淺談檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查促進(jìn)學(xué)校檔案管理規(guī)范化提升服務(wù)能力

韋雪梅

摘 要：檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查，有廣義和和狹義的解釋（含義），這里所指的是狹義的檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查，是指檔案行政管理部門和所聘任的檔案執(zhí)法人員以主動(dòng)者的身份和地位對(duì)檔案工作進(jìn)行督促和檢查活動(dòng)。通過加強(qiáng)檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查，促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作規(guī)范化、制度化，提高學(xué)校行政管理工作效率，提升學(xué)校服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查;檔案管理規(guī)范化;學(xué)校;服務(wù)能力

檔案行政執(zhí)法監(jiān)督是指負(fù)有監(jiān)督職責(zé)的機(jī)關(guān)及有監(jiān)督權(quán)的媒體，社會(huì)公眾對(duì)于檔案行政執(zhí)法主體實(shí)施的行政執(zhí)法行為，是否符合行政法律規(guī)范進(jìn)行監(jiān)察和督促并對(duì)違法行為給予糾正的活動(dòng)。這種監(jiān)督并不是我們常用的，“一般意義”上的檔案行政執(zhí)法活動(dòng)，而是對(duì)檔案執(zhí)法活動(dòng)的監(jiān)督。本文所指檔案執(zhí)法監(jiān)督，是指檔案行政管理部門依法對(duì)國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，是依法治檔的必要手段和檔案行政管理活動(dòng)中不可缺少的重要職能。（狹義的檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查，是指檔案行政管理部門和所聘任的檔案執(zhí)法人員以主動(dòng)者的身份和地位對(duì)檔案工作進(jìn)行督促和檢查活動(dòng)。）檔案行政執(zhí)法監(jiān)督的方式又包括內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，檔案行政執(zhí)法內(nèi)部監(jiān)督就是對(duì)執(zhí)法權(quán)的內(nèi)部制約和監(jiān)督，包括上一級(jí)檔案行政機(jī)關(guān)對(duì)下一級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)的監(jiān)督，同級(jí)檔案行政管理部門的相互監(jiān)督、下一級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)對(duì)上一級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)的監(jiān)督三種形式。

作為文山州工商信息管學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察室的一名工作人員，主要工作職責(zé)是在黨委的領(lǐng)導(dǎo)下，做好日常的黨風(fēng)廉政建設(shè)、紀(jì)檢工作的檔案資料收集整理工作，也參與學(xué)校部分人事檔案整理、黨員教育活動(dòng)檔案整理、今年又增加疫情防控工作檔案整理，學(xué)生健康檔案收集整理工作等。學(xué)校檔案管理工作存在一些問題，通過加強(qiáng)檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查，確保學(xué)校檔案管理工作合法、規(guī)范、有序，依法建檔管檔用檔，確保檔案安全與完整，也將促進(jìn)學(xué)校管理的規(guī)范化和數(shù)字化，提升服務(wù)水平，促進(jìn)學(xué)校教育事業(yè)的全面發(fā)展。

1、學(xué)校檔案工作存在問題及原因分析

1.1檔案管理工作制度不健全。沒有設(shè)立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度沒有完全形成。對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)。大多數(shù)人對(duì)檔案管理都只停留在檔案保管的階段，認(rèn)為檔案管理只是保存資料，抄抄寫寫，不是什么主要工作，沒有多大意義，不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，可有可無，只要保證文件不丟失，不泄密就行了。對(duì)檔案管理的相關(guān)知識(shí)學(xué)習(xí)不到位。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

1.2檔案管理員不專業(yè)。檔案管理員沒有相應(yīng)的職稱，多數(shù)是兼職的不是專職的;不具備專業(yè)知識(shí)的檔案工作人員，也沒有經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，沒有取得相關(guān)培訓(xùn)證書。學(xué)校大部分檔案人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

1.3業(yè)務(wù)工作流程不完善。年度檔案歸檔不及時(shí);歸檔材料收集不齊全;整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一;沒有建立健全檔案交接手續(xù);沒有開展檔案鑒定、統(tǒng)計(jì)工作;沒有檔案借閱登記，利用效果登記;對(duì)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)的宣傳學(xué)習(xí)不到位等。檔案資料收集難度大。一是各部門工作繁忙，有更重要的工作，檔案工作顧及不上，大量的應(yīng)歸檔文件材料沒有及時(shí)移交，嚴(yán)重影響檔案完整性;二是沒有相關(guān)的制度措施來制約，導(dǎo)致工作人員失誤、責(zé)任心不強(qiáng)。三是一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。

