淺析財務(wù)共享模式下企業(yè)會計電子檔案

韓鑫

摘 要：隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，在財務(wù)共享模式下使企業(yè)的會計檔案管理工作也逐漸發(fā)生變化：從出傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸轉(zhuǎn)向電子檔案管理。電子檔案具有時效性，便利性和技術(shù)性的特點。本文對財務(wù)共享背景下電子會計檔案管理進(jìn)行了簡單分析。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享模式;電子會計檔案;電子檔案管理

引言

隨著信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展，財務(wù)共享模式作為全新的管理模式將財務(wù)人員從重復(fù)枯燥的財務(wù)工作中抽離出來，而且將復(fù)雜的工作全部集中到財務(wù)共享中心處理，工作向流程化和集中化轉(zhuǎn)變，提高了工作效率。2015年12月16日財政部、國家檔案局發(fā)布新修訂的《會計檔案管理辦法》，肯定電子會計檔案的法律效力。在2020年3月23日財政部、國家檔案局又聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，對電子會計憑證報銷入賬歸檔的要求和規(guī)范做出了明確的說明。從而在法律層面肯定了會計電子檔案的合法性。

一、財務(wù)共享概述

財務(wù)共享是在經(jīng)濟(jì)全球化、科技進(jìn)步衍生的一種新型財務(wù)管理模式。財務(wù)共享本質(zhì)上是整合財務(wù)管理流程，加速企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化，通過對企業(yè)資源的整合來促進(jìn)企業(yè)核心業(yè)務(wù)的發(fā)展。利用財務(wù)共享，管理人員可以借助大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)對企業(yè)的數(shù)據(jù)及檔案進(jìn)行分析整理。財務(wù)共享的發(fā)展意味著企業(yè)進(jìn)步和發(fā)展，能夠使企業(yè)集中服務(wù)，降低企業(yè)成本會計檔案作為財務(wù)管理中的一項重要工作內(nèi)容，財務(wù)共享能夠在管理體系和效率提升等方面為會計檔案管理工作提供更好的服務(wù)。

二、會計電子檔案與傳統(tǒng)會計發(fā)檔案的區(qū)別

（一）會計檔案依托載體不同

傳統(tǒng)的會計檔案格式單一，只能以文字和圖表形式對會計信息進(jìn)行固化。存儲方式主要是紙質(zhì)形式。而電子檔案主要以磁性介質(zhì)形式儲存，電子會計檔案的獲取主要從電子載體中獲取信息。會計電子檔案的有多種格式，包含.txt、.dbf、.pdf等多種，對于不同格式檔案的獲取工作人員可以借助計算機(jī)來完成。

（二）會計電子檔案與傳統(tǒng)會計發(fā)檔案歸檔方式不同

傳統(tǒng)的會計檔案歸檔是將所有的紙質(zhì)會計檔案核對準(zhǔn)確無誤后按規(guī)定分門別類后裝訂保存，而會計電子檔案主要是依托信息技術(shù)，采用電子編碼形式的分門別類通過系統(tǒng)傳輸至財務(wù)共享中心后將檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一保存。會計電子檔案避免了傳統(tǒng)會計檔案會出現(xiàn)部分錯誤或紙張破損等方面的缺點，會計電子檔案對于此類錯誤可以通電子技術(shù)方便且不留痕跡的進(jìn)行更改，也沒有因紙張破損而導(dǎo)致需重新開具檔案的風(fēng)險，大大提高了工作效率。[2]

（三）電子檔案的保管方式不同

傳統(tǒng)的會計檔案保管存在很多保管風(fēng)險，如：受潮、蟲蛀、殘缺等，需要有專門的保管人員及專門的保管空間，占用了大量人力、物力、財力，減低了檔案管理工作的效率。而電子會計檔案只需將分類好的會計電子檔案儲存在系統(tǒng)內(nèi)，十分方便快捷。查詢時，會計電子檔案僅需通過搜索關(guān)鍵詞即可快速查詢得到所需會計電子檔案，而傳統(tǒng)的會計檔案需要人工查找，費時費力而且查詢難度大。

三、財務(wù)共享模式下企業(yè)會計檔案的特征

會計電子檔案作為記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要歷史資料，它是以磁性介質(zhì)形式儲存的通過電子設(shè)備形成的會計核算的專業(yè)材料。財務(wù)共享模式下的會計檔案管理系統(tǒng)可以對會計電子檔案信息進(jìn)行有效的收集、整理、分析以及匯總等，充分發(fā)揮會計電子檔案的優(yōu)勢條件。

（一）技術(shù)性。財務(wù)共享本就是信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展下的產(chǎn)物。財務(wù)共享下的會計電子檔案需要技術(shù)性檔案的支撐。如：開發(fā)性技術(shù)文檔，使用性技術(shù)文檔。

（二）高效性。在實際應(yīng)用中通過財務(wù)共享平臺能夠快速有效收集會計電子檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)，并且能夠?qū)κ占降臄?shù)據(jù)進(jìn)行有效的分析和整理，財務(wù)共享自身具有很高的實效性。在實際使用過程中會計電子檔案能夠使工作人員在工作中節(jié)約大量的時間、精力，從日常復(fù)雜、重復(fù)的工作中抽離出來，在一定程度上提高了會計工作的實效性。

