企業(yè)文書檔案管理的特點和創(chuàng)新研究

次仁江措

摘? 要;本文重點分析企業(yè)文書檔案管理的特點和創(chuàng)新方法，結(jié)合當(dāng)下企業(yè)文書檔案管理的現(xiàn)狀，從創(chuàng)新檔案管理模式、創(chuàng)新人才培養(yǎng)方法、創(chuàng)新信息化工作方法這幾個方面進(jìn)行深入探索與研究。旨在提升企業(yè)文書檔案的管理水平，為企業(yè)內(nèi)部工作的有序開展提供有力依據(jù)。

關(guān)鍵詞： 文書;檔案管理;創(chuàng)新;數(shù)字化

一、引言

企業(yè)若想實現(xiàn)穩(wěn)定運營的目標(biāo)，加強對文書檔案的管理非常重要。文書檔案不但和企業(yè)內(nèi)部的工作效率有關(guān)，還和企業(yè)的核心競爭力有莫大聯(lián)系。因此， 相關(guān)部門應(yīng)給予文書檔案管理工作一定的重視，采用多元化的管理手段，最大限度地發(fā)揮其積極作用。如今，隨著經(jīng)濟(jì)市場的深入發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方法已不再適應(yīng)企業(yè)文書檔案管理的需求，為了保證文書檔案管理工作的有效性，加強管理創(chuàng)新勢在必行。以下主要內(nèi)容為企業(yè)文書檔案管理的特點和創(chuàng)新方法。

二、企業(yè)文書檔案管理的特點

相比于其他檔案管理工作，文書檔案管理工作不僅復(fù)雜，而且難度較大。企業(yè)文書檔案管理的重點包括搜集、整理、匯編、借閱、存儲資料等，它囊括了企業(yè)重要的歷史資源。加強企業(yè)文書檔案管理工作對企業(yè)未來的穩(wěn)定發(fā)展具有十分重要的作用。企業(yè)的文書檔案管理工作多半是將紙質(zhì)檔案分門別類地存儲到檔案室中。企業(yè)文書檔案涉及的方面比較多，如管理類、技術(shù)類、財務(wù)類等。因此企業(yè)文書檔案的管理者需要具備較強的業(yè)務(wù)能力和管理能力，保障工作的有序性及關(guān)聯(lián)性，不但要保證文書檔案分門別類、框架清晰，還要重視整體歸置，確保使用方便?？梢?，文書檔案管理工作對相關(guān)人員的整體能力及素養(yǎng)要求較高。因為企業(yè)文書檔案涉及企業(yè)眾多部門，材料分散，而且時間跨度非常大，這給文書檔案人員的工作帶來了一定難度?？傊?，企業(yè)文書檔案管理的難度較大，對管理者的綜合素養(yǎng)要求較高[1]。

三、企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀

企業(yè)資產(chǎn)分為有形資產(chǎn)與無形資產(chǎn)。企業(yè)文書檔案詳細(xì)地記錄了企業(yè)的業(yè)務(wù)活動，但在生產(chǎn)、制造及運營過程中，企業(yè)產(chǎn)生的合同與業(yè)務(wù)記錄等均是無形資產(chǎn)。如果能把這些檔案轉(zhuǎn)為有形資產(chǎn)，就能為企業(yè)獲取更大的利益提供有利條件。當(dāng)前諸多企業(yè)受文書檔案管理工作的影響，十分重視有形資產(chǎn)的合并，高度重視管理形式，且常常利用高級業(yè)務(wù)管理形式優(yōu)化其業(yè)務(wù)開發(fā)流程。然而企業(yè)的文書檔案管理工作，不能在常規(guī)任務(wù)中進(jìn)行管理，可能因為缺少有關(guān)管理模型，所以企業(yè)并不注重文書檔案管理工作，欠缺完善的文書檔案管理制度與準(zhǔn)則，未長期聘用管理人員，導(dǎo)致管理系統(tǒng)的支持力度不足。在工作開展過程中，還缺少有關(guān)機(jī)構(gòu)與聘用標(biāo)準(zhǔn)，管理者也未嚴(yán)格遵循有關(guān)政策[2]。

另外，在具體工作中，文書檔案管理不到位，文檔缺失或文件信息不全，還有文件混亂和遺落的情況。一直以來，企業(yè)都把追求經(jīng)濟(jì)效益作為工作的重點，并未意識到文書檔案管理工作的重要性及必要性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文書檔案管理工作是一項簡單的工作，不需要大量的人力和物力。另外，減少文書檔案管理成本與提升效率是諸多企業(yè)的既定目標(biāo)。而其他有關(guān)部門與文書檔案管理部門間的關(guān)系是否協(xié)調(diào)，也會給企業(yè)對文書檔案管理工作的重視程度帶來一定的影響。管理人員無目標(biāo)，不能進(jìn)行掌握調(diào)整，沒有認(rèn)識到文書檔案管理工作開展的現(xiàn)實意義，導(dǎo)致管理目標(biāo)很難實現(xiàn)。若不規(guī)范文書檔案管理工作，將導(dǎo)致管理工作很難推進(jìn)[3]。

四、企業(yè)文書檔案管理的創(chuàng)新方法

如今，企業(yè)文書檔案管理的創(chuàng)新方法有很多，其中比較常見的有創(chuàng)新檔案管理模式、創(chuàng)新人才培養(yǎng)方法、創(chuàng)新信息化工作方法，詳細(xì)內(nèi)容如下。

