中小企業(yè)實(shí)施SaaS架構(gòu)ERP的問(wèn)題與對(duì)策

李瀟

摘要：當(dāng)今時(shí)代，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，以及各行各業(yè)龍頭企業(yè)對(duì)業(yè)務(wù)流程設(shè)置信息化的深入，眾多中小企業(yè)逐漸領(lǐng)悟到信息化管理對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的穩(wěn)定性、時(shí)效性具有至關(guān)重要的作用。但是，大多數(shù)中小企業(yè)面臨的問(wèn)題是僅有信息化管理的意愿，卻不懂得信息化部署的方法，并且由于信息化管理成本高昂，且中小企業(yè)缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，故更不敢輕易實(shí)施。近年來(lái)，隨著SaaS架構(gòu)ERP系統(tǒng)的發(fā)展，越來(lái)越多的中小企業(yè)能夠在較低預(yù)算的情況下，使用大型集團(tuán)級(jí)別的ERP系統(tǒng)，為企業(yè)打下良好的內(nèi)控管理發(fā)展基礎(chǔ)。然而，仍有許多中小企業(yè)，因?yàn)镾aaS架構(gòu)ERP系統(tǒng)的實(shí)施過(guò)程“調(diào)研難、部署難、推行難”而舉步不前。文章在分析中小企業(yè)實(shí)施SaaS架構(gòu)ERP的重要性基礎(chǔ)上，闡述了中小企業(yè)實(shí)施此類系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，分析了中小企業(yè)在實(shí)施此類系統(tǒng)的過(guò)程中較易遇到的問(wèn)題，可簡(jiǎn)要?dú)w納為“缺乏溝通、需求片面、推行無(wú)方”。針對(duì)上述問(wèn)題，文章建議是中小企業(yè)在實(shí)施此類系統(tǒng)時(shí)，一定要結(jié)合自身業(yè)務(wù)特性，在部署的全過(guò)程中做好內(nèi)外部的溝通協(xié)調(diào)，科學(xué)理性地提出需求并在準(zhǔn)備周全的基礎(chǔ)上有序推行，以期為中小企業(yè)帶來(lái)啟發(fā)，幫助中小企業(yè)成功實(shí)施SaaS架構(gòu)ERP系統(tǒng)，促進(jìn)中小企業(yè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：SaaS;ERP系統(tǒng);中小企業(yè)

一、引言

中小企業(yè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中處于重要地位，是大型企業(yè)不可或缺的合作伙伴;就企業(yè)自身而言，中小企業(yè)也是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)階段。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代，只有懂得利用先進(jìn)的信息技術(shù)去收集、分析、理解信息并以此做出高效決策的企業(yè)才能存活下來(lái)，繼而成為市場(chǎng)贏家。

ERP系統(tǒng)是企業(yè)信息化管理的最得力工具之一;SaaS是Software-as-a-service（軟件即服務(wù)）的簡(jiǎn)稱，是21世紀(jì)興起的一種完全創(chuàng)新的軟件應(yīng)用模式。SaaS架構(gòu)下的ERP系統(tǒng)，即是ERP供應(yīng)商通過(guò)原有軟件產(chǎn)品與SaaS平臺(tái)模式相結(jié)合，創(chuàng)造出的一種全新概念的ERP平臺(tái)。采用SaaS架構(gòu)，ERP軟件是放在廠商的服務(wù)器上，企業(yè)通過(guò)租賃的方式取得對(duì)系統(tǒng)的使用權(quán)，數(shù)據(jù)歸屬于企業(yè)。

