教育局檔案收集工作中存在的問題及對(duì)策研究

摘 要：近年來，隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高，檔案管理與收集工作的創(chuàng)新發(fā)展受到了社會(huì)各界的廣泛關(guān)注。檔案收集工作是檔案管理的重要前提，教育局作為我國教育事業(yè)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，做好教育局檔案收集工作對(duì)于提高教育局工作效率、促進(jìn)我國教育事業(yè)發(fā)展質(zhì)量的提升等方面具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文即立足于現(xiàn)階段教育局檔案收集工作的發(fā)展現(xiàn)狀，對(duì)其中存在的問題和有效解決對(duì)策兩個(gè)方面作出了簡單的分析和探討，希望能為教育局檔案收集工作質(zhì)量的提高提供一定借鑒。

關(guān)鍵詞：教育局;檔案收集工作;問題;對(duì)策分析

中圖分類號(hào)：G272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-5079 （2020） 14-0-02

檔案收集工作作為教育局檔案工作的重要內(nèi)容，在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科技等快速發(fā)展的背景下對(duì)教育局檔案收集工作的規(guī)范化提出了更高的要求。檔案收集工作即遵循教育局工作指導(dǎo)，將國內(nèi)各學(xué)校的教師及學(xué)生的檔案收集起來進(jìn)行統(tǒng)一管理。由于檔案數(shù)量較多、分布范圍較廣以及缺少統(tǒng)一高效的檔案接收系統(tǒng)等因素的影響，當(dāng)前教育局檔案收集工作的難度較大，且存在較多明顯問題，嚴(yán)重影響了檔案收集工作的整體效率。因此，必須加大對(duì)檔案收集過程中現(xiàn)存問題的重視力度，有力推動(dòng)檔案收集工作的發(fā)展。

一、教育局檔案收集工作中存在的問題

（一）檔案收集體制尚不健全，工作水平較低

從當(dāng)前教育局檔案收集工作的開展?fàn)顩r來看，檔案收集與管理體制尚不健全，導(dǎo)致工作水平較低，是當(dāng)前檔案收集工作面臨的主要問題。首先，教育局的檔案收集，涉及到各地區(qū)及各學(xué)校的師生檔案工作范圍較大、內(nèi)容較多，導(dǎo)致當(dāng)然收集工作難度較大。缺少嚴(yán)格且系統(tǒng)的檔案收集與管理體制，在具體的檔案收集工作，實(shí)踐中則表現(xiàn)為檔案移交時(shí)間不規(guī)范，導(dǎo)致檔案拖延移交等現(xiàn)象，進(jìn)而影響檔案整理、編目等其他環(huán)節(jié)的順利開展。其次，對(duì)于所收集的檔案，在內(nèi)容規(guī)范性、格式標(biāo)準(zhǔn)性等方面缺少嚴(yán)格的體制要求，直接導(dǎo)致教育局收集上來的檔案資料與原始性內(nèi)容存在較大差距，不僅不符合教育局檔案收集與歸檔的相關(guān)要求，同時(shí)也影響了教職工職稱評(píng)定及學(xué)生學(xué)習(xí)等各項(xiàng)工作的順利推進(jìn)。

（二）檔案收集工作隊(duì)伍培訓(xùn)不到位，收集質(zhì)量較差

教育局檔案收集工作隊(duì)伍培訓(xùn)不到位及專業(yè)人才的缺失，導(dǎo)致收集工作質(zhì)量較差，是其面臨的另一問題。較為明顯的，是當(dāng)前檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展對(duì)人才提出了更高的要求，而當(dāng)前，大多數(shù)教育局在開展檔案收集工作中，往往是下文到各地區(qū)、學(xué)校，告知檔案的歸檔范圍，收集時(shí)間等內(nèi)容，缺少對(duì)收集標(biāo)準(zhǔn)的針對(duì)性和專業(yè)性。而各學(xué)校在職的檔案收集工作人員大多缺少對(duì)專業(yè)化檔案收集與管理技能的熟練掌握和應(yīng)用，甚至缺少良好的檔案意識(shí)，不能正確理解檔案收集工作的意義和價(jià)值，進(jìn)而導(dǎo)致在檔案收集工作中往往沿襲傳統(tǒng)的單一收集方法，收集效率較低且在檔案內(nèi)容上也表現(xiàn)出了較多限制，影響了檔案收集工作的整體質(zhì)量。