（一）創(chuàng)新檔案管理模式

隨著社會的不斷進(jìn)步與時代的不斷發(fā)展，企業(yè)必須改革創(chuàng)新，實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的提升。當(dāng)然，企業(yè)的文化檔案管理工作也需要發(fā)生改變，跟緊時代發(fā)展的腳步。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一定要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，結(jié)合計劃目標(biāo)創(chuàng)新文書檔案的管理模式。首先，企業(yè)應(yīng)開發(fā)高效且先進(jìn)的管理系統(tǒng)，構(gòu)建職責(zé)劃分清晰的管理模型，并構(gòu)建專用于個人管理與分層管理的管理模型。其次，企業(yè)應(yīng)大力建立高效的獎懲制度，利用懲罰機(jī)制與激勵機(jī)制推動檔案管理效率的提高，把企業(yè)運營需求及社會發(fā)展需求有機(jī)地結(jié)合起來。最后，要動態(tài)關(guān)注和管理系統(tǒng)相關(guān)的文書檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)工作，此系統(tǒng)需要結(jié)合企業(yè)的運營情況進(jìn)行優(yōu)化，并通過存檔的方式進(jìn)行統(tǒng)一管理。所謂管理規(guī)則指的是以管理內(nèi)容為中心的規(guī)則，其中包含檔案設(shè)計規(guī)范、檔案管理政策、檔案管理方法等，這些均能保障管理人員采用行之有效的手段展開管理工作。還要加強宣傳教育工作，增強文書檔案管理者的管理意識，推動不同部門間的協(xié)調(diào)合作，并系統(tǒng)管理文件。最后，文書檔案管理人員一定要不斷更新理念，明確檔案管理工作開展的必要性，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，積極主動學(xué)習(xí)相關(guān)知識，簡化檔案管理工作，且進(jìn)行實踐創(chuàng)新[4]。

（二）創(chuàng)新人才培養(yǎng)方法

企業(yè)文書檔案具備較強的專業(yè)性，因此對管理者的綜合素養(yǎng)要求較高，所以企業(yè)應(yīng)不斷加強文書檔案管理人員的培訓(xùn)工作。首先，培訓(xùn)要對企業(yè)文書檔案管理工作的高效開展具有積極作用。企業(yè)一定要組織內(nèi)部的專職管理者參與培訓(xùn)活動，使其深入了解存檔方式，認(rèn)識到文書管理工作的重要性，促進(jìn)文書檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。其次，要用政策與制度吸引更多優(yōu)秀的檔案管理人員，著重對后備人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高團(tuán)隊的管理能力，讓每個文書檔案的管理者都具備解決實際問題的能力。最后，要加大管理人員的培訓(xùn)力度，促使他們積極溝通，主動參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)。還要開闊文書檔案的管理者的視野，更新其知識內(nèi)容，使其掌握系統(tǒng)理論。也可以利用內(nèi)外部交流的方式展開文書檔案管理工作，引入新興技術(shù)，提高領(lǐng)導(dǎo)的綜合水平，引導(dǎo)其深入學(xué)習(xí)[5]。

（三）創(chuàng)新信息化工作方法

將大力優(yōu)化文書檔案管理流程與推動文書檔案管理工作為新時期企業(yè)的首要任務(wù)。首先，企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，要優(yōu)化工作模式，主動學(xué)習(xí)新的管理理念，快速構(gòu)建數(shù)字檔案，創(chuàng)新現(xiàn)有的采購管理模型，提升文書檔案管理工作的實效性。其次，要積極搭建在線資料管理平臺，實現(xiàn)電子文書檔案的分發(fā)、調(diào)查管理及文書檔案共享，滿足現(xiàn)代業(yè)務(wù)的發(fā)展需求，為其提供良好的軟件支持，還要更新信息設(shè)備，提供一定的硬件支持。要保障網(wǎng)絡(luò)安全，保障數(shù)據(jù)傳輸節(jié)點安全，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)文件的有效存儲及應(yīng)用。此外，要保證文書檔案管理中信息管理的有效性，給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供多種學(xué)習(xí)及培訓(xùn)的機(jī)會，加深領(lǐng)導(dǎo)對管理系統(tǒng)的認(rèn)識。文書檔案的管理者要進(jìn)一步了解任務(wù)及系統(tǒng)創(chuàng)建集成的內(nèi)容。最后，要開發(fā)多種管理形式，貫穿文書檔案管理工作的始終，構(gòu)建信息管理標(biāo)準(zhǔn)，且共享文檔資源，對文書檔案的價值進(jìn)行有效識別，從而科學(xué)運用文書檔案。

五、結(jié)語

文書檔案管理是企業(yè)檔案管理的重心，是一項具備較強的政治性、技術(shù)性以及服務(wù)性的工作。若要提高文書檔案的管理水平，必須加強管理創(chuàng)新工作，通過創(chuàng)新檔案管理模式、創(chuàng)新人才培養(yǎng)方法、創(chuàng)新信息化工作方法，實現(xiàn)既定目標(biāo)，保障文書檔案管理工作的科學(xué)有效開展，為企業(yè)未來的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

（作者單位為國網(wǎng)西藏經(jīng)濟(jì)技術(shù)研究院）

參考文獻(xiàn)

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[3] 劉金婷.新形勢下企業(yè)文書檔案工作面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對策略[J].蘭臺內(nèi)外，2020（04）：67-68.

[4] 黃麗穎.做好新時代建筑施工企業(yè)文書檔案收集與歸檔研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（24）：53-54.

[5] 王小媚.如何通過信息化技術(shù)提高企業(yè)文書檔案的管理質(zhì)量[J].陜西檔案，2019（06）：54-55.