（三）共享性。財務(wù)共享下的電子會計檔案信息是數(shù)字化、信息化的，其傳遞速度快，對于企業(yè)而言，企業(yè)建檔歸檔流程方便高效。財務(wù)共享模式下會計電子檔案實現(xiàn)利用數(shù)據(jù)庫集中管理和共享，使用者可以不受空間和時間的限制方便快捷的實現(xiàn)會計信息的查閱和利用，也可以促進(jìn)電子會計檔案的深度挖掘開發(fā)。

四、財務(wù)共享模式下企業(yè)會計電子檔案潛在的風(fēng)險

（一）利益相關(guān)者有可能發(fā)生舞弊行為

企業(yè)每個子公司和分支機(jī)構(gòu)的經(jīng)營狀況與其管理人員有著重要的關(guān)系。在財務(wù)共享模式下，企業(yè)的所有子公司和分支機(jī)構(gòu)必須將其會計文件提交到財務(wù)共享中心以進(jìn)行統(tǒng)一的核算和管理。企業(yè)的子公司或分支機(jī)構(gòu)在日常經(jīng)營過程中有可能處于不良的經(jīng)營狀況或者經(jīng)營業(yè)績不佳，子公司或分支機(jī)構(gòu)的某些管理人員可能為了自身利益會使用電子技術(shù)將文件偽造，變造，隱瞞自己經(jīng)營不良的狀況。

（二）會計電子檔案管理制度不完善。

新《會計檔案管理辦法》第五條明確規(guī)定，單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、管理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度[1] 。但是在實際應(yīng)用中企業(yè)的高層管理人員并沒有認(rèn)識到會計電子檔案的重要性，在企業(yè)沒有建立相關(guān)的會計電子檔案管理制度或者已經(jīng)建立了會計電子檔案管理制度但是并不完善。因此會出現(xiàn)缺乏人力、物力、財力的現(xiàn)象。

（三）電子會計檔案管理存在安全隱患。

電子會計檔案的保存和利用主要依賴于網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)、存儲器和信息系統(tǒng)。但這些也是風(fēng)險的來源。在企業(yè)競爭中，有可能出現(xiàn)一些企業(yè)為了自身利益通過對會計信息截收、竊聽、黑客攻擊等不正當(dāng)手段竊取或破壞財務(wù)數(shù)據(jù)。而且很多單位的對電子會計檔案的安全管理意識不強(qiáng)，對會計電子檔案的保密性的良好環(huán)境還未建立起來。

五、財務(wù)共享模式下企業(yè)會計電子檔案潛在風(fēng)險的應(yīng)對措施

（一）加強(qiáng)內(nèi)部控制

內(nèi)部控制，是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中建立一種相互制約的業(yè)務(wù)組織形式和職責(zé)分工制度。企業(yè)通過加強(qiáng)內(nèi)部控制，有利于更好的明確自身發(fā)展的目標(biāo)和規(guī)劃，除此之外，企業(yè)應(yīng)采取一些有效的防范風(fēng)險的措施，提高了財務(wù)管理和電子會計檔案管理的質(zhì)量和效率。

（二）完善會計電子檔案管理制度

隨著企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大和業(yè)務(wù)的增加，企業(yè)會計檔案處理的復(fù)雜程度也隨之增加，紙質(zhì)版會計檔案處理的繁雜使企業(yè)財務(wù)共享中心無法更高效運(yùn)行。使用電子檔案管理系統(tǒng)，不僅能夠高效利用、管理、接收電子會計檔案，而且還滿足了對會計電子檔案能夠長期保管的要求[4]。企業(yè)應(yīng)依據(jù)財政部、檔案局聯(lián)合發(fā)布的《會計檔案管理辦法》、《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》等相關(guān)規(guī)定制定企業(yè)會計電子檔案制度，讓企業(yè)全體員工意識到會計電子檔案管理的重要性，從而使企業(yè)管理層到員工自上而下加強(qiáng)對會計電子檔案的重視程度。

（三）建立會計檔案風(fēng)險防范系統(tǒng)。

信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展給人們工作帶來便利的同時也帶來更多的信息安全問題，財務(wù)共享下的信息會計電子檔案和信息系統(tǒng)更容易受到黑客攻擊，從而使會計信息的安全受到威脅。也因此企業(yè)要通過對檔案管理流程的監(jiān)控、梳理會計檔案的重要性程度等以一系列措施加強(qiáng)會計電子檔案的管理。同時企業(yè)可以通過建立電子安全保障系統(tǒng)、設(shè)立數(shù)據(jù)管理中心、建立檔案查詢權(quán)限管理系統(tǒng)等

參考文獻(xiàn)：

[1] 財政部、國家檔案局 會計檔案管理辦法，2016.

[2]蔣韜，邱志鵬.電子會計檔案管理的難點及對策研究[J].蘭臺世界，2020（03）：77-79.

[3]李倩，劉鋒，昌榮，鞠巍.基于信息化視角的會計檔案管理研究[J].會計師，2020（03）：70-71.

[4]王海燕.信息化條件下會計檔案的電子化管理[J].財會學(xué)習(xí)，2016（18）：189-190.

[5]劉澤婷.財務(wù)共享模式下企業(yè)會計電子檔案管理與研究[J].當(dāng)代會計，2020（03）：24-25.