關(guān)于就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新分析

摘要：高校中的學(xué)生檔案管理作為一項(xiàng)重要工作，它記錄了在校期間各學(xué)子的基本表現(xiàn)，是一類十分重要的信息憑證，對(duì)學(xué)生的后續(xù)就業(yè)有著重要意義。但部分高校現(xiàn)有的學(xué)生檔案管理相對(duì)而言較為落后，在全新的就業(yè)形勢(shì)下，高校將對(duì)學(xué)生的檔案管理工作做好，能為學(xué)生的后續(xù)發(fā)展提供協(xié)助。以下在分析高校的學(xué)生檔案管理現(xiàn)有問(wèn)題后，探討在就業(yè)視角下，高校學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理;高校學(xué)生;創(chuàng)新;就業(yè)視角

學(xué)生檔案能對(duì)學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活及各項(xiàng)能力等方面進(jìn)行客觀且系統(tǒng)的反映，其中的信息具備著較高的真實(shí)性，是學(xué)生就業(yè)時(shí)一類較為重要的信息憑證，能為企業(yè)提供衡量學(xué)子能力的信息參考。在市場(chǎng)導(dǎo)向下的就業(yè)環(huán)境中，更多企業(yè)在對(duì)高校畢業(yè)生的選聘中，將學(xué)生檔案視為一個(gè)重要參考，因而高校所開(kāi)展的學(xué)生檔案管理便顯得十分重要。分析現(xiàn)有的檔案管理問(wèn)題，并及時(shí)對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行創(chuàng)新完善，才能保障檔案服務(wù)的質(zhì)量，為學(xué)生就業(yè)提供助力。

一、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)有問(wèn)題分析

（一）管理方法相對(duì)落后

在分析高校針對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行的管理工作后發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有的檔案管理模式一般有兩種。第一是由就業(yè)中心、院校學(xué)生處來(lái)開(kāi)展集中化和統(tǒng)一性的管理[1];第二是由校內(nèi)專業(yè)辦公室，或者二級(jí)學(xué)院等來(lái)開(kāi)展管理。但無(wú)論上述何種方式，更多院校僅在學(xué)生畢業(yè)時(shí)整理畢業(yè)生檔案，對(duì)學(xué)生而言，他們進(jìn)行的就業(yè)活動(dòng)早在畢業(yè)前的六個(gè)月左右便已經(jīng)開(kāi)始。校園招聘會(huì)是當(dāng)下企業(yè)聘選高校畢業(yè)生的一種常見(jiàn)方式，由各企業(yè)前往高校內(nèi)進(jìn)行學(xué)生選聘，同樣學(xué)生也可對(duì)各企業(yè)、崗位進(jìn)行選擇。在兩者間的雙向選擇中，企業(yè)尤其國(guó)企對(duì)學(xué)生檔案十分重視，在學(xué)生通過(guò)筆試及面試后會(huì)選擇查看其檔案。但在上述檔案管理方式的影響下，企業(yè)往往無(wú)法及時(shí)查閱到完整的學(xué)生檔案，例如學(xué)生的成績(jī)單、德育成績(jī)分散在教務(wù)處及學(xué)生處等等，最終導(dǎo)致檔案的分散性較強(qiáng)，不利于檔案的就業(yè)功能發(fā)揮。

（二）管理機(jī)制不夠完善

部分高校在開(kāi)展學(xué)生檔案管理時(shí)，其歸口欠統(tǒng)一，檔案管理機(jī)構(gòu)在人事部門、學(xué)生處以及檔案部門等都有設(shè)置。更多院校對(duì)其他檔案的管理及教學(xué)較為重視，卻對(duì)管理學(xué)生檔案的重要意義認(rèn)識(shí)不足，進(jìn)而校內(nèi)的專職管理人員不足，對(duì)應(yīng)的指導(dǎo)及檢查工作欠充分。此外，部分院校內(nèi)的檔案部門績(jī)效未和學(xué)生檔案管理互相結(jié)合，最終管理制度欠完善，在創(chuàng)建收集以及整理學(xué)生檔案上都留有一定問(wèn)題，例如書(shū)寫(xiě)欠規(guī)范，基本一致的評(píng)價(jià)內(nèi)容等等。機(jī)制的欠完善導(dǎo)致檔案管理、檔案質(zhì)量都會(huì)受到影響，無(wú)法給予企業(yè)更有價(jià)值的檔案參考。

