淺談企業(yè)合同審批系統(tǒng)

韓捧會

摘要：完善的合同管理系統(tǒng)是企業(yè)健康運行的重要標(biāo)志。合同的簽署關(guān)系到整個企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營情況，合同審批的方便快捷性，在一定程度上影響著企業(yè)的經(jīng)營績效。本文結(jié)合筆者工作實際，探討了企業(yè)合同審批系統(tǒng)的建立與運行，旨在實現(xiàn)企業(yè)的無紙化辦公與高效信息化管理。

關(guān)鍵詞：合同管理;審批流程;審批系統(tǒng)

大型企業(yè)合同數(shù)量巨大、類型多樣，金額大小不一，這就給合同的審批造成了一定困難。傳統(tǒng)的合同審批流程，往往采用合同審批表的形式，公司各級領(lǐng)導(dǎo)層層把關(guān)，時間長，流程復(fù)雜，已不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)管理的需要。

一、審批合同的重要性

建設(shè)工程合同的簽訂是雙方明確相互權(quán)利、義務(wù)的協(xié)議，是相互履行職責(zé)的體現(xiàn)。合同中明確規(guī)定了雙方應(yīng)遵循的法律法規(guī)、履行的時間、出現(xiàn)糾紛時的解決方式等。建設(shè)工程合同雙方一旦簽字生效，受到法律的保護(hù)。因此在合同簽訂之前，進(jìn)行合同審批，明確甲乙雙方應(yīng)履行的權(quán)利和義務(wù)，對合同存在的風(fēng)險進(jìn)行評估和防范是非常重要的工作，從源頭上對杜絕合同風(fēng)險的發(fā)生，從而保護(hù)合同雙方或一方的利益，減少損失。

工程合同的風(fēng)險伴隨在整個合同的訂立、履行、變更或轉(zhuǎn)移、終止的全過程中。按照合同管理的性質(zhì)，合同管理的風(fēng)險可分為可控風(fēng)險和不可控風(fēng)險、內(nèi)部管理風(fēng)險和外部環(huán)境風(fēng)險、直接管理風(fēng)險和間接管理風(fēng)險等。根據(jù)合同管理風(fēng)險的不同類型，準(zhǔn)確分析風(fēng)險產(chǎn)生的原因，采取有效的防范與控制措施，是降低合同風(fēng)險的有效途徑。

降低合同風(fēng)險的途徑也有很多種，合同是預(yù)防風(fēng)險的有效手段，也是合作雙方明確權(quán)利義務(wù)及解決爭議的基本依據(jù)。合同條款公平與否，直接決定合同簽署的進(jìn)度，合同中規(guī)定的工程項目的進(jìn)展和項目的效益。合同法賦予了合同雙方平等的法律地位和權(quán)力，但在合同履行的過程中，并沒有絕對的公平和平等。在合同審批簽訂過程要有理有據(jù)，才能保證自身在合同談判中處于信息對稱的狀態(tài)。依據(jù)合同條款規(guī)避風(fēng)險，要結(jié)合工程項目的實際情況進(jìn)行風(fēng)險預(yù)測，并采取積極有效的防控措施，簽訂建設(shè)工程合同，為之后的合同履行提供合法合理的依據(jù)和基礎(chǔ)。

在合同談判簽約階段，主要工作是明確合同的主要條款，即工程項目的范圍、工期要求、需要提供的成果、付款情況、違約責(zé)任及爭議解決辦法等，除此之外，還要與對方確認(rèn)相關(guān)的不利條款，盡量做到公平合理，結(jié)合工程項目的特點和實際情況進(jìn)行合同風(fēng)險預(yù)測，采取積極措施簽訂建設(shè)工程合同，使合同的風(fēng)險變得可。

加強(qiáng)對建設(shè)工程合同的審批，增強(qiáng)合同管理人員對建設(shè)工程合同的審定的重視力度，加強(qiáng)建設(shè)工程合同的評審制度的落實，通過各個相關(guān)部門審核，保證建設(shè)工程合同內(nèi)容公平、公正、合法、嚴(yán)謹(jǐn)。

二、合同審批的內(nèi)容

（一）合同的效力

合同效力指合同對簽訂雙方產(chǎn)生的法律拘束。其是合同在履行過程中解決問題和歧義、進(jìn)行結(jié)算的依據(jù)。只有雙方簽訂的合同有效，才能在此基礎(chǔ)上履行合同義務(wù)。

（二）合同的條款

合同條款是雙方權(quán)利和義務(wù)的具體化表示。合同條款需明確、具體、完整、互不沖突，否則將影響合同的執(zhí)行，破壞雙方的權(quán)利和義務(wù)。

（三）合同的內(nèi)容

包括合同內(nèi)容的合法性和合理性。合同內(nèi)容中容易產(chǎn)生誤解和歧義的詞語要定義，用詞要統(tǒng)一。合同用語不確切，不但使合同缺乏可操作性，而且還會導(dǎo)致糾紛的產(chǎn)生。

