高校圖書館檔案信息資料的收集管理和開發(fā)

李富存

摘 要：隨著我國高等教育的不斷開展，它不僅促進(jìn)了我國教育事業(yè)的發(fā)展和改革，同時也為我國高校圖書館的檔案管理工作迎來了發(fā)展的契機(jī)，進(jìn)而也為檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。對于高校圖書館的檔案信息資料而言，它是極為重要的信息資源，隨著高校圖書館的不斷發(fā)展，對檔案信息資料進(jìn)行的收集管理及開發(fā)工作也已成為高校圖書館檔案管理領(lǐng)域極為重要的研究課題。基于此，本文圍繞高校圖書館檔案信息資料的收集管理和開發(fā)進(jìn)行了分析和探討，以期可以促進(jìn)高校圖書館檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校圖書館;檔案信息資料;收集管理;開發(fā)

中圖分類號：G251 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 07-0-02

一、引言

對于檔案信息資料而言，它屬于一種隱性的信息文獻(xiàn)，在高校圖書館的信息資源中更是占有極為重要的地位。在高校檔案信息資料中，它記錄著圖書館在不同時期的發(fā)展軌跡，同時也具有很大的信息傳播及利用的價值，而這對于高校圖書館日后的發(fā)展更是有著至關(guān)重要的影響。所以在新形勢背景下，高校圖書館必須要對工作期間產(chǎn)生的檔案信息資料進(jìn)行科學(xué)、全面地收集管理和大力的開發(fā)利用，只有這樣，高校圖書館的檔案信息資料才能將自身具備的作用進(jìn)行充分的發(fā)揮，進(jìn)而才能促進(jìn)我國高校圖書館檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

二、高校圖書館檔案信息資料的收集管理分析

（一）對信息資料的收集范圍及途徑進(jìn)行拓展

對于高校的圖書館而言，通過進(jìn)行日常的工作和實(shí)踐活動，其中會產(chǎn)生大量的檔案信息資料，同時這些信息資料也是對圖書館所有活動進(jìn)行的寫實(shí)記錄。檔案信息資料的收集可以說是圖書館檔案信息化管理及開發(fā)利用的前提，針對圖書館的檔案信息資料的收集工作，高校圖書館的工作人員需要根據(jù)該工作具備的特點(diǎn)，如學(xué)術(shù)性、專業(yè)性等從而對信息收集的范圍進(jìn)行有效拓展，這樣圖書館的工作人員也可對各種類型的檔案信息進(jìn)行及時、精準(zhǔn)的收集、整理和存儲。與此同時，當(dāng)工作人員在對檔案信息資料進(jìn)行收集時，他們也要結(jié)合圖書館檔案載體具備的多樣化特點(diǎn)進(jìn)行工作。在此期間，他們除了要對紙質(zhì)的檔案信息資料進(jìn)行收集之外，還要對光盤、膠片等載體的信息資料進(jìn)行全面收集，而且不論是對日常工作中的文書及檔案，還是對圖書館服務(wù)以及管理期間產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)，工作人員都需要對各種類型的檔案信息資料進(jìn)行全面、多角度的挖掘和收集，這樣高校圖書館檔案信息資料收集的全面性、系統(tǒng)性才能得到有效的保證。除此之外，通過管理角度以及業(yè)務(wù)流程可以發(fā)現(xiàn)，圖書館的檔案信息資料可以分為日常管理檔案信息資料以及業(yè)務(wù)流程檔案信息資料。針對日常管理檔案而言，作為圖書館檔案的基礎(chǔ)，它不僅包括工作計(jì)劃、崗位職責(zé)，還包括經(jīng)費(fèi)預(yù)算以及會議記錄等等。至于圖書館的業(yè)務(wù)流程檔案，它涵蓋了圖書的借閱檔案、課題研究檔案以及讀者登記檔案等。對于高校的圖書館而言，他們開展的日常管理以及業(yè)務(wù)流程所涉及的每一項(xiàng)檔案工作，都對圖書館的發(fā)展和建設(shè)有著至關(guān)重要的作用。以業(yè)務(wù)流程中的文獻(xiàn)采購檔案為例，工作人員通過將該檔案工作做好，它不僅可以將文獻(xiàn)書籍的采購質(zhì)量進(jìn)行大幅度提升，同時還能防止出現(xiàn)重復(fù)采購書籍的問題。至于讀者借閱檔案，工作人員通過對該檔案進(jìn)行建設(shè)，也可使他們了解讀者的水平以及閱讀的類型，這樣他們便可結(jié)合讀者的閱讀特點(diǎn)和需求從而為其提供個性化的服務(wù)，這樣高校圖書館的服務(wù)工作質(zhì)量也會得到有效的提高。

