對外包費(fèi)實(shí)行項(xiàng)目精細(xì)化管理的探索與實(shí)踐

中海油能源發(fā)展股份有限公司工程技術(shù)分公司

一、外包費(fèi)定義

按照外包費(fèi)的性質(zhì)分為外包工程(項(xiàng)目)、其他外包費(fèi)、外包服務(wù)費(fèi)三大類[1]。即：第一是外包工程(項(xiàng)目)：指各所屬單位發(fā)生需要借助委托外單位或個(gè)人協(xié)助完成的發(fā)包工程(勞務(wù)服務(wù)項(xiàng)目)或分包工程(勞務(wù)服務(wù)項(xiàng)目)等支出，包括：工程外包費(fèi)、科研單位的外包工程(項(xiàng)目)支出，但不包括基建工程支出；第二是其他外包費(fèi)：指各所屬單位發(fā)生需要借助委托外單位或個(gè)人協(xié)助完成的相關(guān)的材料費(fèi)、設(shè)備費(fèi)以及技術(shù)服務(wù)費(fèi)等支出，包括：材料費(fèi)、設(shè)備費(fèi)、技術(shù)服務(wù)費(fèi)以及其他作為項(xiàng)目管理的外包支出，如所屬單位進(jìn)行專項(xiàng)課題研發(fā)項(xiàng)目中分包給其他單位的子課題等，但不包括基建工程外包支出；第三是外包服務(wù)費(fèi)：指各所屬單位委托其他單位提供管理性勞務(wù)服務(wù)而支付的費(fèi)用，包括：勞務(wù)派遣人員費(fèi)、外包人員費(fèi)以及支付給人力資源公司的服務(wù)費(fèi)用等支出，但不包括支付的外委修理服務(wù)費(fèi)用、信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)費(fèi)等。

二、外包費(fèi)的管理

(一)外包費(fèi)項(xiàng)目管理組織

外包費(fèi)的管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，主要是成立外包費(fèi)管理項(xiàng)目組對外包費(fèi)采取項(xiàng)目管理的模式，充分利用內(nèi)部資源，通過市場挖潛、科技創(chuàng)新、成本管控、財(cái)務(wù)分析聯(lián)動(dòng)的工作機(jī)制，重點(diǎn)強(qiáng)化內(nèi)部技術(shù)攻關(guān)，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)深度協(xié)調(diào)發(fā)展，有效發(fā)揮公司外包轉(zhuǎn)內(nèi)包的資源優(yōu)勢，降低成本。外包費(fèi)管理項(xiàng)目組組成：由市場、科技、裝備、財(cái)務(wù)和所屬單位相關(guān)人員組成[2]。

