輔助軟件在ERP系統(tǒng)中的應(yīng)用研究

張帆 福建福清核電有限公司

一、前言

本文站在ERP系統(tǒng)實(shí)施中一個比較獨(dú)特的角度，即從輔助類軟件角度來分析其應(yīng)用特點(diǎn)和應(yīng)用效果，提出了為什么輔助類軟件能夠應(yīng)用于ERP系統(tǒng)的實(shí)施過程的論題，并得出了輔助類軟件與ERP系統(tǒng)相輔相成的共贏結(jié)論。

二、ERP系統(tǒng)實(shí)施主要問題

（一）自定義開發(fā)困難，局限性高

ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)相關(guān)度高，因此，自定義開發(fā)的局限性也比較高。對于一些業(yè)務(wù)，如報表、流程等，業(yè)務(wù)人員很難從前臺直接對系統(tǒng)進(jìn)行配置，需要IT人員進(jìn)行后臺開發(fā)。

（二）系統(tǒng)不夠靈活和人性化

ERP系統(tǒng)的報表格式較輔助類報表工具而言，其格式比較復(fù)雜難讀，且取數(shù)和修改數(shù)據(jù)操作不靈活，很難適應(yīng)國內(nèi)企業(yè)復(fù)雜的報表需求。

（三）系統(tǒng)本身不具備某些功能或功能不夠強(qiáng)大

ERP系統(tǒng)本身沒有智能分析功能和UPK功能，另外，其工作流由于功能缺陷（易用性差）也往往不能夠滿足企業(yè)的需求。

（四）價格比較高

ERP系統(tǒng)的用戶單價非常昂貴，且開發(fā)費(fèi)用非常高。

三、輔助類軟件優(yōu)勢和特點(diǎn)分析

（一）報表及智能分析軟件

報表及智能分析軟件主要用于ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)挖掘和趨勢分析。由于ERP系統(tǒng)本身并不具有智能分析功能，而提取ERP數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，以供領(lǐng)導(dǎo)層決策，是ERP系統(tǒng)存在的重要意義之一。因此，在ERP項目中，往往都會引入智能分析軟件來輔助決策。另外，還有一類特殊的智能分析軟件，如SAP的KNOA軟件，該軟件主要支持IT維護(hù)人員來分析用戶使用系統(tǒng)的習(xí)慣和出錯率等信息，甚至可以包括每一個流程的每一步驟的出錯率，從而為后續(xù)針對性的流程修改和調(diào)整提供數(shù)據(jù)支撐。

報表類輔助軟件可以采用.NET、JAVA等成熟技術(shù)進(jìn)行定制開發(fā)，較ERP系統(tǒng)自帶的報表而言，具有界面友好、靈活度高的特點(diǎn)。由于技術(shù)比較成熟，功能更加多樣化，能否符合國內(nèi)企業(yè)報表多樣化的需求。

（二）知識分享輔助軟件

知識分享輔助軟件較傳統(tǒng)項目培訓(xùn)文檔而言的最大特點(diǎn)即在于其直觀性，即可以按照操作步驟一步步的在模擬環(huán)境中進(jìn)行軟件操作，既不會影響到運(yùn)行環(huán)境中的數(shù)據(jù)，又可以提供用戶與運(yùn)行環(huán)境一致的操作環(huán)境。同時，軟件還可以根據(jù)用戶需要提供操作教學(xué)、實(shí)際操作、錯誤糾正等實(shí)用功能。知識分享輔助軟件可以根據(jù)操作步驟自動生成項目培訓(xùn)文檔，由于文檔格式可以預(yù)先設(shè)置，因此，各類文檔的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、格式統(tǒng)一，不會存在著描述不同的情況，對于多個成員單位的操作人員培訓(xùn)有著積極的意義。知識分享輔助軟件最后一個重要的功能是具有考試功能，可以對培訓(xùn)員工的操作進(jìn)行考核。

