人民法院電子卷宗隨案同步生成和深度運用的思考與路徑優(yōu)化

甘喆辰

摘 要：電子卷宗隨案同步生成和深度運用是打造“智慧法院”的重要基礎(chǔ)。文中，主要就針對人民法院電子卷宗隨案同步生成和深度運用進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：電子卷宗;智慧法院;優(yōu)化

一、電子卷宗隨案同步生成和深度運用概述

1.提出和發(fā)展

在人民法院建設(shè)信息化3.0、打造“智慧法院”的背景下，電子卷宗隨案同步生成作為基礎(chǔ)性的功能，受到制度設(shè)計者的重視和關(guān)注。2016年8月，最高院印發(fā)《關(guān)于全面推進(jìn)人民法院電子卷宗隨案同步生成和深度應(yīng)用的指導(dǎo)意見》，對相關(guān)工作做出工作部署;2018年1月，最高院印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加快推進(jìn)電子卷宗同步生成和深度應(yīng)用工作的通知》，進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)電子卷宗隨案同步生成和深度應(yīng)用技術(shù)要求和管理要求。

2.電子卷宗隨案同步生成與法院信息化建設(shè)

電子卷宗包含法院在案件受理時接收或辦理過程中形成的電子文檔、圖像、音頻、視頻等電子文件，以及將紙質(zhì)案卷材料依托數(shù)字影像、文字識別等技術(shù)制作而成的電子文檔、數(shù)據(jù)等電子文件。電子卷宗隨案同步生成和深度運用是建設(shè)“智慧法院”的基礎(chǔ)性和支撐性工作，貫穿從立案到審理再至歸檔的全流程。實現(xiàn)電子卷宗隨案同步生成可以有效支持和保障全流程網(wǎng)上辦案，其深度應(yīng)用則是建設(shè)“智慧法院”的基本主線。

二、電子卷宗隨案同步生成和深度運用在實踐中存在的問題探析

1.電子卷宗的可用性問題

電子卷宗的基本運用包括利用OCR技術(shù)識別，對掃描形成的電子文件文檔化、數(shù)據(jù)化、結(jié)構(gòu)化，實現(xiàn)信息可提取使用。但OCR技術(shù)受到一些客觀條件的制約，某些情況下無法達(dá)到或者實現(xiàn)理想的設(shè)計目的。在這種情況下，紙質(zhì)材料掃描形成的電子文件無法有效提取信息用以輔助審判工作，僅在作為證據(jù)資料進(jìn)行示證與質(zhì)證、卷宗歸檔等時具有作用，損失了一部分的功能。

2.訴前調(diào)解階段是電子卷宗隨案同步生成的薄弱點

在習(xí)近平總書記“堅持把非訴訟糾紛解決機(jī)制挺在前面”的指引下，人民法院正積極推動多元化糾紛解決機(jī)制建設(shè)和訴訟服務(wù)中心提檔升級，打造一站式服務(wù)。如上海法院建設(shè)了多元解紛平臺，與各調(diào)解組織通過網(wǎng)上平臺對接的方式推送委派調(diào)解案件，2019年上海市法院訴調(diào)對接中心調(diào)解成功案件8.7萬件，占一審民商事案件結(jié)案數(shù)的16.5%。[1]總量可觀的訴訟案件進(jìn)入訴前調(diào)解，其中相當(dāng)一部分案件委派至各調(diào)解組織，因此訴前調(diào)解電子卷宗工作缺乏統(tǒng)一的管理模式。

3.工作模式有待進(jìn)一步優(yōu)化

電子卷宗隨案同步生成和深度運用通過實現(xiàn)信息自動提取、校對以及智能輔助案件辦理，減少法官和司法輔助人員的案頭工作，實現(xiàn)司法審判質(zhì)量和效率的提高。但是在理想化的背后，對電子卷宗隨案同步生成和深度運用是否達(dá)到為法官和審判輔助人員減負(fù)增效的作用，存在著一些不同的聲音。

4.電子卷宗深度運用的軟硬件制約

（1）硬件限制。電子卷宗深度運用需要硬件條件支持。例如，在以電子卷宗輔助生成法律文書生成中，顯示器不符合標(biāo)準(zhǔn)（不是寬屏）和顯示面積不足等原因會影響“左看右寫”模式的工作效率;又如，庭審筆錄實時生成功能需要在法庭安裝音字轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，并在當(dāng)事人席位配備用以舉證質(zhì)證的顯示屏幕，以及電子簽名用的手寫板。[2]

（2）軟件限制。電子卷宗深度運用的易用性相當(dāng)程度上取決于配套軟件的研發(fā)。此外，人工智能輔助審判的發(fā)展也有待于技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展。

三、電子卷宗隨案同步生成和深度運用的路徑優(yōu)化

1.規(guī)范當(dāng)事人提交材料規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)，提高電子卷宗的可用性

（1）訴訟材料的非手寫化。雖然OCR技術(shù)可以識別手寫文字，但其識別率受書寫工整度等因素影響波動較大。對起訴狀等范式文書，可以鼓勵訴訟參與人盡量使用打印件，法院可以在訴訟服務(wù)大廳設(shè)置專用電腦和打印設(shè)備，并預(yù)置常用文書格式電子版本方便當(dāng)事人使用。

（2）網(wǎng)上立案提交電子材料的審核。筆者認(rèn)為，可以分步驟的加強(qiáng)對網(wǎng)上立案提交電子材料的審核。當(dāng)前，可以從加強(qiáng)律師通道申請網(wǎng)上立案的案件著手，制定明確的電子材料規(guī)格指標(biāo)，引導(dǎo)律師事務(wù)所等專業(yè)機(jī)構(gòu)配備掃描儀等設(shè)備，提高提交電子材料的清晰度、分辨率等，保證電子材料可以有效使用。