（三）檔案利用的滯后性

在企業(yè)和高校畢業(yè)生進(jìn)行就業(yè)協(xié)議簽訂等流程后，學(xué)生檔案才會(huì)寄出，但檔案信息的滯后性使其無(wú)法成為企業(yè)的信息參考。在就業(yè)環(huán)境的變化下，部分高校學(xué)生無(wú)需檔案便可前往企業(yè)工作，此時(shí)學(xué)生及檔案會(huì)存在分離。此外，在檔案利用上存在的滯后性，會(huì)導(dǎo)致部分學(xué)生利用作假后的自薦材料及簡(jiǎn)歷尋找工作。

二、在就業(yè)視角下做好高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的方法

（一）宣傳檔案管理

高校要利用微博、校園網(wǎng)站、微信及校報(bào)等途徑，積極為學(xué)生開(kāi)展就業(yè)指導(dǎo)，并重點(diǎn)宣傳學(xué)生檔案管理，讓各個(gè)學(xué)生都能提高個(gè)人的檔案意識(shí)，重視個(gè)人檔案，并及時(shí)為管理人員提供協(xié)助，使其管理好個(gè)人檔案。此外人事檔案是學(xué)生重要的社會(huì)身份證明，校內(nèi)要通過(guò)宣傳使得學(xué)生能珍惜個(gè)人的人事檔案。

（二）強(qiáng)化管理意識(shí)

校內(nèi)的多個(gè)部門都會(huì)參與進(jìn)學(xué)生檔案的管理及建立中，因此校內(nèi)的各部門都要能重視學(xué)生檔案，以此逐步做好高校的人才輸出，提高院校的知名度，促進(jìn)院校的進(jìn)一步發(fā)展。高校在重視學(xué)生檔案管理的同時(shí)，要盡快構(gòu)建高素質(zhì)且具備高綜合能力的檔案管理團(tuán)隊(duì)，其中的管理人員要能對(duì)檔案管理方法掌握完全，并對(duì)學(xué)生工作有一定程度的了解，及時(shí)溝通聯(lián)系各專業(yè)及班級(jí)輔導(dǎo)員，并對(duì)需歸檔的信息內(nèi)容以及材料進(jìn)行及時(shí)收集，建立完善且有效的學(xué)生檔案。

（三）超前管理檔案

高校畢業(yè)生的就業(yè)壓力愈發(fā)增長(zhǎng)，其就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)也逐步激烈。高校要認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)學(xué)生就業(yè)帶來(lái)的重要及特殊意義，積極做好檔案管理的創(chuàng)新改進(jìn)，盡量改變?cè)趯W(xué)生畢業(yè)時(shí)才進(jìn)行檔案管理的模式，在學(xué)生入校時(shí)便逐步開(kāi)展建檔管理，避免臨時(shí)行為的發(fā)生，降低檔案遞轉(zhuǎn)欠及時(shí)以及錯(cuò)裝等問(wèn)題，讓檔案為企業(yè)提供重要的信息參考。

（四）創(chuàng)新管理體系

在對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行資料收集時(shí)，檔案管理者要主動(dòng)、及時(shí)聯(lián)系及溝通檔案材料生成部門的各個(gè)負(fù)責(zé)人，以此將學(xué)生信息及時(shí)掌握，及時(shí)整理及歸檔學(xué)生的評(píng)優(yōu)處分以及入黨等材料。此外，在企業(yè)用人需求的變化下，高?？蓪?duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行適度調(diào)整及增刪，在檔案內(nèi)除展示傳統(tǒng)內(nèi)容外，還可對(duì)學(xué)生專業(yè)技能、信用以及心理素質(zhì)等信息進(jìn)行展示，提高檔案的準(zhǔn)確及全面性，并保障檔案完整，促進(jìn)檔案管理的進(jìn)步。

（五）強(qiáng)化檔案監(jiān)管

高校要定期指導(dǎo)及檢查學(xué)生檔案，確保檔案材料具備一定的真實(shí)性，并對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)更新。此外，高?？蓪I(yè)績(jī)考核和學(xué)生檔案管理互相聯(lián)系，以獎(jiǎng)懲機(jī)制、崗位責(zé)任制的創(chuàng)設(shè)，對(duì)學(xué)生檔案管理者的工作內(nèi)容、職責(zé)進(jìn)行明確及細(xì)分，處罰未能及時(shí)進(jìn)行檔案信息收集及處理等工作的行為及個(gè)人，獎(jiǎng)勵(lì)管理質(zhì)量較佳，檔案利用率更高的有關(guān)管理系及個(gè)人。該類方式能實(shí)現(xiàn)調(diào)動(dòng)人員管理積極性的作用，有利于檔案管理的逐步發(fā)展及創(chuàng)新。

（六）應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)

