醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案的管理與利用

楊梓妍

摘要：檔案管理作為醫(yī)院的重要管理內(nèi)容，保存在醫(yī)院運行過程中重要資料，反映著醫(yī)院經(jīng)營和管理的過程?；诖耍疚南确治隽藢I(yè)技術(shù)檔案管理現(xiàn)狀，并提出管理策略和開發(fā)利用方法。通過加強對檔案的管理，保證技術(shù)檔案得到完整管理，加大開發(fā)利用力度，充分挖掘檔案價值。

關(guān)鍵詞：醫(yī)務(wù)人員;專業(yè)技術(shù)檔案;管理對策;開發(fā)利用

引言：

醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案作為醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，經(jīng)過醫(yī)護人員長期積累，總結(jié)臨床資料，整理為技術(shù)資料，集成了教學、科研、醫(yī)療等工作經(jīng)驗，經(jīng)過醫(yī)護人員創(chuàng)造得出，具有較高的經(jīng)濟價值和社會價值。因此需要對技術(shù)檔案管理和利用深入研究，能夠?qū)夹g(shù)檔案科學管理和合理利用，充分發(fā)揮檔案價值，推動醫(yī)院的發(fā)展。

一、醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺乏重視

在目前專業(yè)技術(shù)檔案的管理中，由于醫(yī)院不重視，未能認識到專業(yè)技術(shù)檔案對醫(yī)院的重要作用，使得技術(shù)檔案的歸檔和管理沒有形成規(guī)范。在美國針對員工資格設(shè)定了系統(tǒng)的評價程序，為了評估醫(yī)護人員診治、護理工作能力和資格，以個人檔案方式管理醫(yī)護人員相關(guān)資料。未來還需要醫(yī)院更加重視對技術(shù)檔案的管理，檔案資料將成為醫(yī)院人力資源管理的發(fā)展方向，是影響醫(yī)院運作和發(fā)展的重要文件。

（二）資料共享機制較差

由于醫(yī)護人員崗位差異和職能科室設(shè)置，造成專業(yè)技術(shù)檔案涉及到多個部門，文件被分散到各個部門中，各部門共享資料的情況較差，造成檔案資料相對分散，無法達到共享的效果。教學、科研相關(guān)檔案主要包括醫(yī)護人員培訓資料、科研成果、教育證明以及發(fā)表文章等資料，受到教學科、科研科的管理。醫(yī)護人員的職稱、工作經(jīng)歷以及職務(wù)等信息，作為人事檔案，主要由人力資源部門管理。醫(yī)務(wù)檔案則保存在護理部門和醫(yī)務(wù)處管理，包括會診記錄、醫(yī)療技術(shù)等資料。多個部門之間未經(jīng)過協(xié)同辦公，文件無法共享，影響到專業(yè)技術(shù)檔案的協(xié)同管理。

（三）管理工具落后

醫(yī)院檔案管理工作的信息化程度較低，部分檔案資料仍然采用手工登記的方式，或者使用Excel文件存儲，零星分散，內(nèi)容簡單，并不能形成客觀評價，不利于管理醫(yī)務(wù)人員，更不利于檔案管理效率[1]。如今醫(yī)療技術(shù)快速發(fā)展，醫(yī)院需要重視檔案管理的信息化建設(shè)，不斷完善技術(shù)檔案的管理。在檔案管理機制下，利用信息工具逐漸形成完善的管理機制，提高管理質(zhì)量，滿足教學、科研和醫(yī)療工作需求。

