財務(wù)檔案管理中存在的問題和對策分析

邢艷

摘 要：對于任何企事業(yè)單位來說，財務(wù)管理都是管理系統(tǒng)的核心內(nèi)容，只有不但強(qiáng)化財務(wù)管理的整體質(zhì)量和效率，才能為企事業(yè)單位各項(xiàng)活動的順利實(shí)施奠定良好的基礎(chǔ)。而財務(wù)檔案管理又是財務(wù)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，要想提高財務(wù)管理的整體質(zhì)量，企事業(yè)單位必須要加強(qiáng)對財務(wù)檔案管理工作的重視程度，采取行之有效的管理策略，爭取在提高財務(wù)管理水平的同時，也能促進(jìn)企事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案管理;問題;對策

引言

財務(wù)檔案管理作為企事業(yè)單位管理工作體系中的重要組成部分，對于提高財務(wù)工作水平發(fā)揮著不可替代的作用。然而，就目前企事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的整體現(xiàn)狀來看，其管理效果并不理想，在管理的過程中還存在一些問題，嚴(yán)重影響了企事業(yè)單位的健康發(fā)展。為此，相關(guān)管理人員必須要正視實(shí)際問題的存在，結(jié)合實(shí)際問題采取有效的解決對策，從而為提高財務(wù)工作的整體水平提供可靠的保障。本文針對財務(wù)檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析和研究，提出了相應(yīng)的解決對策，僅供大家參考。

1.財務(wù)檔案管理的重要意義

財務(wù)檔案是企業(yè)單位對運(yùn)營發(fā)展過程中涉及各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動的開支、收入進(jìn)行真實(shí)、精確、完整的記錄，能夠客觀、間接地表明企業(yè)單位的日常經(jīng)濟(jì)活動。財務(wù)檔案管理則是對這些有效的經(jīng)濟(jì)信息進(jìn)行保存、整理和分析，并將其作為企業(yè)單位制定重大決策的有效依據(jù)。作為企業(yè)單位管理體系的重要組成部分，財務(wù)檔案管理的整體質(zhì)量直接決定著企業(yè)的財務(wù)狀況和運(yùn)營情況，加強(qiáng)企業(yè)單位的財務(wù)檔案管理，既是提高企業(yè)財務(wù)水平的有效途徑，同時也是促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的必然要求。具體來說，財務(wù)檔案管理的重要意義主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

首先，從財務(wù)檔案的本質(zhì)來說，財務(wù)檔案主要指的是有效的經(jīng)濟(jì)信息和財務(wù)信息，在信息化時代背景下，信息資源的重要性不言而喻。一方面，信息資源能夠?yàn)槠髽I(yè)單位的重大決策提供有效的參考依據(jù)，有助于為企業(yè)的快速發(fā)展指明方向，從而減少彎路。另一方面，完善的信息資源是構(gòu)建財務(wù)信息系統(tǒng)的前提基礎(chǔ)，同時也是推進(jìn)企業(yè)單位信息化管理的必要條件。由此可見，只有不斷加強(qiáng)對財務(wù)檔案管理的重視，才能全面提高企業(yè)單位管理的質(zhì)量和效率，從實(shí)現(xiàn)企業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的根本目標(biāo)。

其次，從財務(wù)檔案管理的角度來講，企業(yè)單位相關(guān)的一些高層決策所需要的依據(jù)是財務(wù)檔案提供的，企業(yè)單位的一些經(jīng)濟(jì)開銷及重大的經(jīng)濟(jì)活動，都會在財務(wù)檔案中體現(xiàn)出來。財務(wù)檔案會真實(shí)有效地將單位的財務(wù)信息分析、整合、歸類地反映出來，甚至可以將以往的經(jīng)營狀況反饋出來，這些財務(wù)信息能夠?yàn)楣芾韺犹峁┛煽康膮⒖家罁?jù)。而參考價值的大小主要取決于管理水平的高低，換言之，就是管理質(zhì)量越高，經(jīng)濟(jì)信息所反映的問題越深刻，越有參考價值;管理質(zhì)量越低，經(jīng)濟(jì)信息反映的問題越膚淺，難以發(fā)揮出有效的參考價值。