（三）工作流軟件

1．配置靈活，使用廣泛

第三方工作流輔助軟件一般都是市面上比較成熟的工作流軟件，使用范圍較廣，在功能上配置起來非常靈活，能夠很好的適應(yīng)不同企業(yè)的各種審批流需求。

2．界面友好，易用性高

第三方工作流輔助軟件可以定制開發(fā)，比較友好，增加一些輔助性的功能，對于用戶的日常使用而言，能夠有更好的體驗性。而據(jù)調(diào)查統(tǒng)計，如果需要用戶在軟件操作上每多走一個環(huán)節(jié)，那么會失去百分之八十的用戶體驗，第三方工作流輔助軟件的引入，很好的解決了這個問題。

3．開發(fā)、維護(hù)方便，且費(fèi)用較低

第三方工作流輔助軟件往往已經(jīng)通過了市場的檢驗，如基于.NET、JAVA的工作流軟件，在國內(nèi)外也有很多熟悉底層開發(fā)的開發(fā)人員，因此，第三方工作流輔助軟件的開發(fā)費(fèi)用和維護(hù)費(fèi)用相對而言比較低。

四、輔助軟件在ERP系統(tǒng)中的實(shí)際應(yīng)用分析

在本人所主持的某ERP項目中，就引入了以上的幾類輔助軟件，應(yīng)用效果非常明顯，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）彌補(bǔ)了ERP系統(tǒng)功能缺陷

引入工作流軟件對ERP系統(tǒng)進(jìn)行了補(bǔ)充和完善。同時，知識分享軟件和BI、報表軟件也是對ERP系統(tǒng)功能的有力補(bǔ)充。其中，集中報表軟件的主要用于產(chǎn)生財務(wù)、物資、設(shè)備、資金報表，共計設(shè)計報表30余個；工作流軟件主要用于復(fù)雜工作流的審批，包括質(zhì)量保證在內(nèi)共計開發(fā)了7個復(fù)雜審批工作流，為項目的成功實(shí)施提供了極大幫助。

（二）提升了軟件使用效率

將工作流和報表類輔助軟件引入到ERP系統(tǒng)的實(shí)施過程以后，軟件的使用效率得到了極大提升，以工作流為例，在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行開發(fā)后，用戶反映使用十分不便，前期提出相關(guān)問題共計368項，解決326項，關(guān)閉23項，未解決19項；自引入工作流后，后期提出相關(guān)問題54項，解決39項，未解決15項。

表1 引入輔助工作流前后對比

可以看出，輔助工作流上線后，問題數(shù)量大幅下降，但是未解決問題的比例也在上升，這是由于未解決問題屬于輔助工作流也難以解決的復(fù)雜問題而導(dǎo)致，即ERP工作流與輔助工作流均難以解決的問題，此類問題后期采取了不走工作流的線下解決方式。

（三）提升用戶體驗和培訓(xùn)效率

在ERP推廣期間，特別是用戶培訓(xùn)階段，引入了一款知識分享型輔助軟件。引入知識分享輔助軟件之前，制作傳統(tǒng)培訓(xùn)文檔共計36份，引入知識分享輔助軟件之后，共計制作教學(xué)流程14份，使用效果較傳統(tǒng)文檔提升明顯。調(diào)查顯示，用戶滿意度得到極大提升。用戶的操作熟練度也呈上升趨勢，單個流程的時間大幅降低。

（四）節(jié)約版權(quán)費(fèi)用

引入輔助軟件，不僅在功能上對ERP系統(tǒng)有所幫助和提升，其低廉的開發(fā)價格和使用價格，也凸顯了輔助類軟件的高性價比，下面以輔助類軟件與ERP正常授權(quán)來進(jìn)行費(fèi)用對比：

表2 ERP與輔助類軟件費(fèi)用對比

五、結(jié)論

ERP系統(tǒng)是一個整合的、規(guī)范的以財務(wù)為核心的龐大數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，它需要借助WPB、UPK、集中報表、BI等輔助軟件對數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、處理和分析。而這些輔助軟件的加入，使得用戶也能夠獲得更好的用戶體驗。反過來，輔助軟件借助ERP項目的實(shí)施，也獲得了更多的市場份額以及更多的用戶。因此，無論是對于ERP項目而言還是輔助軟件而言，都將是一個雙贏的結(jié)果。