二、醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案的管理策略

醫(yī)院要大力研發(fā)信息化管理工具，可積極開發(fā)技術(shù)檔案信息管理工具，并建設(shè)SQL數(shù)據(jù)庫，支持技術(shù)檔案管理。根據(jù)醫(yī)院發(fā)展需求、醫(yī)生培養(yǎng)和考核計劃，建立技術(shù)檔案的編目，對教學、科研、醫(yī)務(wù)和人事展開綜合性管理。醫(yī)院要以科室為單位，要求科室負責人定期組織醫(yī)護人員將專業(yè)技術(shù)檔案文件上傳至數(shù)據(jù)系統(tǒng)中。在科室會議上強調(diào)技術(shù)檔案管理的重要性，引起醫(yī)護人員的重視。醫(yī)護人員要以小組為單位進行重復核對，務(wù)必保證上傳數(shù)據(jù)準確，不會出現(xiàn)丟失或者遺漏的情況。管理部門要負責對檔案定期篩查，發(fā)現(xiàn)缺失，要及時補充資料，保證專業(yè)技術(shù)檔案得到完整保存。根據(jù)信息管理工具，對相關(guān)人員展開培訓，提高其思想認識，能夠合理應(yīng)用信息化工具進行管理。根據(jù)醫(yī)務(wù)人員錄入數(shù)據(jù)，形成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，根據(jù)醫(yī)療管理要求，輸出整體報表，形成條目清晰的技術(shù)檔案。醫(yī)務(wù)人員工作期間，可登陸自己的工作賬號，對檔案進行修改。醫(yī)院要定期安排維護人員對系統(tǒng)進行維護，提高其安全能力。同時注意定期進行備份處理，一旦數(shù)據(jù)檔案意外丟失，能夠盡量恢復數(shù)據(jù)。

三、醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案的利用建議

（一）提高醫(yī)院技術(shù)檔案管理能力

醫(yī)院要積極開發(fā)信息化管理工具，以信息化工具輔助檔案管理，實現(xiàn)簡化程序，實施綜合化管理，方便于更新信息，讓技術(shù)檔案管理工作滿足系統(tǒng)性、動態(tài)性特征。在醫(yī)院管理系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)置通用技術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫，為了保證數(shù)據(jù)庫安全，需要在數(shù)據(jù)庫中設(shè)置訪問權(quán)限以及防火墻保護，從而全天候保護數(shù)據(jù)庫，避免專業(yè)技術(shù)檔案泄露，尤其是科研成果以及論文成果[2]。各個部門員工登錄賬號后，可在權(quán)限內(nèi)訪問數(shù)據(jù)庫，對技術(shù)檔案資料進行管理。根據(jù)檔案主題和內(nèi)容設(shè)定對應(yīng)的編號，不同部門輸入編號后，檔案文件自動歸納到對應(yīng)編號檔案中，實現(xiàn)了及時歸檔和動態(tài)化管理。

（二）輔助人力資源管理

專業(yè)技術(shù)檔案中統(tǒng)計了各科室醫(yī)護人員的工作業(yè)績和科研成果，記錄了醫(yī)護人員成長和工作的軌跡，可積極利用專業(yè)技術(shù)檔案輔助人力資源管理，評估醫(yī)護人員的升職評優(yōu)，作為業(yè)績評價的參考指標。人力資源管理部門全面把控醫(yī)護人員綜合素質(zhì)，能夠給人才選拔提供科學依據(jù)，管理人員可以全面評價醫(yī)護人員工作表現(xiàn)、科研能力以及業(yè)績成果等信息，對評優(yōu)評干和選拔骨干提供客觀數(shù)據(jù)支持，避免人為決定考核標準，對選拔標準進行量化。

（三）持續(xù)改進醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量

臨床醫(yī)學不斷發(fā)展，針對醫(yī)療質(zhì)量管理不斷深化細化，檔案資料中收集到的數(shù)據(jù)越來越多，通過對檔案資料數(shù)據(jù)的進一步分析，能夠不斷完善醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量，為醫(yī)療科研工作提供數(shù)據(jù)支持。醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案以個人為基礎(chǔ)，將醫(yī)療工作數(shù)據(jù)化保存，能夠支持醫(yī)院審核和審批工作的實施對醫(yī)院的長遠發(fā)展有著重要價值。醫(yī)院要重視對檔案資料的深度挖掘，通過挖掘數(shù)據(jù)信息，發(fā)現(xiàn)醫(yī)療服務(wù)和工作模式存在的問題，進行針對性改革，從而有效高醫(yī)護服務(wù)質(zhì)量。

結(jié)論：

綜上所述，目前醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)檔案管理存在缺乏重視、資料共享機制較差、管理工具落后的問題。需要積極開發(fā)信息管理工具，完善技術(shù)檔案資料，加強管理力度。為推動醫(yī)院的發(fā)展，需要提高醫(yī)院技術(shù)檔案管理能力，利用技術(shù)檔案資料輔助人力資源管理，持續(xù)改進醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量，從而充分發(fā)揮檔案資料的價值。

參考文獻：

[1]李韻怡.醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（10）：102-103.

[2]韓倩.醫(yī)院檔案編研工作的常見問題及解決對策分析[J].蘭臺內(nèi)外，2020（08）：43-44.