（三）對(duì)教育局檔案收集工作的宣傳力度不足

基于現(xiàn)階段教育局檔案收集工作的開展現(xiàn)狀，教育局對(duì)檔案收集工作的宣傳力度不足是影響其工作效率的另一問題。首先，檔案收集與管理工作對(duì)教育局自身來說并沒有直接的效益顯現(xiàn)，因此檔案收集工作往往處于被忽視的位置。在檔案收集工作的開展過程中，對(duì)于收集檔案的目的、途徑、所需條件、作用和價(jià)值意義等內(nèi)容，大多數(shù)人員并未有清晰的了解和認(rèn)知，進(jìn)而導(dǎo)致但收集工作開展過程拖沓，效率較低。另一方面，對(duì)檔案收集工作的宣傳力度不足及忽視，進(jìn)一步限制了檔案收集工作在人員培訓(xùn)、收集工作手段更新等工作上的發(fā)展，進(jìn)而影響了檔案，整理及后續(xù)環(huán)節(jié)的開展。

（四）缺少強(qiáng)有力的檔案收集意識(shí)，收集工作效率較低

缺少強(qiáng)有力的答案收集意識(shí)，導(dǎo)致收集工作效率較低，是當(dāng)前教育局在檔案收集工作中面臨的重要問題。檔案收集意識(shí)作為現(xiàn)階段檔案管理工作中的重要理念，對(duì)于提升檔案工作效率具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。檔案意識(shí)主要是指在檔案工作中工作人員對(duì)檔案性質(zhì)、價(jià)值及檔案工作作用的認(rèn)知。若在檔案收集工作中，相關(guān)工作人員缺少對(duì)其工作的正確認(rèn)識(shí)，極易導(dǎo)致不重視、不了解檔案或想占有檔案的心理，進(jìn)而導(dǎo)致貪圖自身工作方便而扣留重要核心檔案等問題的出現(xiàn)，不僅影響了檔案收集工作的完整性，同時(shí)也進(jìn)步影響了檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

二、教育局檔案收集工作問題的解決對(duì)策

（一）加大對(duì)檔案收集體制的完善與強(qiáng)化

針對(duì)當(dāng)前教育局在檔案收集工作中出現(xiàn)的檔案收集與管理體制不健全等問題，不斷加大和強(qiáng)化對(duì)檔案收集工作體制的完善，是當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的有效策略。首先，教育局自身及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與管理部門要加大對(duì)檔案收集工作的重視力度，針對(duì)收集工作中所需要的交接時(shí)間、檔案收集標(biāo)準(zhǔn)及格式要求等具體內(nèi)容作出嚴(yán)格規(guī)定，并以規(guī)范化體制的形式應(yīng)在檔案收集工作的各個(gè)階段，有效保證所收集到的檔案的完整性和規(guī)范性。同時(shí)，針對(duì)原有檔案收集工作中出現(xiàn)的檔案缺失等問題可制定規(guī)范的獎(jiǎng)懲制度和懲罰措施，比如對(duì)于按規(guī)定時(shí)間移交檔案，且檔案收集質(zhì)量較高的單位可予以表揚(yáng)。而對(duì)于未按約定時(shí)間移交檔案或出現(xiàn)核心檔案缺失等重大問題的單位相關(guān)部門要給予通報(bào)批評(píng)?；蚩山?yán)格的規(guī)則制度一旦發(fā)生問題，嚴(yán)格追責(zé)到人，然有效確保檔案收集工作的規(guī)范性和時(shí)效性。

