檔案信息資源建設(shè)及共享模式研究

蔣文輝

摘 要：隨著檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的加快，電子檔案的數(shù)量日益增多，對(duì)這些電子檔案資源的管理工作也面臨新要求。本文圍繞檔案信息資源建設(shè)和共享的議題進(jìn)行了探討，概述了檔案信息資源建設(shè)的意義，論述了電子檔案收集及檔案信息資源建設(shè)路徑和檔案信息資源共享模式，供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：檔案;資源;共享;信息;模式

1、引言

如今，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用基礎(chǔ)上，檔案管理事業(yè)進(jìn)入到快速發(fā)展階段。電子檔案日益增多，檔案管理工作面臨新挑戰(zhàn)。以信息數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案信息資源建設(shè)以及檔案資源共享的問題成為檔案從業(yè)人員研究的重要問題。

2、大數(shù)據(jù)時(shí)代加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)的意義

一方面，社會(huì)已經(jīng)整體進(jìn)入到信息化時(shí)代，數(shù)據(jù)成為重要的生產(chǎn)力資源。人們對(duì)于檔案信息資源的關(guān)注度日益提高，作為重要的資源類型，檔案也成為各行業(yè)快速發(fā)展的重要支持力。在這樣的形勢(shì)下，檔案信息資源建設(shè)成為大勢(shì)所趨，是社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的內(nèi)在需要。

另一方面，我國(guó)的檔案管理事業(yè)今非昔比。相對(duì)于過去紙質(zhì)化的檔案管理模式，如進(jìn)行的信息化模式使檔案管理工作的時(shí)效性得到大幅度提升。檔案開發(fā)利用是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，借助信息數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展和支持，檔案信息資源共享也成為新時(shí)期內(nèi)檔案管理事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需求。

3、電子檔案收集及檔案信息資源建設(shè)路徑

首先，統(tǒng)一檔案信息標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息資源的來源渠道多樣，檔案的格式和標(biāo)準(zhǔn)存在不一致的情況，這種情況給檔案信息資源建設(shè)工作帶來了困難。為了為檔案信息資源建設(shè)工作鋪墊順暢的道路，必須從檔案信息標(biāo)準(zhǔn)的建立入手，通過構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息資源的收集、整理、分類以及后續(xù)的資源共享和利用創(chuàng)建必要的前提條件。目前，雖然檔案管理已經(jīng)邁入到信息化管理的階段，但是在不同的行業(yè)、不同的單位之間，仍舊存在檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)不一致的情況。如檔案的格式不一樣，編碼類型不一樣，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不一樣等，這些差異直接導(dǎo)致在檔案信息資源建設(shè)和共享方面存在阻礙。針對(duì)這種情況，國(guó)家檔案部門應(yīng)進(jìn)一步統(tǒng)一檔案信息化管理的具體標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案信息化管理的規(guī)范性，為檔案信息資源建設(shè)工作創(chuàng)建基礎(chǔ)條件。

其次，建立檔案信息集成系統(tǒng)。借助信息技術(shù)和數(shù)據(jù)技術(shù)，加快構(gòu)建檔案自動(dòng)上傳、自動(dòng)收集、自動(dòng)分類、自動(dòng)歸檔的信息集成系統(tǒng)，提高信息檔案的智能化水平。在統(tǒng)一的檔案信息管理具體標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，不同來源的檔案信息能夠通過檔案信息管理平臺(tái)自動(dòng)上傳，不僅節(jié)省了檔案管理的人工支出，而且為檔案提交人員提供了時(shí)間和空間的便利條件，能夠通過網(wǎng)上進(jìn)行在線提交。檔案信息化管理系統(tǒng)對(duì)提交的檔案信息進(jìn)行格式的初步審核，檔案管理人員對(duì)初審合格后的檔案進(jìn)行內(nèi)容的再次審核，審核通過后進(jìn)入到后續(xù)的檔案管理環(huán)節(jié)。對(duì)于非涉密的電子檔案，可根據(jù)不同的檔案類型和類別設(shè)置為自動(dòng)上傳到到按檔案信息資源庫(kù)，這樣就能夠通過聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)隨時(shí)隨地地進(jìn)行檔案文件的自動(dòng)上傳，加快豐富檔案信息資源庫(kù)。對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)或圖片等實(shí)物類檔案資料，需要檔案人員先將實(shí)物類檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案類型，然后再上傳到檔案信息資源庫(kù)中。根據(jù)檔案的類型不同，創(chuàng)建不同的文件夾，做好檔案信息資源庫(kù)的分類管理。通過通過按檔案信息集成系統(tǒng)的建立，實(shí)現(xiàn)檔案資源的動(dòng)態(tài)化、開放化管理，提高檔案信息資源建設(shè)效率。