（二）對檔案信息資料進(jìn)行合理分類和管理

對于圖書館專業(yè)工作而言，檔案工作與其有著極大的聯(lián)系。在進(jìn)行日常工作的過程中，圖書館的工作人員為了能更好地進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)和利用，他們在收集到檔案信息資料之后，首先就需要對其進(jìn)行合理分類和整理，之后還要結(jié)合實(shí)際情況對其進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理，這樣對于檔案工作中存在的查找及利用困難的問題也能進(jìn)行有效的解決。與此同時，工作人員在進(jìn)行分類操作時，他們必須要根據(jù)邏輯性以及客觀性進(jìn)行，在進(jìn)行檔案信息資料的整理工作時，也要對歷史的連續(xù)性進(jìn)行保證，這樣檔案自身存在的價值才能得到充分的發(fā)揮，而對于這些信息資料才能進(jìn)行更好的開發(fā)和利用。除此之外，工作人員在對圖書館檔案信息資源進(jìn)行建設(shè)和整合時，也要嚴(yán)格按照國家規(guī)定的檔案工作相關(guān)法規(guī)進(jìn)行，對于圖書館檔案的分類工作、編目工作等，他們也要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化著錄，同時還要進(jìn)行科學(xué)化管理。而且，在工作的過程中，工作人員還要對現(xiàn)代技術(shù)手段進(jìn)行合理應(yīng)用，進(jìn)而對圖書館的檔案信息資料進(jìn)行存儲和管理，而這在很大程度上也有利于檔案信息資料的開發(fā)和利用。此外，工作人員在對高校圖書館檔案信息資料進(jìn)行管理的過程中，也要對管理方法進(jìn)行合理采用，如集中與分散的有機(jī)結(jié)合的管理方法。對于高校圖書館檔案的日常管理工作而言，它應(yīng)該由圖書館辦公室進(jìn)行集中管理，同時也需要交由專人對該工作進(jìn)行負(fù)責(zé)。至于高校圖書館業(yè)務(wù)流程的檔案，則需要將其交由圖書館的各部門進(jìn)行分散式管理。高校圖書館通過采用這種方法進(jìn)行管理工作，它不但可以使圖書館的各部門結(jié)合自己的業(yè)務(wù)及職能對檔案信息資料進(jìn)行合理收集管理及利用，同時在很大程度上也可將各部門開展工作的積極性進(jìn)行有效的帶動[1]。

三、檔案信息資料具備的作用

（一）可以為圖書館的人力資源建設(shè)提供有力的參考依據(jù)

對于高校圖書館的建設(shè)和發(fā)展而言，人才隊(duì)伍的建設(shè)是極為重要的。通過圖書館的檔案信息資料，可以從中看出圖書館人事管理的情況，同時也能對圖書館工作人員的專業(yè)水平及能力進(jìn)行全面的了解。結(jié)合圖書館檔案信息資料，它也可以為圖書館人才的規(guī)劃及人員的培訓(xùn)提供極為有力的參考依據(jù)。