隨著近些年來(lái)SaaS架構(gòu)ERP系統(tǒng)的發(fā)展降低了實(shí)施成本及使用門(mén)檻，使更多中小型企業(yè)能夠在創(chuàng)立初期，就能以長(zhǎng)期發(fā)展的眼光來(lái)架設(shè)信息化系統(tǒng)。然而，國(guó)內(nèi)ERP軟件商雖有豐富的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，卻暫未形成十分科學(xué)規(guī)范的實(shí)施方法;他們能提供技術(shù)與支持，卻不能完全替代企業(yè)去做設(shè)計(jì)與規(guī)劃;企業(yè)在決定推行或升級(jí)ERP系統(tǒng)時(shí)，不知如何去做、如何做好、如何降低實(shí)施過(guò)程中投入的各類成本，甚至無(wú)法避開(kāi)上線失敗的悲慘局面。本文針對(duì)中小企業(yè)在實(shí)施SaaS架構(gòu)ERP系統(tǒng)的過(guò)程中可能會(huì)遇到的問(wèn)題給出建議，希望能對(duì)企業(yè)上線ERP系統(tǒng)提供幫助。

二、中小企業(yè)實(shí)施SaaS架構(gòu)ERP的優(yōu)勢(shì)

（一）成本較低

1. 軟件購(gòu)買(mǎi)成本低

傳統(tǒng)模式下，企業(yè)需要一次性支付高額的軟件購(gòu)買(mǎi)費(fèi)用。SaaS模式下，企業(yè)僅需每年支付相對(duì)低額的軟件租賃費(fèi)，即可取得軟件使用權(quán)限。

以某公司2018年向國(guó)內(nèi)兩家主流ERP供應(yīng)商的中大型企業(yè)ERP產(chǎn)品詢價(jià)結(jié)果作比對(duì)，可以看出傳統(tǒng)模式與SaaS模式下，相同產(chǎn)品的成本差異之大（報(bào)價(jià)均以200人企業(yè)規(guī)模為例）。

通過(guò)上述報(bào)價(jià)可以看出，SaaS模式下的初次購(gòu)買(mǎi)價(jià)格基本是傳統(tǒng)模式的30%左右。雖然從第4年起，SaaS模式的成本看上去可能會(huì)超過(guò)傳統(tǒng)模式，但是考慮到現(xiàn)金流、資金的時(shí)間成本、企業(yè)迭代ERP系統(tǒng)等不確定因素，SaaS模式的價(jià)格門(mén)檻更低，模塊配比更為靈活，結(jié)合下文將要論述的其他優(yōu)勢(shì)，對(duì)企業(yè)來(lái)講更具有吸引力。

2. 軟件部署及維護(hù)成本低

傳統(tǒng)模式下，企業(yè)不僅需要支付ERP供應(yīng)商首次實(shí)施費(fèi)，還需承擔(dān)購(gòu)買(mǎi)硬件服務(wù)器、建設(shè)機(jī)房、維護(hù)硬件設(shè)施及配置專職IT崗位員工等費(fèi)用。SaaS模式下，企業(yè)僅需支付首次實(shí)施費(fèi)，ERP供應(yīng)商將為企業(yè)提供信息化所需要的所有網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施及軟件、硬件運(yùn)作平臺(tái)，并提供前期實(shí)施、后期維護(hù)等一系列服務(wù)。SaaS模式不僅免去了企業(yè)購(gòu)買(mǎi)、維護(hù)硬件設(shè)施的成本，也大大降低了企業(yè)對(duì)IT維護(hù)員崗位的依賴性，從而節(jié)約高額的人員開(kāi)支。

（二）數(shù)據(jù)安全

1. 防止信息竊取

傳統(tǒng)模式下，企業(yè)數(shù)據(jù)放在本地架設(shè)的服務(wù)器內(nèi)，而SaaS模式下，數(shù)據(jù)則是放在廠商的云服務(wù)器內(nèi)。有部分企業(yè)會(huì)擔(dān)憂自家數(shù)據(jù)放在別人家服務(wù)器上的安全隱私問(wèn)題。坦白來(lái)講，在當(dāng)今信息化如此發(fā)達(dá)的時(shí)代，數(shù)據(jù)即便完全放在本地服務(wù)器，也不能完全保證不被泄露。