2.明確訴前調(diào)解階段權(quán)責(zé)，補強(qiáng)薄弱環(huán)節(jié)

加強(qiáng)訴前調(diào)解階段的電子卷宗同步生成工作，筆者認(rèn)為首先應(yīng)落實責(zé)任。可以規(guī)定調(diào)解組織應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)承辦案件的電子卷宗同步生成工作?？紤]到各調(diào)解機(jī)構(gòu)硬件條件不一致，作為最低限度的要求，可以規(guī)定調(diào)解機(jī)構(gòu)在調(diào)解平臺填寫調(diào)解情況時注明調(diào)解機(jī)構(gòu)因各類原因未經(jīng)掃描的增量材料，便于案件反饋至法院訴調(diào)對接中心后及時處理，盡可能提高電子卷宗生成的及時性和完整性。

3.平衡分散掃描和集中掃描，保證減負(fù)增效

（1）集中掃描為主，分散掃描為輔。在立案階段由訴訟服務(wù)中心的掃描人員采用集中掃描的方式對起訴材料卷宗進(jìn)行掃描。

（2）區(qū)分不同階段電子卷宗同步性和及時性的需求?？紤]到集中掃描模式下，掃描部門可能面臨工作量不平衡、短時工作超負(fù)荷等問題，因此可以考慮根據(jù)不同階段的需求強(qiáng)弱進(jìn)行精細(xì)化管理，排定集中掃描工作的優(yōu)先性。如立案階段的電子卷宗生成影響面較廣，可以作為強(qiáng)需求優(yōu)先處理;案件審理過程中當(dāng)事人補充提交的材料，可以作為中等需求處理;對已經(jīng)開庭完畢且無需再開庭的案件，電子卷宗的應(yīng)用范圍已經(jīng)較少，可以作為弱需求處理，由司法輔助人員按照分散掃描的模式進(jìn)行掃描，或直接由檔案部門進(jìn)行補充掃描。

4.探索電子卷宗“單套制”管理，促進(jìn)無紙化辦案

隨著信息化工作的不斷深入，電子文件與電子檔案的管理模式也面臨新的發(fā)展契機(jī)，當(dāng)前國際經(jīng)驗與國內(nèi)在上海自貿(mào)區(qū)的實踐來看，電子檔案“單套制”的實踐與規(guī)范正在逐漸興起，以數(shù)字形式為主的管理模式是未來文檔管理不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。[3]電子卷宗向“單套制”管理發(fā)展可以減少不必要的重復(fù)工作，節(jié)約資源，真正實現(xiàn)電子卷宗一鍵歸檔，打通電子卷宗隨案同步生成的最后一個環(huán)節(jié)，提高法院卷宗運作的效率。但也需要提出的是，目前電子卷宗“單套制”仍有有待于進(jìn)一步研究之處，如紙質(zhì)原件和電子卷宗內(nèi)容的一致性校驗，“單套制”管理下卷宗安全冗余的設(shè)計等問題。

5.加強(qiáng)軟硬件保障，拓展電子卷宗使用面

硬件上，加強(qiáng)經(jīng)費保障，配備必須的設(shè)備，例如法官電腦應(yīng)普遍配備長寬比合適的屏幕等;軟件上，可以建立辦案人員和研發(fā)人員的溝通渠道，技術(shù)人員可以第一時間為一線使用人員提供技術(shù)保障，同時一線使用人員對軟件端的需求可以及時反饋給技術(shù)部門，兩者相互配合也可以結(jié)合機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)，逐步完善案件審理的智能輔助功能。

6.重視電子卷宗保密工作，保障信息和數(shù)據(jù)安全

法院卷宗中存在不少需要保密的內(nèi)容，而集中掃描工作一般通過社會購買服務(wù)方式簽約的掃描公司人員負(fù)責(zé)，掃描公司人員相對復(fù)雜、流動較頻繁，對負(fù)責(zé)集中掃描的工作人員，要加強(qiáng)保密教育和職業(yè)道德教育，并簽署保密責(zé)任書。

電子卷宗工作的推進(jìn)，在信息安全領(lǐng)域也要求法院做到更精細(xì)的管理。在內(nèi)部，應(yīng)分級設(shè)置電子卷宗瀏覽權(quán)限;在外部，要通過技術(shù)手段保障電子卷宗在外網(wǎng)存放和傳輸?shù)陌踩?，保障訴訟案件信息安全，防范電子卷宗數(shù)據(jù)丟失或被篡改的風(fēng)險。

注釋：

[1]《上海市高級人民法院工作報告——2020年1月18日在上海市第十五屆人民代表大會第三次會議上》，http：//www.hshfy.sh.cn/shfy/gweb2017/xxnr.jsp？pa=aaWQ9MjAxNTY4MDUmeGg9MSZsbWRtPWxtNTgzz&zd=xwzx，訪問時間2020年6月14日

[2]參考訊飛智慧政法微信公眾號：《告別厚卷宗！訊飛黑科技助力黃浦法院實現(xiàn)“單套制”無紙化庭審》，https：//mp.weixin.qq.com/s/JhPyyq_9_tfxsLQtP5bNQQ，訪問時間2020年6月12日

[3]錢毅.電子文件“單套制”管理相關(guān)概念的辨析與思考.檔案學(xué)通訊，2017.6

參考文獻(xiàn)：

[1]劉元見、朱琳.關(guān)于廣西檢察機(jī)關(guān)電子卷宗制作及應(yīng)用的調(diào)查與思考[J].檢察調(diào)研與指導(dǎo)，2019（05）：45-48

[2]苗芃.人工智能背景下的民事審判方式改革研究[J].武漢交通職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2019.21（02）：31-36