4、服務(wù)民生，檔案信息資源共享模式

檔案信息資源的共享采取開放化的模式。一方面，鼓勵(lì)公眾參與到檔案信息資源庫(kù)的建設(shè)中。通過構(gòu)建檔案信息資源的具體且統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，為社會(huì)資源提供參與共建共享的前提參考，發(fā)揮出社會(huì)資源的潛在力量，提高檔案信息資源共建共享的效率。通過構(gòu)建檔案信息資源共享平臺(tái)，更充分地了解廣大民眾的實(shí)際需求，提升檔案信息資源共享服務(wù)的效率。根據(jù)廣大民眾的建議和心聲不斷優(yōu)化檔案信息資源的服務(wù)質(zhì)量，推動(dòng)檔案信息資源能夠產(chǎn)生更大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，反哺檔案信息資源共享平臺(tái)更好地建設(shè)發(fā)展。比如，檔案信息資源平臺(tái)與當(dāng)?shù)卣块T信息平臺(tái)合作，通過檔案信息資源共建共享，實(shí)現(xiàn)1+1>2的信息融合優(yōu)勢(shì)。通過當(dāng)納信息資源的共建共享，深度挖掘檔案資源的內(nèi)在關(guān)聯(lián)和潛在價(jià)值，提高當(dāng)?shù)卣芾砗头?wù)水平，為廣大民眾提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，過去民眾需要到政府部門服務(wù)大廳或服務(wù)窗口進(jìn)行辦理的服務(wù)事項(xiàng)，只需要通過檔案信息共享平臺(tái)就可以在線完成，很好地避免了過去“重復(fù)提交、重復(fù)跑腿”等費(fèi)時(shí)費(fèi)力的現(xiàn)象，使政府的社會(huì)管理和服務(wù)成本降低，使廣大民眾的政府滿意度提升。另一方面，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，大力推廣移動(dòng)終端服務(wù)。隨著5g時(shí)代的全面到來，移動(dòng)終端成為民眾接受和傳輸信息的主要端口。檔案信息資源共享應(yīng)跟上時(shí)代發(fā)展的主流趨勢(shì)，加快推廣移動(dòng)終端服務(wù)，更好地滿足廣大民眾的需求。通過開發(fā)和優(yōu)化檔案信息資源共享移動(dòng)終端APP軟件，使廣大用戶能夠通過手機(jī)等移動(dòng)設(shè)備訪問、查閱、接受、反饋檔案信息及相關(guān)內(nèi)容，大大提升檔案信息資源的公開使用率，使用戶有跟好的使用體驗(yàn)。

此外，全面提升檔案信息資源共享服務(wù)水平。一方面，完善檔案信息資源共建共享的各項(xiàng)管理機(jī)制，設(shè)置檔案信息資源的安全管理制度，保障檔案信息資源建設(shè)和共享等信息系統(tǒng)的運(yùn)行安全，降低系統(tǒng)事故發(fā)生率。另一方面，以更高的技術(shù)和素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)來要求檔案管理工作人員。圍繞新時(shí)期檔案信息資源建設(shè)和共享工作的新要求，制定崗位培訓(xùn)方案，從知識(shí)理論、業(yè)務(wù)技能、道德素養(yǎng)等方面不斷強(qiáng)化，提升檔案信息資源共享服務(wù)水平。

5、結(jié)語

電子檔案的數(shù)量越來越多，為了更好地推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，檔案信息資源建設(shè)和共享成為檔案管理事業(yè)新時(shí)期內(nèi)的重要內(nèi)容。在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，通過統(tǒng)一檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案信息集成系統(tǒng)，加快提升檔案信息資源建設(shè)的效率。采取開放化的資源共享模式，并提升檔案信息資源共享服務(wù)水平，推動(dòng)檔案信息資源能夠發(fā)揮出更多的潛能。

參考文獻(xiàn)

[1] 大數(shù)據(jù)技術(shù)促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用思考，付偉光，《卷宗》，2019（000），024

[2] 大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化資源共享的思考，周萍，《蘭臺(tái)世界》，2019（02）

[3] 檔案信息資源共享現(xiàn)狀及路徑選擇，陳天愛，《黑龍江檔案》，2019（01）