檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問(wèn)題與對(duì)策分析

劉文

摘?要：檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位工作效率的提升具有重要的作用，完善的檔案管理能夠全面優(yōu)化工作流程，為各項(xiàng)工作的開(kāi)展和決策部署提供參考依據(jù)，從而促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)職能的良好發(fā)揮。在新形勢(shì)下，探索事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，對(duì)于規(guī)范檔案管理、提高檔案利用效率，促進(jìn)各項(xiàng)工作的開(kāi)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;建設(shè);檔案管理;對(duì)策

【中圖分類號(hào)】G270??【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A?【文章編號(hào)】1674-3733（2020）18-0292-01

引言

檔案的信息化建設(shè)以現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段為依托，例如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)以及信息技術(shù)等，以國(guó)家檔案管理部門的規(guī)定和信息化社會(huì)的要求為基礎(chǔ)，對(duì)檔案信息進(jìn)行保存、管理以及收集的現(xiàn)代化管理模式。檔案的信息化管理可以利用大數(shù)據(jù)對(duì)檔案信息實(shí)施統(tǒng)計(jì)和整理，并且運(yùn)用信息技術(shù)把有關(guān)信息資源整合起來(lái)，為查閱及交流共享提供方便。

1?檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1?沒(méi)有真正分清信息化和數(shù)字化

有些人誤認(rèn)為從網(wǎng)絡(luò)上下載的信息是經(jīng)過(guò)信息化處理后的信息。還有些人認(rèn)為電子化和辦公手段的自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)也是檔案信息化建設(shè)的表現(xiàn)。以概念為出發(fā)點(diǎn)分析檔案的信息化建設(shè)，信息化代表了一個(gè)發(fā)展方向、一個(gè)趨勢(shì)、一個(gè)目標(biāo)，而數(shù)字化檔案管理模式即是在檔案的信息化建設(shè)達(dá)到一定程度之后的新型檔案管理方法，所以，應(yīng)該明確二者之間的不同，避免在實(shí)際的信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)公式化和簡(jiǎn)單化的操作?，F(xiàn)在，國(guó)內(nèi)僅僅是在發(fā)展信息化檔案建設(shè)，從本質(zhì)上來(lái)講并未進(jìn)入數(shù)字化發(fā)展階段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化是最終目標(biāo)。

1.2?檔案管理人員專業(yè)水平不夠

企業(yè)檔案管理人員中，大多數(shù)是兼職檔案管理人員，只有少部分是專職檔案管理人員，所以檔案管理人員的專業(yè)水平參差不齊。兼職檔案員由于沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的學(xué)習(xí)和系統(tǒng)培訓(xùn)，只是憑借計(jì)算機(jī)操作經(jīng)驗(yàn)來(lái)管理檔案系統(tǒng)，出現(xiàn)問(wèn)題不能及時(shí)解決，只能坐等專業(yè)技術(shù)人員前來(lái)解決。另外，由于專業(yè)知識(shí)的缺乏，在實(shí)際使用管理系統(tǒng)軟件時(shí)，難免會(huì)出現(xiàn)歸檔文件不及時(shí)，甚至導(dǎo)致信息錯(cuò)誤的發(fā)生。這些問(wèn)題的存在，嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。

1.3?檔案管理過(guò)程中信息化技術(shù)應(yīng)用不足

從目前事業(yè)單位的檔案管理工作來(lái)看，雖然開(kāi)始逐步推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，但仍然存在對(duì)信息化技術(shù)手段利用不足的現(xiàn)象。由于事業(yè)單位檔案類目繁雜、保存量大，對(duì)檔案管理人員的要求高，但檔案管理人員仍然習(xí)慣傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，沒(méi)有充分利用信息化技術(shù)進(jìn)行歸檔。信息化技術(shù)應(yīng)用不足，不僅阻礙了檔案資料的長(zhǎng)期保存，還對(duì)后期查詢相關(guān)檔案資料帶來(lái)極大的不便。

2?推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

2.1?增加對(duì)檔案信息化管理工作人員的培訓(xùn)力度

檔案的管理人員是落實(shí)檔案管理工作的主要?jiǎng)恿Γ鋵I(yè)素養(yǎng)的高低直接影響著檔案信息化建設(shè)和管理質(zhì)量。在新時(shí)期，所有單位都應(yīng)該為有關(guān)檔案信息化建設(shè)的成員開(kāi)展定期培訓(xùn)，促使其了解并掌握計(jì)算機(jī)各項(xiàng)功能的操作方式，提高檔案管理工作者的現(xiàn)代信息化管理能力，進(jìn)一步促進(jìn)單位實(shí)施檔案信息化建設(shè)和管理力度質(zhì)量和效率。利用培訓(xùn)可以讓檔案管理工作者充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化信息技術(shù)的簡(jiǎn)便和高效，促進(jìn)其傳統(tǒng)管理理念的改變，進(jìn)一步提高工作者的服務(wù)意識(shí)。通過(guò)對(duì)檔案信息化建設(shè)和管理的工作者進(jìn)行培訓(xùn)，能夠有效促進(jìn)該單位整體檔案管理工作質(zhì)量的提高，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要。