（二）是圖書館對高校讀者進(jìn)行宣傳教育的主要教材

對于圖書館的檔案信息資料而言，它是高校圖書館在開展教學(xué)、管理以及服務(wù)等工作進(jìn)而產(chǎn)生的，同時它也是圖書館對高校讀者進(jìn)行宣傳教育的主要教材。比如，借助高校圖書館中的館藏數(shù)據(jù)以及管理數(shù)據(jù)等，都可以將圖書館的形象及情況展現(xiàn)在讀者面前，同時圖書館通過采用現(xiàn)代化服務(wù)和管理方法，也可使讀者看到圖書館的工作熱情，這樣在很大程度上也可促進(jìn)圖書館的穩(wěn)定發(fā)展。

四、高校圖書館檔案信息資源的開發(fā)利用分析

（一）對檔案信息服務(wù)進(jìn)行全面開展

對于高校圖書館的日常服務(wù)而言，檔案信息與其有著不可分割的關(guān)系，檔案服務(wù)的內(nèi)容又與圖書情報相似相通。高校圖書館在開展工作期間，應(yīng)對檔案信息資料進(jìn)行準(zhǔn)確區(qū)分和分類，對于各種類型的檔案信息，他們也要根據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)從而對檔案目錄進(jìn)行合理編制，這樣讀者也可更便利地對檔案資料進(jìn)行查閱。與此同時，對于圖書館內(nèi)的服務(wù)設(shè)施，工作人員也要進(jìn)行合理的利用，這樣檔案的信息服務(wù)也能進(jìn)行全面的開展。比如高校圖書館可以設(shè)辦檔案信息咨詢處等[2]。

（二）對信息資料編研工作進(jìn)行合理開展

對于高校圖書館的檔案信息而言，它通常情況下是以分散的原始信息資料進(jìn)行呈現(xiàn)的。特別是那些合并高校，在進(jìn)行合并之前，各個學(xué)校的圖書館都是獨(dú)立工作的，不論是在學(xué)科專業(yè)還是辦學(xué)層次等方面，都有很大的差異存在，正因如此，在學(xué)校進(jìn)行合并之后，圖書館檔案的信息內(nèi)容變得較為復(fù)雜，而且數(shù)量也極為龐大，更是呈分散狀態(tài)進(jìn)行存放，而這在很大程度上也不利于人們的使用。對于此，對于各種類型的檔案信息資料，高校圖書館應(yīng)對其進(jìn)行計(jì)劃性的分析、篩選，之后還要對極為典型且具有極大應(yīng)用價值的信息資料進(jìn)行合理的編制。

（三）通過展覽進(jìn)行廣泛的宣傳

在進(jìn)行日常工作的過程中，高校圖書館可以對館內(nèi)的館藏資源及相關(guān)閱覽及服務(wù)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期的展覽。與此同時，圖書館也可以對優(yōu)秀讀者的評比結(jié)果進(jìn)行合理公布，之后還可以借此機(jī)會向高校學(xué)生進(jìn)行大力宣傳。而且對于圖書館的館藏檔案信息資料，圖書館的工作人員也要對其進(jìn)行合理利用，這樣他們便可借助這些資料從而對高校讀者進(jìn)行有效的宣傳教育，通過進(jìn)行閱讀指導(dǎo)，其也可以對圖書館檔案信息資源進(jìn)行全面開發(fā)和利用[3]。

五、結(jié)束語

總而言之，檔案信息資料對于我國高校圖書館的發(fā)展和建設(shè)而言是極為重要的，隨著圖書館工作的不斷開展，檔案信息資料也隨之產(chǎn)生。針對各種類型的檔案信息資料，圖書館必須要對管理方法進(jìn)行合理采用，之后通過全面的開發(fā)和利用，以此促進(jìn)高校圖書館的不斷發(fā)展，而這在很大程度上也可將當(dāng)代社會對高校圖書館提出的要求進(jìn)行全面的滿足。

參考文獻(xiàn)：

[1]薛非.高校圖書館檔案信息資料的收集管理和開發(fā)利用[J].檔案與建設(shè)，2005，（10）：42-43.

[2]劉艷.新形勢下如何做好高校圖書館檔案管理工作初探[J].中國科技信息，2005，2（19）：255，262.

[3]楊玲.職業(yè)院校圖書館檔案資料收集與利用[J].卷宗，2019，9 （30）：46.