街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作措施分析

余紫珊

摘 要：在機構(gòu)改革和互聯(lián)網(wǎng)浪潮的推動下，我國的檔案日常管理步入信息化時代。自然而然的，檔案管理信息化建設(shè)成為了機關(guān)企事業(yè)單位新的工作挑戰(zhàn)。街道辦事處作為政府的派出機關(guān)，與鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府級別相當，這樣不難看出其工作對接的人群，不光龐大而且事項繁雜。同時也顯示出了街道辦事處工作的重要性。檔案管理信息化建設(shè)作為街道辦事處一項重要的工作內(nèi)容，在具體工作中能夠了解到檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢和不足，從而制定出切實可行的具體措施，有效地促進街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)，這對于提升街道辦事處的服務(wù)質(zhì)量有著重要的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：街道辦事處;檔案管理;信息化;措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 12-0-02

2014年3月16日，中共中央、國務(wù)院印發(fā)《國家新型城鎮(zhèn)化規(guī)劃（2014-2020）》，在規(guī)劃中提到：當今中國，城鎮(zhèn)化與工業(yè)化、信息化與農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化同步發(fā)展，是現(xiàn)代化建設(shè)的核心內(nèi)容，彼此是相輔相成的。伴隨著時間的推移，2020年如約而至，雖然其中免不了一些波折，但是整體發(fā)展面基本向好。新形勢下，構(gòu)建安全、便捷、共享、高效的檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，有利于提升街道辦事處的服務(wù)質(zhì)量。因此，要堅持從實際出發(fā)，以業(yè)務(wù)應(yīng)用為導(dǎo)向，逐步建立適應(yīng)發(fā)展的信息化系統(tǒng)，不斷提高街道辦事處的檔案管理工作水平。

一、街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的意義

綠色辦公，降低成本。街道辦事處雖然不是營利性的機構(gòu)和組織，但是在工作中也要考慮成本的問題，傳統(tǒng)的檔案多為紙質(zhì)，在具體工作中需要的人力和財力都是一筆可觀的支出。分類繁雜的檔案管理工作也催生出許多部門和新的職位，這也不符合當下精簡機構(gòu)的改革理念。當下，生態(tài)環(huán)境的保護已被放在突出地位，在生態(tài)環(huán)境保護上需要算大賬、算整體賬、算綜合賬，不能因小失大?！熬G色辦公”這種新的工作理念有效降低了工作成本，是檔案管理信息化建設(shè)的一大優(yōu)勢[1]。

方便群眾，易于管理。檔案管理信息化降低了管理風險，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在丟失、易毀等風險，盡管保護措施得當，但是還是沒有電子檔案的安全性高。街道辦事處很多檔案是要存在很長時間的，信息化管理可以實現(xiàn)最好的保護，當然這是建立在信息系統(tǒng)安全的前提下，做好電腦檔案數(shù)據(jù)備份和安全是信息化檔案管理的一個重點。檔案信息化管理可以實現(xiàn)信息共享，這在一定程度上可以方便群眾，各個主體都可以通過網(wǎng)絡(luò)共享平臺及時掌握需要了解的信息。這種信息化的管理模式不僅方便了群眾，更減少了街道辦事處檔案管理人員的工作量，減少檔案的流通環(huán)節(jié)，對于確保檔案信息的準確性，提高檔案管理部門的工作效率有很大幫助。

二、街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)要點分析

（一）把好檔案“入口關(guān)”

檔案管理信息化系統(tǒng)的建立，檔案“入口關(guān)”是信息化檔案系統(tǒng)的“地基”，基礎(chǔ)不牢，地動山搖。在最初錄入檔案信息時一定要嚴格按照采集程序，準確地錄入每一個檔案信息，將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為直觀化的電子圖片文檔，確保檔案的完整性。利用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)將檔案收集、編目、檢索、立卷和標引等工作逐步完成。檔案管理工作的每一個工作人員不是一個獨立的存在，他們的工作是銜接緊密，有牽一發(fā)而動全身的效果。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)自動檢索，簡化整理過程，利用檔案關(guān)鍵詞或特殊符號、標志進行自動檢索。檢索過程時間少、效率高，還可以減少人為失誤。技術(shù)檔案自動標引是實現(xiàn)自動檢索的前提，通過將檔案信息進行分析與切分，提取到關(guān)鍵詞或類別的過程，對檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)有很大幫助。以數(shù)據(jù)庫作為管理工具，通過掃描紙質(zhì)檔案內(nèi)容，將檔案信息數(shù)據(jù)化。在信息進入數(shù)據(jù)庫階段，利用數(shù)據(jù)加密技術(shù)給數(shù)據(jù)加密，通過壓縮儲存技術(shù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)通。計算機在管理過程起到至關(guān)重要的作用，利用計算機與掃描儀將檔案數(shù)據(jù)化，計算機完成檔案接收進行數(shù)據(jù)加密，整個整理過程與計算機聯(lián)系緊密[2]。

（二）信息化手段實現(xiàn)檔案管理自動控制

街道辦事處檔案管理工作涉及面廣，工作進行過程較為繁雜。實現(xiàn)自動管理，對簡化工作流程，降低工作人員工作量，以及提高工作效率都有很大的幫助。在檔案借出管理和統(tǒng)計工作中，通過數(shù)字管理系統(tǒng)對檔案進行登記、調(diào)卷、情況統(tǒng)計等，信息化系統(tǒng)可以多用戶借閱資格進行驗證，閱覽情況全面掌握，實時統(tǒng)計檔案信息。街道辦事處檔案管理過程中，為了實現(xiàn)對管理的自動控制，首先需要實現(xiàn)檔案排架自動化，利用計算機技術(shù)，結(jié)合數(shù)字化檔案信息后臺大數(shù)據(jù)和檔案分配情況，實現(xiàn)架位自動化分配。這樣可以對現(xiàn)有架位進行有序調(diào)整，提高架位的整體利用率[3]。

