要勇于突破，不斷超越自己，將鮮活的人生態(tài)度和思想觀念注入到我們的檔案管理工作當中，不斷提高我們的服務(wù)水平。

1）檔案人員應(yīng)當重視觀念更新。作為一名檔案管理人員，我們要踏實工作，敬業(yè)奉獻。然而，我們也要富于創(chuàng)新意識和創(chuàng)新的精神和能力。我們的腦子要靈活，眼界要放寬，要利用一切空閑時間去了解這個世界的新變化，把吸取來的新觀念和思想運用到我們的檔案管理工作的創(chuàng)新上面。我們要通過思想觀念的創(chuàng)新和工作方法的創(chuàng)新，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益。檔案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是檔案工作者的優(yōu)良傳統(tǒng)。然而在當今社會，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實實工作;另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創(chuàng)新，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟效益，提高檔案工作的自身價值，發(fā)展檔案事業(yè)。

2）檔案人員要有過硬的業(yè)務(wù)技能。檔案管理工作兼具業(yè)務(wù)性和管理服務(wù)的雙重屬性。從事檔案管理工作的人員需要同時具備高超的業(yè)務(wù)功底，同時也需要具備過硬的管理水平和全心全意為人民的服務(wù)意識。檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)技能不僅包括傳統(tǒng)的分類、整理等工作技能，也包括由信息技術(shù)發(fā)展所帶來的新的技能。如開展信息化檔案管理工作所需要的計算機的應(yīng)用能力，信息系統(tǒng)的開發(fā)維護能力等。伴隨著信息系統(tǒng)的生成，作為一名檔案管理工作人員，要學(xué)會熟練的對信息系統(tǒng)加以使用，讓信息系統(tǒng)真正為自己的檔案管理工作發(fā)揮實效，通過信息系統(tǒng)的輔助使得自己的管理觀念和方法都能得到創(chuàng)新提高。另外，全心全意為人民服務(wù)的意識和熱情，是檔案管理工作人員素質(zhì)不斷提高，工作水平不斷進步的動力源泉，如果缺乏這種意識和熱情，工作人員所表現(xiàn)出來的往往是消極懈怠，敷衍了事，這種情況需要加以避免，最好從制度上加以遏制。

3）檔案人員應(yīng)當拓寬視野、豐富知識。檔案人員平時的工作比較瑣碎枯燥，因此，豐富的業(yè)余文化生活不可缺少，這將會拓寬工作人員的視野，愉悅他們的心情，同時也豐富了知識，給本職工作帶來了創(chuàng)新靈感的來源。在新思想、新理論、新技術(shù)不斷出現(xiàn)的當今時代，每一位檔案人員都要把學(xué)習(xí)當成一種習(xí)慣，只有不斷用好奇心去面對周圍的一切，我們的知識才能不斷豐富，才能勝任我們的檔案管理工作，也才能用我們的所學(xué)去革新我們的工作，讓我們的工作效率更高，給人民群眾帶來更多，更便捷、高效的服務(wù)。

2.通過擴大范圍創(chuàng)新檔案管理服務(wù)

1）創(chuàng)新服務(wù)方式，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。在信息化社會，從傳統(tǒng)的標準來衡量，我們的工作效率有了難以想象的提高，我們不僅僅只是單純地保管檔案，而且我們要注意到自身擁有的更多資源，在國家法規(guī)所允許的范圍內(nèi)，我們可以創(chuàng)新服務(wù)品種，通過高質(zhì)量的服務(wù)創(chuàng)辦新的檔案管理收益增長點。如研發(fā)供人們快速查詢的手機app，為各大機關(guān)團體事業(yè)單位以及各級給類企業(yè)等提供精準的信息化服務(wù)，類似的創(chuàng)新可以讓我們的眼界放開，給檔案管理事業(yè)帶來更多的利益增長點。

2）信息服務(wù)的多元化、多主體化。在工作中，我們要實現(xiàn)將服務(wù)從單純?yōu)槠笫聵I(yè)單位內(nèi)部服務(wù)向面向全社會服務(wù)進行轉(zhuǎn)化。在保證信息安全的情況下，檔案管理信息服務(wù)要面向社會提供更多有針對性的特定服務(wù)，這種做法將會與個人誠信系統(tǒng)等共同為社會的有秩序可持續(xù)發(fā)展提供信息保障。

3.管理機制要創(chuàng)新

當前，在傳統(tǒng)文檔和電子文檔并存的情況下，如何加強管理的條理性和安全性非常重要。這就需要我們不僅從技術(shù)和工作方法上進行創(chuàng)新，也要從管理機制上加以更新。一些常規(guī)的操作規(guī)范，電子文檔的提取查看權(quán)限等都應(yīng)該制度化、標準化，工作中嚴格按照規(guī)范操作。另外，對于檔案管理工作人員的規(guī)范和培訓(xùn)等，都要制度化、細化才能保證工作的規(guī)范標準，零差錯。我們可以向其他國家和單位學(xué)習(xí)他們的先進管理經(jīng)驗，使本單位的管理機制不斷完善。

4.檔案人才管理創(chuàng)新

檔案管理事業(yè)的成熟發(fā)展，高素質(zhì)的人才是關(guān)鍵。一般來說，從事檔案管理工作人員待遇相對較低，人們對檔案管理工作的認識也有偏差。因此，從人才引進的角度來說，很多單位無法吸引到高學(xué)歷高素質(zhì)兼?zhèn)涞娜瞬?。所以，為了改善這種情況，我們需要主動提高工作人員的待遇、改善工作環(huán)境、注意安全防護。安排彈性的工作時間。使工作人員的培訓(xùn)制度化等等。在人才管理方法實行人性化管理，注意人員的心理保健，讓他們沒有后顧之憂。

5.創(chuàng)新檔案信息工作素能

檔案信息化建設(shè)與管理是一項長期工作，離不開一支高素質(zhì)的檔案工作隊伍具體執(zhí)行。加大檔案人員信息素養(yǎng)培訓(xùn)，通過定期培訓(xùn)、選派鍛煉、交流學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)競賽等形式，有針對性 地加強檔案人員信息技術(shù)培育，培養(yǎng)一批既懂信息技術(shù)又熟練掌握檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。根據(jù)檔案信息化管理的實際需要，有針對性地加大信息技術(shù)人才引進力度，將新引入的人才充實到檔案管理崗位一線，以滿足日益增長的檔案信息化管理需要。

總之，檔案信息化建設(shè)與管理是新時代檔案發(fā)展的趨勢和方向，涉及檔案管理者、管理部門及管理平臺的方方面面，需要檔案管理部門及人員密切配合，積極參與，不斷創(chuàng)新工作方法，學(xué)習(xí)世界先進的管理理念和方法，不斷拓寬服務(wù)工作領(lǐng)域，在信息安全的范圍內(nèi)尋找檔案管理工作的創(chuàng)收點，探索檔案管理工作的社會效益增值點，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的科學(xué)、規(guī)范，通過信息技術(shù)助力檔案可持續(xù)發(fā)展。