沒(méi)有絕對(duì)的安全，只有相對(duì)的安全，選擇SaaS模式的ERP系統(tǒng)，安全性還是極有保障的。首先，ERP供應(yīng)商要確保所有客戶數(shù)據(jù)的安全性及隱私性，就好比銀行要確?？蛻舸婵畹陌踩半[私一樣，這是供應(yīng)商維持經(jīng)營(yíng)的基本前提。其次，ERP供應(yīng)商對(duì)于信息防護(hù)的手段更為專業(yè)，提供信息的方式也更為嚴(yán)密。假設(shè)客戶公司的競(jìng)爭(zhēng)者想通過(guò)駭入ERP供應(yīng)商服務(wù)器的方式取得客戶公司信息，則需要越過(guò)ERP供應(yīng)商極其專業(yè)的防護(hù)系統(tǒng)才有可能做到。再假設(shè)客戶公司的內(nèi)部員工想要惡意獲取數(shù)據(jù)，則必須經(jīng)過(guò)供應(yīng)商系統(tǒng)的驗(yàn)證手續(xù)才能獲取信息;驗(yàn)證過(guò)程通常要求申請(qǐng)人必須提供企業(yè)加蓋公章的授權(quán)書(shū)，且數(shù)據(jù)下載的路徑及接收地址都有記錄，能在數(shù)據(jù)萬(wàn)一泄露的情況下追蹤責(zé)任人。

2. 防止信息破壞

信息破壞的原因通常包括硬盤(pán)損壞、人為錯(cuò)誤、病毒侵入、自然災(zāi)害及電磁干擾等。傳統(tǒng)模式下，企業(yè)需要專職的IT人員來(lái)防護(hù)上述相關(guān)問(wèn)題，一是防護(hù)效果受員工專業(yè)能力的限制，二是企業(yè)將為此投入大量物資、人力成本。SaaS模式下，ERP供應(yīng)商大多是與世界級(jí)的云服務(wù)器企業(yè)合作，或者是自行組建團(tuán)隊(duì)來(lái)負(fù)責(zé)服務(wù)器的運(yùn)維工作，專業(yè)性要比大多數(shù)客戶企業(yè)高出許多。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化部署

在SaaS模式尚不成熟的時(shí)期，若由企業(yè)自行開(kāi)發(fā)ERP系統(tǒng)，需要精確提煉企業(yè)當(dāng)前業(yè)務(wù)流程及特征，憑空架設(shè)系統(tǒng)，從無(wú)到有，白手起家;若請(qǐng)ERP供應(yīng)商開(kāi)發(fā)，供應(yīng)商也需投入大量精力來(lái)了解企業(yè)、研究企業(yè)，因此通過(guò)ERP供應(yīng)商架設(shè)系統(tǒng)的花費(fèi)也十分高昂。

進(jìn)入SaaS模式較為成熟的年代，ERP供應(yīng)商已經(jīng)有了足夠的經(jīng)驗(yàn)積累，能夠根據(jù)各個(gè)行業(yè)的共通流程，制定出可廣泛復(fù)制的基本模板;再通過(guò)云服務(wù)器的架設(shè)，降低了企業(yè)部署ERP系統(tǒng)的硬件投入門(mén)檻。企業(yè)在此基礎(chǔ)上部署ERP平臺(tái)，好比初始已經(jīng)有了一個(gè)基本骨架，后續(xù)再結(jié)合企業(yè)自身特性進(jìn)行調(diào)整即可投入使用。

三、中小企業(yè)在實(shí)施SaaS架構(gòu)ERP時(shí)存在的問(wèn)題

（一）主推部門(mén)與各部門(mén)間缺乏協(xié)調(diào)