（三）數(shù)據(jù)檔案真實性管理

數(shù)字檔案信息系統(tǒng)的建立，數(shù)據(jù)真實異常重要。在整理電子文件時要遵循文件的使用規(guī)范，盡量使同類文件格式統(tǒng)一，選擇與檔案系統(tǒng)格式一致的文本模式，從而保證真實性。在檔案信息記錄時，關(guān)注計算機系統(tǒng)中的文件要素，保證信息流轉(zhuǎn)時不發(fā)生改變。在選擇存儲介質(zhì)時要客觀選擇，選擇對檔案系統(tǒng)工作有利的介質(zhì)，做好檔案數(shù)據(jù)備份工作。為了保證檔案文件的兼容性，滿足不同環(huán)境的使用要求，在保存文件時使用分離數(shù)字信息的語義來保存檔案文件。為了實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理，不僅要對當前手頭檔案工作重視，還要對以往的檔案進行“查漏補缺”，盡可能早的完善檔案內(nèi)容。檔案猶如從古代穿越而來的文物，它所代表的是歷史，只有真實的信息才有意義，這也是檔案管理信息化建設(shè)工作的一個重要方面。對可能存在的隱患，要用法律法規(guī)、規(guī)章制度去彌補管理上的缺失，實行有效的檔案管理原則，真實意義上實現(xiàn)信息化管理。

（四）電子檔案安全管理

電子文件在保存與維護上與紙質(zhì)檔案不同，電子文件存于街道辦事處檔案信息管理系統(tǒng)的特定介質(zhì)中，存儲介質(zhì)容易受外界因素影響，如果管理過程出現(xiàn)紕漏，很容易使介質(zhì)受損，影響數(shù)據(jù)安全和質(zhì)量，嚴重時還可能造成數(shù)據(jù)丟失。有磁場的地方要將存儲介質(zhì)存放在防磁柜中;置于外部的存儲介質(zhì)要滿足其存放條件，控制好空氣溫度與濕度。電子檔案查看過程中不能直接讀取時，在歸檔時要連同相關(guān)支持軟件及應(yīng)用系統(tǒng)一并歸檔。同時應(yīng)定期對電子檔案進行檢查，遇有問題及時采取補救措施，以防止信息流失。

（五）健全相關(guān)制度，提高管理水平

街道辦事處檔案管理信息化過程要有明確的規(guī)范約束工作人員，建立檔案信息化管理標準，讓相關(guān)人員有“規(guī)范”可依，有“標準”必依。有一定工作經(jīng)驗的人會發(fā)現(xiàn)，在管理過程中，即使是外界條件成熟，管理沒有阻力的情況下，管理效果也往往會千差萬別，這其實是取決于管理水平。信息化建設(shè)過程中既是機遇也是挑戰(zhàn)，新的環(huán)境下所面臨的管理方式是沒有可參考的，出現(xiàn)“水土不服”往往是不可避免的，但是“水土不服”的情況如果沒有得到改善，發(fā)展到最后必然會積重難返。提高管理水平必須先跳出原有的舒適區(qū)，突破原來傳統(tǒng)管理模式的限制。檔案信息化建設(shè)需要信息化手段進行管理，結(jié)合計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息實行分類管理。建立健全內(nèi)部管理模式，形成科學、完善的自身管理機制。為保證檔案管理工作的安全性、高效性，應(yīng)對檔案的檢閱與儲存，實行相互牽制、分級授權(quán)簽署模式進行管理。

（六）人員管理

對于相關(guān)人員的管理，要改變街道辦事處領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理相關(guān)人員的工作理念，在檔案管理信息化建設(shè)過程中，某些思想不合時宜，支配著他們的行為。適當改變原有單位內(nèi)部的人才結(jié)構(gòu)，為單位精準引進信息化人才。引進人才時要有客觀的人才評判標準，簡單以學歷論，無疑有失偏頗。人才管理不僅要引進來，還要考慮留下來，不錯失人才也不浪費人才。加大人員培訓(xùn)力度，加強信息化人才隊伍建設(shè)。對于現(xiàn)有人員一定要及時展開業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是不能適應(yīng)新形勢的人員。培訓(xùn)是規(guī)范檔案管理工作，提高檔案管理水平的必要途徑。培訓(xùn)可以通過邀請專業(yè)的講授管理知識精英，分享出檔案管理在形成、作用、分類原則以及檔案的收集標準上的實際經(jīng)驗。

三、結(jié)束語

總之，街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的重要性不言而喻。檔案信息化必然是未來的發(fā)展趨勢，在具體的實際工作中，不僅要遵循客觀規(guī)律辦事，還要營造出良好的工作環(huán)境氛圍，鼓勵工作人員創(chuàng)新工作方式，不斷地發(fā)揮每個人的主觀能動性。街道辦事處做好檔案管理信息化建設(shè)工作不僅是自身職責所在，更是向人民展示政府服務(wù)能力的一面鏡子。

參考文獻：

[1]武立文.基層檔案管理工作中存在的問題及解決對策簡析[J].蘭臺內(nèi)外，2019（20）：18-19.

[2]張青松.人事檔案信息化管理與服務(wù)工作之探析[J].科技風，2018 （12）：221.

[3]劉爔元.新形勢下事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)[J].數(shù)字通信世界，2019（2）：257.