關(guān)于企業(yè)干部人事檔案的管理思考

呂金華

【摘 要】干部人事檔案是國家檔案和企業(yè)檔案的重要組成部分，在干部人事管理中發(fā)揮著重要作用。但企業(yè)干部人事檔案存在的問題直接影響了干部人事檔案管理的質(zhì)量。結(jié)合工作實(shí)際，就企業(yè)干部人事檔案管理存在的問題進(jìn)行粗淺分析并提出相應(yīng)對策。

【關(guān)鍵詞】干部檔案;檔案管理;無縫對接

干部人事檔案是組織、人事等有關(guān)部門、按照黨的干部政策、在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等內(nèi)容的真實(shí)記錄、是解決工資待遇、落實(shí)政策的重要憑證、是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)、是國家和企業(yè)檔案的重要組成部分。

一、干部人事檔案的重要性

（一）干部人事檔案是考察干部成長經(jīng)歷的重要依據(jù)。干部人事檔案是干部信息的重要載體歷史、全面、真實(shí)地記載和反映干部個(gè)人經(jīng)歷、能力和德才的綜合表現(xiàn)。做好干部人事檔案管理工作、不僅可以有效促進(jìn)企業(yè)干部合理流動、合理配置和合理使用、而且是企業(yè)人才職稱晉升和選拔工作的重要參考依據(jù)。

（二）做好干部人事檔案管理工作對黨員干部能起到一定的監(jiān)督作用。干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策、在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中、形成的記載干部經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)以及工作實(shí)績等內(nèi)容的文件材料、是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。

（三）充分挖掘人才潛力、促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必要保障。薪資、福利對于企業(yè)員工而言具有很強(qiáng)的激勵(lì)作用、良好的激勵(lì)制度能極大的提升人才的工作積極性、從而促進(jìn)企業(yè)整體效益的提升。干部人事檔案管理工作內(nèi)容具有多元化特征、具體包括了干部家庭狀況、工作資歷、獎(jiǎng)懲情況等內(nèi)容、在一定程度上會影響企業(yè)員工的工資福利和社會保證。因此、做好企業(yè)干部人事檔案管理工作能通過完善人才激勵(lì)制度發(fā)揮出人才的最大價(jià)值。

（四）干部人事檔案具有一定的法律憑證作用。干部人事檔案詳細(xì)記錄了干部成長的各個(gè)階段痕跡資料、這些原始性的材料是有關(guān)部門檢查企業(yè)干部遵紀(jì)守法情況的重要材料。此外、在處理與企業(yè)有關(guān)的訴訟事件中、干部人事檔案中的有些內(nèi)容還可以起到憑證作用。

二、干部人事檔案中存在的問題

1.認(rèn)識不足、重視不夠。企業(yè)的中心工作是生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品銷售、追求經(jīng)濟(jì)效益和企業(yè)形象是永恒的主題。干部人事檔案工作由于不能給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益、往往得不到應(yīng)有的重視與關(guān)注。有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為干部人事檔案工作就是收集資料、保管的事務(wù)性工作、只要能“守好攤”、不丟失、不泄密、能應(yīng)付查檔就行了。因此、一些單位領(lǐng)導(dǎo)往往忽視人事檔案工作、沒有將人事檔案工作納入議事日程、形成了 “說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的尷尬境地。

2.硬件設(shè)施配備較差。由于對人事檔案管理不重視、企業(yè)在設(shè)施配備上基本采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則、融辦公、閱檔、庫房為一體、庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施不配套、安全措施手段也停留在較低的水平、工作必須的裁紙刀、打孔機(jī)、干部人事檔案盒、隔頁紙等工具載體也配備不全、致使檔案裝訂不全、也不規(guī)范、達(dá)不到檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化要求。

3.檔案管理不適應(yīng)形勢發(fā)展的要求。在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的今天、要及時(shí)準(zhǔn)確地把人員變化的信息進(jìn)行記錄、分析和管理、需要完備的信息系統(tǒng)和具備一定素質(zhì)的人才、但企業(yè)人事檔案的管理手段的滯后性已經(jīng)嚴(yán)重制約了人事檔案管理的發(fā)展。許多單位仍是手工操作、使得檔案不易于檢索利用。即使一些已經(jīng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)的單位、也因人員素質(zhì)、系統(tǒng)功能、資金等原因而未能達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。除此之外，還有的單位不填寫干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單、檔案不密封、也不加蓋密封章、隨意交由本人自帶、致使篡改、丟失干部人事檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。這些現(xiàn)象既不利于企業(yè)干部人事檔案的規(guī)范化管理、也不利于檔案完整性、真實(shí)性的保證、從而影響個(gè)人事業(yè)的發(fā)展。

三、干部人事檔案的對策

1.提高認(rèn)識、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。應(yīng)把干部人事檔案工作列入重要議事日程、制定切實(shí)可行的計(jì)劃、采取積極有效的措施來促進(jìn)干部人事檔案工作的開展。組織人事部門要有分管的領(lǐng)導(dǎo)主抓干部人事檔案工作、從組織上保障檔案工作順利開展、真正把干部人事檔案工作當(dāng)作經(jīng)常性的大事來抓。要結(jié)合本單位的實(shí)際惜況、提出具體工作目標(biāo)、做到有計(jì)劃、有部署、有督察、有落實(shí)、發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。建立干部人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級考核機(jī)制、對干部人事檔案工作實(shí)行定級定量考核、不斷提高干部人事檔案工作管理水平。

2.加強(qiáng)培訓(xùn)、提升素質(zhì)。干部人事檔案管理的好壞、很大程度上取決于檔案工作人員。要選取政治素質(zhì)好、責(zé)任感強(qiáng)、堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、忠誠可靠、意志堅(jiān)定、保守秘密、遵守制度、善于學(xué)習(xí)、刻苦鉆研、身體健康、熟練操作多種辦公自動化信息化設(shè)施、無不良嗜好的人管理干部人事檔案。采取面授、傳幫帶、自學(xué)等多種方式、使其熟悉干部人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求、尤其要熟悉中組部和上級組織人事部門的政策法規(guī)、有關(guān)規(guī)定和要求。努力掌握科學(xué)管理的原則和方法、提高工作效率、提高干部人事檔案材料的質(zhì)量。

3.加強(qiáng)子部人事檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。干部檔案管理部門要建立堅(jiān)固的防火、防潮的專用檔案庫房、配置鐵質(zhì)的檔案柜、防盜門、防盜窗、有條件的配置報(bào)警器。庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施要求：溫度14C～24C、相對濕度45%～65%。實(shí)行檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室三室分開。同時(shí)要不斷地研究和改進(jìn)檔案的保管方法和保護(hù)技術(shù)、逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

4.加強(qiáng)信息化建設(shè)、提高干部人事檔案管理水平。要積極引進(jìn)或研發(fā)人事檔案管理信息系統(tǒng)、有效整合企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)與人事檔案管理信息系統(tǒng)、實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)與人事檔案管理信息系統(tǒng)的無縫對接。積極開展有效的數(shù)據(jù)收集、分析、歸納、開展信息管理建設(shè)及信息流動渠道設(shè)計(jì)與關(guān)鍵環(huán)節(jié)確定等具體工作。借助信息化管理平臺、實(shí)現(xiàn)企業(yè)人員信息利用效率的最大化。

干部人事檔案工作是長期、復(fù)雜而重要的基礎(chǔ)性工作，在新的社會發(fā)展形勢下必須采取有效措施，與時(shí)俱進(jìn)，積極探索，不斷完善和改進(jìn)，為企業(yè)的發(fā)展提供更好的服務(wù)。