榮譽(yù)檔案信息管理系統(tǒng)構(gòu)建與利用的研究

溫冬愛

摘 要：榮譽(yù)檔案是單位、部門或個(gè)人水平、能力與業(yè)績(jī)的重要見證材料，目前，我省疾控機(jī)構(gòu)榮譽(yù)檔案存在保管分散、分類標(biāo)準(zhǔn)不一、檢索應(yīng)用不便等問題。為加強(qiáng)榮譽(yù)檔案的管理，本文提出運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)榮譽(yù)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、整合、處理、構(gòu)建、存儲(chǔ)和應(yīng)用，構(gòu)建和開發(fā)榮譽(yù)檔案信息管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)榮譽(yù)檔案各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，有效提升榮譽(yù)檔案的利用效率和服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：榮譽(yù)檔案;信息系統(tǒng);開發(fā);應(yīng)用

榮譽(yù)檔案是單位、集體或個(gè)人在工作、生產(chǎn)、服務(wù)或履行職責(zé)、義務(wù)等社會(huì)實(shí)踐過程中獲得的各種獎(jiǎng)勵(lì)、表彰或贊譽(yù)的見證材料，是單位一筆寶貴的檔案財(cái)富。我省的疾病預(yù)防控制中心于2003年成立，先后在非典、流感、人禽流感、新冠病毒肺炎等疾病的預(yù)防控制和食物中毒、職業(yè)中毒、抗洪救災(zāi)、災(zāi)后防疫、支援四川汶川地震災(zāi)后防疫等各類突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置工作中，涌現(xiàn)出一批又批的先進(jìn)單位、先進(jìn)集體和先進(jìn)個(gè)人，每年度單位、部門或個(gè)人獲得各級(jí)各類的先進(jìn)榮譽(yù)達(dá)100多人次。如何加強(qiáng)對(duì)榮譽(yù)檔案的管理，為單位和社會(huì)保存疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)在各個(gè)歷史時(shí)期有價(jià)值的實(shí)物見證材料，客觀地反映疾控部門的工作業(yè)績(jī)，已成為疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理工作者的研究課題之一。

1.開發(fā)疾控機(jī)構(gòu)榮譽(yù)檔案信息管理系統(tǒng)的必要性

榮譽(yù)檔案主要包括有獎(jiǎng)狀、錦旗、牌匾、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)冊(cè)、榮譽(yù)證書、獲獎(jiǎng)文件等實(shí)物檔案和文檔案，具有載體的多樣性、內(nèi)容的廣泛性、材料的唯一性、保管復(fù)雜性的特點(diǎn)[1]。當(dāng)前，我省疾控機(jī)構(gòu)榮譽(yù)檔案在歸檔方法和保管利用上普遍存在著管理分散、保管困難且利用不多的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在以下四方面：一是以單位名義獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)一般歸單位保管，有的單位建立榮譽(yù)檔案室把主要榮譽(yù)陳列，有的則掛在單位會(huì)議室或大門口的墻上，有的則由單位檔案室集中編目保存;二是以部門名義獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)則由部門保管，普遍存放在部門、科室內(nèi)或懸掛于科室顯眼位置;三是以個(gè)人名義獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)一般由個(gè)人保管，散存現(xiàn)象更為普遍，有許多獲得較高榮譽(yù)的個(gè)人獎(jiǎng)項(xiàng)榮譽(yù)，也隨著時(shí)間的流逝或人員的調(diào)動(dòng)難覓蹤影;四是歸檔分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。按當(dāng)前的檔案分類保管辦法，榮譽(yù)檔案的分類因各類獲獎(jiǎng)的載體不同而異，如獲獎(jiǎng)文件屬文書檔案的歸檔范圍，單位的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、錦旗等實(shí)物屬實(shí)物檔案歸檔范圍，科研成果獎(jiǎng)勵(lì)則屬科研檔案的歸檔范圍。由于榮譽(yù)檔案保管分散，保存條件要求高、保管難度大等原因，有的榮譽(yù)獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯由于開始出現(xiàn)生銹、氧化、褪色等現(xiàn)象，獎(jiǎng)牌生銹、證書蟲蛀、獎(jiǎng)杯氧化、獎(jiǎng)狀褪色、文字模糊等現(xiàn)象較為常見，榮譽(yù)檔案逐漸失去其歷史見證和激勵(lì)鼓舞的作用。

