新形勢下事業(yè)單位檔案管理的問題和對策

楊召

摘要： 時代的不斷發(fā)展使得事業(yè)單位檔案管理工作相較以往也有了較大變化與較高要求，但從當下的檔案管理實際情況來看依然存在著較多問題，極大的影響了工作效率。因此，作為檔案管理人員應結合工作實際，準確定位存在的管理問題，將提高人員素質、完善工作制度以及提高工作信息水平作為基本的目標，為新形勢下的事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的未來可持續(xù)發(fā)展奠定基礎。

關鍵詞： 新形勢;事業(yè)單位;檔案管理;問題與對策

【中圖分類號】G271【文獻標識碼】A【文章編號】1674-3733（2020）15-0293-01

事業(yè)單位簡單來說就是以國有資產為主要建設成本的非盈利組織，包含了科技、醫(yī)療以及文化等，最為明顯的特點就是通常會有館、協(xié)會以及所等字樣。由于事業(yè)單位的運營特殊性，使得其囊括了大量的文化資料，包含文字、影像等。而其對應的檔案管理的主要工作就是對這些資料進行整理與保管，以滿足單位或個人的查閱以及數據分析等需求。隨著時代的發(fā)展變化，檔案的數據量也隨之有了較大提升，此時作為事業(yè)單位也必須要跟隨時代發(fā)展對所應用的管理手段進行革新，促進檔案管理質量與效率的進一步提升。

1新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作過程中所存在的主要問題

1.1檔案管理工作得不到領導的足夠重視

多數事業(yè)單位領導認為檔案管理本質上屬于輔助工作的一種，由于其通常不是單位的主營業(yè)務，因此想要通過加大投入或研發(fā)精力做出成績較為困難，且所獲成果與所投入的成本并不匹配[1]。在領導們看來檔案管理工作也就是簡單的數據分類與儲存，只需要保證最基本的資料完整性即可。在這種情況下，使得事業(yè)單位中的檔案管理部門逐漸邊緣化，無論是其管理效率還是質量在短時間內均得不到有效提升。

1.2人員技能水平不足

當前的大部分事業(yè)單位檔案管理人員不僅年齡偏大，且學歷不高，尤其是對于提升工作效率幫助極大的新式信息管理技術，例如先進的辦公軟件，現(xiàn)有工作人員對之了解較少，工作能力低下。而部分檔案信息由于其特殊性使得其必須以計算機為載體，在面對這些新的設備與辦公技術時工作人員難免會有力不從心的表現(xiàn)。再加上事業(yè)單位檔案管理人員崗位并不固定，有些人甚至兼有多職，工作精力不足的情況下必然會使工作效果受到較大的影響。

1.3檔案管理制度仍處于不完善狀態(tài)

各項制度的完善性決定了事業(yè)單位的管理水平與工作效率，其更與內部服務水平與管理效果的提升有著密切聯(lián)系。多數事業(yè)單位的改革均是從其多項工作制度的角度出發(fā)，通過完善工作細節(jié)促使工作效率的進一步提升[2]。但從檔案管理工作制度的實際情況來看，多數單位并沒有一套完整且合理的檔案管理制度，在沒有工作約束與操作限制的情況下，想要有序推進檔案管理工作進度顯然較為困難，致使其整體的工作水平受到了極大的影響。

1.4檔案信息化程度仍較低

經濟的發(fā)展與技術的更新使得產業(yè)信息化已經成為了各行各業(yè)的整體發(fā)展趨勢，通過將先進的信息技術與設備融入到日常工作中，其工作效率相較以往有了極大的提升。以財務管理軟件為例，在大大降低工作人員勞動強度的同時也有效避免了工作疏漏。但部分事業(yè)單位所應用的檔案管理手段仍然較為傳統(tǒng)，甚至部分工作依然停留在手動錄入信息與紙質檔案保存方面。

2新形勢下檔案管理的主要對策

2.1檔案管理工作由分管領導直接負責

事業(yè)單位的各個部門均有對應的分管領導，但往往大多數的檔案管理部門由于得不到領導重視使得其并沒有對應的分管領導，甚至出現(xiàn)了多方領導共同管理的情況，極容易出現(xiàn)命令沖突影響到實際的工作效率。為促進檔案管理質量的有效提升，需要針對檔案管理工作單獨設置一個部門并派專門對接的分管領導用以對日常事務進行全面管理[3]。只有從根本上提高領導對檔案管理工作的重視程度，才能確保檔案管理工作效率與質量符合新形勢下的檔案管理要求。

2.2將培訓作為提高檔案管理人員工作素質的關鍵因素

作為檔案管理人員除了需要具備基本的管理能力還需要符合時代的發(fā)展要求，盡量多的接收先進的信息及時知識，靈活運用信息設備從而提高工作效率，例如在檔案信息的分類與搜集過程中就可以應用與之對應的辦公軟件，用以簡化其分類與匯總流程。另外，想要提高工作人員綜合素質，引進檔案管理人才極為重要，在招聘環(huán)節(jié)就要設置與之對應的管理關卡，針對管理人員做對應的理論與實踐等方面的考核。同時，要強化對現(xiàn)有檔案管理人員的工作培訓，可以考慮舉辦與檔案管理工作相關的一些主體活動或是組織學習其他單位檔案管理流程等。

2.3完善檔案管理制度

一個單位的管理制度是否完善決定了現(xiàn)代化組織是否能夠充分展示出其工作效果，作為事業(yè)單位不僅需要關注工作人員的日常工作效率，還需要提高對檔案管理制度的重視程度。為從根本上提高工作人員的工作積極性，除了需要根據其日常表現(xiàn)構建職稱評審制度以外，還需要有對應的獎懲措施以從根本上提高其工作主觀能動性[4]。另外在制定檔案管理制度時，還需要重點強調信息保密制度，提高工作人員的安全意識，定期對檔案管理軟件進行更新與病毒消殺。事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)一般需要設置專業(yè)的應對黑客攻擊的防火墻，提高其應用的安全等級。

2.4檔案信息水平的全面提升

先進的網絡信息技術的融入使得檔案管理方向相較以往有了極大的改變，作為事業(yè)單位其檔案管理工作也需要以滿足時代發(fā)展要求為根本目標，制定對應的工作效率與質量提升方案。想要實現(xiàn)工作流程與數據的全面信息化，物質基礎極為重要，可以考慮采購一批專門對數據進行轉化的設備，例如一體化掃描儀與專業(yè)信息儲存設備等，以實現(xiàn)紙質檔案信息的快速轉化與備份，從而達到提高檔案安全性的目的。另外，還需要構建檔案信息管理網絡平臺，在方便對其進行分類管理的同時也能夠通過設定不同的權限用以提高服務效率。事業(yè)單位還可以考慮推出檔案服務APP，更方便聽取群眾意見為完善自身做好鋪墊，同時打破工作的時間與空間限制，提高工作質量。

3結語

綜上所述，事業(yè)單位應在當前的信息時代下提高對檔案管理工作的重視，摸索出一套能夠滿足當下服務要求的工作方法，從而完成檔案管理工作的轉型與升級，為從根本上提高工作質量與效率奠定堅實的基礎。

參考文獻

[1]張姝倩.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路探究[J].黑河學刊，2019，02：175-176.

[2]李雪瑩.事業(yè)單位檔案管理信息化建設探析[J].中國管理信息化，2019，2212：167-168.

[3]徐曉慧.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的對策研究[J].智庫時代，2019，34：294-295.