三、目前合同審批流程存在的問題

（一）時效性差

從合同的起草到審批完成、蓋章生效，時間間隔過長。大型企業(yè)合同審批至少需要三級評審，即生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人、公司經(jīng)營部門負(fù)責(zé)人、公司直屬領(lǐng)導(dǎo)。對于合同金額較大或其他特殊合同，還需要法務(wù)部門參與。傳統(tǒng)的審批形式則是打印合同審批表，各級負(fù)責(zé)人逐級簽字生效。由于參與人員多，影響因素復(fù)雜，該過程往往復(fù)雜而漫長。這期間存在各種不確定性因素，給合同的簽訂帶來風(fēng)險。

（二）合同審批環(huán)節(jié)設(shè)置不嚴(yán)謹(jǐn)

合同審批過程中各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)合同內(nèi)容的不同模塊。由于合同內(nèi)容是前后緊密相連，相輔相成的，這就要求合同審批環(huán)節(jié)的設(shè)置必須嚴(yán)謹(jǐn)合理。目前合同審批過程中，可能會出現(xiàn)合同漏審的情況，存在很大風(fēng)險。

（三）合同審批表的文檔管理缺乏系統(tǒng)性

合同審批表采用打印手簽的形式，收集整理歸檔比較困難，且容易出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象，后期查閱更是不便。如果出現(xiàn)問題，不利于責(zé)任追究。采用紙質(zhì)的合同審批表，也不利于現(xiàn)代化企業(yè)所提倡的無紙化辦公。

（四）預(yù)警功能缺失

傳統(tǒng)的合同審批表存在簽署環(huán)節(jié)延遲現(xiàn)象，合同中存在的問題不能及時傳達(dá)給參與者，對關(guān)鍵節(jié)點不能起到預(yù)警的作用。且傳統(tǒng)形式回退無痕跡，各環(huán)節(jié)審批人員無法及時掌控合同目前狀態(tài)。極端情況可能出現(xiàn)簽署不全，但合同已蓋章生效的現(xiàn)象，給公司造成不可挽回的損失。

四、合同審批系統(tǒng)的建立

合同的審批涉及合同簽署的生產(chǎn)部門、經(jīng)營部門、公司主管部門、法務(wù)部門及合同管理部門等，各部門在合同審批過程中履行自己的職責(zé)。生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)對合同談判、簽訂、執(zhí)行的全過程管理，將合同的基本信息錄入合同管理系統(tǒng)，啟動合同審批表，進(jìn)入合同審批流程。經(jīng)營部門負(fù)責(zé)審核各生產(chǎn)部門提交的合同文本，主要審核合同的支付條款、雙方責(zé)任、賠償條款等內(nèi)容，確保合同條款切實可行。法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核各生產(chǎn)部門提交的合同審批流程，主要審核合同權(quán)利、義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決條款，確保公司的在合同履行過程中的利益。公司主管部門審批經(jīng)法務(wù)審查會簽后的合同文本，確保合同生效。合同管理部門負(fù)責(zé)合同文本的歸檔、保存、借閱等工作。

合同審批過程涉及的這些部門，環(huán)環(huán)相扣，發(fā)現(xiàn)問題能直接回退到相關(guān)環(huán)節(jié)，且能留下回退原因和痕跡，便于及時溝通解決。

合同審批的具體流程如圖1所示。

五、合同審批系統(tǒng)的運行

合同審批流程由生產(chǎn)部門合同管理人員啟動。如該合同后續(xù)發(fā)生合同變更、合同中止、合同終止等，都可在原合同基礎(chǔ)上再次啟動表單，進(jìn)行相關(guān)的變更審批。合同審批的各環(huán)節(jié)如是多人負(fù)責(zé)，則對該環(huán)節(jié)涉及到的人員都可見，便于及時處理表單。合同的上級某個審批環(huán)節(jié)如發(fā)現(xiàn)問題，可根據(jù)問題的不同，回退給下級任何一個簽署環(huán)節(jié)。

六、結(jié)語

合同審批系統(tǒng)的建立，能大幅節(jié)約審批時間。如遇審批負(fù)責(zé)人外出，也可通過移動設(shè)備辦公，大大提高了辦公效率。通過合同審批系統(tǒng)，可及時追蹤合同審批進(jìn)程，便于合同跟進(jìn)工作的開展，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供及時準(zhǔn)確的信息。合同審批系統(tǒng)的建立，能夠?qū)崿F(xiàn)在不同環(huán)節(jié)多次退改，可以使合同的審批過程更加嚴(yán)謹(jǐn)，很大程度上降低了合同簽訂的風(fēng)險。通過合同審批系統(tǒng)，能夠方便地對已審批的合同按審批日期、合同類型、生產(chǎn)部門等進(jìn)行分類，便于查詢，為公司發(fā)展積累有用的資料。