最后，作為企業(yè)單位制定預(yù)算的基礎(chǔ)，財務(wù)檔案發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。無論企業(yè)單位，還是事業(yè)單位，它的開源節(jié)流都與財務(wù)檔案的有效管理息息相關(guān)，只有進(jìn)行有效的財務(wù)管理，企業(yè)單位才能獲取良好的經(jīng)濟(jì)效益。無論企業(yè)單位的大小，這個單位平時的收入和支出以及單位的重大的經(jīng)常活動和支出都會體現(xiàn)在賬務(wù)檔案上，只有將其作為制定預(yù)算的參考依據(jù)，才能強(qiáng)化財務(wù)預(yù)算的科學(xué)性與合理性，從而為提高資金的使用效率奠定良好的基礎(chǔ)。所以說，無論對于企業(yè)單位的優(yōu)化升級，還是企業(yè)單位的管理改善，有效地進(jìn)行財務(wù)檔案管理都具有重要的意義和影響。

2.目前財務(wù)檔案管理中存在的問題

通過上述內(nèi)容我們不難看出，財務(wù)檔案管理在企業(yè)管理體系中占有重要的地位，只有不斷強(qiáng)化企業(yè)單位的財務(wù)檔案管理質(zhì)量，才能為提高企業(yè)的財務(wù)水平奠定良好的基礎(chǔ)，進(jìn)一步減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險和財務(wù)風(fēng)險。但是，就目前我國企業(yè)單位財務(wù)檔案管理的整體現(xiàn)狀來看，其管理效果并不理想，在實(shí)際管理工作中還存在一些問題和不足，嚴(yán)重降低了財務(wù)檔案管理的有效性。

2.1制度陳舊，有待創(chuàng)新

在財務(wù)檔案管理的過程中，最突出的問題就是缺乏完善的管理制度和體制。由于企業(yè)單位經(jīng)營自主的相對獨(dú)立性以及近年來事業(yè)單位實(shí)行以合同制等具有企業(yè)單位色彩的體制改革，使得單位內(nèi)部對財務(wù)檔案管理的方針向傾向于來自于領(lǐng)導(dǎo)人方面的主觀化管理，從而忽視了依靠法律和制度方面的管理原則。[1]很多單位中關(guān)于專職的檔案管理機(jī)構(gòu)和人力資源明顯不足，從而使得法律制度成為一紙空文，即便遵守，也難以付諸實(shí)踐。在制度創(chuàng)新的引導(dǎo)之下，只有少數(shù)企業(yè)才能做到針對財務(wù)檔案制度的管理活動，而且組織起來也是不講章法。

2.2執(zhí)行力弱，需要加強(qiáng)

制度方面的健全力度不足，換來的便是工作人員在財務(wù)檔案管理方面的執(zhí)行力弱化的不堪現(xiàn)狀。由于制度的不夠完善與人力資源的不足，很多領(lǐng)導(dǎo)并沒有真正對這一工作模塊予以高度重視，這又為很多工作人員的內(nèi)心滋生了應(yīng)付了事的思想。企事業(yè)單位在具體的工作環(huán)節(jié)中做不到真正對檔案實(shí)施有效管理，尤其是在細(xì)節(jié)工作中，不能根據(jù)相關(guān)法律的基本要求對財務(wù)管理中產(chǎn)生的各類檔案進(jìn)行立卷、歸檔和保管。造成的直接負(fù)面影響，不是事業(yè)單位中該入檔的檔案不能夠及時合法地入檔，就是企業(yè)單位中財務(wù)檔案中的一些商業(yè)機(jī)密在管理執(zhí)行力不足的情況下被泄露，使得企業(yè)在競爭中處于劣勢。

2.3安全性低，亟需改進(jìn)

不論是事業(yè)單位還是企業(yè)單位，財務(wù)檔案管理進(jìn)行有效踐行，都具備著相同的制度動機(jī)，那便是財務(wù)檔案信息的安全處理。根據(jù)當(dāng)前的一些法律規(guī)定，除了一些經(jīng)濟(jì)監(jiān)督部門有權(quán)調(diào)用財務(wù)檔案之外，其余的部門大多在這個環(huán)節(jié)的工作中需要層層審批才得以實(shí)現(xiàn)，為的就是這個安全問題的絕對保障。很多單位在具體執(zhí)行的過程中，雖然有制度在先，實(shí)際的管理環(huán)節(jié)上由于人情因素的困擾磕絆，大凡體制內(nèi)的工作人員都具備著查閱檔案的機(jī)會，甚至在必要時刻能夠做到復(fù)制粘貼甚至是外借，這就導(dǎo)致了檔案保密程度的降低，風(fēng)險得以大大地提高。這便使得到了關(guān)鍵時刻查閱起來十分麻煩，不能夠?yàn)樯鐣藛T提供便捷的服務(wù)。

