淺議如何提升辦公室綜合管理水平

王偉

摘 要：在企業(yè)發(fā)展中存在較多的事務(wù)管理工作和聯(lián)系性工作，這些工作都是辦公室工作人員完成的。辦公室屬于國企跟外界聯(lián)系的重要場所，針對(duì)國企辦公室跟工作加強(qiáng)精細(xì)化管理，能夠在辦公室中做到明確的工作分工，提升辦公室員工的工作效率，為國企的穩(wěn)定發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：辦公室;綜合管理;措施

一、辦公室管理工作開展的重要性

辦公室的工作具有復(fù)雜性特點(diǎn)，包含大量的事務(wù)管理工作內(nèi)容和聯(lián)系性工作內(nèi)容，還需要負(fù)責(zé)不同部門的業(yè)務(wù)工作連接和調(diào)節(jié)，只有加強(qiáng)辦公室管理工作，才能夠確保各個(gè)工作部門之間的工作能夠協(xié)調(diào)好。辦公室代表了企業(yè)的形象，人們習(xí)慣性的會(huì)把辦公室的工作情況看作是整個(gè)企業(yè)的發(fā)展情況，因此在工作中辦公室的工作狀態(tài)不僅代表了個(gè)人和單位，更是代表了企業(yè)的發(fā)展形象，需要提升自身管理水平。辦公室工作的開展需要傳遞各種信息數(shù)據(jù)，需要辦公室人員能夠了解自己的工作職責(zé)，幫助國有企業(yè)樹立良好的形象，提升企業(yè)威信。

在國有企業(yè)的發(fā)展過程中加強(qiáng)辦公室的精細(xì)化管理，能夠確保辦公室更加合理和有效的開展各項(xiàng)工作，把工作內(nèi)容精細(xì)化處理，工作職責(zé)也能夠準(zhǔn)確的分配到個(gè)人的身上，確保每個(gè)人都有工作可做。在辦公室工作開展過程中落實(shí)精細(xì)化管理模式，能夠把工作人員的工作積極性充分調(diào)動(dòng)起來，提升企業(yè)管理能力水平，促進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

二、企業(yè)辦公室綜合管理現(xiàn)狀

目前，企業(yè)辦公室綜合管理工作還普遍存在幾點(diǎn)問題，總體來看，除舊革新、與時(shí)俱進(jìn)等方面的改善進(jìn)程較為緩慢，導(dǎo)致這種現(xiàn)狀的原因有很多，比如信息傳遞工作效率低、管理理念陳舊、缺少高素養(yǎng)專業(yè)管理人員。

（一）信息傳遞工作效率低

在辦公室綜合管理工作中，信息傳遞為一項(xiàng)重要工作，具有較強(qiáng)的交互性，但由于縱向的層級(jí)復(fù)雜、橫向的部門繁多導(dǎo)致信息傳遞出現(xiàn)重疊、不銜接等現(xiàn)象，造成信息傳遞效果逐層下降。

（二）管理工作理念陳舊

在工作開展中，綜合管理制度為其重要的指導(dǎo)思想，具有不可或缺的作用。然而受現(xiàn)實(shí)情況影響，目前辦公室管理規(guī)章制度不夠完善，科學(xué)性、系統(tǒng)性還需進(jìn)一步提升，這在一定程度上限制了辦公室職能的有效發(fā)揮。

（三）缺少高素養(yǎng)專業(yè)管理人員

辦公室綜合管理工作內(nèi)容繁雜，難度較大，要求管理人員具備較強(qiáng)的專業(yè)綜合素養(yǎng)，例如辦公室人員需要具備檔案管理能力、寫作能力、人員管理能力、一般性法務(wù)處理能力、溝通能力、政治能力、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)能力等。當(dāng)前，諸多企業(yè)都欠缺全能型且有豐富經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)管理人才。

三、提升辦公室管理水平的有效性對(duì)策

（一）強(qiáng)化信息傳遞效率

更新信息發(fā)送平臺(tái)設(shè)置，促使信息接收對(duì)象的結(jié)構(gòu)從垂直的“金字塔”形式向扁平形式轉(zhuǎn)化，減少信息污染概率，壓縮傳遞層次。加強(qiáng)針對(duì)一線員工的信息開放程度，可利用各種軟件拓寬信息傳播渠道，強(qiáng)化個(gè)性化、柔性化傳遞，減少行動(dòng)與決策之間的延遲。除此之外，還需要建立行之有效的反向溝通體系，加強(qiáng)各層級(jí)之間信息回饋，以免在信息傳遞中出現(xiàn)錯(cuò)誤而致使工作方向發(fā)生改變，給企業(yè)帶來不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