1.4檔案庫房及設(shè)施設(shè)備配置不符合安全保管檔案的要求。庫房區(qū)、辦公區(qū)、借閱區(qū)一體，沒有達(dá)到“三分離”要求，沒有配備相關(guān)的現(xiàn)代化管理設(shè)備。

1.5各類檔案沒有實(shí)現(xiàn)全部統(tǒng)一管理。檔案包括：（一）文書、科技（科研、基建、設(shè)備）、人事、會(huì)計(jì)檔案;（二）履行行業(yè)特有職責(zé)形成的專業(yè)檔案;（三）照片、錄音、錄像等音像檔案;（四）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案;（五）印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書、公務(wù)禮品等實(shí)物檔案;（六）其他檔案。存在分散保管的主要原因一是各部門為了方便工作，不用每次查閱都到檔案室;二是檔案室人員、地點(diǎn)條件限制，沒有全部保管的必要條件，但分散保管不利用檔案的保管和開發(fā)利用。

2、檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查的必要性

檔案執(zhí)法監(jiān)督是檔案工作法制化的必然產(chǎn)物，最終目的是依法保障檔案事業(yè)的健康有序發(fā)展。首先，從檔案執(zhí)法監(jiān)督的作用上講，檔案執(zhí)法監(jiān)督可以有效防止檔案法律、法規(guī)被違反、扭曲和誤用，依法使檔案工作步入規(guī)范化、制度化的軌道。其次，從目前我國檔案執(zhí)法現(xiàn)實(shí)看，盡管《檔案法》的頒布實(shí)施，使我國檔案事業(yè)步入了法制管理的軌道。

3、加強(qiáng)監(jiān)督管理工作促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作

3.1重視檔案管理工作。把檔案管理工作擺上議事日常，把檔案管理數(shù)字化列為學(xué)?？傮w發(fā)展規(guī)劃中，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，確定分管領(lǐng)導(dǎo)，分管領(lǐng)導(dǎo)每月聽取檔案管理工作匯報(bào)，召開專題研究檔案工作，解決檔案工作中遇到的實(shí)際問題，為檔案管理提供必要的經(jīng)費(fèi)保障，購買必要設(shè)備、軟件，規(guī)范檔案用房。

3.2制定規(guī)范的檔案管理制度。依據(jù)國家檔案部門的相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際制定出符合本單位的《歸檔文件整理規(guī)定》、《文件材料歸檔范圍和文件檔案保管期限》、《電子檔案管理規(guī)定》、《聲像檔案管理規(guī)定》、檔案管理工作流程、學(xué)校檔案管理工作制度、保密制度、利用制度、統(tǒng)計(jì)、鑒定、移交等等相關(guān)的規(guī)章制度，只有完善相關(guān)規(guī)章制度，才能統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，逐步形成規(guī)范。

3.3配強(qiáng)檔案管理人員。設(shè)置檔案專管崗位，由一人全權(quán)負(fù)責(zé)，最好是專職的;如無專職人員，兼職人員一定要取得相關(guān)的培訓(xùn)證書;檔案工作人員除定期參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)，更要注重加強(qiáng)平時(shí)的自學(xué)，做到熟練掌握業(yè)務(wù)工作，知道“做什么和怎么做”，達(dá)到現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。

3.4加大檔案相關(guān)法律法規(guī)的宣傳和學(xué)習(xí)。通過各種形式加強(qiáng)宣傳學(xué)習(xí)如：充分利用學(xué)校網(wǎng)站和工作群;制作宣傳手冊(cè);廣告欄張貼;邀請(qǐng)專家講課;普法宣傳考試;參加學(xué)術(shù)研討;理論中心組學(xué)習(xí)等。

3.5黨政辦文書應(yīng)加強(qiáng)文件的督辦。做到“四同步”，即下達(dá)任務(wù)同時(shí)下達(dá)檔案歸檔要求;檢查進(jìn)度同時(shí)檢查歸檔情況;總結(jié)鑒定驗(yàn)收同時(shí)驗(yàn)收歸檔材料;考核獎(jiǎng)懲同時(shí)提供歸檔證明。

總之，為了促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化，促進(jìn)學(xué)校教育事業(yè)的全面發(fā)展，必須加強(qiáng)檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查，改進(jìn)工作方法，提高工作效率，提升服務(wù)能力。

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