(二)外包費(fèi)項(xiàng)目管理組工作

負(fù)責(zé)制定、修改公司外包費(fèi)管理辦法、細(xì)則和工作指南，并貫徹和監(jiān)督所屬單位有效執(zhí)行，督促指導(dǎo)所屬單位年度外包費(fèi)預(yù)算的編制和進(jìn)行年度外包費(fèi)預(yù)算的審查，加強(qiáng)公司各業(yè)務(wù)板塊內(nèi)部經(jīng)營市場的溝通協(xié)調(diào)、科技轉(zhuǎn)化、減少分包，跟蹤和分析公司外包費(fèi)的運(yùn)行情況，實(shí)行定期預(yù)警制度，對公司外包費(fèi)的構(gòu)成和使用情況進(jìn)行認(rèn)真研究分析，發(fā)掘外包費(fèi)的增長規(guī)律和趨勢，發(fā)現(xiàn)問題并提出解決方案，對所屬單位上報(bào)的報(bào)表實(shí)行月度跟蹤，季度分析，年度評估考核等工作。公司主要有以下幾個(gè)部門：a.市場部門：主要是負(fù)責(zé)在對公司內(nèi)部市場工作量充分了解的基礎(chǔ)上，進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，充分利用公司內(nèi)部人力、技術(shù)和設(shè)備資源，溝通和協(xié)調(diào)公司所屬單位之間內(nèi)部的經(jīng)營市場，最大限度地減少外包和外包工作。b.科技部門：主要是負(fù)責(zé)對公司現(xiàn)有沉淀技術(shù)的梳理，充分發(fā)揮科技轉(zhuǎn)化的作用，推動(dòng)新技術(shù)、新科技引領(lǐng)市場，使科技和市場經(jīng)營有機(jī)結(jié)合，科技為經(jīng)營服務(wù)，重點(diǎn)強(qiáng)化內(nèi)部技術(shù)攻關(guān)，充分發(fā)揮公司技術(shù)優(yōu)勢。c.裝備部門：主要是負(fù)責(zé)公司所屬單位提出的外包費(fèi)立項(xiàng)申請情況和自修自檢情況的審查，嚴(yán)格把關(guān)，減少外包，加強(qiáng)公司各所屬單位的自檢自修工作。d.財(cái)務(wù)部門：主要是負(fù)責(zé)對公司外包費(fèi)的構(gòu)成和使用情況進(jìn)行認(rèn)真研究分析，發(fā)掘外包費(fèi)增長的規(guī)律和趨勢，發(fā)現(xiàn)問題并提出解決方案，實(shí)行月度跟蹤，季度分析，年度評估考核的工作。e.各所屬單位：主要是負(fù)責(zé)按照公司外包費(fèi)管理辦法和工作指南，有效地執(zhí)行和實(shí)施，按照公司規(guī)定的要求編制年度外包費(fèi)的預(yù)算和年度外包費(fèi)管理控制的工作計(jì)劃措施及具體實(shí)施方案，加強(qiáng)所屬單位之間、內(nèi)部之間經(jīng)營市場的溝通，減少外包，及時(shí)總結(jié)和分析在外包費(fèi)管理和控制方面取得的成績(不足)和工作亮點(diǎn)，跟蹤和定期、不定期分析外包費(fèi)的運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)解決問題[3]。

(三)外包費(fèi)管理工作模式

外包費(fèi)實(shí)行項(xiàng)目管理的工作模式，即：通過對外包費(fèi)事前預(yù)算審查，事中管控跟蹤，事后總結(jié)分析全封閉的管理工作模式。

(四)外包費(fèi)管理工作方法

成本管理和控制工作是“一把手工程”，各所屬單位負(fù)責(zé)人對于外包費(fèi)的管理要進(jìn)行三個(gè)方面的工作，一是要把降低成本減少外包的工作傳遞到每一位員工，實(shí)行全員、全過程和全方位的管控；二是把降低采購成本工作傳遞到供應(yīng)商，盡力降低價(jià)格，減少采購成本支出；三是充分發(fā)揮公司的人力資源、裝備資源和技術(shù)資源，使其三大資源充分利用，減少外包工作。

(五)外包費(fèi)項(xiàng)目管理過程與控制

1.年度預(yù)算的編制

每年的9月份，各所屬單位根據(jù)前三個(gè)季度外包費(fèi)的實(shí)際情況結(jié)合第四季度的預(yù)算，編制下一年度外包費(fèi)的預(yù)算初稿，每年的3月份，各所屬單位按照降本增效項(xiàng)目組的工作要求，需要根據(jù)上年度外包費(fèi)的實(shí)際發(fā)生情況，結(jié)合本年度的經(jīng)營預(yù)算，編制本年外包費(fèi)的預(yù)算，預(yù)算編制完成后，經(jīng)過所屬單位討論通過，需要填報(bào)人簽字和單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可上報(bào)。

2.年度外包費(fèi)預(yù)算的審查

每年的3月份，外包費(fèi)項(xiàng)目管理組組織相關(guān)人員對各所屬單位外包費(fèi)年度預(yù)算進(jìn)行審查，審查的內(nèi)容包括：本年度外包費(fèi)預(yù)算編制的基本情況，發(fā)生的主要原因和詳細(xì)依據(jù)，本單位全年降低外包費(fèi)的計(jì)劃目標(biāo)和措施方案，外包費(fèi)管理存在的問題和建議。