首先，主推部門(mén)對(duì)于公司整體業(yè)務(wù)流程以及其他部門(mén)的運(yùn)作流程可能不夠了解，且在初期調(diào)研需求時(shí)沒(méi)有經(jīng)過(guò)完整的、系統(tǒng)性的溝通，導(dǎo)致部分業(yè)務(wù)模塊的功能缺失或者冗余，影響公司業(yè)務(wù)的運(yùn)作效率，甚至不能運(yùn)作。

其次，各部門(mén)僅關(guān)注本部門(mén)的需求及問(wèn)題，缺乏整體聯(lián)動(dòng)性、協(xié)調(diào)性，導(dǎo)致業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)傳遞缺失，影響各業(yè)務(wù)模塊的統(tǒng)計(jì)效果，不能形成高效的管理依據(jù)，也最終影響了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的完整性及正確性。

（二）各部門(mén)及企業(yè)的需求片面

對(duì)各部門(mén)而言，在ERP系統(tǒng)上線或是更新前，部門(mén)本身一定已經(jīng)有了既定的工作流程。在調(diào)研需求階段及系統(tǒng)部署階段，各部門(mén)很可能會(huì)按照舊有的工作模式照搬，卻不考慮原有流程可能存在的漏洞及缺失。

對(duì)企業(yè)而言，如果業(yè)務(wù)在短期內(nèi)有明確的轉(zhuǎn)向計(jì)劃，且在架設(shè)ERP系統(tǒng)的過(guò)程中沒(méi)有考慮進(jìn)來(lái)，仍按照舊有業(yè)務(wù)架設(shè)ERP系統(tǒng)的話，那么當(dāng)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型以后，系統(tǒng)必定不會(huì)滿足企業(yè)需求，導(dǎo)致系統(tǒng)需要進(jìn)行結(jié)構(gòu)性調(diào)整，屆時(shí)企業(yè)將要再次支付實(shí)施費(fèi)用，不僅成本高昂，還會(huì)影響業(yè)務(wù)開(kāi)展的效率。

（三）推行困難

之所以稱SaaS架構(gòu)下的ERP系統(tǒng)相對(duì)傳統(tǒng)模式ERP而言易于推行、成本低廉，就是因?yàn)樗愿餍袠I(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化流程為骨架，再針對(duì)具體客戶企業(yè)的需求做出調(diào)整。然而，SaaS架構(gòu)下的ERP系統(tǒng)有其局限性，表現(xiàn)在該系統(tǒng)不能完全依照客戶的需求砍掉某些必要步驟，僅能盡量縮短這些流程，或者不能完全依照客戶的需求設(shè)置功能，必須通過(guò)增加實(shí)施費(fèi)進(jìn)行特別開(kāi)發(fā)來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的個(gè)別需求。

員工對(duì)舊系統(tǒng)的習(xí)慣性可能導(dǎo)致對(duì)新系統(tǒng)產(chǎn)生抵制情緒，尤其是SaaS模式下的ERP系統(tǒng)是以行業(yè)通用模塊為基礎(chǔ)，可能與企業(yè)的貼合度不夠嚴(yán)密。新系統(tǒng)很可能會(huì)增加工作流程，導(dǎo)致員工不僅要熟悉新系統(tǒng)的使用，還要改變已經(jīng)習(xí)慣的舊流程，必定會(huì)令員工更加抵觸。

在新系統(tǒng)已經(jīng)投入使用的前期階段，可能因?yàn)橄到y(tǒng)設(shè)置不完整、不全面，導(dǎo)致后續(xù)又要對(duì)系統(tǒng)設(shè)置進(jìn)行調(diào)整;前期已經(jīng)按照錯(cuò)誤流程執(zhí)行的工作內(nèi)容，因?yàn)镾aaS模式的嚴(yán)謹(jǐn)性，數(shù)據(jù)不易修改，只能重做或后臺(tái)修復(fù)，導(dǎo)致效率低下甚至數(shù)據(jù)紊亂。

四、完善中小企業(yè)實(shí)施SaaS架構(gòu)ERP的對(duì)策建議

（一）確保主推部門(mén)業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)各部門(mén)間的溝通協(xié)調(diào)