榮譽(yù)檔案是單位、部門或個(gè)人水平、能力與業(yè)績(jī)的重要見證材料，加強(qiáng)榮譽(yù)檔案的管理，開發(fā)榮譽(yù)檔案信息管理系統(tǒng)，探討榮譽(yù)檔案集中管理方法已成為當(dāng)務(wù)之急。單位亟待開發(fā)一個(gè)統(tǒng)一的榮譽(yù)檔案信息管理系統(tǒng)，整合原散存在科室、部門或個(gè)人手中的文書、實(shí)物、科研檔案資源。

2.開發(fā)榮譽(yù)檔案信息管理系統(tǒng)的工作思路

開發(fā)榮譽(yù)檔案信息管理應(yīng)用系統(tǒng)，把圖片或掃描等現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用于榮譽(yù)檔案的管理中，建立榮譽(yù)檔案的信息管理系統(tǒng)，制作榮譽(yù)檔案電子文庫，整合原散落在單位、部門或個(gè)人手中的榮譽(yù)檔案資源，把榮譽(yù)檔案的收集、整理、保管和利用實(shí)行數(shù)字化的管理，變分散管理為集中管理，解決榮譽(yù)檔案隨時(shí)間的流逝難免會(huì)生銹、蟲蛀、氧化、褪色或散失而難覓蹤影的難題，利用電子檔案室還原榮譽(yù)檔案的歷史真實(shí)性、原始性、直觀性和生動(dòng)性，真實(shí)地反映單位、部門和單位中的個(gè)人在工作和社會(huì)發(fā)展歷程中的光榮傳統(tǒng)和歷史足跡，使榮譽(yù)檔案管理做到“文檔一體、物檔一體”，為單位的歷史發(fā)展過程留下“永不褪色”的電子檔案[2]，同時(shí)實(shí)現(xiàn)榮譽(yù)檔案的電子查詢功能，探索一條運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理榮譽(yù)檔案的有效途徑，充分發(fā)揮榮譽(yù)檔案歷史見證和激勵(lì)鼓舞作用。

開發(fā)榮譽(yù)檔案信息管理應(yīng)用系統(tǒng)必須解決兩個(gè)關(guān)鍵問題：一是建立規(guī)范的榮譽(yù)檔案收集制度，挽救、整合原散存在單位、部門和個(gè)人手中的歷史榮譽(yù)檔案，把文書檔案、實(shí)物檔案、科研檔案、獲獎(jiǎng)證書、獲獎(jiǎng)材料、獲獎(jiǎng)?wù)f明等檔案資料都統(tǒng)一于管理系統(tǒng)中，還原榮譽(yù)檔案一個(gè)全面、真實(shí)的面貌。二是制訂科學(xué)的電子文檔管理流程。規(guī)范榮譽(yù)檔案信息系統(tǒng)的電子歸檔收集流程、編目、展示、保管和利用方法， 通過合理設(shè)置各模塊功能，為每一項(xiàng)榮譽(yù)檔案建立一個(gè)獲獎(jiǎng)圖片、獲獎(jiǎng)項(xiàng)目、獲獎(jiǎng)時(shí)間、獲獎(jiǎng)級(jí)別、獲獎(jiǎng)?lì)悇e、獲獎(jiǎng)申報(bào)材料等多項(xiàng)目、全方位綜合電子文庫，并提供著錄、檢索、打印、歸檔、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)上傳、數(shù)據(jù)接收、備份、用戶管理等功能[3]，實(shí)現(xiàn)榮譽(yù)檔案日常歸檔以及與疾控機(jī)構(gòu)上下級(jí)之間榮譽(yù)檔案?jìng)魉?、與中心其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換等到功能，使榮譽(yù)檔案由傳統(tǒng)的實(shí)物管理模式向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變，建立科學(xué)合理的榮譽(yù)檔案信息管理系統(tǒng)，創(chuàng)新榮譽(yù)檔案的歸檔模式，探索運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理榮譽(yù)檔案的有效途徑。