3.外包費(fèi)項(xiàng)目管理情況統(tǒng)計(jì)

根據(jù)對外包費(fèi)實(shí)行按照項(xiàng)目管理的工作模式，重點(diǎn)跟蹤公司所關(guān)注的外包大項(xiàng)目的執(zhí)行情況，實(shí)行預(yù)警制度，努力按照制度流程規(guī)范運(yùn)作，每月月末各所屬單位填報(bào)外包費(fèi)項(xiàng)目管理情況統(tǒng)計(jì)表，以便外包費(fèi)項(xiàng)目管理組隨時(shí)掌握公司外包費(fèi)的使用情況。

4.外包費(fèi)的總結(jié)評估與考核

各所屬單位在每年12月底要對一年來外包費(fèi)的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)和評估，包括但不限于：1)、年度外包費(fèi)總體執(zhí)行情況；2)、外包費(fèi)的預(yù)算執(zhí)行情況；3)、外包轉(zhuǎn)內(nèi)包的情況；4)、新技術(shù)新工藝新方法的應(yīng)用節(jié)約外包費(fèi)情況；5)、自檢自修情況；6)、外包費(fèi)在執(zhí)行和管理過程中遇到的問題、解決的辦法；7)、外包費(fèi)在管理控制過程中的工作亮點(diǎn)與不足；8)、下階段對外包費(fèi)管理和控制措施和建議。經(jīng)過幾年的探索，我們對外包費(fèi)項(xiàng)目管理取得了一定的成果和經(jīng)驗(yàn)：

一是加強(qiáng)內(nèi)部單位合作：與內(nèi)部單位進(jìn)行多方面技術(shù)溝通，在內(nèi)部單位能夠滿足作業(yè)需求的情況下，盡量考慮從內(nèi)部單位協(xié)調(diào)作業(yè)；二是提升核心技術(shù)：加強(qiáng)人才培訓(xùn)及隊(duì)伍建設(shè)，外包轉(zhuǎn)內(nèi)包為公司核心技術(shù)人員提供專業(yè)的技術(shù)鍛煉和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，提高了作業(yè)人員的技術(shù)力量；三是加強(qiáng)采辦管理：采辦人員在進(jìn)行采辦過程中，優(yōu)先考慮內(nèi)部單位，對于需要外委的項(xiàng)目，加大談判的力度，盡量控制價(jià)格，另外，單個(gè)項(xiàng)目中盡可能增加專業(yè)供應(yīng)商的數(shù)量，提高競爭性，力求最大限度的降低成本；四是簽訂長期協(xié)議：對于較為頻繁同類型的作業(yè)，考慮簽訂年度協(xié)議，根據(jù)歷史成交價(jià)進(jìn)行合理談判，將作業(yè)成本價(jià)格降到最優(yōu)化；五是強(qiáng)化了科技成果的沉淀和轉(zhuǎn)化，通過項(xiàng)目專業(yè)化管理，保證了項(xiàng)目有序進(jìn)行，集成專家資源客觀評價(jià)技術(shù)自有化程度，強(qiáng)化項(xiàng)目總結(jié)及后評估，促進(jìn)了科技成果的沉淀和轉(zhuǎn)化；六是專業(yè)化的項(xiàng)目管理打造了諸多精品項(xiàng)目，客戶滿意度提升和市場深度拓展機(jī)會(huì)增加。

三、總結(jié)

總之，加強(qiáng)外包費(fèi)項(xiàng)目管理，是提升公司核心技術(shù)能力，實(shí)行低成本戰(zhàn)略的重要途徑，對外包費(fèi)實(shí)行項(xiàng)目管理的工作模式，經(jīng)過有效的科學(xué)論證和管理控制，層層把關(guān)，將不必要的外包工作(工程、服務(wù))轉(zhuǎn)移到公司內(nèi)部實(shí)施，減少外包，降低生產(chǎn)成本，來提高公司經(jīng)濟(jì)效益。