ERP系統(tǒng)的上線或更新，應(yīng)該得到公司最高層領(lǐng)導(dǎo)的許可及支持。本項(xiàng)工作，應(yīng)由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指派一個(gè)主推部門(mén)，可以是財(cái)務(wù)部，也可以是IT部門(mén)。主推部門(mén)應(yīng)該了解公司業(yè)務(wù)及各部門(mén)工作流程，并應(yīng)具有良好的溝通以及協(xié)作能力，在ERP系統(tǒng)上線的工作中發(fā)揮積極作用。

在實(shí)施SaaS架構(gòu)ERP系統(tǒng)的需求調(diào)查、規(guī)劃藍(lán)圖及部署實(shí)施的過(guò)程中，各部門(mén)應(yīng)格外注意溝通協(xié)調(diào)，不能僅局限于本部門(mén)工作流程，以及本部門(mén)的上下游部門(mén)工作流程，而是應(yīng)該站在公司整體業(yè)務(wù)流程的角度去分析本部門(mén)對(duì)應(yīng)的ERP模塊設(shè)置是否足夠完整且精簡(jiǎn)，在保證公司整體業(yè)務(wù)運(yùn)作流暢的基礎(chǔ)上，仍要盡可能地提升每個(gè)部門(mén)的工作效率。

（二）以科學(xué)發(fā)展的眼光修正需求

對(duì)各部門(mén)而言，不要照搬舊有的流程圖。各部門(mén)的舊有流程很可能是不完整、不規(guī)范的，此些流程大多包含人為主觀判斷、系統(tǒng)化程度低、設(shè)置不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐?wèn)題，若仍按原先模式執(zhí)行，一定會(huì)制約部門(mén)乃至公司整體業(yè)務(wù)的規(guī)模式增長(zhǎng)。各部門(mén)要結(jié)合SaaS模式下的標(biāo)準(zhǔn)模塊，分析哪些功能是行業(yè)內(nèi)既定標(biāo)準(zhǔn)流程但是本部門(mén)還沒(méi)有遵從執(zhí)行的，分析哪些功能是確實(shí)可以砍掉且不影響公司整體業(yè)務(wù)的流暢性及嚴(yán)謹(jǐn)性的。

對(duì)企業(yè)而言，如果已經(jīng)有了一個(gè)較為明確的業(yè)務(wù)方向轉(zhuǎn)換計(jì)劃，那么在部署SaaS架構(gòu)ERP系統(tǒng)時(shí)務(wù)必要做好以下幾點(diǎn)：一是分析當(dāng)前業(yè)務(wù)與未來(lái)計(jì)劃的差異，二是繪制好新的業(yè)務(wù)流程圖;三是確保ERP供應(yīng)商在前期實(shí)施階段將計(jì)劃業(yè)務(wù)流程設(shè)置完整，以備后續(xù)切換。

（三）做好新系統(tǒng)使用手冊(cè)并多加宣揚(yáng)新系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

主推部門(mén)或相關(guān)負(fù)責(zé)部門(mén)，一定要做好新系統(tǒng)的使用手冊(cè)。不能僅以編制部門(mén)自身的角度去撰寫(xiě)，而是應(yīng)站在使用者的角度去考慮問(wèn)題。多收集測(cè)試者、使用者的意見(jiàn)，提煉主流問(wèn)題及次要問(wèn)題，在編制手冊(cè)時(shí)也要分清主次，方便使用人查閱。針對(duì)不同模塊的使用說(shuō)明，要切實(shí)地與測(cè)試者溝通，觀察首次測(cè)試者是否僅通過(guò)使用手冊(cè)就能順利地操作系統(tǒng)。使用手冊(cè)的編制不應(yīng)只局限于文字，應(yīng)考慮各部門(mén)員工的工作特性及文化程度，結(jié)合圖片、動(dòng)畫(huà)、音頻及視頻等形式呈現(xiàn)。