3.榮譽(yù)檔案信息管理系統(tǒng)的技術(shù)路線

加強(qiáng)榮譽(yù)檔案的信息管理，把榮譽(yù)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)納入到疾控機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)的總體格局之中，并作為電子政務(wù)建設(shè)中一個(gè)必不可少的信息節(jié)點(diǎn)，緊密地與其他檔案資源融合在一起。采用先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)榮譽(yù)檔案進(jìn)行構(gòu)建、采集、整合、處理、存儲(chǔ)、應(yīng)用，以實(shí)現(xiàn)榮譽(yù)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。

3.1 采用J2EE系統(tǒng)架構(gòu) 榮譽(yù)檔案信息系統(tǒng)采用J2EE架構(gòu)，按照MVC模式進(jìn)行設(shè)計(jì)，將各對(duì)象間的耦合程度降到最低，并實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)層、數(shù)據(jù)邏輯層、業(yè)務(wù)層、表現(xiàn)層的分離，能夠很好地滿足企業(yè)級(jí)的復(fù)雜應(yīng)用。系統(tǒng)采用J2EE中間件和JAVA、JSP、Web Service、XML等技術(shù)[4]，使系統(tǒng)易于升級(jí)和功能擴(kuò)充，能根據(jù)用的實(shí)際情況進(jìn)行部署，具有很大的伸縮性。

3.2 異構(gòu)平臺(tái)數(shù)據(jù)整合 榮譽(yù)檔案信息系統(tǒng)將數(shù)據(jù)封裝成XML格式，通過Web Service標(biāo)準(zhǔn)接口在不同系統(tǒng)間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)與OA平臺(tái)、各業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)間的無縫集成和異構(gòu)數(shù)據(jù)資源的整合，構(gòu)建分布式的檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。

3.3 采用插件式開發(fā)模式 榮譽(yù)檔案信息管理系統(tǒng)采用組件式開發(fā)模式，將不同功能模塊以組件形式封裝，增加或減少功能模塊時(shí)只需進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐渲眉纯伞?/p>

3.4 構(gòu)建安全保障體系 通過權(quán)限控制、加密存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)控制等方法對(duì)榮譽(yù)檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、傳輸和使用進(jìn)行安全控制，利用日志管理、在線監(jiān)控、介質(zhì)預(yù)警等技術(shù)對(duì)用戶的操作進(jìn)行監(jiān)管。

3.5 采用OCR識(shí)別技術(shù) 榮譽(yù)檔案信息管理系統(tǒng)采用先進(jìn)的OCR技術(shù)，自動(dòng)對(duì)圖片、掃描件上的文字進(jìn)行識(shí)別，并自動(dòng)將識(shí)別的文字與圖形進(jìn)行關(guān)聯(lián)保存，便于方便地使用全文搜索引擎快速查找需要的資料。

3.6 榮譽(yù)信息系統(tǒng)內(nèi)置搜索引擎，可以進(jìn)行索引關(guān)鍵詞搜索和全文搜索 系統(tǒng)通過信息索引相關(guān)算法，將信息進(jìn)行整合，為HTML、TXT、DOC、PDF、XLS、WPS等各種格式的原始文檔以及保存在數(shù)據(jù)庫中的索引關(guān)鍵詞進(jìn)行快速檢索[5]。檢索引擎還可以支持詞索引、同義詞檢索等不同的搜索方式。

4榮譽(yù)檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用前景

目前，榮譽(yù)檔案的歸檔方法的研究主要是側(cè)重以實(shí)物檔案為主要研究對(duì)象，以實(shí)體管理為主，強(qiáng)調(diào)檔案的史料價(jià)值和憑證作用。而榮譽(yù)檔案信息管理系統(tǒng)主要是從榮譽(yù)檔案信息化管理為主要研究?jī)?nèi)容，注重榮譽(yù)信息管理資源的開發(fā)與利用，以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，強(qiáng)調(diào)榮譽(yù)檔案的信息及利用價(jià)值。通過建立榮譽(yù)檔案電子檔案室，建立榮譽(yù)檔案的電子歸檔、著錄、保管、利用和查詢系統(tǒng)，整合當(dāng)前綜合檔案室的文書、實(shí)物、聲像和科研檔案資源，提供高效、便捷的數(shù)字檔案查詢利用平臺(tái)，大大降低檔案的維護(hù)成本，有效提升榮譽(yù)檔案的利用效率和服務(wù)水平，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、有效性和安全性[6]。