2.2?完善基礎(chǔ)設(shè)施，建立網(wǎng)絡(luò)安全屏障

隨著我國(guó)現(xiàn)代科技的進(jìn)步，電子計(jì)算機(jī)的手段已經(jīng)越來(lái)越高明，為了防止重要檔案被竊取，檔案管理部門必須加強(qiáng)對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。在檔案室安裝監(jiān)控設(shè)備，并且采取有效的技術(shù)手段，對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行加密，安裝防火墻和殺毒軟件、數(shù)字證書、設(shè)立安全警報(bào)系統(tǒng)等保護(hù)手段，構(gòu)建檔案信息的安全防護(hù)體系。同時(shí)，應(yīng)該培養(yǎng)專業(yè)性的技術(shù)型人才，可以隨時(shí)隨地注意檔案信息的安全狀況，這樣在發(fā)生安全事故時(shí)，可以進(jìn)行挽回，避免出現(xiàn)嚴(yán)重的損失。另外，要強(qiáng)化檔案工作人員的安全意識(shí)，定期對(duì)相關(guān)管理人員及業(yè)務(wù)人員進(jìn)行檔案信息的系統(tǒng)培訓(xùn)，增加工作人員對(duì)檔案管理的親和力，讓工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，讓危險(xiǎn)沒(méi)有可乘之機(jī)?？傊?，單位必須多措并舉，采用多樣化的安全防范措施，建立網(wǎng)絡(luò)安全屏障，確保單位檔案信息的安全。

2.3?促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范的完善

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)規(guī)范應(yīng)該在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善，保障后續(xù)的管理工作水平得以提升，廣大事業(yè)單位結(jié)合自身實(shí)際制定完善的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。首先，應(yīng)該有明確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)檔案相關(guān)的信息展開(kāi)規(guī)范完整的管理，及時(shí)更新檔案資料，保障相關(guān)信息檢索的精準(zhǔn)性。其次，明確目標(biāo)的基礎(chǔ)上完善管理制度，借鑒其他單位在檔案管理方面的經(jīng)驗(yàn)，完善自身的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.4?制定出切實(shí)可行的檔案信息化建設(shè)管理體制

制定科學(xué)、合理的管理體制是保證檔案信息化建設(shè)和管理順利開(kāi)展的基礎(chǔ)，所以，必須要明確檔案信息整理和保存的具體流程，做到權(quán)責(zé)到人，充分發(fā)揮檔案信息化建設(shè)和管理的潛在功能，繼續(xù)改進(jìn)及創(chuàng)新管理方法，建構(gòu)出高效、合理的檔案管理體制，進(jìn)一步提高檔案信息的使用和存儲(chǔ)效率，用現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)整合大量檔案信息資源，降低人力、物力及財(cái)力的消耗，盡可能減少人為錯(cuò)誤的出現(xiàn)，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量和效率的提高。此外，還可以通過(guò)購(gòu)買或自主研發(fā)已經(jīng)成熟的檔案管理模式，結(jié)合自身實(shí)際情況進(jìn)行改革，健全本單位的檔案信息化建設(shè)和管理體制。

2.5?提高檔案管理信息化水平

事業(yè)單位要結(jié)合工作實(shí)際，采取多種措施，切實(shí)提升檔案管理水平。首先，要搭建完善的信息化管理平臺(tái)，一方面實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化收錄儲(chǔ)存，另一方面提升檔案檢索和查閱的便捷度。其次，要構(gòu)建統(tǒng)一的軟、硬件設(shè)施，確保檔案管理系統(tǒng)的兼容性，保證檔案信息的儲(chǔ)存、傳輸通暢，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效處理。

結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化隨著社會(huì)的發(fā)展、時(shí)間的沉淀，會(huì)出現(xiàn)質(zhì)的改變，改變之后的檔案信息化就是檔案信息越來(lái)越透明，檔案信息每條都會(huì)有詳細(xì)的記載，而且隨著時(shí)間的推進(jìn)，管理人員的技術(shù)也會(huì)越來(lái)越嫻熟，檔案信息化做的越來(lái)越好，間接地促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

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