高?？蓮男?nèi)的技術(shù)條件、經(jīng)濟(jì)條件及學(xué)生檔案管理需求出發(fā)，在收集整理，或編制傳播檔案材料等工作上，做好現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，例如創(chuàng)設(shè)數(shù)據(jù)管理平臺(tái)等等，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展。高?？稍趯W(xué)生入校時(shí)便進(jìn)行電子檔案的創(chuàng)建，并由專人來(lái)對(duì)學(xué)生在校信息等信息進(jìn)行定期錄入，最終構(gòu)成檔案管理平臺(tái)，利用信息化管理減輕各人員的工作強(qiáng)度，提高管理便捷性及效率，也能延長(zhǎng)檔案的存管壽命。

（七）開(kāi)發(fā)檔案資源

在國(guó)內(nèi)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展下，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)而言，人力資源的開(kāi)發(fā)是一項(xiàng)重要的管理工作。在此環(huán)境下，高校的學(xué)生檔案管理應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，建設(shè)數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理模式，最終達(dá)成檔案隨人的效果，以信息支持人才的流動(dòng)，讓各企業(yè)都能得到有效的學(xué)生檔案。首先，高校可對(duì)學(xué)生創(chuàng)設(shè)就業(yè)電子檔案庫(kù)，其中要涵蓋檔案材料的采集存儲(chǔ)、整理檢索以及利用等方面功能，將各年院校、畢業(yè)生就業(yè)的有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，最終達(dá)成資源共享的效果。要達(dá)成該類效果，指導(dǎo)教師能和以往的畢業(yè)生進(jìn)行及時(shí)聯(lián)系，并從學(xué)生本人的就業(yè)狀況、反饋意見(jiàn)出發(fā)，對(duì)校內(nèi)的應(yīng)屆畢業(yè)生提供就業(yè)指導(dǎo)。其次，高校也可利用企業(yè)的信息反饋來(lái)對(duì)當(dāng)下有關(guān)行業(yè)領(lǐng)域的人才需求、就業(yè)動(dòng)向進(jìn)行了解，讓校內(nèi)的就業(yè)指導(dǎo)能夠及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，讓專業(yè)教學(xué)逐步改革，實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)模式的創(chuàng)新和變化。最后，高校可分析就業(yè)市場(chǎng)內(nèi)現(xiàn)有的職業(yè)結(jié)構(gòu)等信息，以此為學(xué)生提供了解就業(yè)形勢(shì)的真實(shí)信息，使其盡快轉(zhuǎn)變個(gè)人的就業(yè)理念，更好應(yīng)對(duì)當(dāng)下市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的就業(yè)環(huán)境。校內(nèi)可聯(lián)系學(xué)生的就業(yè)跟蹤調(diào)查以及就業(yè)檔案，活用檔案使其作為一個(gè)重要的、動(dòng)態(tài)的信息獲取途徑，幫助校內(nèi)充分解析畢業(yè)生的就業(yè)心態(tài)，并做好對(duì)校內(nèi)的專業(yè)設(shè)置等方面工作調(diào)整，為校內(nèi)未來(lái)畢業(yè)生的就業(yè)提供經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)參考。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在高校工作中，學(xué)生檔案管理不僅會(huì)影響到畢業(yè)生的就業(yè)問(wèn)題，也對(duì)高校的改進(jìn)發(fā)展及建設(shè)有著潛在影響。高校要在就業(yè)視角下，創(chuàng)新校內(nèi)的學(xué)生檔案管理，便需逐步提升校內(nèi)師生對(duì)檔案的重視，結(jié)合需求進(jìn)行檔案管理模式的創(chuàng)新。在現(xiàn)代化生產(chǎn)背景下信息化是多個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展方向之一，高校也可推進(jìn)學(xué)生檔案管理的信息化，利用檔案信息平臺(tái)的構(gòu)建，使得檔案資源的開(kāi)發(fā)力度得到增長(zhǎng)，讓檔案能充分發(fā)揮本身的就業(yè)服務(wù)功能，為高校學(xué)生增強(qiáng)就業(yè)優(yōu)勢(shì)，使其能良好就業(yè)，為學(xué)生的就業(yè)發(fā)展、院校的社會(huì)影響力增長(zhǎng)提供支持。

參考文獻(xiàn)：

[1]谷惠敏.就業(yè)服務(wù)視角下高校檔案管理創(chuàng)新研究[J].人文之友，2019，000（5）：62-63.

作者簡(jiǎn)介：謝衛(wèi)朋（1981—），男，漢族，陜西咸陽(yáng)人，本科，講師，陜西財(cái)經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，主要從事經(jīng)濟(jì)類、思想政治教育類研究。