5.構(gòu)建榮譽(yù)檔案信息管理系統(tǒng)的關(guān)鍵

5.1 領(lǐng)導(dǎo)重視 領(lǐng)導(dǎo)重視榮譽(yù)檔案信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建開發(fā)工作，會(huì)從硬件設(shè)施、軟件管理各個(gè)方面提供便利的條件，從上至下就會(huì)形成重視榮譽(yù)檔案的風(fēng)氣，對(duì)于構(gòu)建榮譽(yù)檔案信息管理系統(tǒng)工作的順利開展，將起到關(guān)鍵的作用，所以要搞好榮譽(yù)檔案工作，就要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。

5.2提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)宣傳，是做好構(gòu)建榮譽(yù)檔案信息管理系統(tǒng)的前提

5.2.1 強(qiáng)化職工榮譽(yù)檔案意識(shí) 宣傳以《檔案法》為主的檔案法律法規(guī)，使大家理解、關(guān)心、重視和支持榮譽(yù)檔案工作，在工作中自覺養(yǎng)成遵照檔案法律法規(guī)要求收集、整理、保管和使用榮譽(yù)檔案的良好習(xí)慣。

5.2.2 提高榮譽(yù)檔案管理人員的認(rèn)識(shí) 檔案人員首先要牢固樹立從事榮譽(yù)檔案工作的光榮感、自豪感，進(jìn)一步增強(qiáng)做好這項(xiàng)工作的使命感和責(zé)任感。只有熱愛檔案工作，獻(xiàn)身檔案事業(yè)，端正服務(wù)態(tài)度，完善服務(wù)措施，才能變被動(dòng)為主動(dòng)，把工作做好，為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

5.3健立健全規(guī)章制度是規(guī)范榮譽(yù)檔案管理的基礎(chǔ) 有了較完善的規(guī)章制度，在實(shí)際工作中榮譽(yù)檔案主管就能堅(jiān)持依照中心規(guī)章行使職權(quán)，對(duì)不清楚如何操作的同志做耐心指導(dǎo)，對(duì)不按要求馬馬虎虎敷衍過關(guān)的堅(jiān)決抵制，以保證歸檔榮譽(yù)檔案的質(zhì)量合格達(dá)標(biāo)。有利于檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)

5.4加強(qiáng)現(xiàn)代化是構(gòu)建榮譽(yù)檔案信息管理系統(tǒng)的重要手段

5.4.1加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì) 在檔案管理工作中，工作人員始終是最重要的。要想使榮譽(yù)檔案管理現(xiàn)代化，就得需要檔案管理人員的不斷學(xué)習(xí)，不斷增強(qiáng)自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理知識(shí)。首先，檔案工作人員要定期更新管理知識(shí)結(jié)構(gòu)，建立新的管理知識(shí)體系，作為榮譽(yù)檔案信息管理系統(tǒng)的主要應(yīng)用者和設(shè)計(jì)者，檔案管理工作人員只有認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化管理的重要性，具備現(xiàn)代化管理知識(shí)和技術(shù)操作能力才能夠勝任中心榮譽(yù)檔案管理工作[7]。其次，檔案管理人員要定期參加檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，熟悉最新的管理技術(shù)和管理知識(shí)，以便適應(yīng)榮譽(yù)檔案工作的需要。

5.4.2 配備榮譽(yù)檔案信息管理系統(tǒng)所需要的設(shè)備 目前，中心配備了掃描儀、激光打印機(jī)、溫濕度監(jiān)控儀、文件掃描系統(tǒng)、公文檢索系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化軟件等。這些先進(jìn)設(shè)備及管理軟件的使用，能有效提升了榮譽(yù)檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)了文檔檢索、文件傳閱的無紙化，可以進(jìn)行異地查閱及批示文件，提高了文件傳閱工作效率，節(jié)省了人力、物力，提高了榮譽(yù)檔案管理的現(xiàn)代化水平，為榮譽(yù)檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建創(chuàng)造了有利條件。我們要擴(kuò)大榮譽(yù)檔案的社會(huì)影響力，充分發(fā)揮榮譽(yù)檔案的激勵(lì)鼓舞作用，為促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，提高社會(huì)的文明程度樹立先進(jìn)典型。

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