3.針對上述問題提出的解決對策

基于企業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，我們必須要采取行之有效的解決對策，只有盡快解決這些問題，才能為企業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展掃清障礙，從而將財務(wù)檔案管理的有效價值發(fā)揮得淋漓盡致。

3.1建立完善的財務(wù)檔案管理制度

完善的財務(wù)管理制度是確保實(shí)際工作順利開展的基本前提，要想最大限度的減少管理問題，企事業(yè)單位必須要結(jié)合自身的實(shí)際情況建立針對性、系統(tǒng)性的財務(wù)檔案管理制度，以便為實(shí)際工作的開展提供參考依據(jù)。[2]首先，企事業(yè)單位需要結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)建立財務(wù)管理制度，明確財務(wù)檔案管理工作的內(nèi)容和形式，將具體職責(zé)落實(shí)到個人身上，爭取在調(diào)動管理人員積極性的同時，也能落實(shí)崗位責(zé)任制的基本要求。其次，企事業(yè)單位還需要建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制和獎懲措施，將主動管理與被動監(jiān)督相結(jié)合，以便獲得最佳的管理效果。此外，針對管理人員的管理效果，企事業(yè)單位需要給予相應(yīng)的獎勵和懲罰，這樣不僅有助于提高工作質(zhì)量和效率，而且還能健全財務(wù)檔案管理體制，從而規(guī)范管理流程。

3.2不斷強(qiáng)化管理人員的綜合素質(zhì)

在財務(wù)檔案管理的過程中，針對執(zhí)行力度不夠這個問題，企事業(yè)單位需要從管理人員的綜合素質(zhì)入手，為了解決這個問題，必須要加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)，以便不斷提高財務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而更好地滿足實(shí)際工作的需要。一方面，企事業(yè)單位需要加強(qiáng)對財務(wù)檔案管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)，幫助他們掌握先進(jìn)的管理知識和方法，不斷提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和技能素養(yǎng)，以便促進(jìn)工作質(zhì)量和效率的提升。另一方面，企事業(yè)單位還需要注重對財務(wù)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化他們的責(zé)任意識和服務(wù)意識，促使他們能夠認(rèn)識到自身工作的重要意義，從而為強(qiáng)化財務(wù)工作的整體質(zhì)量貢獻(xiàn)自己的一份力量。值得注意的是，為了獲得理想的培訓(xùn)效果，企事業(yè)單位需要堅持理論聯(lián)系實(shí)際的原則，將理論培訓(xùn)與實(shí)踐培訓(xùn)有機(jī)結(jié)合，從而促進(jìn)管理人員綜合素質(zhì)的提升。

3.3加強(qiáng)財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)

最后在安全風(fēng)險的抵制和緩解方面，企事業(yè)單位需要規(guī)范管理程序以實(shí)現(xiàn)強(qiáng)化保密措施，這樣一來能夠保證財務(wù)信息的完整化，二來能夠在經(jīng)營管理中合理利用財務(wù)檔案，進(jìn)一步為企事業(yè)單位提供最大限度上的便捷服務(wù)。[3]為此，企事業(yè)單位必須要加強(qiáng)財務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)，充分發(fā)揮信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，將身份認(rèn)證系統(tǒng)和安全風(fēng)險預(yù)警系統(tǒng)引入實(shí)際工作中，通過信息技術(shù)對財務(wù)檔案管理的安全風(fēng)險進(jìn)行實(shí)時監(jiān)測，爭取在降低安全風(fēng)險的同時，也能提高財務(wù)檔案管理的信息化水平，從而為實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

4.結(jié)語

綜上所述，目前我國企事業(yè)單位在財務(wù)檔案管理的過程中還存在一些問題和不足，這些問題的存在不僅會降低財務(wù)管理的整體質(zhì)量，而且還會影響企事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。為此，相關(guān)管理人員必須要正視這些問題的存在，充分認(rèn)識到加強(qiáng)財務(wù)檔案管理的重要性和必要性，結(jié)合實(shí)際問題采取針對性的解決對策，爭取在掃清財務(wù)管理工作障礙的同時，也能優(yōu)化企事業(yè)單位的工作體系，從而為推動我國各項(xiàng)事業(yè)的全面發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]王燕.財務(wù)檔案管理的問題及完善對策[J].圖書檔案，2019（15）.

[2]譚麗明.財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀及改善對策[J].管理科學(xué)，2018（17）.

[3]張曉紅.財務(wù)檔案管理中存在的問題及對策探討[J].理論研究，2016（03）.