（二）科學(xué)提升辦公室管理水平

對(duì)內(nèi)，明確職責(zé)，細(xì)化流程，確保辦公室人員崗位職責(zé)精細(xì)化。要求辦公室員工按章辦事，做到不越位，不缺位。建立調(diào)查研究、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、新聞宣傳、檔案管理、督促檢查和值班、財(cái)務(wù)、會(huì)議、信訪等各方面管理工作的具體流程。辦公室內(nèi)部做好4個(gè)協(xié)調(diào)：與上級(jí)的協(xié)調(diào)，爭取支持;與部門之問的協(xié)調(diào)，督辦落實(shí);與兄弟單位部門的協(xié)調(diào)，爭取配合;與本單位員工之間的協(xié)調(diào)，爭取理解。

（三）明確崗位職責(zé)

在國有企業(yè)的辦公室工作開展過程中落實(shí)精細(xì)化管理工作，重要的工作內(nèi)容就是明確不同工作崗位的工作指責(zé)，這樣才能夠真正提升工作效率和工作質(zhì)量。首先把辦公室的工作崗位相關(guān)信息進(jìn)行整理和規(guī)劃，確定出具體辦公室工作崗位數(shù)量和工作崗位內(nèi)容。針對(duì)不同的工作崗位，分配合適的工作人員，相應(yīng)的確定好工作崗位的權(quán)利和責(zé)任，要確保工作人員能夠了解自己的工作內(nèi)容和工作職責(zé)，引導(dǎo)工作人員能夠把自己的個(gè)人才能充分發(fā)揮出來，提升工作效率和工作質(zhì)量。在辦公室工作中落實(shí)好具體的崗位責(zé)任，還能夠把工作人員的主觀能動(dòng)性充分發(fā)揮出來，有效提升工作效率。

（四）培養(yǎng)精細(xì)化管理意識(shí)

企業(yè)的正常運(yùn)行和工作做開展都要依靠辦公室人員，辦公室的工作人員屬于辦公室的核心內(nèi)容，因此需要從辦公室人員入手培育昂愛崗敬業(yè)的工作意識(shí)，激發(fā)工作熱情，落實(shí)好精細(xì)化管理制度。在辦公室工作的開展過程中實(shí)施精細(xì)化管理，要培養(yǎng)辦公室工作人員具備精細(xì)化管理意識(shí)，才能夠積極主動(dòng)的配合精細(xì)化管理工作能夠準(zhǔn)確開展。工作人員的綜合素質(zhì)水平，決定了辦公室工作的貫徹落實(shí)質(zhì)量，因此國有企業(yè)辦公室工作人員要加強(qiáng)自主能力提升，不斷自我學(xué)習(xí)提升工作能力。國有企業(yè)要針對(duì)辦公室工作人員配合加強(qiáng)思想教育工作，引導(dǎo)辦公室人員能夠在實(shí)際的工作中不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，掌握更優(yōu)秀的工作技巧，時(shí)刻牢記自己的工作使命，把自己跟國有企業(yè)當(dāng)成為一個(gè)整體，把促進(jìn)國有企業(yè)的發(fā)展你作為自己的工作核心內(nèi)容，不斷提升工作效率和工作質(zhì)量。

（五）應(yīng)用先進(jìn)辦公技術(shù)

隨著我國現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，越來越多的企業(yè)和單位都已經(jīng)具備自動(dòng)化辦公理念，逐漸引進(jìn)信息化管理模式，提升工作質(zhì)量。國有企業(yè)辦公室工作人員更加加強(qiáng)對(duì)自動(dòng)化辦公設(shè)施的學(xué)習(xí)和了解，掌握精細(xì)化管理中無紙化辦公工作流程，結(jié)合先進(jìn)辦公技術(shù)的應(yīng)用開展辦公室工作，提升辦公室的辦公效率，減少辦公成本的消耗。先進(jìn)的辦公技術(shù)能夠減少人工失誤問題的出現(xiàn)，把復(fù)雜和繁瑣的文件形成信息化數(shù)據(jù)，提升了辦公文件的共享性，辦公工作的開展更加準(zhǔn)確和高效。

結(jié) 論

綜上所述，在國有企業(yè)的發(fā)展過程中，辦公室工作起到了非常重要的協(xié)調(diào)和連接作用，需要在工作中做到分工明確，落實(shí)精細(xì)化管理制度，培養(yǎng)精細(xì)化管理意識(shí)，每個(gè)工作人員應(yīng)該完成什么工作、承擔(dān)什么責(zé)任都要落實(shí)到位，這樣才能夠有效提升辦公人員的工作質(zhì)量，在工作中保持認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，全心全意的為國有企業(yè)的發(fā)展而服務(wù)。

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