向員工宣揚(yáng)新系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)，比如新系統(tǒng)可以通過(guò)手機(jī)端APP填報(bào)報(bào)銷(xiāo)單，并能通過(guò)手機(jī)端APP實(shí)時(shí)查詢本次報(bào)銷(xiāo)的審批流程、打款進(jìn)度等便利優(yōu)勢(shì)，以此增加員工對(duì)SaaS架構(gòu)ERP系統(tǒng)的使用好感。

（四）系統(tǒng)設(shè)置盡量完善并做好系統(tǒng)測(cè)試及切換工作

結(jié)合本文上述問(wèn)題及建議，企業(yè)在實(shí)施SaaS架構(gòu)ERP系統(tǒng)時(shí)，要格外注意需求調(diào)查及設(shè)置部署這兩個(gè)階段。要根據(jù)ERP的實(shí)施進(jìn)度，及時(shí)開(kāi)展部署會(huì)議，高層領(lǐng)導(dǎo)及一線員工代表均應(yīng)積極參加會(huì)議;領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把控ERP系統(tǒng)設(shè)置是否與企業(yè)發(fā)展方向一致，與企業(yè)文化理念是否相符;一線員工應(yīng)積極反饋設(shè)置意見(jiàn)，真實(shí)準(zhǔn)確地反映當(dāng)前業(yè)務(wù)執(zhí)行現(xiàn)狀，對(duì)提升工作效率提出切實(shí)可行的系統(tǒng)設(shè)置意見(jiàn)。

企業(yè)要做好系統(tǒng)測(cè)試工作，這是企業(yè)排查系統(tǒng)設(shè)置漏洞的主要過(guò)程;查漏補(bǔ)缺得越多，后續(xù)返工修復(fù)的可能性就越小。而且測(cè)試工作是編寫(xiě)使用手冊(cè)的基本前提，如果相關(guān)負(fù)責(zé)部門(mén)沒(méi)有深入?yún)⑴c測(cè)試工作，那么該部門(mén)對(duì)系統(tǒng)的了解就不會(huì)全面，編寫(xiě)的員工手冊(cè)就一定有偏差或漏洞。

在切換到新系統(tǒng)之前，企業(yè)一定要做好培訓(xùn)工作，確保所有涉及到ERP系統(tǒng)使用的員工都拿到使用手冊(cè)。同時(shí)建議企業(yè)開(kāi)展全員性的培訓(xùn)大會(huì)，以實(shí)操流程作為展示基礎(chǔ)，向初次接觸新系統(tǒng)的員工介紹使用流程及方法。

在切換到新系統(tǒng)時(shí)，企業(yè)最好能暫停業(yè)務(wù)處理。企業(yè)應(yīng)規(guī)劃出一個(gè)時(shí)間段，要求員工不再通過(guò)舊有系統(tǒng)處理工作，而且要嚴(yán)格按照新系統(tǒng)的流程去執(zhí)行，不要惡意發(fā)覺(jué)漏洞，以此增加ERP維護(hù)部門(mén)的工作難度。

綜上所述，SaaS架構(gòu)下的ERP系統(tǒng)是中小企業(yè)的良好選擇，前提是企業(yè)一定要結(jié)合自身業(yè)務(wù)特性，做好各部門(mén)間的溝通，正視企業(yè)舊有流程設(shè)置的缺陷并加以修正，在此基礎(chǔ)上盡量完善新系統(tǒng)的設(shè)置工作，保證系統(tǒng)測(cè)試、培訓(xùn)及切換有序進(jìn)行。做到以上幾點(diǎn)，相信SaaS架構(gòu)下的ERP系統(tǒng)能夠?yàn)楫?dāng)今中小企業(yè)提供全面有效的信息支持，成為企業(yè)強(qiáng)而有力的內(nèi)控管理工具。

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（作者單位：北京升哲科技有限公司）