（二）強(qiáng)化教育局檔案收集工作的培訓(xùn)與人才引進(jìn)工作

重視并強(qiáng)化教育局檔案收集工作的培訓(xùn)人才引進(jìn)工作，是提升現(xiàn)階段教育局檔案收集工作效率的另一有效策略。首先，相關(guān)部門要充分認(rèn)識(shí)到，教育局檔案收集工作，與其他文件材料收集工作的區(qū)別性和特殊性，比如在檔案系統(tǒng)性、成套性以及完整性上的較高標(biāo)準(zhǔn)，來有效開展和提高專業(yè)檔案收集工作隊(duì)伍的培訓(xùn)。比如，針對(duì)現(xiàn)有的檔案收集工作人員，教育局自身及相關(guān)部門可通過座談會(huì)、演講會(huì)、外出培訓(xùn)或進(jìn)修等綜合性活動(dòng)來有效培養(yǎng)其對(duì)檔案收集工作意義和作用的正確認(rèn)識(shí)，充分引導(dǎo)其學(xué)習(xí)并掌握專業(yè)化檔案收集手段和理念。另一方面，加大對(duì)新型專業(yè)化檔案管理人才的引進(jìn)力度，不斷規(guī)范檔案收集工作的程序和具體操作，最大程度上有效保證教育局檔案收集工作的順利開展。

（三）加大對(duì)教育局檔案收集工作的宣傳和重視力度

從當(dāng)前教育局檔案收集工作實(shí)踐中表現(xiàn)出的較多問題來看，不斷加大對(duì)教育局檔案收集工作的宣傳和重視力度，對(duì)于提高檔案收集質(zhì)量和效率也具有重要作用。比較明顯的是，當(dāng)前影響教育局檔案收集工作質(zhì)量的主要問題是收集效率慢、檔案標(biāo)準(zhǔn)化問題突出等。因此，教育局自身及相關(guān)部門要將檔案收集工作始終擺在突出位置，并通過活動(dòng)展板、講座以及學(xué)習(xí)交流等途徑積極開展宣傳活動(dòng)，也可通過單位內(nèi)部雜志及互聯(lián)網(wǎng)等媒體手段，引導(dǎo)各級(jí)學(xué)?；騻€(gè)人了解檔案收集工作的程序和重要意義。更為重要的是，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與管理部門要加大在資金、技術(shù)及人才等優(yōu)勢資源上的投入力度，有效改變以往檔案收集工作中工作環(huán)境差、硬件設(shè)備不健全或缺少統(tǒng)一的檔案接收系統(tǒng)等問題，為教育局檔案收集工作的順利開展提供良好的外部條件。

（四）逐步建立良好的檔案收集意識(shí)，提高收集工作效率

在教育局及各級(jí)學(xué)校內(nèi)部建立起良好的檔案收集意識(shí)對(duì)于提高檔案收集工作的效率同樣表現(xiàn)出了不可替代的重要作用。因此，在原有人才培訓(xùn)及宣傳活動(dòng)的基礎(chǔ)上進(jìn)一步開展檔案意識(shí)培訓(xùn)活動(dòng)，尤其注重對(duì)普通師生及相關(guān)人員的影響和學(xué)習(xí)。比如，充分利用微博、微信以及短視頻等群眾喜聞樂見的形式積極開展檔案收集知識(shí)問答、檔案收集標(biāo)準(zhǔn)調(diào)查問卷等活動(dòng)，在趣味性的基礎(chǔ)上引導(dǎo)普通師生逐步建立起良好的檔案收集意識(shí)，從而有效降低在教育局檔案收集工作中各學(xué)校的抵觸和懈怠心理。更為重要的是，在良好意識(shí)的指導(dǎo)下能夠嚴(yán)格按照檔案收集標(biāo)準(zhǔn)及程序要求進(jìn)行，最大程度上提高檔案收集工作的整體效率。

三、結(jié)語

教育局檔案收集工作對(duì)于改善教育局檔案管理工作質(zhì)量、提高教育局工作效率具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，教育局自身及其相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與管理部門必須加大對(duì)現(xiàn)階段檔案收集工作人員的管理與培訓(xùn)力度，有效提高收集過程中人員協(xié)調(diào)與配合的效率，同時(shí)引導(dǎo)各級(jí)學(xué)校及教師加大對(duì)檔案收集工作的重視與支持，有效推進(jìn)檔案收集工作的順利開展。

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作者簡介：李慧敏，女，漢族，山東鄒城人，一級(jí)教師。研究方向：檔案管理。